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La gestión y tramite permite en una empresa una buena organización y eficiencia en los procesos administrativos que esta realice.

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La gestión y tramite permite en una empresa una buena organización y eficiencia en los procesos administrativos que esta realice.

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Por eso es importante conocer cada uno de los proceso que se generan en la entrada y salida de los documentos o correspondencias recepción,recepción y distribución de las mismas.

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El proceso de gestión y trámite  es importante en cualquier entidad, debido a que redirecciona la documentación que en esta se maneja para que llegue a la dependencia que le compete ademas de ello le da identidad al documento dejando así constancia de su estancia, permitiendo así el acceso y la consulta de los mismos logrando por lo tanto la satisfacción del usuario.

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El proceso de gestión y trámite  es importante en cualquier entidad, debido a que redirecciona la documentación que en esta se maneja para que llegue a la dependencia que le compete ademas de ello le da identidad al documento dejando así constancia de su estancia, permitiendo así el acceso y la consulta de los mismos logrando por lo tanto la satisfacción del usuario.

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Gestión y trámite
los gestión y tramite nos permite el procedimiento realizado en el manejo de los documentos en una entidad.
Este tema es muy importante por que en el podemos basaros en el proceso que hay que obtener en una entidad , este contiene una serie de procesos como la recepción,radiación,distribución.con estos proceso obtenemos el control de los documentos y nos permite identificarlos.

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Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Durante la gestión y trámite se encuentran 3 procesos:

1.    Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica

2.    Radicación: en este proceso se puede identificar las siguientes actividades;

Ø  Asignación de un número consecutivo a partir del 1.

Ø  Impresión de rótulo de la radicación.

Ø  Registro impreso de planillas de radicación y control.

3.    Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Nota:

En las organizaciones el ingreso, creación y envió de documentos es una tarea de ejecución diaria.

Por lo tanto es importante que las organizaciones tengan el control de la documentación que llegan, fluye y los que se generan dentro de ellas; así se beneficiarían de la siguiente manera:

Ø  Disminuir el tiempo en el trámite o atención de un documento.

Ø  Se evitan olvidos y/o documentos extraviados.

Ø  Ubicar rápidamente los documentos. Entre  otros.

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La unidad de correspondencia es una oficina además de un proceso muy importante que fortalece el desempeño estratega de la entidad.
Radicación
Este proceso permite llevar el control de los documentos y la identificación de cada uno de ellos.
Gestión y Trámite
El proceso de gestión y trámite, abarca todo el procedimiento realizado a lo largo de la gestión de la documentación.

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Bueno La gestión y tramite no es mas que el Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite.Dentro de la gestión y tramite se encuentran tres procesos los cuales son la recepción, radicación, y la distribución.En la recepción encontramos que es una función continua que se desarrolla constantemente en la institución y es de vital importancia para la admisión de documentos, tanto de entrada como de salida, remitidos por una persona natural o jurídica.En la radicación son  procedimiento por el cual, la entidad asignara un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha, hora de recibo o de envío, y nombre del funcionario que radica el documento.La distribución Las Unidades de Correspondencia garantizarán  la entrega de la Comunicaciones Oficiales tanto internas con destino externo como externas con destino interno. 

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Bueno La gestión y tramite no es mas que el Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite.Dentro de la gestión y tramite se encuentran tres procesos los cuales son la recepción, radicación, y la distribución.En la recepción encontramos que es una función continua que se desarrolla constantemente en la institución y es de vital importancia para la admisión de documentos, tanto de entrada como de salida, remitidos por una persona natural o jurídica.En la radicación son  procedimiento por el cual, la entidad asignara un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha, hora de recibo o de envío, y nombre del funcionario que radica el documento.La distribución Las Unidades de Correspondencia garantizarán  la entrega de la Comunicaciones Oficiales tanto internas con destino externo como externas con destino interno. 

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OPINION: DANIA MORELO

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GESTIÓN Y TRÁMITE

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, destinadas a la planificación, manejo y organización de la documentación que se produce y recibe en la entidad, desde que se origina hasta su destino final, para facilitar su utilización y conservación.

RADICACION
procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo alas comunicacions recidivas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió.

RECEPCIÓN
Se define como el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son recibidos por una persona natural o jutidica.

CONSULTA
Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.

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La gestión y tramite es un tema de mucha importancia para la gestión documental esta se divide en muchos sub temas como lo son la radicacion, las comunicaciones oficiales, recepcion, consulta . entre otros temas mas.

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Es importante ya que es el recorrido de los documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de sus funciones administrativas con la función de revisar,registrar,asignar, digitalizar y distribuir .
En el desarrollo de las funciones cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de tramites administrativos y en el momento que se valla a distribuir se relacionan con el flujo de los documentos internos y externos de la entidad sin importar el medio de distribución del documento se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envió de los mismos.

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Este es el proceso de comunicación entre las dependencias, generando como soporte una serie de documentos tanto internos como externos.

RECEPCIÓN
Es la actividad de recibir el documento al momento que llega a la empresa que son remitidos por personas naturales o jurídicas.

RADICACIÓN
Es la actividad que se lleva a cabo en la unidad de correspondencia la cual certifica que el documento fue enviado o recibido por medio de un radicado que garantice su respuesta.

DISTRIBUCIÓN Y DESPACHO

Es el proceso que verifica que el documento llegue a su destino de forma correcta.

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Las comunicaciones oficiales es la relacion que hay de una o varias dependencia en una entidad, por medio de documentos ya sean electronicos  o fisicos.

RECEPCION
Es el control de que realiza la administracion para llevar un control en el flujo de documentos que son remitidos por personas naturales o juridica.

RADICACION
Es una de las actividades que se debe realizar en la unidad de correspondencia, para llevar constancias de un documento recibido o enviado por medio de un sello que garantice su respuesta.

DISTRIBUCION Y DESPACHO

Este proceso de DESPACHO es cuando la o el recepcionista recibe los documentos y el proceso de DISTRIBUCION es cuando se le entrega en su respectiva dependencia el documento a quien va dirigido.

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La gestión y trámite  es unos de los procesos de la gestión documental , en la cual se realizan un conjuntos de actividades como la  recepción en la cual se reciben los documentos , se identifican los medios como : fax , correo tradicional , se clasifican ya se han comunicaciones oficiales o correspondencias privadas, se verifica si el documento tiene copias,firmas o anexos, lo registro en la base de datos y se firma la constancia de recibo.

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Gestión y tramite

Es importante pues establece el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, distribución,  disponibilidad, recuperación  y acceso a la documentación.   para la consulta, control   y seguimiento a los tramites que surte el documento hasta la resolución de sus asuntos.

Radicación

Tiene como propósito oficializar un trámite. dejando la constancia de la hora y fecha de recibido o envió de un documento.

Recepción

permite la verificación y control de la admisión de documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

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las unidades de correspondencia dentro de una entidad es de gran importancia debido a que en esta llega la documentación que sale y entra a la organización o empresa.
dentro de gestión y tramite encontramos procesos como recepción, distribución, despacho etc lo que permite dentro de la entidad llevar un orden rigiéndose por la normatividad vigente.Es importante la radicación de la documentación recibida y enviada dentro de estos procesos ya que en este se identifica y se le da un orden a dichos documentos.
todo lo anterior permite afirmar que es de vital importancia para una entidad contar con proceso como gestión tramite y con una respectiva unidad de correspondencia

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Gestión y Tramite
Este proceso desde mi punto de vista es uno de los mas importantes ya que en este es donde se realizan la recepción y el tramite de los documentos, también se hacen las comunicaciones oficiales e tal modo que son de mucho apoyo en el proceso d desarrollo de dicha empresa o entidad

RADICACION
esta actividad se hace en una unidad de correspondencia  para llevar constancia de los documentos que reciben y envían por medio de un sello que garantize su respuesta

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Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción , la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos
RECEPCIÓN
Es proceso continuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en cualquier institución, también se considera un conjunto de operaciones de
verificacion y control que una
institución debe realizar para
la admisión de los documentos
que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

RADICACION
Consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación recibida. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión administrativa y que van a conformar la memoria institución.

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El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una

persona natural o jurídica.

RADICACIÓN
consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación recibida. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión administrativa y que van a conformar la memoria institución.

DISTRIBUCIÓN Y REPARTO
El último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparto. Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de la dependencia o sus códigos, según el caso, donde se organiza la correspondencia la realiza el mensajero, quien se apoya en bolsas para tal fin. Siempre habrá dos bolsas para cada dependencia. Una permanecerá en la oficina de correspondencia para guardar la que se recibe y otra en la oficina respectiva para guardar la correspondencia que será enviada. Cuando el mensajero hace su recorrido hará el cambio respectivo.

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Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
de allí parte la importancia de las unidades de correspondencia

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son las actividades que se realizan para la admisión de los documentos remito por una persona natural o jurídica.
deben verificar que estén completos y que correspondan  para dar inicio a los tramites correspondientes.

RADICACIÓN
consiste en asignar un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envió con el propósito de oficializar el tramite y cumplir con los términos establecidos por la ley.

DISTRIBUCIÓN
son actividades que se realizan para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario se relaciona con el flujo de los documentos al interior y el exterior de la entidad se debe contar con mecanismos de control y verificación.