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Nossa oficina apresenta um problema em relação a logística de atendimento, o que ocasiona espera em filas e acaba muitas vezes incomodando nossos clientes, esse problema também faz em alguns casos com que perdemos clientes.

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Problemas  que o projeto tem que solucionar?

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Problemas  que o projeto tem que solucionar?

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Blog Aevo | Gestão de Projetos e Inovação

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É próximo de zero o número de empresas que nunca passaram por problemas de atrasos na gestão de projetos. Está enganado quem pensa que para cumprir prazos basta um cronograma pregado na parede e um chefe autocrata. O cronograma, se bem-feito, é uma ferramenta essencial e não pode ser deixado de lado.

Algumas técnicas podem ser usadas para que o cronograma seja mais preciso e eficiente, pois não é tarefa simples determinar as etapas de um grande projeto. Já o chefe tirano é completamente desnecessário e pode ser substituído por um líder prestativo e comunicativo. Mas ainda falta alguma coisa. Mesmo um excelente líder com um excelente cronograma está sujeito a atrasar.

As causas de um atraso podem ser variadas e muito complexas, e é preciso grande controle e visão sobre o projeto para eliminar esse problema e suas tristes consequências. Nem sempre as coisas saem como previsto. Ou melhor, quase nunca. O gerente de projetos deve deixar de lado a visão idealista e considerar tudo - e não é pouca coisa - que pode afetar a realidade do projeto.

A importância da gestão do tempo em projetos é inquestionável e é necessário trabalhar duro para que os erros sejam minimizados. Muitas vezes um atraso se dá pela determinação errada de prazos, isso é, o tempo determinado para realizar esta ou aquela atividade não é suficiente. O fornecedor não entrega, o recurso não chega, há muita burocracia. São muitos os motivos que podem terminar em prazos extrapolados, mas o gestor deve se manter atento a todos eles.

Por mais trabalhoso que seja montar um cronograma preciso, vale mais a pena do que lidar com a série de problemas causados por atrasos não planejados. Confira a seguir uma lista com seis problemas gerados por atrasos na gestão de projetos.

1. Aumento de custo

O principal problema decorrente de atrasos é o aumento de custo gerado. O grande trabalho das empresas está canalizado para a melhoria dos processos de forma a reduzir ao máximo os custos. Aí vem um projeto atrasado e - pronto - gera um enorme gasto para a companhia.

A produtividade está ligada ao aumento ou diminuição de custos dos projetos. Pessoas, tempo, máquinas e seus esforços não devem ser desperdiçados em nenhuma função. Assim, é fácil entender: projeto atrasado significa a empresa gastar dinheiro enquanto poderia ganhar em outra coisa.

2. Perda da credibilidade interna

Para que os funcionários de uma empresa se mantenham motivados, é preciso que acreditem no seu potencial individual e no trabalho do grupo. Se os projetos nunca são concluídos, sempre precisam de mais recurso do que foi planejado e estão sempre parando no meio do caminho para ajustes, o colaborador perde a fé em seu trabalho e isso acaba afetando diretamente sua produtividade em serviço.

O gestor precisa usar ferramentas competentes para auxiliá-lo no cálculo de prazos. Nem cronograma apertado demais, nem folgado demais. Muitas vezes é difícil alcançar o meio termo e deixar a equipe satisfeita.

3. Perda de credibilidade externa

Se os atrasos já geram impacto negativo sobre os funcionários envolvidos, que dirá sobre o cliente.

Quem paga quer, com razão, receber o produto ou serviço com a qualidade desejada e no tempo estipulado. Os atrasos causam perda dos dois lados: o cliente fica infeliz e a empresa perde sua credibilidade no mercado.

4. Retrabalho

Retrabalhar significa refazer algo que já foi feito e não obteve resultado satisfatório. Em caso de atrasos na gestão de projetos, todo o cronograma deve ser retrabalhado. A partir do atraso, todas as datas seguintes devem ser repensadas e o gestor acaba queimando seu tempo com algo que já foi feito uma vez.

5. Remanejamento de equipe

Uma das tarefas mais complexas de um líder de projeto é lidar com pessoas. Se comunicar bem com todos, ter a visão do potencial de cada membro da equipe, saber cobrar sem parecer um ditador e motivar o grupo são alguns dos desafios com os quais o gestor precisa saber lidar.

Imagine um caso de atraso, no qual seja necessário remanejar a equipe para finalizar as atividades. É um trabalho e tanto. Troca de função nem sempre agrada e as relações interpessoais podem ser prejudicadas, além de paralisar o trabalho que a equipe realocada estava fazendo anteriormente.

6. Perda da qualidade final

Atrasos na gestão de projetos podem gerar muita pressão no ambiente de trabalho. Algumas vezes, a alternativa tomada é pular algumas etapas e processos da produção que sejam dispensáveis. Tirando um pedaço daqui e dali, o atraso será reduzido, porém, pode ocorrer uma perda na qualidade final do produto ou serviço.

Esse é um risco que deve ser cuidadosamente avaliado, pois, uma queda na qualidade é um erro grave que pode gerar consequências ainda mais insatisfatórias e trabalhosas do que um prazo não cumprido.

Após saber os inúmeros problemas que podem ser causados por simples atraso, ficam duas questões: por que é tão difícil controlá-los? E qual é a solução para esse problema? Bom, como já visto, as causas para um atraso podem ser as mais variadas e esse é um dos grandes motivos pelos quais dificulta o entendimento e conhecimento sobre a gestão de tempo.

São muitas as variáveis envolvidas e é preciso prestar bastante atenção em todas elas. O fornecedor pode entregar a matéria-prima na data certa e o recurso estará disponível. Parece perfeito, mas de nada adianta se o líder de projetos não tiver a experiência e o tato necessários para estabelecer prazos acertadamente.

Uma excelente solução que vem crescendo na indústria é adotar o uso de software para gestão de tempo. São muitas as opções oferecidas pelo mercado e, com certeza, alguma delas vai se encaixar como uma luva para o seu projeto. Para não correr o risco de errar na escolha, a melhor opção é que uma empresa especializada faça uma avaliação individual e auxilie nesse processo. A informatização de etapas pode assustar no início, mas com o tempo a companhia se adapta e os resultados melhoram exponencialmente.

E você, já conhece a AEVO? Entre em pelo nosso site e descubra como podemos ajudar seu negócio!

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6 problemas gerados por atrasos na gestão de projetos | AEVO

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É próximo de zero o número de empresas que nunca passaram por problemas de atrasos na gestão de projetos. Está enganado quem pensa que para cumprir prazos basta um cronograma pregado na parede e um chefe autocrata. O cronograma , se bem-feito, é uma ferramenta essencial e não pode ser deixado de lado.

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São aqueles que necessitam de um atendimento mais rápido e eficaz da manutenção do seu veículo e os próprios funcionários da oficina.

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Nosso Mercado visa expandir-se para regiões do mundo com o foco de facilitar e ajudar todos que precisem de atendimentos mecânicos

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Insatisfação dos clientes com a demora do atendimento 

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Insatisfação dos clientes com a demora do atendimento 

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validar operações

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Existem diversos pontos que, por muita vezes, estão ocultos no cotidiano da manutenção e que representam grandes fontes de desperdícios. Esses desperdícios na manutenção oneram todo o sistema de gerenciamento da manutenção e contribuem para que a empresa se torne menos competitiva no mercado frente aos seus concorrentes.

Na lista abaixo, contém 10 grandes fontes de desperdícios na manutenção. Grande parte da lista de desperdícios na manutenção tem potencial para ser eliminado e aquilo que não pode ser eliminado em sua totalidade, poderá ao menos, ser controlado.

O tempo é um ativo completamente limitado e irrecuperável. Um segundo que é desperdiçado, nunca mais será possível recuperá-lo.

Sob essa ótica, o setor de Planejamento e Controle de Manutenção deve trabalhar em conjunto com os demais gestores do setor para buscar a otimização do tempo dos executores de manutenção.

Otimizar tempo de execução na manutenção se resume basicamente em elevar o Fator de Produtividade dos técnicos.

O Fator de Produtividade na Manutenção é o percentual de tempo que um funcionário passa fazendo alguma atividade para qual ele foi contratado. Ex: apertando um parafuso, realizando uma inspeção, colocando um equipamento de volta a operação, etc. Excluindo o tempo que ele "perdeu" com atividades que não geram valor ou resultado. Ex: esperando alguma peça no almoxarifado, se deslocando até o equipamento, escutando uma instrução de trabalho, etc.

O Fator de Produtividade na Manutenção é o mesmo que o Wrench Time, que em tradução livreseria "Tempo de Chave". Ou seja, o tempo em que um funcionário passa com a chave (ferramenta) na mão durante uma atividade de manutenção.

Um exemplo: Se em uma indústria o Fator de Produtividade da equipe de mecânicos é de 35% e um mecânico trabalha 8 horas e 48 minutos por dia, significa que o tempo que o funcionário passa de fato trabalhando (produzindo) é de 3 horas e 8 minutos por dia. O restante do tempo é "desperdiçado em Atividades de Não Valor Agregado (NVA), conforme mostra o gráfico abaixo:

Movimentação

A movimentação também é uma fonte de improdutividade, logo, pode ser considerada um desperdício. Na manutenção, existe a movimentação necessária e a movimentação desnecessária.

Exemplos de movimentações necessárias:

Deslocamento até ao almoxarifado para buscar uma peça;

Deslocamento do chão de fábrica até a oficina;

Deslocamento entre ativos;

Busca de ferramentas.

As movimentações necessárias podem ser medidas e tudo aquilo que pode ser medido, pode ser melhorado. Nesse caso, reduzido.

Em média, um técnico de manutenção perde 30% do seu dia apenas com movimentações. Sabendo disso, é função do Gestor de Manutenção traçar estratégias para reduzir esse desperdício de tempo ocasionado pelas movimentações.

Exemplos de movimentações desnecessárias:

Busca de ferramentas e/ou materiais por esquecimento ou ausência de procedimento de manutenção;

Atendimento de solicitações não pertinentes à equipe manutenção;

Busca de informações pela não existência de listas técnicas, manuais e diagramas;

Transportes

O desperdício ocasionado por transportes é diferente do acosionado por movimentações.

Caracteriza-se desperdício com movimentações quando o tempo perdido envolve apenas a movimentação dos técnicos.

Quando existe o transporte de alguma peça, máquina ou equipamento, caracteriza-se desperdício com transportes.

Foi necessário substituir uma carga de 100 litros de um determinado óleo hidráulico de um equipamento industrial. O planejador de manutenção fez a requisição do óleo hidráulico em um tambor de 200 litros. Após a manutenção, a equipe teve que retirar os 100 litros restantes da área fabril e dar a devida destinação.

Dessa forma, carateriza-se desperdício de tempo com o transporte do material que sobrou.

Se o planejador de manutenção tivesse feito a resquisição dos mesmos 100 litros de óleo, porém, em 5 recipientes de 20 litros, não haveria sobra de lubrificante e a equipe não teria que gastar tempo dando a devida destinação ao material.

Em média, 25% dos ativos de uma empresa estão em estoque. Desse total, 6% são itens voltados para manutenção.

O custo com peças de reposição e materiais para manutenção é cada vez mais alto e contribue para que o setor de manutenção se torne menos competitivo.

É função do Planejamento e Controle de Manutenção definir um estoque estratégico para manutenção. Ou seja, deixar apenas os itens necessários em estoque (menor quantidade de itens possível), definir bem o estoque mínimo e calibrar o ponto de reposição.

O estoque de materiais indiretos e peças de reposição (MROs) são necessários, pois eles garantem a manutenção da produtividade das empresas. São eles que garantem que as linhas de produção não parem de produzir devido a falhas em máquinas ou falta de materiais de consumo. Porém, a gestão desse tipo de estoque é muitas vezes dificultada pela grande quantidade de itens e por demandas pequenas e esporádicas no tempo.

Gerir os estoques de peças de reposição torna-se então um grande diferencial para as empresas, pois com uma abordagem adequada pode-se reduzir consideravelmente os custos de estoque, mantendo um nível de serviço adequado.

Ao contrário do que muitos gestores pensam, gerenciar estoques não é gerenciar capital parado. O estoque deve ser encarado como um capital rotativo.

Se bem dimensionado, um estoque de manutenção não ficará parado. O fato de ter peças de reposição paradas representa um desperdício na manutenção pela a sua deterioração e comprometimento na vida útil do componente, mesmo que a peça nem tenha sido desembalada.

Uma gestão de estoques de manutenção ocorre por 6 passos:

Saiba mais sobre Gestão de Estoques para Manutenção:

Como Gerenciar um Estoque para Manutenção em Cinco Passos! <<

Excesso de Mão de Obra

O excesso de mão de obra representa um dos mais expressivos desperdícios na manutenção e é tão prejudicial quanto a falta de mão de obra.

O correto dimensionamento da equipe de manutenção acontece por meio do monitoramento e analise de dois indicadores principais:

Através do Fator de Produtividade da Mão de obra é possível conhecer, de fato, o quanto aquela mão de obra produz durante um dia de trabalho.

Por exemplo, se uma equipe de mecânicos tem um fator de produtividade de 30%, significa que em 8,4 horas de trabalho diárias é possível contar com a disponibilidade de apenas 2,7 horas para executar algum trabalho.

O excesso de pessoas na equipe é um reflexo de que o fator de produtividade daquela equipe é baixo. Logo, fica evidente que se elevar a produtividade da equipe, a necessidade de ter mais pessoas que o necessário diminui.

Para um diagnóstico de dimensionamento de equipes, um indicador preciso é o backlog.

O backlog é um indicador de tempo, usado na Gestão da Manutenção. Em meio a tantos outros indicadores, podemos classificar o backlog como o indicador que mede o acúmulo de atividades pendentes de finalização.

A palavra backlog em tradução livre para o português significa atraso. Isso não quer dizer, que necessariamente, todas as atividades que compõe o nosso backlog estão atrasadas e isso acaba gerando um pouco de confusão.

Retrabalho

O retrabalho representa um desperdício de manutenção ligado à falta de qualidade dos serviços. Quando se há muito retrabalho, obviamente, há baixa qualidade na execução dos serviços.

Essa baixa qualidade na execução dos serviços pode ser ocasionada por vários motivos, sendo os principais:

Os desperdícios na manutenção ocasionados pelo retrabalho são:

1. Desperdício de Tempo: Fazer duas vezes enquanto poderia-se fazer apenas uma vez, mas bem feito;

2. Desperdício de Peças: Grande parte das vezes, um serviço de manutenção executado de forma incorreta danifica componentes em pleno gozo da vida útil;

3. Lucro Cessante: O equipamento continua parado para retrabalho enquanto poderia estar produzindo e gerando dinheiro para a empresa;

4. Desperdício de Recursos de Mão de Obra: A mão de obra aplicada no retrabalho poderia ser aplicada em outras frentes de serviço.

Como calcular o Retrabalho na Manutenção:

Falhas Funcionais

A falta de estratégias de manutenção desenhadas para a empresa também traz desperdícios na manutenção em forma de falhas funcionais.

O que é Falha Funcional?

Falha funcional é a incapacidade de um sistema para atender a um padrão de desempenho especificado em projeto.

Uma completa perda de função é claramente uma falha funcional. No entanto, uma falha funcional também inclui a incapacidade de funcionar no nível de desempenho que foi especificado como satisfatório.

Para definir falhas funcionais para qualquer componente ou sistema, é necessária uma compreensão clara de suas funções. É extremamente importante determinar todas as funções que são significativas em um determinado contexto operacional, uma vez que é somente nestes termos que sua falha funcional pode ser definida.

A falha funcional pode ser originária de:

Erros de projeto

Erros de fabricação

Erros de instalação e comissionamento

Erros de operação e manutenção

Exemplos de Falhas Funcionais de um Motor Elétrico:

Motor Elétrico desarmando por sobrecorrente;

Queima do Motor Elétrico por curto circuito;

Quebra dos rolamento do motor elétrico;

Desbalanceamento do rotor do motor elétrico;

Perda de Torque na partida do motor;

Todos os exemplos citados acima interrompem o processo produtivo, fazendo com que o motor elétrico deixe de desempenhar suas funções básicas dentro do processo, caracterizando a falha funcional.

A manutenção corretiva para eliminar a causa de uma falha funcional e seus efeitos, pode ser até 7 vezes mais cara do que a manutenção realizada no período correto.

Portanto, o desperdício de recursos de manutenção ao tratar uma falha funcional é absurdamente alto e o ativo deve ser monitorado constantemente para que não chegue ao colapso da falha funcional.

Saiba mais no vídeo abaixo sobre Curva P-F:

Saiba mais sobre a Curva PF:

Curva PF: O que é, como usar e como ela pode te ajudar! <<

Manutenção Preventiva

Sim, a Manutenção Preventiva pode representar desperdícios na manutenção.

A Manutenção Preventiva não apresenta resultados em todos os equipamentos, a nível de confiabilidade. Para ser mais exato, a manutenção preventiva apresenta resultados sólidos apenas em 11% dos equipamentos.

Apenas os equipamentos que têm taxas de falhas ligadas ao tempo respondem com manutenção preventiva. Ou seja, apenas 11%. Em 89% dos casos a manutenção preventiva representará desperdícios na manutenção ocasionados por:

Saiba mais no vídeo abaixo sobre Manutenção Preventiva:

Saiba mais sobre a Manutenção Preventiva:

Manutenção Preventiva: O que é, como e quando aplicar! <<

Quando o assunto é a quantidade de desperdícios na manutenção, a espera é um dos mais prejudiciais. Pelo fato de ser um desperdício oculto e de difícil identificação, muitas vezes esse vilão é negligenciado e tido como normal nos ambientes industriais.

As esperas representam, em média, 23% de desperdício de tempo de um técnico de manutenção e elas têm fontes diversas.

Cinco minutos aqui, outros dez ali... fazem com que no fim do dia boa parte da produção do colaborador seja desperdiçada.

Principais fontes de espera:

Apesar das diversas fontes de espera, as causas são simples em grande parte das vezes: Falta de comunicação entre as áreas e falta de procedimentos de manutenção.

Cronograma de Manutenção sem Precisão

O cronograma de manutenção é uma peça fundamental dentro do Planejamento e Controle da Manutenção. Uma vez que o planejador elaborou os planos de manutenção, o programador de manutenção deve lançar esse plano em um cronograma de manutenção para que essas atividades possam ter suas execuções agendadas.

A atividade de programação da manutenção resume-se basicamente em definir uma frequência para execução das tarefas de manutenção e coloca-las em um calendário, no qual chamamos de cronograma de manutenção. Um plano de manutenção podem ter tarefas das mais variadas frequências, desde atividades diárias, semanais, quinzenais, mensais até anuais.

Um dos desafios que os programadores de manutenção enfrentam ao elaborar o cronograma de manutenção é conseguir encaixar corretamente a execução das atividades dentro do calendário da produção, e além disso, conseguir calcular o tempo exato que irá durar uma atividades de manutenção.

Elaborar um cronograma de manutenção é uma atividade de gerenciamento de riscos. Se o programador estima uma quantidade de tempo insuficiente para uma determinada atividade, pode atrasar todo o cronograma e atividade pode acabar não sendo feita. Se ele estima uma quantidade de tempo superior ao necessário, os técnicos de manutenção podem ficar ociosos ao terminar a atividade antes do tempo previsto e isso acaba resultando em desperdício de tempo, mão de obra e dinheiro.

Saiba mais sobre Cronograma de Manutenção:

Cronograma de Manutenção: Como elaborar em 5 passos rápidos! <<

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10 Grandes Desperdícios na Manutenção - Engeteles - Engenharia de Manutenção

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Existem diversos pontos que, por muita vezes, estão ocultos no cotidiano da manutenção e que representam grandes fontes de desperdícios. Esses desperdícios na manutenção oneram todo o sistema de gerenciamento da manutenção e contribuem para que a empresa se torne menos competitiva no mercado frente aos seus concorrentes.