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Consiste en el análisis de la estructura formal oficial de la empresa y la proposición de modificaciones. Teniendo en cuenta las particularidades que le han impreso su evolución histórica y el entorno en que se desenvuelve.

En este estudio puede darse los siguientes aspectos:

- Revisión de la estructura actual.
- Reordenamiento de la estructura actual
- Creación y supresión de unidades

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Esta función abarca comúnmente las etapas de:

- Analisi y determinación de las funciones de las unidades actuales y por crearse.

- Establecimiento de las labores necesarias para cumplir con esas funciones, midiendo sus exigencias técnicas y el tiempo que demanda su realización.

- Descripción de los cargos que deben desempeñarse para el cumplimiento de las labores.

- Establecimiento de las relaciones que debe mantener cada cargo con los restantes, sean estos componentes de la misma unidad o bien pertenezcan a otras, y también con el medio externo.

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¿Que es un procedimiento?

- Un procedimiento es un conjunto de acciones que tienen que realizarse todas igualmente, para obtener los mismos resultados bajo las mismas circunstancias.

Y es que el estudio de los procedimientos se centra en los pasos:

1. Revisión de procedimientos vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias para incrementar la eficiencia.

2. Estudio de procedimientos nuevos para las unidades que se hayan creado o para cumplir nuevos objetivos y funciones.

3. Consideración de las relaciones entre diferentes procedimientos dentro de un sistema general operativo informativo, señalando interrupciones y superposiciones, tomando en cuenta la secuencia que deben seguir.

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¿Que es un formulario?

- Un conjunto de casillas que se puede añadir a una página y que permite recoger datos que introduce el usuario para luego procesarlos.

Toda empresa genera un gran número de formularios de  diferente naturaleza como los cuales son:

Diseño, información transmitida, cantidades, tramitaciones, control y archivo.

Esta Función comprende los siguientes aspectos:

1. Establecimiento de reglas para el diseño de formularios: normalización, distribución de campos, tipos de papel, color, etc.)

2. Revisión de los formularios vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias para su estandarización, dentro de las normas establecidas.

3. Diseño de nuevos formularios, requeridos por procedimientos nuevos o modificados.

4. Consideración de la dinámica de los formularios (flujo a través de la organización), dentro de los procedimientos que se cumplan en la empresa.

5. Determinación de los lugares y métodos de archivo de la       documentación procesada.

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¿Que es un manual?

- Se trata de una guía que ayuda a entender el funcionamiento de algo, o bien que educa a los lectores acerca de un tema de forma ordenada y concisa.

Esta función se concreta principalmente en estos aspectos:

1. Preparación de manuales, conteniendo disposiciones sobre estructura, políticas, funciones, normas aplicables y procedimientos.

2. Revisión de los manuales actualmente en vigor y análisis de las modificaciones que deban introducírseles para adaptarlos a los cambios organizacionales que se propongan.

3. Análisis de la coherencia interna de los manuales y de éstos entre sí.

4. Compilación y divulgación de los manuales aprobados y en vigencia.

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Se define como la ordenación física de los elementos que constituyen la empresa.

Se pretende un mejor aprovechamiento del espacio, rapidez y facilidad de circulación tanto de personas como de documentos.

Esta función se concreta en los aspectos que se enumeran a continuación:

1. Distribución de las actuales oficinas, estipulando un plan general.

2. Determinación de las necesidades de cada oficina en lo relativo a los equipos, muebles y útiles que exija el buen desempeño de las actividades bajo su responsabilidad.

3. Modificaciones que pueden introducirse a futuro en la distribución propuesta, por reestructuraciones, estandarización. nuevos procedimientos, nuevos cargos.