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Um bom gerenciamento de arquivos e protocolos garante eficiência, transparência e confiabilidade nos processos organizacionais.

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Classificação De Arquivo De Acordo Com Categoria 

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Classificação De Arquivo De Acordo Com Categoria 

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A classificação de arquivos em categorias é fundamental para uma gestão eficaz e organizada de documentos. Abaixo, você encontrará uma explicação detalhada sobre as três principais categorias

Arquivo de Primeira Idade ou Corrente

Definição: São arquivos ativos, utilizados frequentemente, relacionados a atividades em andamento.

Características:

Localizados próximos às áreas de trabalho.

Acesso frequente.

Documentos em constante atualização.

Exemplos:

Documentos de projetos em andamento.

Correspondências recentes.

Relatórios mensais.

Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário

Definição: São arquivos semiaativos, não utilizados frequentemente, mas que ainda podem ser necessários.

Características:

Armazenados em áreas específicas, como depósitos.

Acesso ocasional.

Documentos com valor histórico ou legal.

Exemplos:

Documentos de projetos concluídos.

Relatórios anuais anteriores.

Contratos vencidos, mas ainda relevantes.

Arquivo de Terceira Idade ou Permanente

Definição: São arquivos inativos, de valor histórico, legal ou estratégico, que devem ser preservados.

Características:

Armazenados em locais seguros e climatizados.

Acesso restrito.

Documentos de importância duradoura.

Exemplos:

Documentos fundadores de uma organização.

Acordos importantes.

Registros históricos.

Essa classificação ajuda a otimizar o espaço físico, reduzir custos e melhorar a eficiência na localização e acesso aos documentos.

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Valor do documento:                                                                                                    Os valores documentais são utilizados de acordo com a frequência de uso dos documentos, podendo ser primários (para fins administrativos, legais e fiscais), ou secundários (para fins de prova, pesquisa ou informativos).       

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Valor do documento:                    Grupo 03:                                      Amanda Machado, Ariana Reis, Bruna Araújo, Saymon Andrade, Ester Dias,  Maria Vitória .

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Valor do documento:                    Grupo 03:                                      Amanda Machado, Ariana Reis, Bruna Araújo, Saymon Andrade, Ester Dias,  Maria Vitória .

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Classificação de acordo com a natureza do assunto

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Classificação de acordo com a natureza do assunto

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No ambiente de trabalho, as classificações ostensivo, sigiloso, ultrassecreto, secreto, confidencial e reservado são utilizadas para controlar o acesso, a circulação e a segurança de informações.

☆ Ostensivo: Refere-se a informações que não precisam de restrição de acesso, podendo ser acessadas e compartilhadas livremente por qualquer pessoa. comunicados internos e manuais operacionais.

☆ Reservado: Utilizado para documentos que devem ser mantidos fora do acesso público imediato, mas que não exigem medidas de segurança muito rigorosas. São acessíveis a pessoas autorizadas dentro da organização e, geralmente, podem ser divulgados após um determinado tempo. Exemplo: políticas internas e relatórios financeiros mensais.

☆ Confidencial: Destinado a documentos que exigem mais controle e são acessíveis apenas a grupos específicos de funcionários ou equipes. Exemplo: contratos com fornecedores, dados de clientes, planos de marketing, e estratégias comerciais.

☆ Secreto: Essa classificação é atribuída a informações críticas para a empresa e só pode ser acessada por um grupo restrito de pessoas, como diretores, gestores ou equipes de segurança da informação. A divulgação não autorizada de informações secretas pode causar grandes prejuízos financeiros, operacionais ou à reputação da empresa. Exemplo: projetos de expansão, planejamento de aquisição de empresas e negociações

☆ Ultrassecreto: Utilizado para documentos de máxima confidencialidade, com acesso extremamente limitado e apenas para pessoas que realmente precisam dessa informação. O vazamento de informações ultrassecretas pode ter impactos catastróficos na organização, como perda de vantagem competitiva ou comprometimento de segurança. Exemplo: desenvolvimento de tecnologias exclusivas, fórmulas de produtos patenteados ou informações sobre segurança física e digital da empresa.

☆ Sigiloso: Este termo é mais abrangente, englobando várias das outras classificações de segurança (reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto), e refere-se a qualquer informação que não deva ser divulgada livremente. No ambiente de trabalho, sigiloso é usado como um termo guarda-chuva, indicando que o acesso à informação está restrito e que o conteúdo deve ser tratado com precaução.

Essas classificações auxiliam as organizações a manter um controle rigoroso sobre o acesso e o compartilhamento de informações, assegurando que dados críticos sejam protegidos de forma adequada e que a segurança e a privacidade sejam mantidas no ambiente de trabalho.

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Grupo 2 - Classificação de acordo com o gênero 

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Grupo 2 - Classificação de acordo com o gênero 

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Eduardo Pantoja

Yves Nascimento

Letícia Ramos

Wivian Góes

Carlos Eduardo

Estefany Tenório

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# VALOR DO ARQUIVO E PROTOCOLO:

Administrativo

Informativos

Permanentes

Fiscal

1. Primários - Fins administrativos, legais e fiscais

2. Secundários - Provas, Pesquisas ou informativos

# NATUREZA DO DOCUMENTO

Essas classificações ajudam a proteger dados críticos e a manter a segurança e privacidade no trabalho

Ostensivo: Acesso livre; qualquer pessoa pode ver.

Reservado: Acesso restrito dentro da organização; divulgação futura possível.

Confidencial: Apenas para grupos específicos; inclui dados de clientes e planos estratégicos.

Secreto: Informação crítica; apenas para alta gestão.

Ultrassecreto: Máxima confidencialidade; acesso extremamente limitado.

Sigiloso: Termo abrangente para informações restritas.

# CLASSIFICAÇÃO DE ACORDO COM A CATEGORIA

Arquivos Correntes ou Primeira idade: Documentos da fase Inicial da gestão

Arquivos Intermediários ou segunda idade: Não são tão usados com frequência, mas ainda precisam ser armazenados

Arquivos Permanentes ou terceira idade: Tem valor simbólico para a empresa

# DIVISÃO POR GÊNERO

Textual: Contém informações em formato de texto

Cartográfico: Representação visual da superfície terrestre

Filmográfico: Registro audiovisual que utilizam o meio do filme

Sonoros: Informação transmitida através do som

Microfilmes: Arquivos reduzidos em tamanho para fins de armazenamento

Digitais: Arquivos criado e administrado em rede computacional ou outro meio eletrônico