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Documentos necessários, prestação de contas

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Documentos necessários, prestação de contas

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Documentos e Procedimentos Necessários

Para realizar a prestação de contas de maneira adequada, é fundamental reunir e organizar documentos que comprovem todas as movimentações financeiras. Entre os principais documentos necessários, destacam-se:

• Notas fiscais e recibos: Comprovam despesas e investimentos realizados.

• Extratos bancários: Demonstram a movimentação financeira e saldos disponíveis.

• Relatórios financeiros: Resumos detalhados de receitas e despesas.

• Contratos e acordos: Documentos que formalizam transações e obrigações assumidas.

• Planilhas e demonstrativos contábeis: Ferramentas que organizam e detalham os dados financeiros.

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A prestação de contas é o processo pelo qual uma pessoa ou entidade apresenta informações sobre a gestão de recursos, atividades ou decisões a um grupo interessado, como acionistas, governo, ou o

público em geral. Esse conceito está intimamente ligado à transparência e à responsabilidade.

Promover a Transparência

Garantir a Responsabilidade.

Fortalecer a Confiança.

Auxiliar na Tomada de Decisões

Evitar Conflitos e Irregularidades.

Tipos de prestação de contas

Instituições públicas e entidades governamentais: Realizada por órgãos governamentais para demonstrar como os recursos públicos estão sendo geridos, garantindo transparência e responsabilidade perante os cidadãos..

Associações e sindicatos: Estas organizações, que representam coletivos específicos, devem prestar contas tanto para seus membros quanto para os órgãos reguladores.

Condomínios e cooperativas: Grupos que administram recursos comuns, como condomínios residenciais e cooperativas de trabalho ou de consumo.

Empresas com estrutura societária complexa: Negócios que operam com uma rede de sócios ou investidores

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Importância da transparência e confiabilidade

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Importância da transparência e confiabilidade

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A transparência na prestação de contas fortalece a credibilidade de uma instituição e assegura que seus recursos sejam utilizados de forma ética e eficiente. Algumas das principais razões para garantir essa transparência incluem:

• Conformidade legal: Evita penalidades e problemas jurídicos.

• Confiança dos stakeholders: Transmite segurança para investidores, clientes e parceiros.

• Melhoria na gestão financeira: Facilita o controle de gastos e a tomada de decisões estratégicas.

• Prevenção de fraudes e erros: Reduz riscos de desvios e inconsistências financeiras.

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Organização e arquivamento: Manter todos os documentos em ordem e acessíveis.

Registro detalhado: Anotar cada transação, especificando sua natureza e justificativa.

Revisão e conferência: Checar a exatidão das informações antes da apresentação.

Envio dentro do prazo: Cumprir os prazos estabelecidos pelos órgãos competentes.

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O controle de pagamentos de uma empresa é essencial para gestão financeira, garantindo que todos os gatos que a empresa tenha sejam pagas de forma organizada e dentro de seus prazos evitando prejuízo para as empresas ou até mesmo erro.

Este processo tem varias etapas e vou te apresentar á seguir:

Solicitação de pagamento

O setor responsável pelas despesas da empresa deve fazer essa solicitação por meio de formulários ou e-mails ou outros métodos que a empresa usa.

Analise e aprovação

A solicitação é analisada normalmente pelo setor do financeiro que verificam a validade e a disponibilidade de saldo para essa despesa, algumas empresas precisam de aprovação de outras partes.

Programação de pagamento

Após a analise e a aprovação da parte do financeiro o pagamento é programado dentro do prazo de validade, o pagamento também pode ser feito de forma imediata.

Processamento do pagamento

A transação pode ser realizada por meio de boleto, pix, cartões entre outros, o financeiro registra essa transação no sistema para o controle.

Registro

O pagamento realizado é registrado no sistema financeiro para termos controle e também caso tenha algum erro possamos conferir.

Arquivamento de relatórios

Os comprovantes e documentos relacionados a esse pagamento são arquivados digitalmente ou fisicamente para conferirmos o controle de gastos da empresa.

Á seguir irei apresentar ferramentas e técnicas no controle de pagamentos

O controle eficiente dos pagamentos de uma empresa exigem boas técnicas e boas tecnologias visando a organização e segurança desse controle, algumas ferramentas incluem:

Softwares de gestão financeira integram todas as informações financeiras da empresa, automatizam a solicitação, a aprovação e a efetivação dos pagamentos, Alguns exemplos: SAP, TOTVS, Oracle NetSuite, Conta Azul, Omie e entre outros.

Sistemas de Workflow automatizam e padroniza as aprovações e processos financeiros e permite configurar regras sobre a aprovação e notificações para acompanharmos em tempo real.

Planilhas de controle

Empresas menores podem adotar o método de usar planilhas como Excel, para ser feita uma automação simples porém que podemos acompanhar as despesas e gastos da empresa.

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As abordagens de gestão de materiais mais comuns nas organizações englobam:

Inventário Periódico

As informações sobre o estoque são renovadas somente em momentos específicos (a cada mês, trimestre ou ano).

O volume de estoque é apurado por meio de verificações presenciais.

É uma forma mais fácil e adotada por empresas com baixo fluxo de operações.

Um caso prático: comércios locais que realizam a contagem física no término do mês.

Inventário Permanente

A gestão do armazém recebe atualizações constantes, a cada movimentação de produtos (seja chegada ou remessa).

Emprega plataformas digitais para anotar as operações assim que ocorrem.

Possibilita acompanhar a situação dos itens de maneira mais exata e ágil.

Um caso: mercados e fábricas que usam softwares ERP para gerenciamento automatizado.

Outros métodos complementares incluem:

Just in Time (JIT) : Estoque mínimo, ajuste conforme a demanda.

Curva ABC : Classificação de materiais por importância e valor.

PEPS e UEPS : Métodos de avaliação de estoque (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai e Último que Entra, Primeiro que Sai).

Inventário Periódico

Nessa abordagem, a empresa realiza a contagem física dos itens armazenados em intervalos definidos (todo mês, a cada três meses, a cada seis meses ou uma vez por ano). Durante esse tempo, as entradas e saídas não são anotadas uma a uma, e o valor total é atualizado somente nos registros do levantamento.

Pontos Positivos:

Fácil de administrar, pois não precisa de anotações o tempo todo.

Gasto menor para operar, ideal para negócios menores.

Pontos Negativos:

Pode apresentar erros por não ter acompanhamento constante.

Complica a descoberta de extravios, roubos ou uso indevido.

Inventário Permanente

Aqui, cada entrada e saída é registrada no momento em que acontece, mantendo o estoque sempre em dia. O controle pode ser feito à mão ou com programas de computador (ERP).

Pontos Positivos:

Mais controle e exatidão nas informações do estoque.

Identificação rápida de problemas e perdas.

Melhora o planejamento de compras e o controle financeiro.

Pontos Negativos:

Necessita de investimento em tecnologia e capacitação.

Pode ser mais complicado para empresas com muitos produtos diferentes.

A decisão entre as duas formas depende do tamanho da empresa, do tipo de produto e da necessidade de um controle preciso do estoque. Várias empresas usam uma mistura dos dois, fazendo levantamentos regulares para conferir e confirmar o controle contínuo.

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Documentos e procedimentos necessários para o Controle de Materiais

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Documentos e procedimentos necessários para o Controle de Materiais

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Gerenciar materiais exige processos e registros que assegurem a coleta, o depósito, a entrega e o uso certos dos produtos. Veja um resumo:

Registros cruciais:

Solicitação de Produtos – Pedido padrão para remover produtos do depósito.

Nota Fiscal – Registro fiscal obrigatório para a circulação de produtos.

Ordem de Compra – Solicitação padrão de compra de produtos.

Registro de Fluxo – Controle dos produtos que entram e saem do depósito.

Balanço do Depósito – Relatório regular da quantidade e condição dos produtos.

Ficha de Controle do Depósito – Registro que detalha cada movimentação de cada produto.

Processos essenciais:

Recepção e Verificação – Checagem da quantidade e qualidade dos produtos recebidos.

Depósito – Organização e separação dos produtos para fácil acesso.

Controle de Fluxo – Registro de entradas e saídas para evitar perdas.

Balanço Físico – Contagem regular para verificar discrepâncias.

Solicitação e Distribuição – Processo de pedido e entrega de produtos conforme a demanda.

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As melhores praticas para garantir a eficiência e a segurança nos pagamentos

Trabalhe com organização

Algumas boas atitudes para isso são:

manter todos os documentos em ordem;

conhecer as datas de vencimentos de cobranças e contas a pagar;

estabelecer uma rotina de gestão das finanças.

Outra dica importante para organizar a gestão de pagamentos é contratar um profissional responsável exclusivamente para essa tarefa.

Faça um planejamento de gastos

Manter o controle financeiro dos recursos disponíveis da empresa é essencial para melhorar a gestão geral do negócio. Por isso, planejar os pagamentos com antecedência, conferir e projetar o fluxo de caixa são práticas que podem evitar uma série de complicações futuras.

Tenha apenas uma conta para pagamentos

Sua empresa até pode trabalhar com diversas instituições financeiras. No entanto, centralizar os recursos que serão utilizados para pagamentos em apenas uma conta bancária pode ser uma forma mais prática e inteligente de lidar com os recursos financeiros.

Faça o pagamento em dia

Lembre-se de que existem fornecedores que oferecem descontos quando os pagamentos são feitos antecipadamente.

Além disso, ao pagar as contas sem atrasos, o empresário não terá problemas com multas e juros desnecessários. No entanto, caso você perca algum prazo, entre em contato com seu fornecedor e negocie com ele para equilibrar as contas.

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a importância da otimização do estoque de materiais para reduzir custos e aumentar a eficiência operacional

O estoque tem um papel importante para o sucesso do negócio e é essencial estar atento às suas mercadorias, para descobrir se haverá uma queda no giro do estoque e qual será o comportamento de compra de seus clientes, para adaptar sua empresa aos novos hábitos de compras das pessoas.

Uma boa gestão de estoque passa por equilibrar compras, armazenagem e entregas, controlando as entradas e o consumo de materiais, movimentando o ciclo da mercadoria. Além disso, deve ter como objetivo um prazo de pagamento dos fornecedores compatível com os recebimentos dos clientes.

Curva ABC

Um bom controle de estoque permite ao gestor calcular o giro das mercadorias e aperfeiçoar o processo de compras, diminuindo a pressão sobre o capital de giro da empresa. Implantar esse controle também viabiliza a classificação dos produtos utilizando-se de uma ferramenta conhecida como Curva ABC, que se baseia na premissa de que, em geral, 80% das consequências são diretamente influenciadas por apenas 20% das causas.

O objetivo desse método de classificação é, portanto, identificar os itens de maior impacto para os resultados da empresa a partir de indicadores como:

Giro de estoque

Lucratividade

Representatividade no faturamento

De acordo com a mesma lógica, a falta de controle impossibilita ao gestor conhecer o consumo médio dos materiais e pode fazer a empresa comprar mais do que o necessário, aumentando, de maneira desnecessária, o uso de capital de giro.