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1. Cartera de Proyectos Referenciados a los ODS

Proyecto 1: Implementación de Energía Solar en Edificios Públicos

ODS relacionado: ODS 7 (Energía asequible y no contaminante) y ODS 13 (Acción por el clima).

Descripción: Este proyecto busca instalar paneles solares en los edificios públicos para reducir la dependencia de combustibles fósiles y generar energía limpia. La iniciativa contribuirá a la reducción de emisiones de CO2 y a la eficiencia energética en el ámbito público.

Proyecto 2: Digitalización de los Servicios Administrativos

ODS relacionado: ODS 9 (Industria, Innovación e Infraestructura).

Descripción: Automatización y digitalización de trámites para reducir el uso de papel y mejorar la eficiencia en los procesos administrativos. Se busca simplificar la interacción entre los ciudadanos y la administración pública, fomentando el uso de tecnologías de la información.

Proyecto 3: Programa de Educación Ambiental para Jóvenes

ODS relacionado: ODS 4 (Educación de calidad) y ODS 13 (Acción por el clima).

Descripción: Se propone un programa educativo enfocado en las escuelas para concientizar a los jóvenes sobre la importancia del medio ambiente, el reciclaje y las acciones para mitigar el cambio climático. Incluirá talleres, charlas y actividades prácticas.

Proyecto 4: Reforestación de Áreas Verdes Urbanas

ODS relacionado: ODS 11 (Ciudades y comunidades sostenibles) y ODS 15 (Vida de ecosistemas terrestres).

Descripción: El proyecto busca reforestar parques y áreas verdes urbanas para mejorar la calidad del aire, aumentar los espacios recreativos y promover la biodiversidad local. También incluye la sensibilización de los ciudadanos sobre el cuidado de estos espacios.

Proyecto 5: Plan de Gestión de Residuos en Oficinas Públicas

ODS relacionado: ODS 12 (Producción y consumo responsable).

Descripción: Establecer un sistema de separación de residuos en las oficinas públicas, promoviendo el reciclaje y la reducción de residuos no reciclables. Se implementarán campañas de sensibilización sobre el consumo responsable y el manejo adecuado de desechos.

2. Criterios de Valoración de Proyectos

1. Impacto en los ODS (30%)

La alineación con los ODS es prioritaria, ya que las políticas de sostenibilidad global guían muchas decisiones gubernamentales. Se valorará el grado en que el proyecto contribuye de manera significativa a uno o más ODS.

2. Factibilidad Técnica (20%)

Es esencial evaluar si el proyecto es técnicamente viable con los recursos actuales y si la tecnología necesaria está disponible o es accesible. Proyectos técnicamente sólidos tienen mayor posibilidad de éxito.

3. Costo/Beneficio (20%)

Este criterio valora si los beneficios del proyecto, en términos económicos y sociales, justifican su costo. Se priorizan proyectos con un impacto alto en relación a su inversión.

4. Plazo de Ejecución (15%)

Proyectos que puedan implementarse en plazos razonables son más atractivos, dado que los beneficios pueden percibirse en el corto o mediano plazo, mejorando así la eficiencia operativa de la unidad administrativa.

5. Aceptación Social (15%)

La aceptación y apoyo de la ciudadanía son claves para el éxito del proyecto. Proyectos que generen participación comunitaria o resuelvan necesidades públicas específicas serán más valorados.

3. Puntaje y Matriz de Evaluación

Los proyectos serán evaluados en una escala de 1 a 5 en cada criterio, siendo 5 el valor máximo (mayor contribución/eficiencia). Luego, se multiplicará el puntaje por la ponderación correspondiente para obtener la puntuación ponderada.

4. Proyecto/s Elegido/s

Digitalización de Servicios Administrativos Este proyecto destaca por su alta factibilidad técnica y su bajo costo en relación con los grandes beneficios que ofrece, como la reducción del uso de papel y la mejora en la eficiencia. Además, es un proyecto con alta aceptación social y de implementación relativamente rápida, lo que lo convierte en una prioridad estratégica.

Plan de Gestión de Residuos en Oficinas Públicas Este proyecto tiene un alto impacto en el ODS 12 (Producción y Consumo Responsable), además de ser técnicamente viable, con bajos costos y con un potencial beneficio inmediato en términos de reducción de residuos y mejora ambiental en el entorno público.

Ambos proyectos ofrecen un balance óptimo entre impacto, costo, y factibilidad, alineándose con los objetivos de sostenibilidad a corto y largo plazo.

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ACTIVIDAD MÓDULO 2 (PARTE 1: RESPUESTAS TABLA)

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ACTIVIDAD MÓDULO 2 (PARTE 1: RESPUESTAS TABLA)

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"DIGITALIZACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS"

1. Identificación:

Nombre del proyecto: Digitalización de servicios administrativos

2. Descripción:

El proyecto busca digitalizar los procesos administrativos en la unidad administrativa, permitiendo a los ciudadanos realizar trámites de forma online. Esto implica la automatización de procedimientos como la emisión de certificados, solicitudes y autorizaciones a través de una plataforma digital, eliminando el uso de papel y reduciendo los tiempos de espera. Se implementará un portal web y una aplicación móvil para facilitar el acceso de los ciudadanos a estos servicios.

3. Justificación:

El proyecto responde a la necesidad de modernizar los servicios públicos, reducir la burocracia y mejorar la eficacia en la atención a la ciudadanía. A través de la digitalización, se busca reducir el uso del papel, mejorar la transparencia y facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos, reduciendo desplazamientos físicos y tiempos de espera.

4. Objetivo:

El objetivo es reducir el tiempo de tramitación de servicios administrativos en un 50% en un plazo de 12 meses, digitalizando el 80% de los trámites disponibles en la unidad administrativa. Se espera una reducción de un 70% en el uso del papel y una mejora de la satisfacción del usuario en un 25%.

5. Alcance:

Productos entregables:

Portal web funcional con acceso a los trámites administrativos digitalizados.

Aplicación móvil para la gestión de servicios administrativos.

Sistema de automatización interna de los procesos.

Capacitación del personal en el uso de la nueva plataforma.

6. Recursos:

Personas:

Equipo técnico: Desarrolladores de software, expertos en seguridad digital y arquitectos de IT.

Equipo administrativo: Personal de las áreas responsables de los trámites para definir flujos de trabajo y procesos.

Consultores: Expertos en transformación digital.

Materiales:

Equipos informáticos para la implementación.

Servidores de datos y software de automatización.

7. Costes:

El coste estimado del proyecto es de aproximadamente 200.000 euros, incluyendo licencias de software, equipos informáticos, infraestructura digital, consultorías y formación del personal.

8. Tiempo:

El proyecto tiene una estimada de 12 meses. El plazo máximo para la ejecución completa es de 18 meses, para garantizar la formación del personal y la optimización de los sistemas digitales.

9. Limitaciones:

La interoperabilidad con sistemas externos puede representar una limitación si los organismos involucrados no actualizan sus plataformas.

Regulaciones de protección de datos (GDPR) pueden influir en la recolección y almacenamiento de datos personales.

Resistencia al cambio por parte de algunos empleados y ciudadanos.

10. Interesados:

Internos:

Personal administrativo de la unidad.

Directores de los departamentos involucrados.

Equipo de tecnología de la información.

Externos:

Ciudadanos que usarán la plataforma.

Empresas que realizan trámites administrativos.

Organismos reguladores y auditores.

11. Organización del proyecto:

Liderazgo del Proyecto: El Director de Transformación Digital coordina el proyecto.

Equipo de Desarrollo: Programadores, especialistas en seguridad digital y analistas de procesos.

Consultores Externos: Expertos en digitalización y plataformas web.

12. Riesgos iniciales:

Riesgos Técnicos: Problemas de integración con los sistemas existentes o errores en la programación.

Riesgos Financieros: Superación del presupuesto debido a imprevistos tecnológicos o necesidad de adquirir más recursos de lo previsto.

Riesgos Humanos: Resistencia al cambio por parte del personal, falta de capacitación o reticencia a usar las nuevas herramientas.

13. Requisitos de aprobación del proyecto:

El éxito del proyecto se medirá por:

La implementación efectiva del portal y la aplicación móvil.

El uso generalizado por parte de los ciudadanos (al menos un 60% de los trámites realizados de manera digital en el primer año).

La satisfacción del usuario (medida a través de encuestas).

Reducción del uso de papel en un 70%.

14. Nombramiento de los responsables:

Director del Proyecto: Responsable de Transformación Digital de la unidad administrativa.

Equipo de IT: Gerente de IT y desarrolladores.

Consultores: Empresa consultora contratada para la fase de implementación tecnológica.

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ACTIVIDAD MÓSULO 2 (PARTE 2: ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO)

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ACTIVIDAD MÓSULO 2 (PARTE 2: ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO)

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1. Nombre del Proyecto: Digitalización de Servicios Administrativos

2. Patrocinador: Unidad Administrativa de Transformación Digital

3. Propósito del Proyecto: El propósito de este proyecto es transformar digitalmente los procesos administrativos de la unidad, permitiendo a los ciudadanos realizar trámites de manera online. Este proceso no solo reducirá la burocracia y el uso de papel, sino que también mejorará la eficiencia, transparencia y satisfacción de los ciudadanos.

4. Alcance del Proyecto: El proyecto incluye la creación de un portal web y una aplicación móvil para la gestión de trámites administrativos, así como la capacitación del personal administrativo en el uso de estas plataformas. Se espera que la mayoría de los trámites sean automatizados y accesibles en formato digital, eliminando la necesidad de gestionar papeles físicamente.

5. Objetivos del Proyecto:

Digitalizar el 80% de los trámites en un plazo de 12 meses.

Reducir el tiempo de tramitación en un 50%.

Disminuir el uso de papel en un 70% en las oficinas administrativas.

Mejorar la satisfacción del usuario en un 25%.

6. Recursos Necesarios:

Equipo técnico especializado en desarrollo web, infraestructura digital y seguridad informática.

Equipos y software necesarios para la implementación de la plataforma digital.

Consultores externos especializados en transformación digital.

Personal administrativo y de IT de la unidad.

7. Coste Estimado: El coste estimado del proyecto asciende a 200,000 euros, incluyendo infraestructura, consultorías y capacitación.

8. Plazos del Proyecto:

Inicio: 1 de enero de 2024.

Finalización esperada: 31 de diciembre de 2024.

Plazo máximo de ejecución: 18 meses.

9. Organización y Roles:

Director del Proyecto: Responsable de Transformación Digital.

Equipo Técnico: Desarrolladores de IT y analistas de procesos.

Consultores: Expertos en plataformas digitales.

10. Riesgos Identificados:

Problemas de integración con sistemas actuales.

Superación del presupuesto.

Resistencia al cambio por parte del personal.

11. Criterios de Éxito del Proyecto:

Implementación y funcionamiento efectivo de la plataforma digital.

Reducción del 70% en el uso de papel.

Aumento del 60% de trámites gestionados digitalmente.

Satisfacción de los usuarios mejorada en un 25%.

12. Firma de los Responsables:

Responsable de Transformación Digital

Director de IT

Consultor Externo

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Informe Final del Proyecto: Digitalización de Servicios Administrativos

Cabecera con Datos Básicos del Proyecto:

Nombre del Proyecto: Digitalización de Servicios Administrativos

Acrónimo: DSA 2024

Jefe del Proyecto: Ana Martínez

Entidad Ejecutora: Unidad Administrativa de Transformación Digital

Duración del Proyecto: Enero 2024 - Diciembre 2024

Presupuesto Inicial: 200,000 euros

Indicadores:

Porcentaje de trámites digitalizados: 85% (objetivo: 80%).

Reducción en el tiempo de tramitación: 55% (objetivo: 50%).

Reducción del uso de papel: 75% (objetivo: 70%).

Satisfacción del usuario: Aumento del 30% (objetivo: 25%).

Uso de la plataforma digital por parte de los ciudadanos: 65% de los usuarios totales en el primer año (objetivo: 60%).

Alcance del Proyecto:

Estado de Entregables:

1. Portal web y aplicación móvil: Entregados y completamente funcionales.

2. Automatización de procesos: Finalizada con éxito para el 85% de los trámites previstos.

3. Capacitación del personal: Completada, con una mejora en el uso de las herramientas digitales por parte del personal.

Cambios Aprobados: Durante la ejecución del proyecto, se aprobó la inclusión de un módulo adicional de autenticación biométrica, lo cual extendió el alcance técnico del proyecto en un 5%, pero incrementó la seguridad del sistema.

Actividades del Proyecto:

Estado de Actividades Previstas:

Fase de Planificación: Completada a tiempo, sin desviaciones significativas.

Fase de Desarrollo: Ejecutada dentro de los plazos previstos, aunque se añadió tiempo adicional para integrar el módulo de autenticación biométrica.

Fase de Implementación: Exitosa con un periodo de pruebas ampliado, dado el feedback de usuarios.

Hitos:

Lanzamiento del portal web: Cumplido en el mes de septiembre de 2024.

Lanzamiento de la app móvil: Cumplido en octubre de 2024.

Desviaciones y Cambios en el Cronograma:

La fase de implementación del módulo de autenticación biométrica causó una desviación de dos semanas en el cronograma final.

Costes del Proyecto:

Coste Acumulado: 215,000 euros (presupuesto inicial: 200,000 euros).

Desviaciones Presupuestarias:

La implementación del módulo de autenticación biométrica tuvo un impacto en el coste total, incrementando en 15,000 euros el presupuesto.

Cambios en el Presupuesto:

Se aprobó una partida adicional para seguridad digital debido a los requisitos aumentados en protección de datos.

Recursos Humanos:

Desempeño del Equipo:
El equipo técnico trabajó de manera eficiente y colaborativa, cumpliendo los hitos previstos. Sin embargo, la capacitación del personal administrativo fue más lenta de lo esperado debido a la resistencia inicial al uso de la nueva plataforma digital.

Conflictos:

Hubo un conflicto inicial entre el equipo de desarrollo y el departamento de recursos humanos respecto a la formación del personal, que se resolvió al incrementar las horas de capacitación y apoyo técnico.

Cambios en el Equipo:
Se añadieron dos desarrolladores adicionales en la fase final para cumplir con la fecha de lanzamiento de la app móvil.

Variaciones en el Esfuerzo:

El equipo de desarrollo trabajó horas extras durante la fase de pruebas finales, lo que resultó en un aumento del esfuerzo de un 10% sobre lo inicialmente planificado.

Riesgos:

Incidencias Presentadas:

1. Problemas de integración: Dificultades iniciales para integrar la plataforma con los sistemas heredados de la administración pública, lo que requirió mayor tiempo y un equipo de consultores externos.

2. Seguridad digital: El incremento en las normativas de seguridad obligó a rediseñar el sistema de protección de datos.

Impacto de las Incidencias:

Las incidencias tecnológicas causaron un retraso en el lanzamiento final del proyecto, pero el impacto fue mitigado a través de la contratación de expertos en seguridad digital.

Adquisiciones:

Estado de Adquisiciones:
La adquisición de equipos y software se realizó según lo planificado. Sin embargo, los servidores adicionales para garantizar la seguridad de datos llegaron con una semana de retraso, lo que afectó levemente la implementación de las pruebas finales.

Cambios en la Recepción de Adquisiciones:
Las especificaciones de seguridad digital fueron ampliadas tras la evaluación de riesgos, lo que incrementó los costes y el tiempo de integración.

Acciones Correctivas:

Modificaciones en la Fase de Desarrollo:
Se ampliaron los plazos de integración del sistema debido a los problemas de compatibilidad con los sistemas heredados de la administración.

Ajustes en la Capacitación del Personal:
Se implementaron programas de formación adicionales para los empleados que presentaron dificultades en la adopción del sistema, lo que incluyó una ronda extra de talleres y soporte técnico.

Lecciones Aprendidas:

Lecciones Clave:

1. Planificación más detallada para la integración de sistemas: Subestimamos el esfuerzo necesario para integrar la nueva plataforma con los sistemas preexistentes. En proyectos futuros, se debe realizar una evaluación más detallada de la infraestructura existente.

2. Resistencia al cambio: Es importante involucrar al personal administrativo desde el principio del proyecto para reducir la resistencia a la adopción de nuevas herramientas. La capacitación debe empezar antes del lanzamiento y contar con un mayor soporte técnico.

3. Gestión de riesgos: La inclusión temprana de un especialista en seguridad digital habría evitado los problemas derivados del cumplimiento de normativas. Para futuros proyectos, se debe contar con expertos desde las fases iniciales para evitar retrabajos.

Consejos para futuros gestores de proyectos similares:

1. Anticipar las resistencias internas: Involucra a todos los interesados desde el inicio, especialmente aquellos que usarán el sistema, para garantizar una adopción más fluida.

2. Contar con flexibilidad en el presupuesto: Los proyectos de digitalización tienden a tener imprevistos, sobre todo en aspectos relacionados con la seguridad y la integración de sistemas.

3. Comunicación constante con el equipo técnico: Asegúrate de mantener una línea de comunicación abierta y fluida con el equipo de IT para identificar problemas en etapas tempranas.