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La fase de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo. Es en este punto donde se establecen los objetivos y metas de la empresa. Sin embargo, aquí también se debe incluir los medios por los cuales se pretende alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se traza una ruta de acción.

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La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e incrementa las posibilidades de éxito. Esta etapa se enfoca en el futuro de la empresa, por lo que funciona por medio de proyecciones y se analiza cómo los factores actuales pueden influenciar el futuro.

Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e integral las principales actividades que se realizarán en el futuro. Los siguientes son los principales pasos de la fase de la planificación:

Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar

Determinar la situación actual de la empresa

Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa

Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas

Implementar un plan y evaluar el resultado.

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El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes grupos de trabajo que componen la empresa. Este es el proceso de división de labores en grupos, los cuales deben estar interconectados y trabajar de forma conjunta.

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Algunos de los pasos más importantes en esta etapa son:

Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos individuales

Subdividir cada tarea en unidades operativas

Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector

Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector

Especificar quién depende de quién dentro de la organización e iniciar la jerarquización interna de la empresa

Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las áreas y revisar la efectividad de dicha integración

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A partir de este punto, se pone en ejecución el engranaje interno de la compañía. Por esta razón, la dirección es considerada como una de las etapas dinámicas dentro del proceso administrativo.

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Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y aseguran el correcto funcionamiento de la compañía. Por eso, se da mucha importancia a la motivación y la comunicación dentro de las diferentes áreas. Algunos de los pasos más importantes en esta fase son:

Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores

Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo

Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden cambiar de acuerdo a la naturaleza de cada área

Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes sectores de la empresa.

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La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones planificadas se realicen tal como fueron trazadas. Al igual que la fase de dirección, esta pertenece a la etapa dinámica, ya que implica acciones concretas dentro de la empresa.

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El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos más altos y bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan modificaciones a fin de corregir las posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan. Algunos de los pasos más importantes son:

Evaluar y analizar los resultados obtenidos

Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente

Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas correspondientes.

Ahora sabes qué es, su importancia y las fases de un proceso administrativo. ¿Te gustaría conocer este tema a profundidad? Entonces es posible que la carrera de Administración de Empresas sea lo tuyo. Identifica una institución que te ofrezca educación de calidad y sienta las bases de tu futuro profesional.