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Es un proceso continuo, sistemático y organizado que permite desarrollar en el individuo los conocimientos, habilidades y destrezas requeridas para desempeñar eficientemente el funcionamiento del sistema.

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El proceso de documentación consiste en un conjunto de información relacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas, la funcionabilidad del sistema, la parte lógica, los diagramas de flujos, los programas, la naturaleza, capacidades del sistema y cómo usarlo.

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El proceso de instalación consiste en la transferencia de nuevos programas a un computador y, eventualmente, configurados, para ser usados con el fin para el cual fueron desarrollados.

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El proceso de codificación consiste en traducir las especificaciones físicas del diseño en líneas de programas, el mismo es una actividad intensa y se debe desarrollar en paralelo con la actividad de prueba.

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Las pruebas del sistema tienen como objetivo ejercitar profundamente el sistema comprobando la integración del sistema de información de manera general, verificando el funcionamiento correcto de las interfaces entre los distintos subsistemas que lo componen y con el resto de sistemas de información con los que se comunica.

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Para la fase de implementación hemos de seleccionar las herramientas adecuadas, un entorno de desarrollo que facilite nuestro trabajo y un lenguaje de programación apropiado para el tipo de sistema que vayamos a construir.

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Pasos para implementar un sistema de gestión ISO desde cero

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Los procesos de soporte son aquellas actividades planificadas de forma estratégica para ofrecer soporte al área de TI. Algunas de las funciones del área de soporte de TI son:

Instalación y configuración de software.

Realizar mantenimiento de dispositivos y sistemas.

Realizar mantenimiento preventivo.

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La calidad se define en la norma ISO 9000 como "el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos". Esta norma ISO 9000, según Luis Andrés Arnauda Sequera "es el conjunto de normas y directrices de calidad que se deben llevar a cabo en un proceso". De esta norma ISO 9000 deriva la norma ISO 9001, mediante la cual la organización demuestra su capacidad para proporcionar de forma coherente productos o servicios que satisfacen los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

La calidad no debe ofrecerse única y exclusivamente en los productos finales, sino que debe estar presente a lo largo de todo el proceso de producción, incluyendo la fabricación. Es cometido del Departamento de Calidad de cada organización el aseguramiento de la calidad como parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de calidad y resultando clave para asegurar la eficiencia de la producción. Es decir, le corresponde a este departamento controlar y supervisar la calidad a lo largo de todo el proceso de producción que tenga lugar en una organización.

Cada vez es mayor el número de organizaciones que implantan la norma ISO 9001, debido mayormente a la evolución que ha sufrido este concepto en el último siglo.

En los años 50, la calidad era un lujo que pocas organizaciones se podían permitir. Una década más tarde, la calidad suponía un coste elevado, ampliando el círculo de organizaciones. En los años 70 se convirtió en un instrumento de venta; siendo 10 años después un instrumento de beneficio de las organizaciones, para convertirse en los años 90 en un tema estratégico dentro de cada organización. Como se puede comprobar, la historia de la ISO está marcando un antes y un después en el proceso de calidad.

A día de hoy, apostar por la calidad es una filosofía que pretende, mediante la consecución de la satisfacción equilibrada de las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas, el éxito a largo plazo de una organización. Se ha conseguido que la calidad camine en la misma dirección de la organización, y en consonancia con los objetivos de la misma (rentabilidad, crecimiento y seguridad).

¿POR QUÉ APOSTAR POR LA CALIDAD?

¿Por qué apostar por la calidad en el proceso de producción?

Las respuestas a esta compleja pregunta se ramifican en diversos ámbitos. Nos encontramos con razones financieras, razones comerciales, razones técnicas, las condiciones externas y el ambiente de la empresa.

Por razones financieras: sencillamente una mala calidad resulta cara tanto a la empresa como al cliente, y consecuentemente lleva asociada pérdida de beneficios.

Por razones comerciales: la calidad nos ayudará a llevar mejor los factores negativos (aumento del precio de la energía o de las materias primas, así como las exigencias del mercado), mejorar el punto de vista del cliente en cuanto a la relación calidad / precio y, por último, consigue mantener o mejorar la imagen de marca, consiguiendo clientela fiel y desarrollo del mercado.

En cuanto a las razones técnicas nos encontramos con que la calidad mejora las prestaciones técnicas, también mejora las propiedades ligadas a su utilización (fiabilidad, de mantenimiento y duración de vida), así como el dominio de la técnica (mejorando y normalizando el proceso de fabricación, así como los métodos y procedimientos de inspección).

La calidad también influye a la hora de mejorar las relaciones externas que se mantengan con clientes industriales, con asociaciones de consumidores, con poderes públicos y con asociaciones ecológicas.

Por último, la implantación de la calidad mejora el ambiente interno de la organización. La mayor premisa a seguir es la satisfacción por el trabajo bien hecho.

En definitiva, una calidad en los procesos de producción más alta genera ventajas a la organización como un menor despilfarro, menos repeticiones, menos rechazos, menos reclamaciones y menos devoluciones, lo que se traduce en costes más bajos y en una productividad más alta.

FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

La calidad en los procesos de producción de una organización se implanta en una organización siguiendo tres etapas:

1. - EVALUACIÓN Y PLANIFICACIÓN
Lo primero que debe hacerse es realizar una clara definición del sistema de gestión de calidad que se vaya a implantar y establecer el equipo de trabajo del mismo, valorando la posibilidad de contar o no con apoyo externo, por ejemplo de un consultor.

A nivel interno de la organización, es necesario nombrar a un coordinador del proyecto que sea el responsable de diseñar, desarrollar e implantar el sistema de calidad en el proceso de producción de la organización, así como es necesario contar con el apoyo continuo del equipo directivo.

Será necesario, del mismo modo, elaborar un presupuesto y mantener el compromiso de cumplimiento, junto a las necesidades de formación de cara a la implantación del sistema, así como diseñar el mejor sistema con el fin de garantizar que todos los miembros de la organización reciban toda la información necesaria relativa a la implantación del sistema de calidad.

El éxito de la implantación de un sistema de calidad vendrá condicionado por la respuesta a estas siete cuestiones imprescindibles:

1. Proyecto o tarea: ¿Qué hay que hacer?

2. Objetivos: ¿Qué debemos / queremos? ¿Para qué queremos lograrlo?

3. Resultados: ¿Qué debe obtenerse? ¿Cómo reconocemos el logro de los objetivos?

4. ¿Con qué "inputs" contamos?

5. ¿Qué "inputs" necesitamos?

6. ¿Cuáles son las condiciones básicas para la implantación?

7. ¿Qué medidas concretas han de llevarse a cabo para lograr ese resultado

2. FASE DE IMPLANTACIÓN: DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

La normativa exige que el sistema de gestión de la calidad se encuentre documentado. Dicha documentación debe ser sencilla, eficaz y reflejar de la realidad de la empresa.

Los documentos básicos que deben contener el sistema de calidad son:

Complementariamente se podrá recurrir a documentación externa como la legislación vigente, manuales de uso, documentación de proveedores, documentos técnicos, etc.

En cuanto a las fases en que se llevará a cabo la documentación del sistema de calidad nos encontramos con tres:

Manual de calidad: Descripción de la empresa y de su historia, Política de Calidad y objetivos de Calidad. Siendo muy importante el proceso de difusión de la política y objetivos de la calidad dentro de la empresa.

Mapping de procesos: definición de los procesos y niveles de procesos de la empresa, además de sus interacciones.

Estructura y desarrollo de los procedimientos, documentando los que se crean oportunos.

3. AUDITORIA DEL SISTEMA

Una vez terminada la fase de documentación deberá realizarse una auditoría interna al sistema para comp robar el correcto funcionamiento del mismo. Del resultado se obtendrá una imagen clara de en qué medida el sistema de calidad ha sido implantado y funciona en la práctica.
Una vez que el sistema de gestión de la calidad esté funcionando y las primeras auditorías internas del sistema se hayan realizado con éxito, será el momento de decidir si se desea certificar o no este Sistema de Gestión de la Calidad, siguiendo la norma ISO 9001:2008.

El Control de Calidad en los Procesos de Producción
El control de calidad se define como "el conjunto de medidas y análisis relacionados con las características de un elemento". El control de calidad parte de un elemento, producto o servicio que se realiza, a fin de comprobar el cumplimiento de los requisitos previamente establecidos.
El grado de calidad será "el indicador de las propiedades y características de aquellos productos / servicios que se destinan a una misma utilización y para los que se mantiene una relación entre prestaciones y coste".

Cuando se realiza el control de calidad en los procesos de producción se persigue un doble objetivo:

Comprobar la conformidad del producto con respecto a las especificaciones de diseño del mismo.

Identificar las causas de la variabilidad para establecer métodos de corrección y de prevención, y para lograr que los productos fabricados respondan a las especificaciones de diseño.

Reacción en Cadena de la Calidad

Como hemos visto hasta ahora, una calidad alta repercute en todas las fases del proceso de producción de una organización. De un modo esquemático W. Edwards Deming lo resume de esta manera:
Mejora de la calidad -> Pocos fallos, pocos retrasos, mejor uso de recursos y costes reducidos -> Mejora de la productividad -> Captura de Mercado con mayor calidad y precios más bajos -> Permanencia en el negocio -> Proporciona trabajo y más trabajo.

Para cerrar este artículo nada menor que recurrir a las palabras de un experto en esta materia: "Si deseas mejorar las características de un proceso de producción, debes comenzar por interesarte en la calidad de lo que sea que estás haciendo. Mejorando la calidad de lo que estás haciendo conduce a: menos despilfarro, menos coste, productividad más alta, mejor calidad y más satisfacción por parte de todos", afirma el teórico organizacional Myron Tribus.

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3 Fases para la implementación de un sistema de gestión de calidad

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La calidad se define en la norma ISO 9000 como "el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos". Esta norma ISO 9000, según Luis Andrés Arnauda Sequera "es el conjunto de normas y directrices de calidad que se deben llevar a cabo en un proceso".

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Fases de la implementación de un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001

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Etapas de la Implementación de un Sistema

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Señalamos las consideraciones y fases en un proyecto de implementación para sacar el máximo provecho

Cuando hablamos de implementar un sistema de información estamos cambiando la operación de la empresa, la manera de gestionar sus procesos y recursos, así como las responsabilidades de muchas personas. Si no se realiza correctamente, puede crear interrupciones con altos costos para los negocios, así como tener importantes retrasos e implementaciones más largas de lo planeado. En esta oportunidad hablaremos de las consideraciones de implementación de un sistema de información .

Como muchas cosas en la vida, seguir una serie de pasos es clave para implementar un nuevo sistema. Pero antes de avanzar demasiado, entendamos que los sistemas de información son una serie de partes vinculadas (hardware y software) diseñadas para la recopilación y procesamiento de datos que apoyen la toma de decisiones.

Proporcionan al negocio herramientas para gestionar la información de la empresa como la generación de reportes y la producción de otros datos en conjunto con software de aplicación como documentos, hojas de cálculo, etc.

Estos se utilizan para comunicarse con clientes y proveedores, administrar operaciones, procesar transacciones financieras y para muchos otros propósitos importantes. Tanto las empresas como los gobiernos dependen en gran medida de los sistemas de información para la toma de decisiones.

Para implementar un proyecto de estas características, con éxito, se deben considerar los siguientes procesos:

Análisis de problemas y diseño de especificaciones

El equipo de TI analiza y define el problema que se quiere solucionar en torno a la gestión empresarial. La participación de la organización en proporcionar especificaciones completas y precisas para sus necesidades es esencial. Los requisitos incompletos conducirán a sistemas inadecuados.

Diseño e implementación de la aplicación

Esta etapa es realizada por los equipos de TI con base en los requisitos tomados en la etapa previa para solventar las necesidades de información. En esta fase se definen las necesidades de los usuarios, los objetivos y los recursos. Implica el diseño de la arquitectura, elección de los lenguajes y entornos de programación, implementación de aplicaciones de terceros y sus pruebas, el flujo para el procesamiento de datos así como su gobernanza.

Se realiza la instalación según el diseño dentro de la organización y se ejecutan pruebas de operación de la plataforma. Se genera la documentación y los entregables de apoyo.

Pruebas de aceptación del usuario

Para dar por concluida la implementación es necesario realizar una UAT (User Acceptance Tests), un paso importante para garantizar que el software funcione según lo previsto y a encontrar cualquier error. Por eso es importante hacer una pequeña prueba con los datos para ver si el software procesa toda la información correctamente. Si el sistema se integra con otras herramientas de software, deberíamos asegurarnos que los sistemas se comuniquen correctamente.

Mantenimiento

Esta etapa viene después de la instalación del sistema, involucra todas las operaciones necesarias para garantizar que haya un funcionamiento eficiente del sistema dentro de la organización y hacer ajustes cuando sea necesario, que generalmente sucede cuando hay nuevos escenarios o fuentes de información posteriores a la instalación.

Medición

Finalmente, con cualquier sistema, se deberán medir los efectos antes y después. El objetivo siempre será cumplir con las metas dentro del tiempo y costo proyectado, siendo recomendable definir las medidas que indicarán el éxito de la implementación.

La implementación del software puede ser un proceso largo, pero los beneficios que proporciona a largo plazo en torno a la gestión de información merecen el compromiso de tiempo. Se está invirtiendo esfuerzo para ganar eficiencia. Dedicar el tiempo para comprender cómo funciona un sistema de software y qué características nos ayudarán a usarlo en todo su potencial, logrará cumplir los objetivos de la organización para que las operaciones comerciales cosechen las ganancias.

Recuerde, contar con un aliado de tecnología con la experiencia y el conocimiento necesario, le ayudará a lograr sus objetivos comerciales, le invitamos a visitar https://www.kionetworks.com/es-mx/

Referencia:

Wiechetek, Łukasz. ResearchGate. (2012). Effectiveness of Information Systems Implementation: The Case of the Polish Small and MediumEnterprises https://www.researchgate.net/publication/266056226_Effectiveness_of_Information_Systems_Implementation_The_Case_of_the_Polish_Small_andMediumEnterprises consultado septiembre, 2019.

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¿Qué alcances tiene la implementación de un sistema de información en una empresa?

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Señalamos las consideraciones y fases en un proyecto de implementación para sacar el máximo provecho Cuando hablamos de implementar un sistema de información estamos cambiando la operación de la empresa, la manera de gestionar sus procesos y recursos, así como las responsabilidades de muchas personas.