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Pocos lideres para un proyecto tan grande, por lo tanto la solución a los inconvenientes no tenían una gestión y pronta  solución.

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Pocos lideres para un proyecto tan grande, por lo tanto la solución a los inconvenientes no tenían una gestión y pronta  solución.

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Gerencia proyecto

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Disminuir las manualidades en la operación. STORM 

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Disminuir las manualidades en la operación. STORM 

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Que SAP entregue la herramienta probada 

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Que SAP entregue la herramienta probada 

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Encargado: Consultores SAP

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Se requiere contar con  un equipo de apoyo para ayudar a los usuarios a resolver inquietudes durante los tres primeros meses del proyecto (AV) Responsable: VDI

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Asegurar el conocimiento en los usuarios finales

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Asegurar el conocimiento en los usuarios finales

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Apropiación SAP - Ecopetrol

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Asignaciones inferiores al 50% comprometen la participación del equipo en sesiones de proyecto que pueden afectar decisiones de proceso

Responsable: Gerencia de proyecto

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La asignación de permisos y roles en la herramienta ha ocasionado molestias en la operación

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La asignación de permisos y roles en la herramienta ha ocasionado molestias en la operación

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Equipo a cargo de SOLMAN

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Asegurar que cada paso de una prueba tenga el responsable adecuado. 

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Asegurar que cada paso de una prueba tenga el responsable adecuado. 

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Que el equipo de apoyo estuviera conformado con profesionales de Tivit y de SAP. Para cumplir con la transferencia de conocimiento, y el tiempo fuera igual (AV)
Responsable: VDI

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Involucrar a mayor cantidad de usuarios pues se enfoco en los directamente afectados y no todos conocian los cambios; o fueron invitado y no participaron en las sesiones de formación

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Involucrar a mayor cantidad de usuarios pues se enfoco en los directamente afectados y no todos conocian los cambios; o fueron invitado y no participaron en las sesiones de formación

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Resp: Apropiacion + Negocio ECP

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Cambio de consultores SAP para RM y HA. SAP

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Cambio de consultores SAP para RM y HA. SAP

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Se pudo haber pensado desde el inicio en partir en releases la salida en productivo y se hubiera salido con anterioridad 

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Se pudo haber pensado desde el inicio en partir en releases la salida en productivo y se hubiera salido con anterioridad 

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Líderes y PMO

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Se debe llevar un control detallado de las configuraciones y tablas Z que deben estar listas para pruebas y producción - VDI

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Se debe llevar un control detallado de las configuraciones y tablas Z que deben estar listas para pruebas y producción - VDI

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Aprobar el modelo de CREDIT en menor tiempo (solo hasta Oct-Nov 2020)

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Aprobar el modelo de CREDIT en menor tiempo (solo hasta Oct-Nov 2020)

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Resp: arquitectura del proyecto: SAP y ECP

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¿Qué podemos hacer diferente para mejorar?

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¿Qué podemos hacer diferente para mejorar?

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Aterrizar las expectativas de los usuarios finales con respecto a los beneficios del proyecto.

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Aterrizar las expectativas de los usuarios finales con respecto a los beneficios del proyecto.

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Apropiación

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Se debe asegurar y priorizar cuáles desarrollos se certifican en qué paquete de prueba desde el comienzo para evitar correr al final con certificaciones de ultimo minuto

Responsable: equipo de calidad

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Las personas que ya conocen la herramienta deben estar acompañando a los nuevos usuarios para agilizar las pruebas y apropiación

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Las personas que ya conocen la herramienta deben estar acompañando a los nuevos usuarios para agilizar las pruebas y apropiación

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La sala de soporte fue un canal eficaz durante la salida en vivo que permitió solucionar muchos de los problemas presentados, se debe tener en cuenta para el R2

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Capacitación/socialización de usuarios finales en preparación para pruebas integrales y pruebas de regresión

# data[].attributes.subject
Capacitación/socialización de usuarios finales en preparación para pruebas integrales y pruebas de regresión

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Asegurar que la calidad e integralidad de los script de pruebas de principio a fin, con los responsables de cada vertical. 

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Asegurar que la calidad e integralidad de los script de pruebas de principio a fin, con los responsables de cada vertical. 

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Calidad

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Asegurar que los encargados de llenar tablas de homologación o transacciones de cutover conozcan y tengan las transacciones que requieren

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Asegurar que los encargados de llenar tablas de homologación o transacciones de cutover conozcan y tengan las transacciones que requieren

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Fábrica ECP y consultoría SAP

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Ampliar el equipo sega que atienda la revisión de roles y ajustes en las pruebas de calidad.

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Ampliar el equipo sega que atienda la revisión de roles y ajustes en las pruebas de calidad.

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Respo: Seguridad ECP

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El líder de la capacitación debe asegurar que el equipo participante este conectado con las capacitaciones. Menos personas en cada sesión y de ser posible con cámara encendida

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Las fabricas deben mejorar sus procesos de QA antes de entregar a pruebas de usuarios - VDI y SAP

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Las fabricas deben mejorar sus procesos de QA antes de entregar a pruebas de usuarios - VDI y SAP

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Se deben asegurar los datos maestros - Prueba integral.

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Se deben asegurar los datos maestros - Prueba integral.

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Acción: El negocio debe revisar con Datamaestra la información de clientes y materiales a usarse en la pruebas integrales.  Esto asegura que no se tengan inconvenientes de falta de configuraciones durante la prueba. Esta accion se puede hacer ya que los clientes y materiales de release 2  ya están configurados.  Responsable Patricia Castañeda - funcionales de cada negocio.

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Realizar las pruebas integrales entre negocio, consultores y fábrica, de tal manera que se pueda realizar las correcciones de los defectos sin tanto escalamiento. Responsables: Equipo consultor SAP y Negocio ECP.

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Realizar las pruebas integrales entre negocio, consultores y fábrica, de tal manera que se pueda realizar las correcciones de los defectos sin tanto escalamiento. Responsables: Equipo consultor SAP y Negocio ECP.

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Tener listos los manuales, procesos actualizados y usuarios capacitados antes de los despliegues. Apropiación STORM

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Tener listos los manuales, procesos actualizados y usuarios capacitados antes de los despliegues. Apropiación STORM

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Evitar tramitología en la solución de defectos. 

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Evitar tramitología en la solución de defectos. 

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VDI-OPERACIONES

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La configuración de la herramienta en operación se hace compleja a través del equipo de operación. A veces falta comunicación sobre decisiones tomadas respecto a los flujos de solicitudes.

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La configuración de la herramienta en operación se hace compleja a través del equipo de operación. A veces falta comunicación sobre decisiones tomadas respecto a los flujos de solicitudes.

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VDI - Proyecto

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Realizar las definiciones sobre asuntos que mas valor generan

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Estar atentos de las personas que están cansadas o que no aportan a soluciones, sino que ponen obstáculos

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Estar atentos de las personas que están cansadas o que no aportan a soluciones, sino que ponen obstáculos

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Responsable: Apropiación

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Los scripts de pruebas integrales o UAT deben poder relacionarse fácilmente para todo el flujo del proceso (mejorar nomenclatura o diccionario de scripts - procesos)

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Los scripts de pruebas integrales o UAT deben poder relacionarse fácilmente para todo el flujo del proceso (mejorar nomenclatura o diccionario de scripts - procesos)

# data[].attributes.headline
simplificar el modelo de soporte para que se ajuste a las expectativas del negico - VDI Operaciones

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simplificar el modelo de soporte para que se ajuste a las expectativas del negico - VDI Operaciones

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Los líderes de vertical deben asegurar la participación del negocio en definiciones clave que salgan desde proyecto para evitar malentendidos o sorpresas

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Los expertos funcionales deben incluir en el alcance de cada escenario de las pruebas integrales pasos que permitan ver el flujo completo incluyendo hasta el ECC

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Equipo completo en las pruebas de la funcionalidades, incluir siempre a los consultores de SAP, para que solucionen de una vez, menos tramitología. (Solo aplica para R2 las interfaces) 

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Equipo completo en las pruebas de la funcionalidades, incluir siempre a los consultores de SAP, para que solucionen de una vez, menos tramitología. (Solo aplica para R2 las interfaces) 

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Responsable: Equipo de Calidad

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Para R2, se debe considerar mantener un equipo integral conformado por consultoría SAP y TIVIT, por un tiempo mínimo de tres meses donde  exista una transferencia de conocimiento integral, con un levantamiento de lecciones aprendidas que podrán servir como insumo para soluciones de inconvenientes futuros. (AV)
Responsable: VDI

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Las personas de TIVIT deben estar desde la salida en productivo del proyecto con SAP para el soporte de la herramienta

# data[].attributes.subject
Las personas de TIVIT deben estar desde la salida en productivo del proyecto con SAP para el soporte de la herramienta

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Responsable: VDI Operaciones

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Para los incidentes de operación, que se presento, como se resolvió, acciones que eviten de nuevo el incidente.

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Organizar los transportes de las OT entre las instancias para que se hagan los paquetes completos

# data[].attributes.subject
Organizar los transportes de las OT entre las instancias para que se hagan los paquetes completos

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Resp: Equipo VDI

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debe asegurar un plan de R2 que permita la alineación con los equipos de negocio de otros procesos y sus herramientas que serán fuentes de información para soportar el proceso comercial y logístico.

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debe asegurar un plan de R2 que permita la alineación con los equipos de negocio de otros procesos y sus herramientas que serán fuentes de información para soportar el proceso comercial y logístico.

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VDI (Francisco Daza y John Chávez)

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El equipo funcional del Proyecto debe realizar una planeación y estimación de tiempos en pruebas con mayor rigurosidad, siendo esta más realista.

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El equipo funcional del Proyecto debe realizar una planeación y estimación de tiempos en pruebas con mayor rigurosidad, siendo esta más realista.

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Equipo pruebas - gerencia storm

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Cumplimiento del alcance en cuanto a la ejecución del proyecto y los tiempos pactados para los entregables

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Cumplimiento del alcance en cuanto a la ejecución del proyecto y los tiempos pactados para los entregables

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Identificar el protocolo definido por tema de defectos, y que todas las partes lo conozca. ¿Qué es un defecto? ¿Qué es un control de cambios?

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Identificar el protocolo definido por tema de defectos, y que todas las partes lo conozca. ¿Qué es un defecto? ¿Qué es un control de cambios?

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¿Qué fue más sencillo de lo que imaginamos?

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¿Qué fue más sencillo de lo que imaginamos?