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Establecer los lineamentos y procedimientos a las entidades publicas y privadas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos

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Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos

Archivo electrónico

Comunicaciones Oficiales

Correspondencia

Documento electrónico de archivo

Documento Original

Documento Público

Documento Público

Registro de Comunicaciones oficiales

Serie documental

Tabla de retención documental

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ARTICULO 3- (Unidades de correspondencia)

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ARTICULO 3- (Unidades de correspondencia)

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centralizada y normalizada, servicio de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones

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Son las firmas responsables sean destino interno y externo que genere la institución.

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procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa

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ARTICULO 6- (Numeración de actas administrativas)

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ARTICULO 6- (Numeración de actas administrativas)

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La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios

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ara las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas

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ARTICULO 8- (Control de comunicaciones oficiales)

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ARTICULO 8- (Control de comunicaciones oficiales)

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Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos

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tener toda la documentación importan, relevante en su debido orden

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ARTICULO 10 - ( Comunicaciones oficiales recibidas)

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ARTICULO 10 - ( Comunicaciones oficiales recibidas)

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Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas

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ARTICULO 11- ( Comunicaciones oficiales enviadas)

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ARTICULO 11- ( Comunicaciones oficiales enviadas)

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Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario

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ARTICULO 12 - ( Comunicaciones oficiales vía fax)

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ARTICULO 12 - ( Comunicaciones oficiales vía fax)

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Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

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ARTICULO 13 - ( Comunicaciones oficiales por correo electrónico)

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ARTICULO 13 - ( Comunicaciones oficiales por correo electrónico)

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Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas

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Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa

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ARTICULO 15 - ( Horarios de Atención al Público)

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ARTICULO 15 - ( Horarios de Atención al Público)

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odas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.