# data[].attributes.body
Hvert hold snakker sammen og kommer med 5 udfordringer ved kørelisterne fra deres praktik/tidligere erfaring i udekørende grupper.

# data[].attributes.body
hjemmeplejen har base på plejehjemmet , hvor planlægger har sin daglige base

# data[].attributes.body
interview/observationsguide/valg af spørgsmål

Temaer:

1. Hvilke udfordringer har planæggeren

2. Hvordan kan appen forbedres

3. Hvordan vil den kunne hjælpe

Spørgsmål:

Tema 1

Hvordan fungerer planlægningen af kørelister nu og hvilke udfordringer har du i dit arbejde? Når hun opbygger kørelister i Nexus, er der indsatser som kan skjule sig under hinanden, så hun ikke kan se dem. En anden udfordring er, at hun ikke kan se korrekt køretid fra borger til borger, uden skal søge i googlemaps.

Oplever du, at borgere giver udtryk for utilfredshed i forhold til køreplanen? Borgerne opfatter det tidsinterval de har fået, som en fast tid. Derfor er det vigtigt at man fra starten får forklaret borgerene, at tiden er vejledende og at det kan svinge med en halv time eller mere, hvis der opstår noget akut. Hun er også blevet opmærksom på, at der er kommet en ny funktion i "Min sundhed", hvor borgerne og pårørende kan se hvornår besøgene er planlagt til.

Oplever du, at køreplanerne fungerer for medarbejderne i hverdagen? Ja, men det kan give frustrationer, når de oplever at der ikke er lagt nok køretid ind mellem besøgene. Det kan også give udfordringer med dobbeltbesøg, hvis tiden hos den ene medarbejder bliver skubbet, er det ikke synligt for hverken medarbejdere eller planlægger.

Spørgsmål:

Tema 2:

Ville det kunne løse nogle af dine udfordringer?

Den synliggøre den reelle køretid og samlede køretid på dagen.

Hvad tænker du appen i den nuværende form kan gøre for medarbejderne?

Den vil mindske stress og give et bedre arbejdsmiljø og en bedre trivsel blandt medarbejderne, fordi den giver medarbejderne overblik over opgaver ved borgerne og den samlede rute.

Hvordan tror du det vil påvirke samarbejdet med borgerne og de pårørende?

Det vil give tryghed blandt borgere med beskeden om at hjemmeplejen er på vej.

Medarbejderne kommer hos borgerne og er mindre stresset

spørgsmål

Tema 3:

Hvilke andre funktioner kunne du tænke dig at den havde?

Diktafon til dokumentation af noter og at den kan læse handleplaner/døgnrytme eller andet højt, så man ikke skal bruge tid på at læse, ved bil kørsel eller på cykel. At GPS funktionen kunne give overblik over hvor hver medarbejder kører og hvor langt de er på kørelisten. Det vil give overblik over hvem der har brug for hjælp til at blive færdig (mindste overarbejde og stress) og hvem der bedst kunne tage f.eks. nødkald. Dette ville dog kræve tilladelse fra hver medarbejder.

Hvad tror du i forhold til vores app vil virke godt?, og er der noget du umiddelbart tænker er overflødigt? At borgerne kan få besked om at vi er på vej, så de f.eks. kan gøre sig klar til at komme i bad.

udregning af køretid, samt ruter i Goggle Maps

# data[].attributes.body
Vi diskuterede, hvem det ville være mest relevant at interviewe i forhold til projektet.

Vi nåede frem til 4 grupper:

Beslutningstagere (kommunen)

App-udviklerfirma

Planlægger

Bruger (SSA)

Vi besluttede at vi ville forsøge at få kontakt til en planlægger, for at få større indblik i hendes arbejde og de udfordringer hun sidder med til hverdag. Derudover kunne hun bidrage med gode ideer og input til vores produkt.

# data[].attributes.body
Interessent analyse

interviewguide

databearbejdning

Hvor vigtigt forarbejdet er, for at nå frem til de personer som kan hjælpe en med at blive klogere på det, man gerne vil vide, og få stillet spørgsmål, som kan hjælpe en videre i projektet.

# data[].attributes.body
Ønsker til appens funktioner:

Rute-ansvisning og overblik over ruten

Synliggørelse af den reelle kørselstid og samlet køretid på dagen

Synliggøre opgaver i forhold afregning og evt. ansættelse

Synliggøre hvordan kørelisten køres (at man kan kigge bagud i systemet)

Overblik over medarbejdernes placering og hvem er nærmest til at hjælpe

Overblik over alle indsatser ved den samme borger ved hvert besøg

Oplæsningsfunktion

Diktafon til dokumentation og noter

At faglige kompetencer / uddelegering tages højde for ved planlægning af besøg

Systemet skal kunne tage faglige begrundelser ind

At man undgår overlap: at der ikke kommer blanke felter, der ikke dobbeltbookes eller 3 dobbelt bookes på grund af overlap.

At borger kan gøre sig klar til at man kommer (fx ved bad)

Arbejdsmiljø - opsamling:

Kan synliggøre opgaver og overblik kan mindske overarbejde, så alle kan komme hjem til forventet tid.

Mindske konflikter ved bedre planlægning og bedre synliggørelse / kommunikation

Planlæggeren ville se det som et godt arbejdsredskab, - ikke en trussel i forhold til hendes arbejde.

Sende tak til Sandra :)

# data[].attributes.body
Hvordan etablerer vi dialog med kommunen / forvaltningen

Vi har talt med en politiker der er medlem af Senior- og Omsorgsudvalget for at høre hvordan vi bedst kommer i dialog med kommunen / forvaltningen.

Anbefalingen var at skrive til forvaltningsdirektøren og om nødvendigt kontakte rådmanden for at få startet en dialog. En "nødløsningen" efter at de andre veje ind er forsøgt er at få kontakt med et byrådsmedlem, der vil tage det med til forvaltningsdirektøren.

# data[].attributes.body
Problem: Vil I kunne bruge sådan en app?

Underemner:

A: Hvilke udfordringer er der pt.

B: Hvordan kan appen forbedres

C: Hvordan vil den kunne hjælpe

Spørgsmål:

C: Hvilke andre funktioner kunne du tænke dig den havde?

A: Hvordan fungerer planlægningen / genereringen af kørelister i dag?

A: Hvilke udfordringer sidder du med pt i forhold til planlægning af besøg og køreplaner?

Oplever du at borgere giver udtryk for utilfredshed i forhold til køreplanen?

Oplever du at køreplanerne fungerer for medarbejderne i hverdagen?

PRÆSENTATION

B: Vil det kunne løse nogle af dine udfordringer

B: Hvad tænker du vores app i dens nuværende form (med de funktioner vi har lagt i) kan gøre for medarbejderne?

B: Hvordan du tror du det vil påvirke samarbejdet med borgere og pårørende?

C: Hvad tror du i forhold til vores app vil virke godt, - og er der noget du umiddelbart tænker er overflødigt?

C: Er der andre funktioner som du kunne tænke dig den havde?

# data[].attributes.body
Økonomi: købe app eller leasing (forpligtet et vist antal år). Det bliver dyrere end forventet. (fx 5 x 2 = 10 )

Teknik: der ikke passer sammen og ikke overholder lovgivning

Implementering, kommunikation med forsøgsgruppe

# data[].attributes.body
App udviklere: fra starten og løbende, arb. møder og fremlæggelser

Forvaltning: skriftlig fra starten

Kommunens it: kommunikation m app udviklere

Forsøgsgruppe, fagforening, politikere, presse, borgere pårørende.

Kommunikation med møder, skriftlig kommunikation og materiale.

Teams; ledere og medarbejdere i udekørende

Skriftligt og mundtlig information

# data[].attributes.body
Medarbejdere der skal lære nyt

# data[].attributes.body
Din interessentanalyse bliver for alvor værdifuld, når du begynder at beskrive de enkelte interessenter i detaljer. Så du også har en indikation af, hvordan de forholder sig til projektet.

Her er en række spørgsmål, I kan besvare:

Hvilke fordele oplever interessenten af projektets resultater?

Hvilke ulemper oplever interessenten af projektets resultater?

Hvordan vurderer I vigtigheden af interessentens bidrag i projektet (1-5)?

Hvordan vurderer I interessentens indflydelse på projektet (1-5)?

Er interessenten for eller imod projektet (skala fra -5 til +5)

Hvad er jeres plan for at håndtere den enkelte interessent (kommunikation, mødet etc.)

# data[].attributes.body
fagforeninger : tillidsrepræsentanter, amr

# data[].attributes.body
Skal informeres om fordelene for dem, hvordan deres arbejde gøres nemmere (og hvordan de bliver klædt på til at arbejde med det).

Sidder med viden om hvordan det fungerer pt

# data[].attributes.body
Indflydelse

Gener ved implementering "forsøgskaniner"

3

Skriftligt materiale

Møder

# data[].attributes.body
Indflydelse

gener ved implementering, "forsøgskaniner"

4

Møde med ledelse

# data[].attributes.body
Mindre sygefravær - færre udgifter, bedre økonomi

Bedre arbejdsforhold for ansatte, bedre trivsel, attraktive arbejdspladser

Udgifter til udvikling, indkøb og implementering

Stor: 5

Stor: 5

Det håber vi

Kommunikation, når der er et færdigt oplæg fra app udviklingere.

Mail til:

Adm. Direktør

Gitte Østergaard
Tlf. 65 51 33 00
E-mail: gdo@odense.dk

Herefter, hvis nødvendigt:

Brian Dybro
Tlf.: 24 62 11 18
E-mail: dybro@odense.dk

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Interessentanalysen er i praksis et ganske simpelt og stærkt værktøj. Det hjælper dig med at skabe overblik, beskrive og gruppere de mange mennesker, der har en interesse i dit projekt. Og - vigtigst af alt - hvordan du håndterer dine interessenter. Både de dage hvor dit projekt drøner afsted som en velsmurt tysk racer. Og de dage, hvor det hele går i fisk.

Her får du en introduktion til arbejdet med interessenter i dit projekt. Og en konkret trin-for-trin guide til at lave din egen interessentanalyse.

Hvad er en interessent?

En interessent kan defineres som en af følgende:

En der påvirker projektet

En der bliver påvirket af projektet

Interessenterne spænder altså vidt. I et offentligt byggeri kan de således være lige fra styregruppe og ledelse til de borgere, der bliver daglige brugere af det fremtidige byggeri.

Fordi interessenterne spænder så vidt, så fokuserer interessentanalysen også på at organisere de forskellige interessenter i grupper. Det kan eksempelvis være i forhold til, i hvor høj grad interessenten:

har indflydelse på gennemførelsen af projektet

bliver påvirket af projektet

Det betyder, at du har fire overordnede typer af interessenter:

Eksterne interessenter - Lille indflydelse og ikke påvirket

Gidsler - Lille indflydelse og påvirket

Grå eminence - Stor indflydelse og ikke påvirket

Ressourceperson - Stor indflydelse og bliver påvirket

Ressourceperson

(Stor indflydelse og bliver påvirket)
Det her er din vigtigste interessentgruppe. De har både indflydelse på projektet og bliver påvirket af projektet. Det er vigtigt, at du som projektleder er i stand til at involvere ressourcepersonerne og give dem mulighed for at blive en tæt del af projektet.

Grå eminencer

(Stor indflydelse og ikke påvirket)
Denne gruppe er egentlig ikke synderligt interesserede i dit projekt. Men de har indflydelse på det. Det er vigtigt, at de bliver hørt. Det er vigtigt, at de sidder med følelsen af, at projektlederen tager dem alvorligt.

Gidsler

(Lille indflydelse og bliver påvirket)
Her skal du som projektleder bruge lidt mere energi. De bliver påvirket af slutresultatet. Og derfor er det vigtigt, at de bliver godt informeret undervejs.

Eksterne interessenter

(Lille indflydelse og ikke påvirket)
De eksterne interessenter er den gruppe, som du skal bruge mindst tid på. De har ikke indflydelse på, hvordan projektet udformes og gennemføres. Og de bliver ikke berørt af, hvordan projektet arter sig. De har således ikke en særlig stor interesse i projektet. De eksterne interessenter skal blot orienteres og vide at projektet eksisterer.

Hvad er en interessentanalyse?

Helt grundlæggende fokuserer interessentanalysen på, at du får identificeret og grupperet de forskellige interessenter for dit projekt. Det er vigtigt, fordi du her får gjort interessenterne krav og deres betydning for dit projekt tydelige. Og fordi det hjælper dig med at prioritere din indsats som projektleder.

Helt overordnet set består interessentanalysen af følgende trin:

1. Identificere interessenter

2. Gruppere interessenter

3. Beskrive interessenters krav

4. Beskrive interessenters betydning

5. Prioritere interessenterne ud fra deres vigtighed

Målet med den gode interessentanalyse er, at du får lavet en samlet vurdering og prioritering af, hvem der har hvilke interesser i dit projekt. Det gælder både internt, hvor du har brug for opbakning og medvind. Og det gælder eksternt, hvor du har brug for positiv omtale.

På samme måde som din risikoanalyse, så er interessentanalysen din mulighed for at foregribe så mange problemer, som det er muligt med den viden du har på et givent tidspunkt. Det er stadig de uforudsete problemer, du kommer til at bøvle mest med. Men med en god interessentanalyse har du gjort så meget som muligt forudset. Og derfor også til noget, som du har en mulighed for at forebygge.

Interessentanalysen starter du, allerede før projektet for alvor ruller. Det er en del af din forberedelse som projektleder. Men husk. En god interessentanalyse bliver løbende gennemarbejdet. Virkeligheden omkring dig ændrer sig. Og det kommer til at påvirke din håndtering af interessenterne.

Hvorfor skal du have styr på dine interessenter?

Projektledelse er fedt, når det hele glider roligt afsted. Når alt går lige efter planen. Men skal vi være helt ærlige, så er det sjældent sådan, virkeligheden arter sig. Bump, knaster og blæsevejr er en del af projektlederens daglige hækkeløb.

Uanset hvordan dit projekt er skruet sammen, så har du interessenter. Når det går godt, så står de i kø for at modtage roserne. Uanset deres indsats. Men blæser vinden den forkerte vej, så bliver der hurtigt længere mellem dem, der er klar til at tage skraldet.

Det gamle Kennedy citat gælder altså stadig:
En sejr har mange fædre, mens nederlaget er forældreløst.
Og når de der bump på vejen kommer, så er det fedt at have en interessentanalyse med masser af input klar til, hvordan du håndterer dine vigtigste interessenter.

Interessentanalysen har også et mere lavpraktisk formål i den daglige projektledelse. Her bidrager den med vigtige input til:

Sådan laver du en interessentanalyse

Her har vi samlet en trin-for-trin guide til, hvordan du laver en interessentanalyse. Det er en rigtig god idé at lave denne øvelse som projektteam. Det øger chancerne markant for, at I rammer flest mulige interessenter.

Tip: Papkort og det klassiske gråblå lærersnot er en fantastisk gave i processen med interessentanalysen. Det giver jer mulighed for at arbejde på en stor vægflade og samtidig stor fleksibilitet til at rykke rundt på interessenter, som processen skrider frem.
Trin 1: Brainstorm
Tænk hele projektforløbet igennem. Helt fra den spæde start og til projektet lander. Også gerne hvis der er en efterfølgende driftsperiode, ibrugtagelse af byggeri eller på anden måde anvendelse af projektets leverancer.

Det centrale spørgsmål er: Hvem kommer i berøring med projektet?

Her får du et par idéer til spørgsmål, der kan kickstarte brainstormprocessen for jer:

Hvem er projektejeren?

Hvem har taget initiativet til projektet?

Hvem skal acceptere det endelig resultat af projektet?

Hvem betaler projektet?

Hvem generer projektet?

Hvem skaber projektet en ny virkelighed for?

Processen skulle gerne betyde, at I nu står tilbage med en større bunke interessenter.
Trin 2: Sorter
De mange forskellige interessenter skal nu sorteres ud i matrixens fire felter

Jo mere indflydelse og påvirkning, jo vigtigere en interessent.

Udvælg de vigtigste interessenter fra hvert felt i matrixen.
Trin 3: Beskriv interessenterne
Din interessentanalyse bliver for alvor værdifuld, når du begynder at beskrive de enkelte interessenter i detaljer. Så du også har en indikation af, hvordan de forholder sig til projektet.

Her er en række spørgsmål, I kan besvare:

Hvilke fordele oplever interessenten af projektets resultater?

Hvilke ulemper oplever interessenten af projektets resultater?

Hvordan vurderer I vigtigheden af interessentens bidrag i projektet (1-5)?

Hvordan vurderer I interessentens indflydelse på projektet (1-5)?

Er interessenten for eller imod projektet (skala fra -5 til +5)

Hvad er jeres plan for at håndtere den enkelte interessent (kommunikation, mødet etc.)

Trin 4: Integrer din analyse i resten af projektet
Et væsentligt punkt er selvfølgelig at identificere interessekonflikter, der skal håndteres, før de bliver til problemer for projektet.

Men det er vigtigt, at du integrerer din viden fra interessentanalysen i hele dit projekt. Det er eksempelvis i arbejdet med

Og nå ja. Så er det også et godt sted at lure, hvor projektet skal levere hurtige resultater (quick-wins) for at få medvind og større værdi hos vigtige interessenter.

Snup din skabelon til interessentanalyse her

Vi har lavet en simpel skabelon til dig, som du kan bruge, når du løbende skal arbejde med og bruge din interessentanalyse.

Snup skabelonen her - det koster ik' fem flade ører.

Hvor omfattende skal analysen være?

Husk, at detaljegraden af din analyse skal stå mål med projektets omfang og afsatte ressourcer. Du må ikke skippe for let hen over analysen, men der er ingen grund til at blive ved for evigt med at identificere nye perifere interessenter. Tænk på det lidt ligesom en vandrerygsæk. Pakker du for tungt, så går du død ude på ruten. Pakker du for let, så kommer du til at mangle det essentielle grej. Hvor stor en taske, du skal pakke, afhænger altså af, hvor omfattende dit projekt er.

Din interessentanalyse er et stærkt udgangspunkt for at håndtere og forudsige projektets bump på vejen. Derfor er det også vigtigt, at du sætter ressourcer af til den fra projektets start.

Når projektet så er afsluttet, er det tid til refleksion. Hvordan fungere din interessentanalyse, og hvordan bliver den lige et nøk bedre næste gang?

# data[].attributes.attachment_link.title
Interessentanalyse. Trin-for-trin guide til at få overblik.

# data[].attributes.attachment_link.description
Få hurtigt overblik over dine interessenter og deres forventninger med vores trin-for-trin guide til interessentanalysen. Og få projektet lidt lettere i mål

# data[].attributes.body
Når der er pauser og når der er brug for det

Vi er voksne, når det er nødvendigt

På msng til et gr. medlem

Vi kan komme til at hygge os (for meget) men hjælper hinanden ved at holde fokus.

Vi taler sammen, og går ikke og "putter med det"

Ordentlig og entydig og tydelig kommunikation

Ved at hjælpe hinanden mht til forståelse og opgaver

Padlet

# data[].attributes.attachment_link.title
Interessentanalyse: Til implementering af forandringer | LEAD

# data[].attributes.attachment_link.description
For at sikre en succesfuld implementering er det vigtigt at have en klar forståelse af, hvilke interessenter der er berørt af projektet. Læs mere her.