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Gestão de Tempo: Torne-se Mais Produtivo

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Existem outros aplicativos que podem ser bastante úteis na aparentemente impossível tarefa de controlar melhor o uso do tempo. Alguns deles são:

Timely;

My Minutes;

Evernote;

Todoist;

Any.do

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Crie três categorias básicas para uma hierarquia de tarefas:

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Crie três categorias básicas para uma hierarquia de tarefas:

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urgentes: que precisam ser feitas “pra ontem” têm sempre prioridade;

importantes: devem receber maior atenção, pois se atrasarem, poderão gerar prejuízos;

circunstanciais: demandas que surgem com certa regularidade, mas que não consomem muito tempo ou não precisam ser resolvidas rapidamente.

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Tendemos a reagir à sensação de trabalho atrasado se esforçando ainda mais, porém o cérebro necessita de tempo para descansar e recarregar, assim, com sobrecarga ou esgotamento psicológico você não será capaz de concluir nada, muito menos realizar o trabalho mais importante.

É bastante comum ter dificuldade em fazer intervalos de descanso. De acordo com pesquisa realizada, 32% dos trabalhadores do conhecimento que se sentem esgotados dizem que não conseguir se desligar ou desconectar contribui para o esgotamento. Por não conseguirem se desligar, esgotam-se ainda mais, e quanto mais esgotados estão, menos conseguem se desligar, portanto, se torna um ciclo sem fim.

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O estado de fluxo ocorre quando você está tão focado que se sente “imerso no trabalho.” Ao alcançar o estado de fluxo, é capaz de realizar mais trabalho de modo mais eficiente, pois o seu cérebro foca apenas numa tarefa de cada vez.

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Embora pareça um exercício de produtividade, quando tenta realizar múltiplas tarefas, você na verdade está forçando o seu cérebro a alternar rapidamente entre elas. Todas as vezes que alterna entre trabalhos, o seu cérebro precisa encontrar a informação e o contexto daquela tarefa, isto não irá só exigir mais esforço do que focar numa única tarefa, como também provoca o esgotamento do cérebro.
Em vez de realizar múltiplas tarefas, procure trabalhar em uma de cada vez para encontrar um bom ritmo de trabalho.

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Todas as vezes que você alterna entre tarefas, o seu cérebro precisa encontrar o contexto e as informações relevantes para a nova tarefa e trazer aquela informação para o primeiro plano da sua mente. O cérebro leva apenas alguns segundos para isto, mas quando se alternar constantemente entre tarefas e projetos, o cérebro é forçado a trabalhar mais do que o necessário.

Isto pode causar perda de produtividade, sem falar no maior esgotamento ao final do dia, em vez disso, procure agrupar tarefas afins e trabalhar em todas as tarefas de um projeto ou de uma mesma entrega no mesmo bloco de tempo. Dessa maneira você despenderá menos tempo alternando entre contextos e se dedicará à execução de trabalhos de alto impacto.

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Uma mesa bagunçada talvez não pareça muito importante, mas a desordem visual pode gerar desordem mental, dificultando o foco. Pare cinco minutos para organizá-la, elimine qualquer papel desnecessário, arrume os livros lado a lado e junte os cabos soltos com um organizador de fios e cabos. Então, quando for voltar ao trabalho, você perceberá que é mais fácil entrar em foco.

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O trabalhador do conhecimento médio alterna entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia, no qual dificulta o foco na tarefa em mãos e encontrar um bom fluxo de trabalho, exigindo mais tempo para a conclusão das atividades.
Quando possível, desligue as notificações ou use o recurso “Não perturbe” para desativá-las temporariamente, assim, você pode mergulhar num trabalho que exige concentração e informa simultaneamente à equipe que só estará disponível mais tarde. A maioria das ferramentas mostra quando você está temporariamente indisponível, e com isso a sua equipe sabe que você talvez não responda de imediato. Se necessário também é possível contornar essa limitação, portanto você nunca está realmente incomunicável.

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5 táticas de sucesso rápidas para gestão do tempo

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5 táticas de sucesso rápidas para gestão do tempo

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Eliminar maus hábitos: Ninguém gosta de procrastinar mas, ao longo do tempo, maus hábitos podem se acumular e atrapalhar o trabalho de alto impacto, e todos passam por isso. As estratégias de gestão do tempo podem ajudar na identificação e eliminação de maus hábitos.

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Melhorar a produtividade: Existem diversas dicas de gestão do tempo que ajudam a reduzir a procrastinação e aumentar a produtividade. Identificar as principais prioridades do dia não só ajuda a aumentar a sua produtividade como também lhe traz a convicção de estar trabalhando nas coisas certas a cada dia.

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Reduzir o estresse: Sem uma gestão do tempo eficaz, há a sensação de que o tempo no trabalho nunca é suficiente, ou de que se anda em círculos e só se resolve assuntos urgentes, o que gera mais estresse e, em casos extremos, um esgotamento psicológico. De fato, de acordo com o índice Anatomia do Trabalho, 71% dos trabalhadores do conhecimento disseram ter se sentido psicologicamente esgotados pelo menos uma vez em 2020.

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Demarcar limites entre trabalho e vida pessoal: Melhorar a gestão do tempo não significa espremer no trabalho cada segundo da sua produtividade. Ao contrário, estas estratégias podem ajudar a realizar o trabalho mais importante e a identificar o que pode aguardar até o dia seguinte. Ao priorizar o trabalho que deve ser concluído hoje e esclarecer o que pode ser feito posteriormente, você estará estabelecendo limites entre a sua vida profissional e a pessoal.

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Sentir que tem mais tempo no seu dia: Quando você organiza o seu tempo conscientemente, pode perceber que reduz tarefas desnecessárias, desprioriza trabalhos que não precisam ser feitos hoje e realiza as tarefas em menos tempo. Você não terá mais tempo no seu dia no sentido literal, mas perceberá que realiza mais no mesmo espaço de tempo.

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Boas estratégias de gestão do tempo podem ajudar na sua organização e na priorização de tarefas para que você possa:

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Gestão do tempo é a prática de gerir o seu trabalho de modo a garantir que o seu tempo está sendo usado da maneira mais consciente possível.
A gestão do tempo também pode aumentar a produtividade, mas a maior vantagem de uma gestão eficaz do tempo é a capacidade de priorizar melhor o dia, obtendo mais tempo para descanso e autocuidados.

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O tempo é, provavelmente, o único recurso que não se pode substituir. Quando passa, não se recupera jamais, por isso a gestão do tempo é tão importante quando aplicada aos negócios.