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Wie können wir unser E-Mail-Management optimieren? 

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Wie können wir unser E-Mail-Management optimieren? 

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Persönlicher Selbstorganisations-Check & Wenn-Dann-Pläne  

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Persönlicher Selbstorganisations-Check & Wenn-Dann-Pläne  

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Meine persönliche Checkliste für eine gute Selbstorganisation:

...

Wenn X eintritt, … dann tue ich Y (so konkret wie möglich).

...

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Fragestellung an die KI formulieren

Prompt erarbeiten: Die Herausforderung in eine klare, spezifische und lösungsorientierte Frage umwandeln mit WKI/WKW-Fragen:
WKI-Frage = Wie könnte ich (…), so dass (…)?
WKW-Frage = Wie könnten wir (…), so dass (…)?

Mit der KI experimentieren: Mit verschiedenen Formulierungen experimentieren, nach weiteren Details fragen und nach Bedarf vertiefen oder verfeinern.

Lösungen reflektieren und anpassen

KI-Antworten kritisch prüfen: Überlegen und bewerten, welche Lösungsideen für das spezifische Problem am besten geeignet sind.

•Reflexionsfragen einsetzen:
„Welche der vorgeschlagenen Lösungen könnte in unserem Alltag umsetzbar sein?“ „Welche Aspekte gehören vielleicht angepasst, damit die Lösung zu uns passt?“

Transfer und Umsetzung

Nächste Schritte: Was ist sind unsere nächsten Schritt, um die erarbeitete Lösung in die Tat umzusetzen?

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Inhaltlich sind Outlook Aufgabenmanagement und Outlook To-do-App gleich.

Im Aufgabenmanagement kann in den Notizen besser gearbeitet werden (Formatierung Bulletpoints, Mails reinkopieren usw.)

Es können benutzerdefinierte Felder angelegt und mehr Felder angezeigt werden.

Gruppierung nach Datum, Kategorien usw.

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In der To-do-App können verschiedene Schritte eingegeben und verschoben werden. Diese sind identisch zu der Checkliste im Planner in Teams.

Funktion "wichtig" über Sternchen

verschiedene Ansichten z. B. heute, wichtig, Flag aus Mail usw.

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Die Aufgaben aus Outlook werden in Teams mit dem Planner synchronisiert (und umgekehrt).

Im Planner gibt es die Ansicht mit Buckets und eine Listenansicht, nach der sortiert und gefiltert werden kann.

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Blocker im Kalender für remote arbeiten und Fokuszeit

Früher anfangen "Fokus" im Kalander

unangenehme Dinge bald am Tag erledigen "eat the frog first"

Kleinaufgaben an einem Ort aufschreiben - Notizen-App durchstreichen

privates Mobilphone Fokuszeiten markieren

Roll out im gemeinsamen Kalender pflegen

Outlook Aufgaben zum organisieren - auch Aufgaben übertragen können

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Weitere:

Macht euch das Leben leichter: mit der Aufgaben-Funktion in Outlook arbeiten! (youtube.com)

✔ Outlook Aufgabenliste: Ansichtseinstellungen für Fortgeschrittene (youtube.com)

⚠️ Microsoft 365: Das machen fast alle Unternehmen falsch! (youtube.com)

Weitere Links im Blink Kapitel 4 "Outlook Link Tipps"

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🚀 Wie ich mit Outlook nie wieder eine einzige Aufgabe vergesse (das ultimative To Do System)

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sich selbst Fristen setzen und Belohnung bekommen, wenn es erledigt ist

aufräumen mit Musik

Timer stellen - Timeboxing

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Stress und Emotionale Selbstführung ChatGPT

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Stress und Emotionale Selbstführung ChatGPT

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Stress und emotionale Selbstführung in meinem beruflichen Alltag integrieren

Hallo! Es freut mich, dass du nach Wegen suchst, Stress und emotionale Selbstführung in deinen beruflichen Alltag zu integrieren. Hier sind einige Tipps, die dir dabei helfen können:

1. Achtsamkeit und Pausen: Nimm dir regelmäßig kurze Pausen, um tief durchzuatmen und dich zu zentrieren. Achtsamkeitsübungen, wie das bewusste Wahrnehmen deiner Atmung, können dir helfen, im Moment zu bleiben und Stress abzubauen.

2. Emotionen anerkennen: Erlaube dir, deine Gefühle zu spüren, ohne sie zu bewerten. Das kann dir helfen, emotional ausgeglichener zu bleiben und besser mit Herausforderungen umzugehen.

3. Grenzen setzen: Lerne, deine Grenzen zu erkennen und zu kommunizieren. Das schützt dich vor Überforderung und fördert dein emotionales Wohlbefinden.

4. Selbstreflexion: Nimm dir Zeit, um regelmäßig über deine Gefühle und Reaktionen nachzudenken. Das kann dir helfen, Muster zu erkennen und gezielt an deiner emotionalen Selbstführung zu arbeiten.

5. Entspannungstechniken: Nutze Techniken wie Meditation, progressive Muskelentspannung oder Atemübungen, um Stress abzubauen und deine emotionale Balance zu fördern.

6. Positive Routinen: Etabliere Routinen, die dir Freude und Entspannung bringen, z.B. kurze Spaziergänge, Musik hören oder eine Tasse Tee. Das kann dir helfen, den Alltag positiver zu gestalten.

Wenn du diese Strategien regelmäßig anwendest, kannst du besser mit Stress umgehen und deine emotionale Selbstführung stärken. Wenn du möchtest, kann ich dir auch noch spezifischere Tipps geben oder bei der Entwicklung eines persönlichen Plans helfen. Ich bin für dich da!

Bitte reduziere deine Antwort auf 3 Hauptargumente

Natürlich! Hier sind die drei wichtigsten Punkte:

1. Regelmäßige Pausen und Achtsamkeit: Kurze Momente der Bewusstheit und Entspannung helfen, Stress abzubauen und im Alltag ruhig zu bleiben.

2. Emotionen anerkennen und reflektieren: Das bewusste Wahrnehmen und Akzeptieren deiner Gefühle stärkt deine emotionale Selbstführung.

3. Grenzen setzen und Selbstfürsorge: Klare Grenzen und Routinen schützen vor Überforderung und fördern dein Wohlbefinden.

Wie ist dies im Alltag umsetzbar:

Das lässt sich gut in den Alltag integrieren! Hier sind einige Tipps:nn1. Kurze Pausen einplanen: Nimm dir bewusst alle paar Stunden ein paar Minuten, um tief durchzuatmen oder kurz zu entspannen – zum Beispiel beim Kaffee oder nach einer Aufgabe.nn2. Emotionen bewusst wahrnehmen: Versuche, dir im Laufe des Tages kurz Zeit zu nehmen, um zu reflektieren, wie du dich fühlst, zum Beispiel vor einem Meeting oder nach einer Herausforderung.nn3. Grenzen setzen: Lerne, „Nein“ zu sagen, wenn es zu viel wird, und plane feste Zeiten für Pausen und Erholung ein, damit du dich nicht überforderst. Das lässt sich gut in den Arbeitsalltag integrieren und hilft dir, emotional ausgeglichener zu bleiben.

NIMM DIE ZEIT NEHMEN IN DEN FOKUS UND ERSTELLE 3 PUNKTE

Natürlich! Hier sind drei wichtige Punkte, um die Zeit für Achtsamkeit und Selbstfürsorge im Alltag effektiv zu nutzen:

1. Kurze, bewusste Pausen einplanen: Nutze z.B. eine Minute, um tief durchzuatmen oder dich kurz zu entspannen – das lässt sich leicht in den Alltag integrieren, z.B. zwischen Terminen oder beim Warten.

2. Tägliche Rituale schaffen: Etabliere feste Zeiten, z.B. morgens oder abends, um dir bewusst Zeit für dich zu nehmen, sei es durch Meditation, Journaling oder einfach nur Stille.

3. Zeit für Reflexion einbauen: Nimm dir regelmäßig ein paar Minuten, um deine Gefühle und Gedanken zu beobachten und zu reflektieren, z.B. am Ende des Tages, um bewusster mit deinen Emotionen umzugehen.

Wenn du diese Punkte in deinen Alltag integrierst, kannst du dir selbst mehr Raum für Achtsamkeit und Wohlbefinden schaffen!

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Liste 15 vorschläge auf, den outlook posteingang effizent zu verwalten (möglichst wenig emails im posteingang zu haben), bewerte diese und zeige je vorschlag konkrete umsetzungsvorschläge an. liste dies alles in einer tabellarischen übersicht auf

ChatGPT:

Hier ist eine tabellarische Übersicht mit 15 effizienten Methoden zur Verwaltung des Outlook-Posteingangs, inklusive Bewertung (1–5 Sterne) hinsichtlich Effektivität, konkreter Umsetzung und kurzer Erklärung:

#

Methode

Bewertung (★)

Konkrete Umsetzung in Outlook

Vorteil / Hinweis

1 Zero-Inbox-Prinzip

★★★★★

Täglich alle E-Mails entweder beantworten, archivieren, löschen oder terminieren

Vermeidet E-Mail-Stau, sofortiges Handeln erzogen

2 Regeln und automatische Sortierung

★★★★★

Menü „Regeln“ > Neue Regel: E-Mails automatisch in Ordner verschieben

Filtert Routinemails (z. B. Newsletter, Statusberichte)

3 Kategorien nutzen

★★★★☆

Mit Rechtsklick auf E-Mail > „Kategorisieren“

Visuelle Orientierung, auch in Ordnern

4 Schnellbausteine für Standardantworten

★★★★☆

Datei > Optionen > E-Mail > Schnellbausteine erstellen

Spart Zeit bei häufigen Antworten

5 Suchordner anlegen

★★★★☆

„Ordner“ > „Neuer Suchordner“ > z. B. „Ungelesene Nachrichten“

Übersicht über wichtige E-Mails, ohne echten Ordner

6 E-Mails nach dem 2-Minuten-Prinzip bearbeiten

★★★★★

Wenn Bearbeitung < 2 Min. dauert → sofort erledigen

Hält Posteingang sauber, steigert Effizienz

7 Aufgaben statt E-Mail-Ablage nutzen

★★★★☆

E-Mail per Drag & Drop auf „Aufgaben“ ziehen

Trennung von Kommunikation und To-dos

8 QuickSteps einrichten

★★★★★

Register „Start“ > „QuickSteps“ > z. B. „Verschieben + als erledigt markieren“

Automatisiert wiederkehrende Abläufe

9 Archivierungsfunktion regelmäßig nutzen

★★★★☆

„Archivieren“-Button oder Regeln dafür setzen

Entlastet den Posteingang, ohne Datenverlust

10 Regelmäßig feste E-Mail-Zeiten einplanen

★★★★☆

Kalenderblock für „E-Mail-Zeit“

Verhindert ständiges Switchen und Reaktivität

11 Lesebestätigungen nur gezielt einsetzen

★★★☆☆

Optionen > „Lesebestätigung anfordern“

Nicht jede Mail braucht eine Rückmeldung

12 Benachrichtigungen deaktivieren

★★★★☆

Datei > Optionen > E-Mail > „Desktopbenachrichtigungen“ ausschalten

Höhere Konzentration, weniger Ablenkung

13 Posteingang nach Priorität sortieren

★★★☆☆

Spaltenansicht anpassen: Priorität, Kategorien, Erhalten

Hilft bei schneller Bewertung des Arbeitsaufwands

14 Newsletter und Werbung abbestellen

★★★★★

„Abmelden“-Links nutzen oder Regel: „löschen bei Betreff enthält 'Newsletter'“

Spart Zeit & reduziert tägliche E-Mail-Flut

15 Verzögertes Senden verwenden

★★★☆☆

Beim Verfassen: Optionen > Übermittlung verzögern

Praktisch bei Teamarbeit über Zeitzonen hinweg

Wenn du möchtest, kann ich dir eine dieser Methoden auch als Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots oder Video-Anleitung aufbereiten – sag einfach Bescheid.

Du:

liste davon die 5 vielversprechendsten ansätze auf

ChatGPT:

Basierend auf Effektivität, Zeitersparnis und Nachhaltigkeit im Arbeitsalltag, sind die 5 vielversprechendsten Ansätze zur effizienten Verwaltung des Outlook-Posteingangs:

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Methode

Warum besonders vielversprechend?

Tipp zur Umsetzung

1 Zero-Inbox-Prinzip

Verhindert dauerhaft überfüllten Posteingang und zwingt zu Entscheidungen (Antworten, Archivieren, Terminieren, Löschen)

Jeden Tag 10–15 Min. für Inbox-Clearing blocken (z. B. am Tagesende)

2 Regeln und automatische Sortierung

Spart dauerhaft Zeit durch automatisierte Sortierung und Entlastung des Hauptposteingangs

Regeln für Absender, Betreff oder Schlüsselwörter einrichten (z. B. „Rechnungen“, „Newsletter“)

3 QuickSteps einrichten

Mehrere Aktionen mit einem Klick (z. B. verschieben, kennzeichnen, weiterleiten)

Beispiel: "Archiv + Als gelesen markieren + in Kategorie 'Erledigt'" mit einem Klick

4 E-Mails nach dem 2-Minuten-Prinzip bearbeiten

Vermeidet Aufschieben und hält Inbox automatisch schlank

Sobald du eine E-Mail liest, entscheide sofort – wenn in <2 Min. erledigbar: sofort handeln

5 Newsletter und Werbung abbestellen

Reduziert eingehende Mailflut an der Quelle – besonders nachhaltig

Mindestens 1x pro Woche alle neuen Newsletter checken und aktiv abbestellen oder blockieren

Diese fünf Methoden decken die Bereiche Prozessoptimierung, Automatisierung, Zeitmanagement und Informationsfilterung ab – damit lässt sich der Outlook-Posteingang langfristig sauber und effizient halten.

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... an Euren Wenn-dann-Plänen.

Schafft euch Erinnerungshilfen und denkt immer wieder dran, eure Axt zu schärfen.

Und auch mal den Frosch zu küssen, vielleicht wird er doch ein Prinz oder eine Prinzessin. 😊

Danke für den super Tag mit euch und dass ihr so engagiert dabei gewesen seid.

Herzliche Grüße und bis bald,

Renate

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Tech-Café oder Verbesserungsvorschlag einreichen