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El objetivo de la herramienta Microsoft Office Project Professional es ofrecer múltiples opciones tanto para el manejo de proyectos, como para la administración de recursos, además entrar a detallar como se realiza seguimiento, ajustes a la programación y utilizar las herramientas de análisis.

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1.       Abrir Microsoft Office Project

2.       Haga click en Archivo – Nuevo proyecto en blanco.

3.       En la pestaña Proyecto, haga click en Información del proyecto.

4.       Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en la que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo.

Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga click en Fecha de fin de proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin.

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PASO A PASO PARA ASIGNAR UN CALENDARIO BASE PARA EL PROYECTO

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PASO A PASO PARA ASIGNAR UN CALENDARIO BASE PARA EL PROYECTO

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1.       En la pestaña Proyecto haga click en Información del proyecto.

2.       En la pestaña Proyecto haga click en Información del proyecto.
3.  Haga click en Aceptar.

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Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los paquetes de trabajo que constituyen la programación. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega definida pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificación temprana de los problemas.

Algunas recomendaciones en la creación de tareas, son:

a) Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee. Deben desglosarse de forma más detallada en las áreas que presenten mayor riesgo.

b) Asegurarse de que los criterios de conclusión de las tareas estén claramente definidos.

c) Definir las tareas que son cortas en comparación con la duración total del proyecto. Las tareas más cortas permiten estimar el tiempo y los recursos más fácilmente.

d) Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formación.

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Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas:

a) Tareas de Resumen: las tareas de resumen tienen como funcionalidad que agrupa tareas, hitos u otras tareas de resumen. Son conocidas también como paquetes de trabajo, grandes entregables, fases o sub-fases. Este tipo de tareas tiene como características principales:

a. Duración total: la duración total se calcula con base a la diferencia entre el comienzo más temprano y el fin más tardío de las actividades que contiene.

b. Trabajo total: es la sumatoria de todos los trabajos calculados de las tareas que contiene.

c. Costo total: es la sumatoria de todos los costos de las tareas que contiene más el costo propio directo que pueda tener la tarea de resumen. Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de resumen se escriban en sustantivo para una fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades.

b) Tareas de último nivel normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y que no hacen parte de la ruta crítica, es decir, que tiene algún tiempo de holgura que les permite retrasarse sin que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la tarea se convierte en tarea crítica. Además con las tareas llamadas a realizar y ejecutar el proyecto. Reciben el nombre de último nivel debido a que después de ellas no se desprende ninguna actividad adicional. Deben tener al menos un recurso tipo trabajo asignado para que la misma pueda tener un responsable que deba responder por la misma. Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de último nivel se escriban en verbo en infinitivo para una fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades y porque con esta estructura se denota la acción que se debe realizar en la actividad.
c) Tareas de último nivel críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben ser completadas según la programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también se retrasa la finalización del proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica. Si es importante que el proyecto termine según la programación, ponga atención a las tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos determinan si el proyecto terminará a tiempo. Tiene las mismas características de las tareas de último nivel normales.

d) Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. Los hitos pueden marcar el inicio o el final de una actividad o una serie de actividades. Por buenas prácticas se recomienda que los hitos se escriban en pasado participio para una fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades.