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O objetivo da administração de materiais consiste em colocar os recursos necessários para a execução das atividades ao processo produtivo com qualidade, em quantidades adequadas, no tempo correto e com menor custo.

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A gestão de compras consiste no planejamento de como, onde e quando adquirir novos recursos.

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Os materiais são produtos que podem ser armazenados ou que serão consumidos imediatamente após sua chegada.

Baseados nesse conceito estão excluídos os materiais considerados permanentes como: equipamentos médico-hospitalares, mobiliário, veículos e semelhantes, incluindo os demais produtos como medicamentos, alimentos, material de escritório, de limpeza, de conservação e reparos, de uso cirúrgico, de radiologia, de laboratório, reagentes químicos, vidraçaria e etc...

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"É a avaliação sistemática da qualidade da assistência de enfermagem, verificada através das anotações de enfermagem no prontuário do paciente e/ou das próprias condições destes” (PEREIRA; TAKAHASHI)".

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Os medicamentos serão considerados como um grupo de materiais uma vez que essa diferenciação não garante um gerenciamento satisfatório se comparado com os demais grupos de materiais.

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Em um hospital os gastos com materiais representam aproximadamente de 15 a 25% das despesas correntes.

A dispensação de medicamentos e um dos itens que afetamos gastos da unidade. Os materiais comprometem entre 2 a 5% do total de despesas correntes de uma unidade ambulatorial.

O sistema de materiais de um hospital registra em média cerca de 3.000 a 6.000 itens de consumo adquirido com certa frequência; um ambulatório, entre 200  e 500 itens, esses números mostram uma complexidade no gerenciamento de materiais e equipamentos, é necessário considerar a complexidade do processo produtivo.

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Todo gestor precisa conhecer e saber fazer uma boa gestão de compras, pois ela é o centro de lucro e não só o centro dos custos, já que com uma empresa bem administrada nós conseguiremos trazer muito lucro.

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Primeiramente, analisaremos como é possível realizar uma gestão de compras e estoque de forma eficaz, considerando que são procedimentos interdependentes, somente avaliando o que se tem no estoque é que será possível determinar o que precisa ser comprado. Uma das mais importantes funções da administração das compras é ajudar a empresa a obter uma boa relação custo-benefício, a empresa precisa realizar a aquisição de matérias-primas e de produtos de boa qualidade, mas a preços mais acessíveis.

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Registre corretamente as entradas e as saídas

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Registre corretamente as entradas e as saídas

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Somente com um rígido controle das entradas e saídas de itens do estoque é possível saber, com mais precisão, aquilo que deve ser comprado.

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Para manter um controle sobre compras e estoque, convém padronizar os produtos e as descrições. Cada item deve ser colocado em uma categoria específica e válida.

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O gestor deve fazer um calendário de compras, seguindo a demanda identificada pelo histórico de cada item. Assim, ele consegue manter estocados produtos em quantidade mínima, diminuindo custos.

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A previsão de materiais de enfermagem nas unidades consiste em fazer levantamento das necessidades e identificar a quantidade e a especificidade para suprir as necessidades.

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Precisamos fazer boas negociações, visando não só a qualidade do produto, mas as vantagens e descontos dos fornecedores. Nós precisamos planejar a quantidade a ser adquirida de cada material de acordo com o consumo, para que o mesmo supra a necessidade.
Precisamos entender sobre a política de devolução dos produtos.
E também saber localizar os fornecedores substitutos para casos emergenciais, levando em conta as regulamentações envolvidas.

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A armazenagem é a recepção, descarga, carregamento, arrumação e conservação de materiais. As atividades que compõem os armazenamentos são: Recebimento, Estocagem e distribuição.

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Consiste em identificar o material recebido, analisar o documento fiscal com o pedido e na inspeção do material.

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Guardar o material.
A classificação dos  estoques constitui-se em: estoque de produtos em processo, estoque em matéria prima, materiais auxiliares, estoque operacionais, estoque de produtos acabados e estoques de materiais administrativos.

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Está relacionada a expedição do material.

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A segunda etapa da classificação de materiais consiste na atribuição de um código representativo ao produto, possibilitando a identificação da mercadoria e suas características.

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Padronizar dados, a fim de agilizar a identificação, localização de produtos e permitir o uso de um sistema de informações. Dessa forma, sua utilização facilita o fluxo de informações na cadeia logística.

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Os produtos são codificados de acordo com suas características gerais.
Depois, são feitas subdivisões a fim de especificar o tipo de item, sendo assim, temos: grupos, subgrupos e subgrupos marca.