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Hicimos una fiesta para ayudar a la asociación de huérfanos "Bab Rayan", que cuida a niños sin familia y les da un hogar y educación para que tengan un mejor futuro.

La fiesta fue el 14 de febrero, el Día de San Valentín. Pero en vez de solo celebrar el amor entre parejas, quisimos hacer algo especial y contribuir a una causa mas etica.

Me animé a participar porque organizar una fiesta era un reto para todo el grupo al ser la primera. Había muchas otras ese dia ya que es una fecha muy indicada. Además, ayudar a estos niños me hizo sentir muy bien, ya que todos merecemos ayuda en algun momento.

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División de tareas

Para organizar la fiesta, se formaron varios equipos de trabajo, cada uno con responsabilidades específicas que se complementaban entre sí. Los equipos fueron los siguientes:

Equipo de diseño: Se encargó de crear todos los materiales gráficos necesarios para promocionar el evento y ambientar la fiesta. Diseñaron carteles, entradas y otros elementos impresos, asegurándose de que la estética estuviera alineada con la temática de San Valentín. Además, gestionaron la impresión de estos materiales.

Equipo de animación: Responsable de la parte más dinámica del evento. Junto con mis compañeros, elaboramos una playlist adecuada, buscamos un DJ para la música en vivo y organizamos diversas actividades para entretener a los asistentes. Entre ellas, destacaron el juego de pelotas de ping pong, en el que se debía encestar una pelota en una bebida antes de beberla, y la elección del "Rey y Reina" de la fiesta, reconocimiento que finalmente recayó en los profesores en honor a su dedicación.

Equipo de publicidad y prensa: Su tarea fue promocionar el evento entre estudiantes y docentes. Difundieron información en las clases, crearon anuncios llamativos y buscaron estrategias para generar expectativa dentro y fuera de la institución.

Equipo de comida: Se encargó de gestionar la comida y bebida para el evento. Buscaron opciones accesibles y atractivas, además de contactar con restaurantes locales que pudieran patrocinar productos como aperitivos y bebidas. También organizaron la distribución y el servicio durante la fiesta.

Equipo de decoración: Se encargó de ambientar el lugar del evento acorde con la temática. Utilizaron globos, flores, pancartas y otros elementos decorativos. Además, consiguieron patrocinadores que aportaron los globos necesarios para la decoración.

Mi participación

Formé parte del equipo de Prensa, donde ayudé a crear la carteleria y tickets junto a mis compañeros.

El día del evento colaboré con el equipo de decoración, dedicando cuatro horas a preparar el lugar para que todo estuviera listo a tiempo: inflando globos, montando el soporte de la entrada.

A partir de las 16:30h empezamos a montar el lugar para la comida, organizar la zona para la revisión de los tickets

Aun así, cada equipo cumplió con su función, y trabajando en conjunto conseguimos ofrecer una experiencia para el recuerdo a los invitados.

En total, dediqué mas de una hora diaria a la organización durante la semana previa al evento. El día de la fiesta, estuve involucrado desde las 11:00 a 23:00 que da un promedio de 12 horas al completo el dia de la fiesta.

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¿Se lograron los objetivos planteados?

Lo único que no logramos fue ganar tanto dinero como esperábamos, ya que conseguimos aproximadamente 3,000 dirhams. Pero al menos la fiesta se pagó sola, porque vendimos 25 entradas.

¿Cómo reaccionaron los asistentes?

Bien. Aunque no habia mucha asistencia eso lo hizo mas familiar

¿Funcionó bien la organización?

Sí, en general, la organización fue buena porque cada persona tenía una tarea específica. En el grupo al que pertenecia trabajamos de manera comprometida.

¿Qué salió mejor de lo esperado?

Definitivamente, la organización del evento y el resultado final. Al principio tenía dudas sobre cómo saldría todo, pero al final superó mis expectativas(Eran bajas).

¿Qué se podría mejorar?

Creo que lo más importante es elegir mejor a las personas que organizan. Hubo varios que casi no hicieron nada, y eso hizo que otros tuviéramos que trabajar y estresarnos mucho mas. A veces, ni siquiera sabía que ciertas personas estaban en el equipo porque nunca las vi hacer algo y que posteriormente no pagaron por entrar a la fiesta. Si todos hubieran trabajado por igual, el evento habría sido mucho más fácil de llevar.

Mi evaluación final

Si tuviera que ponerle una nota a la fiesta, le daría un 8 de 10. Logramos ganar algo de dinero, vendimos 25 entradas y recaudamos alrededor de 3,000 dirhams. Pero lo mejor de todo fue que la gente disfrutó mucho, y eso hizo que todo el esfuerzo valiera la pena.

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Material

Globos: 100 DHS

PhotoBooth: 2300 DHS

Total: 2400 DHS

SPONSORS

Comida: 0 DHS

Bebidas: 0 DHS

Pack de Perfume: 0 DHS

Paquetes de Bombones: 0 DHS

Total: 0 DHS

Personal

Seguridad: 200 DHS

Instaladores de Altavoces: 200 DHS

Asistentes del PhotoBooth: 200 DHS

Limpieza: 200 DHS

Total: 800 DHS

Gastos totales: 3200 DHS

Fuente de Ingresos

Entradas (28 x 150 DHS): 4200 DHS

Buffet: 70 DHS

Sponsor Lenovo: 2000 DHS

Total: 6270 DHS

Ingresos totales: 6270 DHS

Resumen

Ingresos: +6270 DHS

Gastos: -3200 DHS

Beneficio: 3070 DHS