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Quando se fala em ferramentas de gestão do conhecimento nas empresas, a influência de tendências como a transformação digital ou do uso de ferramentas SaaS, têm levado à duas abordagens principais:

De um lado, usar softwares colaborativos baseados na nuvem, sem o fim específico de gestão do conhecimento (alguns deles com planos até mesmo gratuitos), que auxiliam na troca de informações de forma ágil, tais como o Slack, o Trello, o Microsoft Teams, e até mesmo drives compartilhados com edição de arquivos colaborativamente em tempo real, como é o caso do Google Drive e o do OneDrive.

De outro, usar ferramentas de gestão do conhecimento nas empresas especificamente criadas com este objetivo, algumas delas com foco centrado em determinado conhecimento, como a modelagem de processos, por exemplo.

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Ferramentas de gestão do conhecimento nas empresas criadas para isso

As ferramentas para gestão do conhecimento nas empresas têm o objetivo de transformar o conhecimento tácito (pessoal e não sistematizado) em explícito (de domínio geral e documentado).

Para isso, é preciso, entre outras evoluções, transformar dados em informações (como, por exemplo, números frios em gráficos inteligíveis) e, da mesma forma, informação em conhecimento (por exemplo: saber usar esses gráficos para tomar decisões, baseado na experiência, entre outros fatores).

Para isso, é preciso que tanto os dados como as informações fluam por toda a organização de forma transparente. E quando estes dois elementos se tornam em conhecimento, este deve ser sistematizado em documentos, templates, frameworks, manuais, apresentação de slides, vídeo-aulas e diversas outras mídias.

Para facilitar essas atividades, algumas ferramentas de gestão do conhecimento nas empresas foram criadas, confira algumas delas:

1- Bitrix24

Usado por mais de 2 milhões de empresas em todo o mundo o Bitrix24 é uma plataforma gratuita de colaboração online que conta com 35 diferentes ferramentas desenvolvidas para a difusão da informação e do conhecimento entre equipes.

Integrando todas as áreas de empresa, conta com intranet social, gerenciamento de projetos, chat em vídeo e, é claro, gerenciamento de documentos na nuvem, em drives virtuais, de forma organizada e acessível, entre outras funcionalidades.

2- AnswerHub

Com uma proposta diferenciada e bastante específica dentre as ferramentas de gestão do conhecimento nas empresas que selecionamos, o AnswerHub funciona no esquema de Perguntas & Respostas.

Além disso, ele conta com ferramentas de auxílio para a criação de ideias e uma base de conhecimentos ideal para armazenar e difundir as informações na empresa, tanto que organizações como Harvard Business Publishing, GE, eBay e LinkedIn fazem uso deste software de gestão do conhecimento.

3- Confluence

Talvez a mais conhecida das ferramentas de gestão do conhecimento nas empresas de nosso a lista, o Confluence é um poderoso repositório de informações e conhecimento criado com o fim específico de ajudar as pessoas nas organizações a descobrirem como fazer as coisas que desejam.

A ferramenta de busca, muito bem elaborada, é peça chave neste software que permite também trabalhar e colaborar em projetos sem mudar de ferramenta, usufruir da base de conhecimentos para publicar e acessar informações (inclusive para suporte aos clientes), documentação de projetos e de equipes entre outras vantagens.

Já são 100 milhões de páginas criadas na ferramenta por organizações e empresas do porte da NASA, Lufthansa e Spotify.

4- HEFLO

Especificamente voltada para a modelagem de processos, automação e documentação dos mesmos, HEFLO não tem o escopo principal de fazer a gestão do conhecimento na empresa, no entanto, se seu objetivo e documentar processos e o conhecimento adquirido através deles, esta é a ferramenta ideal.

Além de gerar a documentação dos processos instantaneamente, após a modelagem ter sido feita no esquema “arrasta e solta”, característico dos softwares low code BPM, HEFLO conta com uma biblioteca de processos que pode ser consultada a qualquer momento, baseada na nuvem e acessível por dispositivos móveis.

Além de permitir o trabalho em equipe, cada fluxo de processo é armazenado sem que as versões anteriores se percam, criando um repositório de conhecimento e aprendizado que mostra toda a evolução de cada projeto, da ideia inicial, suas modificações passo a passo, até chegar ao fluxo final, como foi implantado.