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Tramitación de grandes cantidades de documentos
En un archivo digital se almacenan grandes cantidades de documentos de forma rápida y estructurada. se pueden consultar de manera eficiente. teniendo gran capacidad de procesamiento de un sistema de gestión documental,  ahorrando espacio de almacenamiento físico, reduciendo  el número de empleados que trabajan con los archivos y garantizando la facilidad de  localizar. debido  a una buena implementación y capacitación en el uso del gestor documental, un empleado puede encontrar un archivo directamente, e incluso si el archivo es grande.
Liberación de espacio físico
En las empresas, la gran cantidad documentos que se debe almacenar es tan grande que hasta tienen salas y almacenes dedicados exclusivamente para ello. el empleado al buscar un documento pierde tiempo porque debe ir hasta la sala, averiguando por el archivo y fichero que necesita , volviendo a su lugar, usarlo y devolverlo a su sitio correcto. se debe hacer varias veces al dia o en la semana, perdiendose tiempo. El espacio que ocupa el archivo físico se le está quitando a otros elementos. El hecho de tener un archivo físico también elimina la posibilidad de aprovechar el espacio para otros propósitos que podrían ser más rentables

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Garantía de seguridad de la información
Los documentos digitales también se archivan gracias al sistema de gestion documental de forma segura. teniendose en cuenta que los archivos digitales son menos vulnerables que los documentos en papel ya que éstos pueden volverse ilegibles o traspapelarse.
el  sistema de gestión documental reduce estos riesgos digitalizandolos  y realiza copias de seguridad (back up). garantiza la seguridad de la información. el punto final de la seguridad  de un archivo digital es el de los derechos de acceso. el  sistema gestiona alos que  consultan y quiénes pueden modificar el archivo digital,  ayudandose  de claves digitales,se encarga de bloquear ciertos documentos a aquellos usuarios sin derecho de acceso,  e incluso cuando el sistema se encuentra en la nube.

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MAYOR ACESIBILIDAD DEL ARCHIVO
Un archivo digital se diseña bien cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado busca en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento que desee. Estos pueden ser textos legales, pero también testimonios Para los gobiernos, otra ventaja que puede ofrecer un archivo digital es la accesibilidad externa.
Los objetivos son: Conseguie una mayor organización y transparencia a través de los sistemas de digitalización, gestión y control,para realizarlo en publico.
Ahorra tiempo y coste para una mayor eficacia.

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¿Existen softwares para la gestión de archivos?

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¿Existen softwares para la gestión de archivos?

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El gestor documental  es el que ayuda a archivar los documentos digitales ordenandolos  y haciéndolos accesibles.
El software puede digitalizar el archivo con la estructura y el tipo de documento deseado de una manera más o menos estandarizada. Ciertos paquetes de gestión documental incluyen la funcionalidad de convertir el contenido de los documentos escaneados en textos editables llamndose  conversión.

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cuando se guarda y se protege los documentos de archivo, las empresas se estan enfrentando a varios tipos de problemas. los cuales encontramos, que en aquellas empresas los documentos están bien archivados en formato físico. por otro lado, tambien las empresas han obtado por la digitalizacion de todos sus documentos, siendo el archivo digital la solución para estos problemas. por lo tanto se debe crear un archivo en el que los documentos sean clasificados digitalmente y bien.

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¿Cómo archivar de forma digital usando un gestor documental?

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¿Cómo archivar de forma digital usando un gestor documental?

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Cada dia hay más empresas que estan siendo beneficiadas por la digitalización y la organización de archivos físicos. Han tenido una gran evolución y una mejora en la estructuración de los documentos ya digitalizados. Los documentos encontrados en un archivo digital se gestionan de manera ordenada y segura.