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Rédiger un courriel - Objectif de séance (28/11)

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Rédiger un courriel - Objectif de séance (28/11)

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corriger le courriel qui fait suite à votre entretien du 10/11 lors du salon MIFEXPO
Suivre les étapes décrites ci-après.
Travail à faire de manière manuscrite, une copie par étudiant.

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1- A partir de toutes les ressources fournies en version papier, ci-joint (extraites de votre lien padlet), vous créerez votre fiche synthèse des règles d'or d'un courriel (e-mail) professionnel adressé à  un client.
- Chaque règle sera numérotée, et comprendra un exemple rédigé
- Pas de redondance
- Liste exhaustive et adaptée à un contexte commercial professionnel

2- Rédigez votre mail
Fond (contenu, structure) :
- reprendre les consignes notées au tableau le 21/11
- tenir compte des retours individualisés de Mme Aubry transmis par mail.

3- Sur votre fiche, cochez chaque règle  appliquée

4- Transmettez votre courriel à votre voisin pour relecture de l'orthographe.
- Correcteur : notez votre nom sur la copie et corrigez en rouge à la main

En fin de séance : remise de votre fiche + courriel à Mme Aubry

Rappel : format papier et manuscrit

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Rédiger un courriel de manière professionnelle

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Respecter une charte d'utilisation de la messagerie
--> et corriger les fautes du texte ci-joint !

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Last but not least ... Attention à l'expression écrite !

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Familiarités, abréviations, fautes... Mal formulé, votre mail écrit à la hâte risque, au mieux, d'agacer, au pire, d'être jeté à la corbeille.

L'écrit électronique est traître. Sous ses faux airs de convivialité, il offre une liberté illusoire. D'un simple clic on répond instantanément, mais en s'affranchissant des usages très codifiés de la correspondance papier. Or, ces usages sont les mêmes. Et, oui, on peut répondre en temps réel avec peu de mots en respectant ces règles. Un e-mail bien rédigé pour votre supérieur ou vos collaborateurs mettra en valeur votre image, car il est le reflet de votre compétence. Voici 7 erreurs fréquentes à rayer de vos pratiques.

1. Objet : RE : RE : RE : RE : RE : " commande ", ou " informations ", " news "

Pour l'objet du mail, il n'y a rien de pire que le flou. Sous l'avalanche des courriels, votre interlocuteur n'ouvrira pas le vôtre. Sauf s'il sait de quoi il retourne. Ayez en tête cette idée : mon mail doit être prioritaire. Alors soignez ce champ-là en étant informatif et bref. Attention toutefois aux phrases de 3 kms, illisibles. Cela peut irriter. Et si vous êtes en e-conversation avec un client ou un fournisseur, évitez les allers-retours avec une kyrielle de RE : qui brouille la vue. Un seul " retour " est acceptable.

>>> Ecrire : " CR de la réunion du 20/01 ", ou " Prochaine AG sur le projet Z ", " Re : Devis (V2) ".

2. " Salut ! ", " Re-moi " ou " --- "

Il est difficile de choisir la juste formulation pour saluer. Ne rien écrire est discourtois. Il s'agit de bien mesurer la distance avec son destinataire. Deux options : 1/ Vous ne le connaissez pas. Ecrivez " Cher Monsieur ", c'est toujours très apprécié ; 2/ Vous le connaissez. Usez du " Bonjour ", ou appelez-le par son prénom, suivi d'une virgule.

Evitez le " Salut ! " ou " Coucou, c'est moi ! ", trop familiers dans l'entreprise. Ou encore le " Re-moi ", signalant le deuxième mail du jour, au risque de vous dévaloriser. Au contraire, si vous avez déjà conversé, ne saluez plus. On trouvera normal que vous souhaitiez approfondir le sujet.

>>> Ecrire : " Bonjour Madame (ou Madame D), " Monsieur le Directeur ", " Cher Monsieur ", " Cher Professeur Y ", " Anne, "

3. " Je prendrai les sanctions qui s'imposent ", " Les effets néfastes de votre retard "...

Ici les mots sont durs, accusateurs ! Ils font voler en éclat les barrières sociales. Gardez-vous d'exprimer votre colère à l'écrit. C'est violent et ça laisse des traces auprès du partenaire ou du collaborateur. Il est capital de mettre son " cyber-stylo " à distance de ses émotions. Restez neutre, nuancez votre vocabulaire. Un style moins direct portera tout autant.

>>> Ecrire : " Votre retard nous porte préjudice ", " Je suis déçu(e) par votre attitude "

4. Rdv, Ns, Vs, qqch, cad, cdt

Voici un joli style SMS qui ne fait pas sérieux. C'est vilain, écrit à la va-vite, sans considération pour l'autre. Parce que vous l'obligez à faire le travail à votre place. A lui de décrypter et de compléter. Trop désinvolte ! Dans la même veine bannissez le point d'exclamation, d'un registre trop affectif.

>>> Ecrire : Vous, nous, cordialement, etc.

5. " Je vous (serais) gré ". " Pallier (aux) difficultés "

Les fautes de français (comme les fautes d'orthographe) sont d'un effet déplorable. Elles laissent penser que vous ne maîtrisez pas la langue de Molière. Cela vous décrédibilisera auprès des équipes ou d'un chef. On a droit à la coquille, mais à une seule pas davantage. Alors, n'hésitez pas à prendre un dictionnaire, vérifier les règles de grammaire, ou vous faire relire par un tiers de confiance.

>>> Ecrire : " Je vous saurais gré ", " pallier les difficultés ". " Je me permets de ", " j'envoie " (sans s), " Je vous joins (sans " ts ") " Nous avons été reçu(e)s "

6. " Car en effet ", " puis ensuite ", " mais toutefois "

Même remarque que précédemment. Ces pléonasmes horripilent. Dans les deux cas vous risquez d'être la risée du département ou de l'entreprise, parce que vos collaborateurs vont transférer ces mails à leurs collègues : " t'as vu, il est nul ! ". Et ils se propageront rapidement.

>>> Ecrire : car OU en effet, mais OU cependant, etc.

7. " Merci de votre réponse. ", " A votre disposition. "

Pour les personnes de l'extérieur, client ou partenaire (voire recruteur), ce raccourci est malheureux. Il laisse une impression de supériorité, donne un ton à la limite de l'impératif. Obligez-vous à rédiger une phrase entière : sujet, verbe, complément. Mieux vaut agir de même à l'égard de votre hiérarchie. Cela sera considéré comme une marque de respect.

>>> Ecrire : " Je vous remercie de l'attention que vous porterez à... ", " Je me tiens à ta disposition pour... ".

(1) Auteur de Savoir rédiger vos e-mails professionnels, Gualino (Lextenso Editions).

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E-mail: les sept erreurs qui ne pardonnent pas

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L'écrit électronique est traître. Sous ses faux airs de convivialité, il offre une liberté illusoire. D'un simple clic on répond instantanément, mais en s'affranchissant des usages très codifiés de la correspondance papier. Or, ces usages sont les mêmes. Et, oui, on peut répondre en temps réel avec peu de mots en respectant ces règles.

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Il est important de ne pas faire de fautes d'orthographe dans un e-mail, en particulier si celui-ci est rédigé dans un cadre professionnel (lisez à ce sujet notre article " Écrire un e-mail professionnel ").

Il est important également d'utiliser des formules de politesse adéquates. Elles ne s'emploient pas en toutes circonstances. De même qu'il n'est pas nécessaire d'adresser " sa considération distinguée " à un collègue, on ne termine pas son courriel par un simple " cordialement " lorsqu'on envoie sa candidature à un poste ou qu'on écrit à son supérieur hiérarchique.

Les formules qui permettent d'entamer et de conclure un e-mail ne sont pas les mêmes selon l'interlocuteur et la situation. Le Projet Voltaire, spécialiste en orthographe et en expression, partage avec vous ses conseils en la matière. Suivez le guide, et utilisez à bon escient chaque formule de politesse en début et en fin d'e-mail !

Sommaire

... quand on s'adresse à un collègue

On suppose ici que vous connaissez la personne à qui vous vous adressez. Elle travaille dans la même entreprise que vous, peut-être dans le même service. Au moins, vous savez de qui il s'agit, même si vous ne vous fréquentez pas au quotidien. Il ne s'agit pas d'un supérieur hiérarchique ni d'un client. Dès lors, il est inutile d'aller plus loin qu'un " Bonjour " suivi du prénom de cette personne (" Bonjour Pierre ", " Bonjour Nathalie "...).

Certain(e)s choisissent même de se passer du " Bonjour " et de mettre seulement le prénom. Nous ne le recommandons pas, un " Bonjour " fait toujours plaisir, surtout avec un " J'espère que tu vas bien " ! Si vous connaissez bien la personne et que vous avez tissé avec elle des liens qui vont au-delà du strict cadre professionnel (et seulement dans ce cas !), une formule plus informelle est acceptable : Coucou, par exemple.

À l'inverse, si vous ne connaissez pas du tout la personne, " Cher collègue " / " Chère collègue " peut être approprié. Bien entendu (mais vous le savez déjà si vous êtes dans cette situation), certaines professions exigent d'utiliser le " Chère consœur " ou " Cher confrère ".

... quand on s'adresse à un supérieur hiérarchique ou à un client

Imaginons cette fois que vous vous adressez à un client ou à un supérieur hiérarchique. Dans le premier cas, souvenez-vous que vous ne parlez pas seulement en votre nom : vous représentez votre entreprise. Dans le second, il est évident qu'on attend de vous que vous employiez les bons termes. Une formule de politesse dans un e-mail professionnel est particulièrement importante ! Voici les plus appropriées :

Bonjour Madame / Bonjour Monsieur ;

Madame / Monsieur ;

Madame / Monsieur suivi du titre de la personne (Madame la Présidente, Monsieur le Directeur, etc.)

Nous ne conseillons pas le " Chère Madame / Cher Monsieur ", sauf si vous connaissez déjà la personne à qui vous vous adressez.

... quand on postule ou qu'on effectue une démarche appelant une réponse

Vous êtes sur le point d'envoyer votre candidature par e-mail ou d'effectuer une démarche appelant une réponse de la part de votre interlocuteur ? Choisissez là aussi la formule adéquate. Dans l'objet de l'e-mail, indiquez : " À l'attention de Madame / Monsieur X " toujours avec une majuscule (et méfiance : l'attention n'est pas l'intention !).

Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire, vous pouvez tout simplement écrire " Madame, Monsieur " ou " Mesdames, Messieurs " si la situation s'y prête. Bien entendu, si vous connaissez la fonction de votre destinataire, indiquez-la (" Madame la Directrice des ressources humaines ", " Monsieur le Directeur général "...) en veillant aux accords masculins et féminins !

Découvrez les solutions Orthographe et Expression du Projet Voltaire

On pourra commencer le courriel par " J'ai l'honneur de vous présenter ma candidature au poste de... " ou bien : " Vous recherchez un professionnel / un spécialiste de... ".

Notez que, dans tous les cas, il faut bien entendu éviter de faire des fautes dans ses e-mails ! Pour une candidature, cela est mal vu... et de nombreux recruteurs font attention aux erreurs des candidats à l'écrit et à l'oral (découvrez l'étude Ipsos à ce sujet). Le Projet Voltaire propose une solution de remise à niveau en orthographe et en expression. Découvrez par ailleurs notre module Courriel.

Découvrez le module Courriel du Projet Voltaire

... quand on s'adresse à un collègue

Une formule de politesse en fin d'e-mail est évidemment la bienvenue, y compris si on s'adresse à un collègue. " Bien à toi " est approprié (ou éventuellement : " Bien à vous "). " Cordialement " (ou " Bien cordialement ") peut également fonctionner... même si la formule ne convient pas à tout le monde. Et comme le rappelle cet article en lien, il est possible de faire autrement. Ainsi, tout simplement :

Bonne journée ;

Excellente fin de semaine ;

Amitiés.

Si on connaît bien la personne, le smiley peut être utilisé ! On peut même user dans certains cas de formules de politesse originale... encore une fois, si la situation le permet ! " Théâtralement vôtre ", " Musicalement "... Et si rien de cela ne vous convient, voici une liste de suggestions utilisables :

Sincèrement ;

Sincèrement vôtre ;

Avec mes salutations ;

Avec mes remerciements ;

En vous souhaitant une bonne / agréable journée.

... quand on s'adresse à un supérieur hiérarchique ou à un client

Là encore, précisons qu'on ne s'adresse pas à un collègue. Le courriel dans son ensemble doit donner une bonne impression de soi et/ou de son entreprise, et ce même si vous n'attendez pas de réponse. Les formules de politesse les plus classiques que nous recommandons d'utiliser sont les suivantes :

Je vous prie d'agréer mes meilleures salutations ;

Veuillez recevoir mes salutations distinguées.

On peut ajouter " Madame, Monsieur " au milieu de la formule, ou bien le titre de l'interlocuteur : " Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes meilleures salutations " ; " Veuillez recevoir, Madame la Directrice, mes salutations distinguées ".

Il existe de nombreuses " variantes ", comme :

Veuillez agréer l'expression de mon profond respect ;

Veuillez croire à mes sentiments cordiaux et respectueux.

Celles-ci peuvent être déclinées autrement : " Je vous prie de recevoir... ", " Je vous prie d'agréer ", " Recevez... ".

... quand on postule ou qu'on effectue une démarche appelant une réponse

La formule de politesse d'un e-mail attendant une réponse ou d'un e-mail de candidature doit être choisie avec soin. Sans brusquer son interlocuteur, il est en effet important de mentionner le fait qu'on attend une réponse et que celle-ci est importante. Ainsi, on pourra choisir :

Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer l'expression de ma considération ;

En espérant que ma candidature retienne votre attention, je vous prie de recevoir l'expression de ma considération ;

Me tenant à votre disposition pour un entretien à la date qui vous conviendra, veuillez agréer mes sincères salutations ;

Dans l'attente d'une réponse que j'espère favorable, je vous adresse mes salutations distinguées.

Ces formules peuvent bien entendu être modulées avec celles présentées plus haut.

Si vous tenez à manifester encore plus votre motivation et que la situation vous y autorise, n'hésitez pas à en glisser davantage avant la formule de politesse :

Désireux/se de vous démontrer ma motivation, je suis à votre disposition pour convenir avec vous d'un rendez-vous à votre convenance ;

Si mon profil vous intéresse, convenons dès maintenant d'un rendez-vous ;

Je serais très heureux/se que ma candidature ait su vous convaincre.

Les situations particulières

Les formules de politesse pour exprimer son mécontentement dans un e-mail

Sachons surtout demeurer courtois ! La colère est mauvaise conseillère, dit-on. Elle ne justifie pas l'impolitesse. Ainsi, même si vous êtes face à une situation qui provoque un mécontentement légitime, sachez employer les bons mots.

Ainsi, le " Bonjour " reste de circonstance. À défaut, usez au moins d'un " Madame, Monsieur " ou du titre de votre interlocuteur : " Monsieur le Responsable ", " Madame la Déléguée à... ". Pour la suite, encore une fois, on ne saurait trop vous conseiller de rester respectueux et de ne pas faire preuve de sarcasme. Cela peut vous desservir. Pour autant, dites les choses clairement :

Je souhaite, par la présente, vous faire part de mon mécontentement au sujet de...

Il s'avère que vous n'avez pas tenu vos engagements...

Ce dont nous avions convenu n'a pas été respecté...

Je suis aujourd'hui furieux/se de cette situation...

J'ose espérer que nous trouverons rapidement une solution pour remédier à...

Malgré votre indignation, il est préférable de conclure avec l'une des formules vues dans les paragraphes précédents et de remercier votre interlocuteur. Il sera plus enclin à vous répondre dans les meilleurs délais.

Les formules de politesse dans un e-mail adressé à l'administration

Un courrier administratif est un peu particulier. Très souvent, on attend une réponse. Il faut donc se montrer précis, courtois, et encore une fois employer les formules de politesse adéquates. La plus courante, pour commencer son courriel, sera le traditionnel " Madame, Monsieur ", mais il est possible (et souhaitable) d'indiquer plutôt la fonction de la personne : Monsieur l'Adjoint au maire, par exemple.

Notez que dans certains cas la fonction est un titre. Il n'est alors pas nécessaire de la faire précéder de " Monsieur " ou " Madame ". Par exemple, pour les avocats, les huissiers et les notaires, on indiquera " Maître ". Pour un médecin, ce sera " Docteur ", et pour un professeur... " Professeur ". Si vous vous adressez à un ministre, un député ou un président, il faudra écrire : " Monsieur le Ministre ", " Madame la Députée ", " Madame la Présidente ".

Les formules de politesse à utiliser en fin de courriel sont évidemment courtoises : " Je vous prie d'agréer... ", " Je vous prie de recevoir... ", " Veuillez agréer ", etc.

Les formules de politesse pour un mariage, un décès ou une naissance

On doit parfois envoyer un message pour assurer une personne de son soutien (en cas de décès notamment) ou pour la féliciter (pour un mariage ou lors de la naissance d'un enfant). Dans ces cas-là, l'usage impose certaines règles. Ainsi, pour un décès :

Je vous prie de croire en mon soutien sans faille dans cette épreuve ;

Je t'adresse toute mon amitié en ces tristes circonstances ;

Veuillez trouver ici l'assurance de mon amitié et de mon soutien.

Pour un mariage ou une naissance, on privilégiera des formules telles que :

Nous vous adressons tous nos vœux de bonheur / toutes nos félicitations ;

Nous vous souhaitons le meilleur pour ce nouveau chapitre de votre vie ;

Nous tenions à souhaiter la bienvenue à votre bébé et à présenter nos félicitations aux heureux parents.

Les formules de remerciement dans un e-mail

Tout dépendra ici... Qui remerciez-vous et pourquoi ? Là encore, le ton doit s'adapter aux circonstances. Ainsi, selon la situation, on vous conseillera les formules suivantes :

J'ai bien reçu votre courriel et je vous remercie beaucoup pour vos mots d'encouragement...

Avec mes remerciements, je vous prie d'agréer l'expression de mes sentiments respectueux...

Je vous remercie beaucoup de votre compréhension...

Vous remerciant par avance pour...

Je vous remercie de votre diligence / professionnalisme...

Encore une fois, adaptez votre prose selon la personne et la situation.

Les formules de politesse en anglais

Il peut arriver, dans un cadre privé ou professionnel, de devoir écrire un courriel en anglais. Auquel cas on privilégie la formule " Dear " : " Dear Fred ", " Dear Mr. Simpson "... selon le degré de familiarité ou de proximité entretenu avec la personne.

En fin d'e-mail, si vous êtes proche de votre destinataire, vous pouvez utiliser " Best regards " ou " Kind regards ". Si vous êtes amis, les formulations à employer seront " Best wishes ", " Cheers " ou " All the best ". Dans un contexte plus formel, écrivez plutôt " Respectfully ", " Yours sincerely " ou " Yours faithfully ".

Les formules de politesse à éviter

Eh oui, certaines formules peuvent être maladroites et froisser ou agacer votre interlocuteur. Voici quelques rappels utiles de ce qu'il ne faut pas faire...

D'abord, comme mentionné plus haut, ne confondez pas " à l'attention de " avec " à l'intention de " dans l'objet de l'e-mail. Dans ce cas, c'est bien " à l'attention de " : c'est cette formule qui permet de s'adresser à quelqu'un (l'intention marque la volonté).

De même, ne vous trompez pas en employant l'expression " je vous saurais gré ". C'est bien le verbe " savoir " qui est utilisé, et non pas " être " : on n'écrit pas " je vous serais gré ". Vous pouvez en revanche employer l'expression " je vous serais reconnaissant ".

De manière générale, évitez les abréviations (comme " cdt " à la place de " cordialement "). Cela peut passer pour de la paresse !

Enfin, nous vous déconseillons d'utiliser certaines formules qui peuvent être vues comme trop pressantes : " daignez accepter ", " en espérant une réponse rapide de votre part "...
Notez-le : nous nous sommes permis dans cet article d'employer le terme " e-mail ", synonyme de " courriel ", car il est davantage demandé sur les moteurs de recherche.

Découvrir aussi sur le blog du Projet Voltaire : comment améliorer vos écrits professionnels et les trucs et astuces pour un e-mail parfait.

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Formule de politesse dans un e-mail : laquelle employer ? - Projet Voltaire

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Il est important de ne pas faire de fautes d'orthographe dans un e-mail, en particulier si celui-ci est rédigé dans un cadre professionnel (lisez à ce sujet notre article " Écrire un e-mail professionnel " ). Il est important également d'utiliser des formules de politesse adéquates. Elles ne s'emploient pas en toutes circonstances.

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Signer son courriel... avec son nom complet.
Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.), précisez-le sous votre nom et ajoutez le nom et/ou le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Si vous n’avez pas de titre professionnel mais que vous possédez votre propre blog ou site internet, incluez le lien sous votre nom s’il a un rapport avec le contenu de votre message. Si votre email est à caractère professionnel, n’incluez l’adresse de votre site internet ou de votre blog que s’il est lié à votre carrière et non s’il traite de vos loisirs ou de vos centres d’intérêt.

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Pour diffuser vos coordonnées, rappeler votre numéro de mobile, faire la promo de votre site Web, de votre blog, de votre profil Facebook, Tumblr, Instagram ou Twitter, vous pouvez ajouter automatiquement à la fin de vos e-mails sortants Gmail un petit texte personnalisé, appelé signature.

Pour cela, cliquez sur la roue dentée en haut à droite de Gmail et sélectionnez Paramètres. Dans l'onglet Général, intéressez-vous au milieu de la page à la section Signature.

Désélectionnez l'option Aucune signature et sélectionnez la ligne dans laquelle figure votre adresse Gmail.

N.B. : si vous disposez d'adresses secondaires liées à votre compte, vous pouvez associer une signature différente à chacune d'entre elles. Déroulez simplement la liste des adresses disponibles pour sélectionner la signature à créer ou modifier pour chaque adresse.

Tapez votre texte dans le champ principal.

Vous pouvez mettre en forme le texte (gras, italique, couleurs, etc.) et ajouter des liens.

Vous pouvez également insérer une image en cliquant sur le bouton ad hoc. Attention : celle-ci devra être stockée sur un site externe. Vous indiquerez simplement à Gmail son adresse (URL).

Validez enfin en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications tout en bas de la page.

Votre signature sera désormais ajoutée à la fin de tous vos courriels sortants.

Ne mettez pas n'importe quoi dans votre signature !
Comment présenter votre signature, quelles informations y faire figurer ?
Consultez la page Concevoir la signature d'un e-mail !

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Q1 Savez-vous insérer une pièce jointe (PJ) ? Si non :
-  cliquez sur l'icône "paramètre"
cf voir image ci-dessous
- puis sur "aide". Saisissez les bons mots clefs et consultez les propositions
Q2 Pourquoi est-il recommandé de préalablement transformer cette pièce jointe en format PDF ?
Lien ci-dessous : lire, visionner la vidéo puis.. faire l'essai ...
https://www.commentcamarche.com/faq/5731-transformer-un-fichier-word-en-pdf
Q3 : CC, CCi : dans quel but ?

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Objectifs :
- Créer le support d’information précisant les modalités de la réunion (date, participants, ordre du jour)
- Diffuser ce support à votre interlocuteur de l'entreprise mandante

1- Préparer l'ordre du jour de la future réunion à distance
2- Rédiger le support d'information
3- Diffuser l'invitation à partir de votre agenda.

4- Préparez vous à animer cette visio-conférence

Ressources disponibles :

- Ressource 1 Modèle de support d'information proposé par l'outil  « Team meeting »

- Ressource 2 « Comment animer une réunion en visioconférence »

Annexe : Grille d’évaluation pour la simulation de la visioconférence

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Ressource 1 - Support d'invitation à une réunion à distance ("en visio")

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Ressource 1 - Support d'invitation à une réunion à distance ("en visio")

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Visio Ressource 1 modele de support invitation

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Ressource 2 - Comment animer une réunion en visioconférence ?

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Ressource 2 - Comment animer une réunion en visioconférence ?

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Visio Ressource 2 comment animer une visio-conference