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Realizar reportes los lunes de cada semana.
Enlistar pendientes.
Agenda virtual con alertas.
Realizar presentaciones.
Coordinar reuniones.
Delegar tareas.

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Todas las mañanas realizo la planificación diaria con una pizarra, listando las actividades con el apoyo de la planificación semanal para priorizar y calificar entre lo importante y urgente. Adicionalmente consulto con el líder de la gerencia para saber sus expectativas. Utilizo bastante el Outlook; Ms project; Teams y otras herramientas como soporte.

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08:00 - 09:00.  Responder correos electrónicos y capturar los nuevos requerimientos.

09:00 - 10:00.  Incluir los nuevos requerimientos en la Gantt de control de tareas.  Identificar la disponibilidad del personal según su programación de trabajo con la finalidad de asignar el nuevo requerimiento.

10:00 - 11:00.  O durante el día revisar con el Gerente aquellos requerimientos que no pudieron ser asignados.  Concluir y difundir.

11:00 - 18:00. Atender tareas propias.

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Utilizó mucho la herramienta Trello, me permite organizar e impulsar las tareas pendientes bajo una secuencia lógica.

Organización y planificación con Calendar y alertas.

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- Atencion de correos
- Reviso bandeja de incidentes y requerimientos
- Revision de agenda que tengo en el dia para preparar informacion.

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Atención a primera hora de correos que llegaron a fin de día viendo prioridades.
Bloqueo de estado para concentrarme en actividades que requieren atención y evitar distracciones.

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Agendar las reuniones al menos con un dia de anticipacion.
Realizar una reunion diaria al inicio del dia con el equipo de trabajo para definir las prioridades y los plazos de cumplimiento de cada una
Realizar rendicion de cuenta diaria de las actividades del dia anterior

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E5-Rocio Trucios
-Planificación del tiempo de trabajo
-Atención de correos y consultas telefónicas.
-Revisión o asignación de actividades semanales
-Llevar un gant para control de culminación de tareas o entregables.

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1ero, Pendientes del día anterior
2do. Coordinar lo mas importante para horas de la mañana, revisar el teams.
3er. Ver mis recursos y personal del día para programar actividades
4to Revisar plazos de entregas de documentación.
5TO, El seguimiento a la reunion de medio día de las actividades para actuar a tiempo en caso cambien los planes.

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- Listar los pendientes y colocarle un peso y categoría a cada uno para priorizar de acuerdo a su criticidad.
-

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Reuniones de 15 a 20 minutos(daily) para distribuir la carga laboral entre el equipo de trabajo y ver la estrategia de como lo vamos abordar algunos inconvenientes que tenemos. En este caso utilizamos algunas herramientas como el trello para darle seguimiento.

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Agenda  virtual con alertas, alertas Team.

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Las actividades que no necesitan mucha atención al detalle como enviar correos de confirmación, lo realizo inmediatamente después del almuerzo, pues suele dar sueño.
Las actividades con fecha límites los coloco en el calendario añadiendo alertas.

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Planificación horaria:
- Usar el calendario Google para escribir las actividades y el horario.
- Llevar un cuaderno con los pendientes del día, para no olvidar alguna actividad.
- Revisar las actividades de la semana antes de colocar las horas necesarias.

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* Reviso correos a primera hora ya que la matriz esta en Europa y usualmente llegó a oficina y tengos email de ellos
* Usualmente las reuniones las programo por la mañana
* Después de almuerzo me pongo a trabajar en temas de revisión de archivos, documentos, etc
* Trato de programar todas las reuniones en Google

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Para la planificación horaria utilizo como herramientas  de calendar y notkeep de google , y para las actividades a desarrollarse utilizo el tello.

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Contestar la mayoría de correos las primeras horas del día.
Por lo general realizar las tareas que necesitan mas concentración de 10 am a 3 pm que son las horas que tengo mas energía (presupuestos, reuniones técnicas, etc.)
No tener reuniones con horario muy seguido para que sean eficientes y llegar preparados previamente.
Delegar las tareas rutinarias, previo entrenamiento al personal.
Usar herramientas digitales para una buena planificacion.

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Uso el TO DO. Planifico las tareas con esta esta herramienta

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-Listar los objetivos principales del día para asignarles un espacio del dia
- hacer las tareas que requieren mas concentración en la mañana
-identificar con quien debo interactuar durante el día y saber cuando pueda requerirlas
- delego las tareas que puede hacer el equipo

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planificación horaria, determinar actividades tareas importantes que se tienen que cumplir para llegar a un objetivo especifico por ejemplo la presentación de los reportes financieros a la gerencia, usamos para la planificación alertas, avisos, reuniones rapidez, avances según check list

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Para planificar mi día utilizo la herramienta Trello como un kanban (backlog, en proceso, cerrado) y sobre el backlog realizo la prioridad (en trello hay la opción de poner los colores para clasificarlas por prioridad alta, media y baja). Al final del día reviso si he concretado todas mis actividades, si me queda alguna actividad y no es urgente lo planifico para el día siguiente.

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Planificación horaria:
Uso de MS Teams para planificación de reuniones durante el día
Uso de MS To Do para listar tareas y  agrupar en listas (Por ejemplo: urgente, importante, no urgente, no importante)
Uso MS Planner: Para avanzar con  actividades o procesos en un proyecto
Finalmente, la infaltable agenda para escribir todo y luego volcarlo a cualquier plataforma de organización

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Reuniones en la mañana.
Bloquear horarios para mi, agendo.
Pongo mi estado en ocupado
Utilizo trello y anoto las actividades que debo cumplir en cada día.

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En mi caso generé alertas en el team, de ese modo el aplicativo me notifica a qué hora debo realizar las funciones del día a día (Las repetitivas)