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27 Mayo - Investigación y selección de herramientas digital para seguimiento

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27 Mayo - Investigación y selección de herramientas digital para seguimiento

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Herramientas Digitales Clave para Gestión de Obras Civiles

🔧 Selección Estratégica:
→ Excel: Análisis macro (datos complejos).
→ Asana (Gratis): Gestión operativa día a día.

📊 EXCEL: Potencia Analítica
• Presupuestos: Seguimiento de costos vs. proyectado.
• Cronogramas: Diagramas de Gantt y rutas críticas.
• Rendimiento: Optimización mano de obra/maquinaria.
• Materiales: Inventarios y planificación de compras.
• Reportes: Tablas dinámicas y gráficos personalizados.

🚀 ASANA: Agilidad Operativa
• Centralización: Tareas + Comunicación + Archivos (evita dispersión en emails).
• Seguimiento Visual: Vistas Kanban/listas + actualizaciones en tiempo real.
• Responsabilidad: Asignación clara + comentarios contextualizados.
• Campo: App móvil para adjuntar fotos/reportes in situ.

⚡ Sinergia EXCEL + ASANA

1. Planificación Maestra (Excel): Cronograma global e hitos.

2. Desglose (Asana): Tareas/subtareas con responsables y plazos.

3. Ejecución (Asana): Actualización diaria + fotos + solución de problemas.

4. Análisis (Excel): Exportación de datos reales para informes gerenciales

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28 Mayo - Investigación de metodologías de planificación y control de obras

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28 Mayo - Investigación de metodologías de planificación y control de obras

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🔍 ¿Por qué usar una metodología?
→ Orden y estructura: Evita caos, alinea equipos y optimiza recursos (tiempo, dinero, materiales).
→ Gestión proactiva: Anticipa riesgos, reduce "apagar incendios".
→ Decisiones basadas en datos: Reemplaza la intuición por métricas objetivas.

🔄 Metodologías clave evaluadas:
Ruta Crítica | Valor Ganado | BIM | ✔️ Lean Construction (LPS)

🚀 LPS: 4 Etapas Clave
1. Planificación Maestra (Master Scheduling)
• Objetivo: Cronograma global con hitos de alto nivel.
• Acción: Definir fases, superposiciones y etapas iniciales detalladas.
• Salida: Esquema base para todo el proyecto.

2. Planificación Anticipada (Look Ahead Planning)
• Objetivo: Eliminar obstáculos de las próximas 2-6 semanas.
• Acción: Reuniones semanales para revisar restricciones (recursos, permisos).
• Beneficio: Garantiza fluidez y evita retrasos.

3. Porcentaje de Plan Completado (PPC)
• Objetivo: Medir confiabilidad de la planificación semanal.
• Fórmula: (Tareas completadas / Tareas planificadas) × 100.
• Uso: Indicador clave para ajustar compromisos.

4. Aprendizaje (Learning)
• Objetivo: Mejora continua mediante lecciones semanales.
• Acción: Analizar fallos, ajustar planes y prevenir errores recurrentes.
• Beneficio: Optimización progresiva semana a semana

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29 Mayo - Ejecutando Last planner systems - EXCEL - ASANA

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29 Mayo - Ejecutando Last planner systems - EXCEL - ASANA

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Con base en la metodología Last Planner System y aprovechando las funcionalidades de Excel y Asana, se desarrollaron las plantillas para el seguimiento y control del área de prefabricados. Se estableció como fecha de partida el 27 de mayo, planificando las tareas en función del tiempo de ejecución restante.

I.          Planificación maestra (EXCEL)

II.          Look Ahead (EXCEL – ASANA)

III.          Porcentaje de Plan Completado (ASANA – EXEL)

IV.          Análisis de causas raíz (EXCEL)

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Reducir reacciones emocionales negativas, identificando detonantes y aplicando conscientemente técnicas de regulación para tomar mejores decisiones como líder

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Empleando EXCEL, se realiza un plan maestro donde se detalla las actividades faltantes para el área de prefabricados, su responsable directo, las fechas previstas de finalización y el porcentaje de avance. Este programa será nuestra base de seguimiento semanal. De ella se desprenderán fases más especificas de tal manera el control sea manejable.

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Con base al plan maestro, se detalla específicamente las actividades a realizar con su respectiva meta, día a día. Este ejercicio se realizó para la semana 23 y semana 24. Con el fin de medir los rendimientos esperados y la efectividad del cronograma maestro.

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En Excel se describe con detalle la planificación de la semana 23, día a día, las cantidades requeridas

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En Excel se describe con detalle la planificación de la semana 24, día a día, las cantidades requeridas

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30 Mayo - Sección para tablero de control ASANA

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30 Mayo - Sección para tablero de control ASANA

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Se creó la obra llamada prefabricados en la aplicación ASANA, y se compartió a los 3 ingenieros, para empezar su aplicación, al inicio hubo un poco de resistencia por la percepción de más carga laboral, pero luego de una pequeña charla de motivación y de conocimiento de la metodología se logra influenciar para empezar juntos el reto.

La imagen relaciona las sección para cada tipo de actividad.

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30 Mayo - Looak aHead Semana 23 en Asana

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30 Mayo - Looak aHead Semana 23 en Asana

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A continuación, la visualización de la aplicación ASANA con el listado de las tareas, y su asignación a cada miembro del equipo, en un tablero tipo canva con las sección definidas con anterioridad

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30 Mayo - Cantidad de tareas asignadas por responsable

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30 Mayo - Cantidad de tareas asignadas por responsable

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Como he mencionado en mi grupo laboral, hay 3 ingenieros, cada uno es responsable de ciertas áreas dentro del prefabricado.

1. Patio de acero, ingeniero 1 = 26 tareas asignadas

2. Patio de prefabricado, ingeniero 2 = 19 tareas asignadas

3. Traslados de prefabricados, ingeniero 3 = 11 Tareas asignaas

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Se reunió mi equipo, y se socializó todas las tareas que asigné a cada miembro, de acuerdo con los roles, y con base a la programación maestra. Se informó que al final de la semana se va a medir el desempeño de cumplimiento.

Se identificaron con el equipo y se señaló en ASANA las actividades urgentes con su respectivo responsable.

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·        Se tubo una pequeña reunión de coordinación, se proyecta ASANA en la pantalla.

·        Se revisa las tareas en la sección urgentes.

·        La actividad confirmación acero de refuerzo, indica el ingeniero responsable que el proveedor confirmó para el viernes 6 de Jun la llegada del acero, lo cual es una fecha aceptable para la ejecución del programa

·        La tarea Verificación plan de izaje crítico está vencida, el ingeniero responsable explica que falta una firma de seguridad. La tarea se marca como bloqueada, en Asana, y se crea una nueva tarea para obtener la firma.

·        La actividad Confirmación Recertificación izajes supervisor, el ingeniero responsable indica que el área de recursos humanos confirmó la recertificación para el día 9 de junio. Se procedió a informarle al supervisor de izaje.

·        Se van cumpliendo actividades programadas.

·        Durante la reunión se acerca el maestro, e indica que el gato de pretensado para la fabricación de vigas presentó una falla mecánica, aún no hay un diagnostico previo. Se pone la tarea de seguimiento urgente para el siguiente día.

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El porcentaje de cumplimiento desglosado por áreas revela que, si bien todas operan por debajo del objetivo el cual es 80% de cumplimiento, la principal fuente de incumplimiento se concentra en la actividad de Traslados de Prefabricados (29% PPC), la cual actúa como un cuello de botella crítico. Esta falla en la logística impacta directamente al Patio de Prefabricados (59% PPC), forzando detenciones en la producción por falta de espacio. El Patio de Acero (69% PPC), aunque presenta un mejor desempeño relativo, aún muestra desviaciones importantes por una inadecuada asignación de recursos.

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Se hace el ejercicio grupal con la metodología de los 5 por qué para encontrar la raíz del problema.

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Se llevó a cabo la sesión de planificación para la Semana 24, utilizando la plataforma Asana para formalizar las tareas extraídas del Look-Ahead Plan y asignar responsables. Con base en el análisis de causa raíz de la semana anterior, se integraron al plan las siguientes acciones correctivas de alta prioridad:

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9 de Junio - tareas ejecutas para desbloquear restricciones

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9 de Junio - tareas ejecutas para desbloquear restricciones

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Se completaron las actividades claves:

1. la gestión de permisos para izajes críticos fue liberada

2. Reasignación de personal en el patio de acero

3. Asignación de nueva área de acopio

Gracias a este seguimiento intensivo, la Semana 24 inició con las principales restricciones que afectaron el desempeño anterior ya desbloqueadas.

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Se desarrolló y formalizó en Excel un formato para el control de mantenimiento de los equipos críticos, dando cumplimiento a la tarea asignada tras la falla del gato de pretensado.

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1. Tras discutirlo con el equipo, se identificó la oportunidad de mantener el gato alquilado como equipo de respaldo para mitigar el riesgo de futuras fallas. Esta propuesta fue estructurada y presentada a la dirección, siendo aprobada el mismo día.

2. Uno de los ingenieros de una tarea de seguimiento para la recepción de acero de refuerzo de la Semana 26, demostrando una excelente visión a futuro.

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Se lideró la reunión de cierre de semana, iniciando con un reconocimiento al equipo por el significativo avance logrado en solo dos semanas de aplicación de la metodología Last Planner System. El PPC (Porcentaje de Plan Cumplido) global experimentó una mejora de 20 puntos porcentuales, pasando de un 56% a un 76%.

La tabla adjunta detalla las mejoras porcentuales, los logros y las oportunidades de mejora para seguir avanzando en los cumplimientos de los objetivos.

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La implementación del sistema dual (Excel para estrategia y visión macro, Asana-Look Ahead para táctica) y la métrica del PPC transformaron mi gestión. Pasé de una percepción de control a un control real, medible y visible. La enseñanza clave es que los datos eliminan la ambigüedad y potencian la mejora continua. Analizar por qué no se cumplió el 24% del plan en la primera semana fue la clave para alcanzar casi el 93% en la segunda. Esto me da la confianza de que puedo escalar este sistema para manejar la complejidad de un Director de Proyectos.

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👥 Lunes, 2 de Junio: El Muro de la Resistencia

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👥 Lunes, 2 de Junio: El Muro de la Resistencia

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Detonante: Percibir las dudas y el escepticismo del equipo ante un nuevo plan.

Mi Acción: En lugar de defenderme, usé el Reencuadre Cognitivo. Vi su "resistencia" como "preocupación legítima" y les pregunté abiertamente por sus miedos.

Resultado: La tensión se disipó y transformamos una posible confrontación en un diálogo colaborativo.

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⚙️ Miércoles, 4 de Junio: La Crisis del Equipo

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⚙️ Miércoles, 4 de Junio: La Crisis del Equipo

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Detonante: La avería de un equipo crítico sin tener respaldo, generando pánico y frustración.

Mi Acción: Controlé mi reacción inicial y canalicé la energía del equipo hacia un Enfoque en Soluciones inmediato, liderando una lluvia de ideas.

Resultado: Se tomó una decisión rápida y eficaz, evitando la parálisis y la búsqueda de culpables.

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📉 Sábado, 7 de Junio: El Golpe del Mal Resultado

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📉 Sábado, 7 de Junio: El Golpe del Mal Resultado

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Detonante: El bajo cumplimiento semanal (PPC), generando decepción y preocupación personal.

Mi Acción: Practiqué la Auto-regulación: acepté mi emoción en privado, pero proyecté aliento al equipo y nos enfoqué inmediatamente en el análisis de causas raíz.

Resultado: El equipo se centró en aprender del error y encontrar soluciones, no en el desánimo.

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Detonante: Un ingeniero propuso cambiar un plan ya aprobado, generando un impulso de rechazo en mí.

Mi Acción: Apliqué una Pausa Deliberada para acallar mi reacción y practicar la Escucha Activa, valorando la lógica de su propuesta.

Resultado: Adoptamos una buena idea, el ingeniero se sintió valorado y la confianza del equipo aumentó.

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🔥 Miércoles, 11 de Junio: La Furia y la Calma

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🔥 Miércoles, 11 de Junio: La Furia y la Calma

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Detonante: La negligencia de otra área, generando una intensa furia en mí.

Mi Acción: Usé el Distanciamiento Físico: una caminata para "enfriar" la emoción antes de la reunión. Luego, apliqué Comunicación Asertiva, basada en hechos.

Resultado: Se logró un plan de acción firmado y se evitó un conflicto destructivo.

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🏆 Sábado, 14 de Junio: La Cosecha del Éxito

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🏆 Sábado, 14 de Junio: La Cosecha del Éxito

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Detonante: ¡El gran resultado! Un aumento de 20 puntos en el PPC.

Mi Acción: Usé el Refuerzo Positivo, conectando explícitamente el éxito numérico con los nuevos comportamientos emocionales que practicamos juntos.

Resultado: Anclamos los hábitos positivos en la cultura del equipo, celebrando no solo el qué, sino el cómo lo logramos.

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El manejo emocional no es pasivo, es una habilidad activa. Al identificar detonantes y usar técnicas de forma consciente, se crea un espacio vital entre el estímulo y la respuesta. En ese espacio es donde un jefe reacciona, pero un líder elige.