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Reflexão: O impacto dos erros no fluxo de documentos

Um exemplo real foi de uma prefeitura que pagou duas vezes a mesma nota fiscal para um fornecedor.

Por que isso aconteceu:

Ninguém conferiu direito a nota

Os setores não se comunicaram bem

Não tinha controle das notas que já tinham sido pagas

O que isso causou:

Perda de dinheiro público

Problemas com a população

Tiveram que abrir investigação para saber de quem foi o erro

Como evitar:

Conferir bem as notas antes de pagar

Usar planilhas ou sistemas para controlar tudo

Guardar as notas direitinho

Fazer os setores trabalharem juntos e se comunicarem

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Estudo de Caso: Melhorias no Recebimento e Pagamento de Fornecedores

Análise do processo atual

Problemas encontrados:

Notas fiscais se perdem ou chegam incompletas.

Alguns produtos chegam, mas não são conferidos corretamente.

O pagamento atrasa porque falta autorização do gestor.

Falta um padrão para guardar e organizar os documentos.

Não há sistema digital para controlar os pedidos, entregas e pagamentos.

Análise do processo atual

Problemas encontrados:

Notas fiscais se perdem ou chegam incompletas.

Alguns produtos chegam, mas não são conferidos corretamente.

O pagamento atrasa porque falta autorização do gestor.

Falta um padrão para guardar e organizar os documentos.

Não há sistema digital para controlar os pedidos, entregas e pagamentos.

❗ Pontos que precisam melhorar

Falta de controle no caminho da nota fiscal.

Comunicação falha entre setores (administração, financeiro e gestores).

Pagamentos atrasam sem necessidade.

Risco de pagar por produtos não entregues.

✅ Soluções propostas (melhorias)

Criar um padrão simples de conferência de notas e produtos.

Usar um sistema (mesmo que simples, como planilhas online) para registrar tudo.

Fazer um formulário de autorização de pagamento, assinado por gestor.

Treinar os funcionários para seguirem o passo a passo sempre.

Digitalizar as notas fiscais e guardar em uma pasta organizada por mês.

Plano de Ação Resumido

Criar um checklist de conferência – Administração (1 semana)

Fazer uma planilha para controlar notas e pagamentos – Financeiro (1 semana)

Criar um formulário de autorização de pagamento – Administração (3 dias)

Treinar os funcionários – RH/Administração (2 semanas)

Digitalizar e organizar as notas – Financeiro (sempre)

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Análise de Fluxo de Documentos de Pagamento a Fornecedores

Passo a passo do pagamento

O fornecedor manda a nota fiscal e entrega os produtos.

O pessoal que recebe os produtos confere se está tudo certo com o que foi pedido.

A nota vai para a administração, que confere os dados e os valores.

Um gestor (chefe do setor) precisa olhar e autorizar o pagamento.

Depois, o financeiro faz o pagamento para o fornecedor.

A nota é guardada para provar que tudo foi feito certinho.

Quem faz o quê

Recebimento: confere se o que chegou está certo.

Administração: olha a nota, vê se os valores e impostos estão certos.

Gestor: aprova se pode pagar.

Financeiro: faz o pagamento e guarda a nota.

Checklist simples antes de pagar

A nota fiscal chegou?

O que foi pedido chegou certo?

A nota está com os dados certos (valor, número, impostos)?

Um responsável autorizou o pagamento?

Está tudo certo para pagar?

A nota foi guardada depois?

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Conferência Simples da Nota Fiscal

Dados da Nota Fiscal analisada

Número da Nota: 000.146.914

Série: 001

Data de emissão: 11/03/2022

Natureza da operação: Venda

Valor total: R$ 7.104,12

Emitente: Comércio de Alimentos LTDA – Rio de Janeiro/RJ

Tipo de produtos: Produtos de limpeza e higiene (pedras sanitárias, sabão, esponjas, detergente, etc.)

Conferência:

Número da nota está certo? Sim

Produtos corretos? Sim

Quantidade recebida: correto

Valores e impostos corretos? Sim

Frete e seguros: Não cobrados

Erros e problemas encontrados

O nome do hospital não aparece na nota → precisa ser corrigido pelo fornecedor.

Não há assinatura de quem recebeu a mercadoria → precisa ser assinada quando os produtos chegarem.

Alguns códigos de operação (CFOP) estão diferentes entre os produtos → pode indicar erro no cadastro.

O “Fundo de Combate à Pobreza” aparece, mas não mostra o cálculo → deveria estar detalhado.

O que a empresa deve fazer

Conferir se todos os produtos chegaram de acordo com a nota.

Pedir ao fornecedor para corrigir a nota fiscal, colocando o nome e CNPJ do hospital.

Assinar e registrar a data de recebimento da mercadoria.

Guardar a nota fiscal junto com o pedido de compra, para não perder documentos.

Só liberar o pagamento depois que tudo estiver conferido e certo.

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Elaboração de Fluxo de Recebimento e Conferência de Notas Fiscais

Fluxo de Documentos – Recebimento e Conferência de Notas FiscaisO fornecedor manda a nota fiscal junto com o produto ou serviço.

Alguém do hospital confere se o que chegou é o que foi pedido.

Verifica se o número da nota é o mesmo da fatura.

Olha se a quantidade, os preços e os impostos estão certos.

Um gestor (chefe) precisa autorizar o pagamento.

Depois disso, a nota vai pro setor de contas a pagar.

O hospital faz o pagamento.

A nota é guardada direitinho, para controle e consulta depois.

A nota fiscal chegou com o produto ou serviço?

O que chegou está certo com o que foi pedido?

O número da nota é o mesmo da fatura?

A quantidade e os preços estão corretos?

Os impostos estão certos na nota?

A nota foi autorizada por um responsável (chefe)?

Já foi enviada para o setor que faz o pagamento?

O pagamento foi feito no prazo?

A nota foi guardada no lugar certo?

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Estudo Detalhado da Nota Fiscal

Importância da Nota Fiscal

A Nota Fiscal (NF) é um documento legal que comprova a venda de produtos ou serviços. No Hospital São João do Caribe, ela é essencial para o controle financeiro e o pagamento correto aos fornecedores. A conferência adequada evita erros, fraudes e atrasos.

Principais Itens da Nota Fiscal

Razão Social e CNPJ: identificam o fornecedor.

Data de Emissão: importante para controle de prazos.

Número da Nota Fiscal: garante controle e evita duplicidade.

Descrição dos Produtos/Serviços: deve estar de acordo com o que foi pedido.

Quantidade e Unidade: precisa bater com o que foi recebido.

Valor Unitário e Total: confirmar se os preços estão corretos.

Impostos: verificar se foram aplicados corretamente.

Forma de Pagamento: deve seguir o combinado.

Chave de Acesso: usada para validar a nota no site da SEFAZ.

Por que a conferência da Nota Fiscal é crucial para o pagamento?

A conferência da Nota Fiscal é essencial para:

Evitar pagamentos indevidos ou duplicados

Garantir que o produto/serviço foi realmente entregue conforme o pedido

Prevenir erros e fraudes

Cumprir exigências fiscais e legais

Assegurar que a empresa só pague o que foi autorizado por um gestor

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1. Departamentos envolvidos:

Financeiro, RH, Farmácia, Enfermagem, Administração, Gestores

2. Interface entre departamentos:

Falta de padrão no envio, autorização e registro de documentos

Comunicação falha entre setores

3. Documentos no fluxo:

Nota fiscal, pedido de compra, autorização de pagamento, documentos de RH, registro de estoque

4. Documentos em outros segmentos:

São comuns.

Podem ser melhorados com: sistema ERP, formulários digitais, checklist de RH, controle eletrônico de estoque.

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NOTA FRIGOBAR

CNPJ:
Endereço:

Nota de Consumo – Frigobar
Data:
Hóspede:
Quarto:

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autonomia digital

criatividade atitude empreendedora

visão critica

atitude sustentavel

colaboração e comunicação

dominio tecnico cientifico

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RG

CPF

Certidão de nascimento

Certidão de casamento

Título de eleitor

Carteira de Trabalho (CTPS)

Passaporte

conta de agua

conta de luz

conta decinternet

conta de gas

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1 Elabore e atualiza documentos administrativos e comerciais,operando os recursos de tecnologia da informação e comunicação, conforme normas da lingua padrão e procedimentos da organização.

2 organiza documentos fisicos e digitais de acordo com as tecnicas. de arquivamento e protocolo, mantendo integridade e sigilo

3 controla o fluxo de documentos fisicos e digitais, com eficiencia, de acordo com as tecnicas de arquivos e protocolos,mantendo integridade e sigilo.