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La administración es la capacidad de poder organizar, desarrollar, planificar y llevar a cabo todo tipo de objetivo que de la mejora de cualquier empresa.

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Planificación, organización, dirección, coordinación y control. Henri Fayol planteó en su día estas cinco funciones del departamento administrativo de la empresa, unas funciones universales que cada administrador debería ser capaz de aplicar en su día a día.

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es una función administrativa que comprende el análisis de una situación, el establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo de planes de acción que señalen cómo implementar dichas estrategias.

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Una organización es un sistema social formado por un grupo de personas enfocadas en un objetivo en común a lograr dentro de un tiempo, espacio y cultura determinada. En toda organización se plantean normas, metas y ejes que ayudan a lograr la misión.

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se define como el conjunto de acciones desarrolladas por las organizaciones para la incorporación exitosa de nuevos recursos humanos.

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Es el conjunto de funciones existentes en una organización, que buscan la toma de decisiones y estrategias favorables para la misma. En el ámbito empresarial y de la gestión de las organizaciones, la dirección administrativa comprende una fase vital para la empresa.

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Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.

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Es el trato que le damos a los demás, la capacidad de dirigir, resolver problemas y la facilidad de involucrarnos a dinámicas grupales. Ejemplo: habilidades comunicativas, trabajo en equipo, creatividad, confianza, liderazgo, iniciativa, entre otras.

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es posible distinguir niveles jerárquicos que, analizados desde el punto de vista de su forma de trabajo, pueden agruparse en tres niveles: operativo, táctico y estratégico.

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Es aquella que es planificada y que establece un conjunto de normas, estructuras y procedimientos que permiten ordenar las actividades propias de la organización.

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Es aquella que surge de manera espontánea entre los miembros de una organización al compartir espacios y tareas comunes.

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Es aquella que surge de manera espontánea entre los miembros de una organización al compartir espacios y tareas comunes.

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ESTRATEGIA: Acción y asignación sistemáticas de recursos para el logro de los propósitos de la compañía.
ESTRUCTURA: Organizacional y relaciones de autoridad. SISTEMAS: Procedimientos y procesos como sistemas de información, procesos de manufactura y procesos de control.
ESTILO: Modo de comportamiento de los administradores y de dedicación colectiva de su tiempo al cumplimiento de las metas organizacionales.
PERSONAL: Personas que forman parte de la empresa. VALORES COMPARTIDOS: Valores que comparten los miembros de una organización.
HABILIDADES: Capacidades distintivas de una empresa.

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Enfoque de la Administración de Calidad Total

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Enfoque de la Administración de Calidad Total

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La Administración de calidad total se ha convertido en un elemento decisivo del competitivo mercado global. Deming y Juran fueron los precursores de esta administración. Otra importante contribución fue hecha por Philip Crosby. Cada uno le dio a la calidad una definición ligeramente distinta.

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La reingeniería es uno de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su propósito es lograr más con menos recursos. La reingeniería ha sido definida como: “el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los proceso de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez”.

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Enfoque de la administración de la calidad total

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Enfoque de la administración de la calidad total

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Es integrar toda una empresa para que realice su función. Es un esfuerzo completo de toda la empresa mediante el involucramiento total de toda la fuerza de trabajo con un enfoque de mejora continua que las empresas utilizan para lograr la satisfacción del cliente; es a la vez una filosofía administrativa completa, y un conjunto de herramientas y procedimientos para su puesta en práctica.

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Enfoque operacional o del proceso administrativo

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Enfoque operacional o del proceso administrativo

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Recoge los conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas, lo que los administradores hacen. Este enfoque pretende integrar los conceptos, principios, y técnicas que se encuentran en la base de las tareas de la administración.

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Según Hammer y Stanton; la reingeniería es rediseñar todos los procesos, cambiarlos radicalmente y reemplazarlos de forma favorable para la organización.

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Enfoque sistémico del proceso administrativo

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Enfoque sistémico del proceso administrativo

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Conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

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Organización con fines de lucro: lo que es una empresa lucrativa, también llamada empresa con fines de lucro, es aquella entidad organizativa que busca obtener ganancias monetarias y financieras en el tiempo, ya sea a través de la venta o, la oferta de servicios, bienes y productos.

Organización sin fines de lucro: se caracterizan por ser: Organizaciones que tienen estructura, objetivos, jerarquías, estatutos legales, límites internos y externos. Así como otras funciones y características similares a las de otro tipo de empresas. Son de carácter privado, no son un servicio gubernamental.

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Fines de la organización como una estructura.

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Fines de la organización como una estructura.

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Es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. Emprender un proceso de reorganización administrativa es una decisión que la organización debe evaluar detenidamente antes de ponerla en marcha.

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Es una actividad que implica la separación de algunas actividades de creación de valor de una empresa dentro de un negocio, para dejar que especialista se encargue de ellas. La actividad que se contrate puede comprender toda una función, un sistema, un proceso, o una actividad dentro de la organización.

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Concepto
Es una función especializada conformada por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro de una organización u empresa.

importancia
permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema

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Concepto
Es una función especializada conformada por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro de una organización u empresa.

importancia
permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema

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Se vincula, por una parte, a
los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes
a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes
que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado
Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento
del proceso de modernización administrativa que se inicia
en 1965.

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Necesidad de utilización de esta técnica.  

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Necesidad de utilización de esta técnica.  

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Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

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es el área de la Organización que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos.

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Posición, Funciones, Estructura y personal.

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Posición, Funciones, Estructura y personal.

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Las posiciones sirven como marcadores para los usuarios dentro de la estructura general de la organización. Se asigna una posición a cada usuario que lo determina dentro de su unidad organizativa y en relación con otras unidades de la organización. La posición indica a quién informa el usuario y quién informa al usuario.

Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera.

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas.

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Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo.

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Es una técnica de gran utilidad en la investigación cualitativa para recabar datos; se define como una conversación que se propone un fin determinado distinto al simple hecho de conversar.

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Se define como un instrumento de investigación que consiste en un conjunto de preguntas u otros tipos de indicaciones con el objetivo de recopilar información de un encuestado. Éstas son típicamente una mezcla de preguntas cerradas y abiertas. Esta herramienta se utiliza con fines de investigación que pueden ser tanto cualitativas como cuantitativas.

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Es un método de recolección de datos que consiste básicamente en observar el objeto de estudio dentro de una situación particular. Todo esto se hace sin necesidad de intervenir o alterar el ambiente en el que se desenvuelve el objeto.

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Clasificación de las unidades administrativas.

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Clasificación de las unidades administrativas.

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Las unidades administrativas son las diferentes áreas en las que se divide el Ayuntamiento (Alcaldía, Urbanismo, Atención al ciudadano, Bienestar Social, Cultura, Policía Municipal, etc.)

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Principales principios para la organización efectiva.

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Principales principios para la organización efectiva.

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Como cualquier proceso dentro de la administración, este debe responder al objetivo que se ha planteado la empresa.

Cada acción que se contemple, así como el modo de seleccionar y estructurar la información en la que se basa el plan, deben atender al objetivo principal de la empresa.

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Especialización

Se trata de aprovechar al máximo una capacidad muy concreta de un empleado o de una máquina, a fin de obtener el máximo rendimiento en esa tarea.

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Es el principio según el cual el poder se distribuye dentro de la empresa para que sea ejercido en beneficio del cumplimiento de los objetivos. Generar esa cadena de mando ayudará a tener un mejor control de las tareas en cuanto a metodología (cómo se hacen las cosas) y resultados (para qué se hacen las cosas).

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Organizar el uso y la gestión de recursos y asignar tareas requieren también la generación y distribución de responsabilidades.

La magnitud de las responsabilidades dependerá del rango y rol de la persona dentro de la institución.

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De ese modo se evitarán malos entendidos en el transcurso de las labores operativas, y se podrán establecer responsabilidades en caso de fallas y reconocimientos en casos de éxitos.

El administrador deberá procurar la comunicación clara y efectiva de esta cadena de mando, para que los empleados puedan reconocer a sus jefes inmediatos y rendirles cuentas.

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Es una parte fundamental de todo el proceso administrativo: solo difundiendo correcta y oportunamente la estructura de la empresa y sus procesos, los empleados tendrán claro su margen de acción.

En la difusión interna de esta información participan todos los miembros, pero principalmente los rangos altos y medios de la empresa, quienes bajan los datos en cascada a los empleados de base.

Es una parte fundamental de todo el proceso administrativo: solo difundiendo correcta y oportunamente la estructura de la empresa y sus procesos, los empleados tendrán claro su margen de acción.

En la difusión interna de esta información participan todos los miembros, pero principalmente los rangos altos y medios de la empresa, quienes bajan los datos en cascada a los empleados de base.

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En el momento de la organización se debe pensar en la estructura de la línea supervisoria, un grupo de personas con la responsabilidad de supervisar a otros.

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Este principio se refiere a la armonía o el equilibrio que se logra al distribuir las responsabilidades entre las distintas unidades de la empresa, y cómo estas unidades aportan proporcionalmente al logro del objetivo.

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La continuidad es el principio según el cual, al momento de organizar, debe pensarse en el largo plazo, en cómo se garantiza la estabilidad del proceso en el tiempo.La idea es que cada proceso tenga forma de iniciarse y transcurrir hasta el logro de los objetivos, e incluso que pueda prolongarse más allá de los objetivos, a su verificación y ajuste respectivos.

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La organización debe estar lo suficientemente preparada para que, en el caso de que deban realizar adaptaciones a cambios técnicos o posibles alteraciones, estas sean lo menos bruscas posible.

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Máximo objetivo al menor costo. Es la definición más certera de eficiencia aplicable a la organización. El trabajo eficiente de cualquier organización depende de cómo se realiza la función gerencial de la organización, la cual también debe promover la satisfacción entre los empleados para que -valga la redundancia- la eficiencia sea eficaz.

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La organización debe disponer de un flujo de comunicación constante, que sea fluida y que llegue de arriba a abajo en ambos sentidos. Este principio alberga conceptos como las políticas empresariales, quejas, sugerencias, programas de empresa, novedades, reacciones, etc.

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es la fragmentación o descomposición de una actividad en tareas más elementales, así como su reparto entre diferentes personas, según su fuerza física, habilidad y conocimientos. Aunque desde la prehistoria fue consustancial a toda actividad humana, la división del trabajo se intensificó con la revolución neolítica que originó las sociedades agrarias y aceleró de modo extraordinario su contribución al cambio tecnológico y social con el desarrollo del capitalismo y la revolución industrial.

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Centralización y descentralización de autoridad. 

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Centralización y descentralización de autoridad. 

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Centralización es una forma de gestión en la que el poder se encuentra concentrado en una autoridad o institución, que es quien da las directrices que deben ser ejecutadas por el resto de los entes vinculados.

Descentralización es una forma de gestión en la cual el poder es ejercido por varias autoridades o instituciones.

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Grafica de la organización (organigrama).

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Grafica de la organización (organigrama).

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Por su finalidad

Informativos: muestra la información más relevante, resumiendo datos internos de la empresa.

Analíticos: detectar la distribución de áreas, fugas de presupuesto, errores de logística, partidas de gastos, remuneraciones.

Formales: planificación global o por departamentos para un funcionamiento óptimo, y se debe aprobar por el director o empleado de mayor rango.

Informales: diseñado por cualquier trabajador sin la necesidad del visto bueno del jefe.

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Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical de la estructura.

Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

Por bloques: Se trata de una variante del organigrama tradicional basado en una pirámide.

Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.

Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.

Integral: Se trata de un organigrama que representa la totalidad de la empresa.

Funcional: Orientado a la especialización del área que representa.

De Puestos, plazas o unidades: El organigrama representa a cada trabajador de la empresa.

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Microadministrativos: Se trata de un organigrama que representa una única empresa.

Macroadministrativos: Cuando un negocio cuenta con varias empresas el organigrama que representa todas las unidades del negocio se denomina macroadministrativo.

Masoadministrativo. Es el organigrama de todas las empresas de un sector.

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Normas para el diseño de los organigramas.

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Normas para el diseño de los organigramas.

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1.       El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor.

2.       De la base inferior del rectángulo debe salir la línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa que las demás.

3.       En el nivel inmediato inferior, a la administración deberá aparecer las asesorías.

4.       Luego de las asesorías estarán las unidades operativas, con cada una de sus clasificaciones.

5.       Un organigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribución de los rectángulos, tipografía clara y de fácil lectura, proporcionalidad en los tamaños, líneas cuyo trazado no se cruce y debe ser de fácil lectura e interpretación.

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TEMA 4.   DOCUMENTACION DE PROCEDIMIENTOS

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TEMA 4.   DOCUMENTACION DE PROCEDIMIENTOS

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Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación

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En general, podemos distinguir dos tipos de políticas de empresas según sea la forma en que se originan. Estas son: A) Políticas impuestas en forma externa y b) Políticas formuladas internamente.

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La empresa se encuentra rodeada del medio (La sociedad, a través de sus sistemas políticos, sociales y económicos) donde la conducta de este afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa también afecta al medio

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Estas son las políticas que de una manera precisa, consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regiren términos generales en un determinado campo.
Políticas formuladas internamente pueden ser:
Políticas generales y políticas particulares
Políticas generales: se aplican a toda la empresa, es decir, a cada una de las unidades administrativas
Políticas particulares: se refieren a aspectos concretos de producción, ventas, compras, contabilidad, finanzas, relaciones públicas, personal, etc.

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Factores que influyen en la elaboración de una política.

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Factores que influyen en la elaboración de una política.

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Los factores que influyen en la elaboración de una política dependen de si esta se aplicara a nivel externo o interno, y dentro de lo interno influye si esta será general o particular de la empresa.

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Es la causa formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin; no se confunda con proceso administrativo el cual es una instancia jurisdiccional bajo el fuero contencioso-administrativo. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo al servicio de los intereses generales y no necesariamente la resolución sobre una pretensión ajena, como ocurre en los procesos.

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Las empresas deben establecer políticas y procedimientos y comprometerse a imprimirlas antes de contratar al primer empleado. Las políticas, definidas simplemente como reglas en cuanto a cómo la empresa y sus representantes deben manejar situaciones específicas y procedimientos, es decir, instrucciones sobre cómo llevar a cabo determinadas tareas, son cruciales para todas las empresas, independientemente de su tamaño.

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Objetivos de estudio de los procedimientos. 

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Objetivos de estudio de los procedimientos. 

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Sin perjuicio de la descripción específica de los pasos a seguir para cumplir con tareas específicas, los Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar.
1. - Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.
2. - Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
3. - Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.
4. - Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.
5. - Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
6. - Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal.
7. - Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
8. - Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.

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El Flujograma como herramienta para mejorar procesos Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una representación gráfica de una secuencia de actividades o acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo mediante el uso de símbolos.

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1. Capacitar al personal, que administra los planes y beneficios
2. Incorporación o adapcion del sistema de los lineamientos emanados
3. Elaboración de lineamientos o guías administrativas para planes y beneficios
4. Dirección ejecutiva de RR.HH.
5. Procesos de planes y beneficios del personal atender las solicitudes del personal,
6. Registrar en sistema revisar y notificar a los administradores del sistema informativos en casos de generar fallas

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Símbolos utilizados en la flujogramación de los procedimientos

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Símbolos utilizados en la flujogramación de los procedimientos

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Símbolo de Inicio / Final
Símbolo de Acción o Proceso
Símbolo del Documento Impreso
Símbolo de Multidocumentos
Símbolo de Decisión o Ramificación
Símbolo de Entrada / Salida
Símbolo de Entrada Manual
Símbolo de Preparación
Símbolo del Conector
O Símbolo
Símbolo de Unión de Invocación
Símbolo de Fusión
Símbolo de Intercalar
Símbolo de Ordenar
Símbolo de Proceso Predefinido
Símbolo del Operación Manual
Símbolo de Límite de Bucle
Símbolo de Retardo
Almacenamiento de Datos o Símbolo de Datos Almacenados
Símbolo de la Base de Datos
Símbolo de Almacenamiento Interno
Símbolo de Visualización
Conector Fuera de Página

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A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas. Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio o recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.

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TEMA 5.  MANEJO DE FORMAS EN LA ORGANIZACIÓNFORMULARIOS.

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TEMA 5.  MANEJO DE FORMAS EN LA ORGANIZACIÓNFORMULARIOS.

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Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.

Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.

Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos

Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.

Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.

Apreciar los resultados obtenidos en cada procesos.

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Fuentes de información para su preparación.

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Fuentes de información para su preparación.

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De uso comercial común (formulario para solicitud de empleo).

Elaboradas para una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaración de impuestos).

Requeridas por una instancia externa para uso exclusivo (encuesta de alguna cámara o confederación).

De uso interno(control para pedidos de papelería).

Diseñadas para la presentación de resultados (informe a órganos de gobierno).

Producto de un consultor externo (formulario para un procedimiento).

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materiales utilizados en el diseño de las formas. 

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materiales utilizados en el diseño de las formas. 

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- Cuadró de herramientas.

- Lista de campos.

- Barra de herramientas formato.

- Propiedades cuadro de texto.

- Propiedades de etiquetas.

- Propiedades del formulario.

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Área responsable del diseño y control de formas en las organizaciones.

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Área responsable del diseño y control de formas en las organizaciones.

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1. Operativamente: Son cada una de las áreas de la institución que utilizan formas para desahogar su trabajo diario y que están familiarizadas con su contenido y uso.

2. En forma especializada: Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las forma.

3. Nivel directivo: Son las personas que por su jerarquía deben aprobar todos los cambios organizacionales y por lo tanto conocen las formas o formularios.

4. Unidades de apoyo técnico: Son las áreas especializadas en el análisis, diseño y control de formas, en virtud de su especialidad, conocimiento técnico o ambos.

5. Unidades encargadas de administración de los recursos: Son las áreas responsables de manejar la papelería imprimir y almacenar formas, vigilar su reposición según las especificaciones de las áreas usuarias y resguardar archivos de tránsito y definitivo.

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Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) como las indicaciones y lineamientos necesarios para que se desempeñen mejor sus tareas.

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Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos.

Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área específica (personal), y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.

Manual específico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoría interna en forma particular.

Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.

Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores

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Identificación del procedimiento.

Nombre.

Área de desempeño.

Codificación.

Objetivos.

Normas generales.

Responsable de cada una de las actividades que lo integran.

Número de Paso o Sub-paso.

Descripción de cada una de las actividades que lo integran.

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Recopilación de información

Interpretación y diseño de la información

Elaboración del manual

Aprobación y actualización del manual

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Implica la planeación, la instrumentación y el control del flujo físico de los productos terminados desde su punto de imagen hasta los lugares de su utilización, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes a cambio de una ganancia.

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Se busca revisar y lograr mejoras en la ejecución de los procesos del área y la inserción de los mismos a la serie de Documentos Técnicos, siendo posible de este modo su utilización por parte de los trabajadores actuales y futuros.

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Métodos de implantación de los manuales administrativos.

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Métodos de implantación de los manuales administrativos.

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El Método Instantáneo. Este método es el que es implantado directamente por las autoridades superiores de la organización lo cual lo convierte en una implantación obligatoria. También se usa cuando las organizaciones son nuevas y no tiene muchas unidades administrativas o si es sencillo y no implica una cantidad grande de funciones.

Método de Proyecto Piloto: En está implantación se aplica solamente el contenido del manual a un área de la organización con el fin de medir los resultados que se obtendrán, el beneficio de este método radica en que se pueden realizar cuantas pruebas sean necesarias en áreas determinadas hasta obtener el resultado deseado. La posible desventaja de este método es que las demás áreas de la organización no le brinden mucha atención y que los recursos necesarios para el proyecto estén a disposición.

Método de Implantación en paralelo: Este método se aplica cuando su implementación va hacer amplia y alcanza grandes cantidades de información normal o estratégica en la organización, la cual va hacer cambiada simultáneamente por un periodo determinado, tanto en las condiciones tradicionales de trabajo como de las que se van a cambiar. Esto permitirá que los cambios no causen problemas ya que los mismos estarán en funciones antes de que finalicen las anteriores funciones.

Método Parcial o por aproximaciones sucesivas: Este método consiste en seleccionar un área específica para aplicar su contenido e introducir los cambios sin grandes alteraciones y dar el siguiente paso solo cuando haya consolidado el anterior permitiendo cambios graduales y controlados. Este método es de gran utilidad para implantar manuales que conlleven modificaciones sustanciales a la operatividad normal.