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1. ¿Cuales son los registros legales relacionados con los libros de contabilidad?

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1. ¿Cuales son los registros legales relacionados con los libros de contabilidad?

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Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registrada son la fuente para su elaboración.

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2. ¿En dónde deben registrar los comerciantes los libros de contabilidad?

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2. ¿En dónde deben registrar los comerciantes los libros de contabilidad?

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!PARA TENER EN CUENTA!
Los libros de contabilidad no requieren ser registrados en la cámara de comercio en vista a que el decreto ley 019 de 2012 eliminó dicha obligación.

Anteriormente el artículo 28 del código de comercio obligaba a registrar los libros de contabilidad, pero luego de la modificación del decreto ley 019 sólo es necesario registrar algunos libros de comercio.

De otra parte, la norma tributaria ha dispuesto que ciertos contribuyentes deben registrar los libros de contabilidad en la Dian, pero solo aquellos que por ley no eran necesario registrar en la cámara de comercio.

En consecuencia, algunas entidades o contribuyentes deben registrar los libros de contabilidad en la Dian como es el caso de las entidades sin ánimo de lucro, los sindicatos, las instituciones de educación superior, las empresas de vigilancia privada, las iglesias, las entidades reguladas por la ley 100 de 1993, los partidos y movimientos políticos, las cámaras de comercio, los notarios, la propiedad horizontal y las organizaciones comunitarias.

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3. ¿Cuándo deben registrarse los libros de contabilidad?

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3. ¿Cuándo deben registrarse los libros de contabilidad?

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!NI UN DIA MAS NI UNO MENOS!
De acuerdo con el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley así lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal. En caso de los libros de establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Solamente pueden registrarse libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere probar que al anterior le falten pocos folios por utilizar y que su sustitución obedezca a causas ajenas al ente económico, para lo cual deberá presentarse el libro que se quiere sustituir, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su efecto de un contador público. Si la falta de un libro se debe a su pérdida, extravío o destrucción, se presentará copia auténtica del denuncio correspondiente. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.

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4. ¿Cuándo se podrán destruir los libros de contabilidad?

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4. ¿Cuándo se podrán destruir los libros de contabilidad?

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¡ANTES NO, POR FAVOR!
Los comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta, función que corresponde a la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros. Verificada la exactitud de la reproducción de la copia, el secretario de la Cámara de Comercio firmará el acta en la que anotará los libros y papeles destruidos y el procedimiento utilizado para su reproducción.

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Libros de contabilidad principales.

Los siguientes son clasificados como libros de contabilidad principales.

Libro mayor y balance

Libros de inventarios y balances

Libro diario

Libro de accionistas

Libro de actas

Libros de contabilidad auxiliares.

Los libros de contabilidad auxiliares más utilizados son los siguientes:

Libro de bancos

Libro de clientes o cartera

Libro de caja

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6. ¿Cuáles son las prohibiciones en los libros de contabilidad?

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6. ¿Cuáles son las prohibiciones en los libros de contabilidad?

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🚫📚
En los libros de comercio se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere,

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos,

6. Crear cuentas en los libros contables que no cuenten con los comprobantes y soportes correspondientes;

7. No asentar en los libros contables las operaciones efectuadas;

8. Llevar doble contabilidad, es decir, llevar dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos;

9. Registrar en los libros contables operaciones de manera inadecuada, gastos inexistentes o pasivos sin la identificación correcta,

10. Utilizar documentos falsos que sirvan de soporte a la contabilidad, y

11. Abstenerse de revelar partidas en los estados financieros, sin la debida correspondencia con las cuentas asentadas en los libros de contabilidad.

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7. ¿Cuáles son las sanciones relacionadas con la contabilidad?

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7. ¿Cuáles son las sanciones relacionadas con la contabilidad?

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La sanción por irregularidades en la contabilidad está contenida en el artículo 655 del estatuto tributario, y consiste en una multa del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al que se impone la sanción.

En todo caso la sanción no puede exceder de 20.000 UVT.
La anterior sanción se hace sin perjuicio del desconocimiento de costos, deducciones e impuestos descontables como más adelante se precisa.

La sanción por irregularidades en la contabilidad se impone precisamente cuando se detectan irregularidades en ella, o no se lleva, es decir que si la empresa no lleva contabilidad paga la misma sanción que si la lleva, pero con irregularidades.

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11. Una vez realizado el proceso de determinar la utilidad o pérdida, contablemente, ¿qué proceso sigue?

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11. Una vez realizado el proceso de determinar la utilidad o pérdida, contablemente, ¿qué proceso sigue?

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Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de
resultados se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio.

Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y
caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.

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El cierre contable es el proceso en el que se cuadran y finalizan las cuentas anuales de la empresa dentro de un ejercicio contable. Concretamente, se debe hacer balance de las cuentas de:

Ingresos.

Gastos.

Costes de venta.

Costes de producción.

Normalmente, los ejercicios contables van desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, coincidiendo con el inicio y fin del año natural con el inicio y fin del año fiscal. Por ese motivo, el Plan General Contable establece que las empresas deben empezar a hacer su cierre contable a finales de año.

El cierre del ejercicio contable, por lo tanto, sirve para conocer la situación actual de la empresa. Por lo tanto, es importante que la contabilidad de la empresa esté al día y no se cometan errores.

Una vez se termina el cierre contable, se cancelan todas las cuentas del ejercicio que hemos comentado anteriormente: ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción y se analizan los resultados para ver si ha habido beneficios o pérdidas durante el año.

Además, también deben calcularse las amortizaciones, deudas y provisiones de la empresa para que todos los números encajen. Por ello, es importante que se calculen bien y no tergiversar los datos en el paso al siguiente ejercicio contable.

Sólo así, los resultados respecto a años anteriores podrán ser comparables y la empresa podrán planificar y tomar decisiones en base a la situación real del negocio y su evolución.

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9.¿Cuáles son los casos que se pueden presentar para la corrección de los errores en los libros de contabilidad?

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9.¿Cuáles son los casos que se pueden presentar para la corrección de los errores en los libros de contabilidad?

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Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiera. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

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10.¿Cuáles son las cuentas que, mediante su saldo, determinan la utilidad o pérdida del ejercicio?

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10.¿Cuáles son las cuentas que, mediante su saldo, determinan la utilidad o pérdida del ejercicio?

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El estado de resultados se realiza con las cuentas de resultados (Ingresos, Gastos, Costos), y el resultado final de estas cuentas es lo que conocemos como utilidad del ejercicio o pérdida del ejercicio.

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8.Explique cada uno de los libros principales de contabilidad.

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8.Explique cada uno de los libros principales de contabilidad.

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LIBRO DIARIO

Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.
LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES

Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios. El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES

Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado. No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante. Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.
LIBROS AUXILIARES

Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Unico de Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.

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3105 Capital suscrito y pagado.

Registra el ingreso real al patrimonio del ente económico, de los aportes efectuados por los accionistas, y corresponde al valor neto de las subcuentas 310505 -capital autorizado-, 310510 -capital por suscribir (DB)- y 310515 -capital suscrito por cobrar (DB)-.

310505 Capital autorizado

310510 Capital por suscribir

310515 Capital suscrito por cobrar

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13.¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para los asientos de cierre?

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13.¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para los asientos de cierre?

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Se debe de comprobar que la contabilidad de la empresa esté ajustada. Es decir, que los datos cuadren. Lo más recomendable para realizar todos estos pasos es contar con un programa de contabilidad que nos ayude en el proceso.

Tras realizar esta comprobación, ya podemos comenzar con el cierre de año contable.

Para ello, debemos empezar con revisar que la contabilidad de la empresa esté bien y cuadrar los datos necesarios en el caso de que falte información o no sea correcta.

Una vez se tenga en orden la información de los libros contables, se podrán realizar los asientos correspondientes al cierre fiscal y terminar el año contable de la empresa.

Paso 1: Balance de comprobación de sumas y saldos.

Básicamente, todo el proceso empieza con verificar que los datos contables son correctos y encajan con lo que se describe en el Libro Diario.

Si una vez revisadas las sumas del debe y haber de las distintas cuentas contables los saldos coinciden y si no hay ningún error, significa que la conciliación con el libro Mayor ya está hecha, que el patrimonio de la empresa real coincide con lo indicado en los libros de empresa y que, por lo tanto, podemos seguir adelante.

En el caso de que no coincidiera, se deben revisar los números registrados en las distintas cuentas para detectar dónde está el error y corregirlo. Así, se eliminan los errores de los demás libros de empresa.

Paso 2: Revisar el Plan General Contable.

Una vez conciliadas las sumas del debe y haber, el siguiente paso es comprobar que no haya ningún error en el Plan General Contable.

En él, se establece un listado con todos los elementos que conforman la contabilidad de la empresa, por lo que se debe revisar que no hay ningún error en ninguno de ellos.

Paso 3: Recuento de existencias.

Tras revisar el Plan General Contable, se deben comprobar las existencias para saber cuántas unidades compradas no se han consumido.

Una vez restadas las existencias no consumidas de las compradas durante todo el año, el resultado debería coincidir con el número total de existencias de las que dispone la empresa en el momento de hacer el recuento.

En este sentido, también deberían restarse las mercancías y materias primas utilizadas para fabricar productos que tampoco se han consumido.

En función de la variación que se dé después de hacer el recuento, veremos si la empresa ha tenido un ingreso o un gasto. Por lo tanto, ya tendremos la información necesaria para pasar al siguiente punto: la clasificación de deudas y créditos.

Paso 4: Reclasificar deudas y créditos.

Es importante no olvidar que las deudas que se deben indicar tanto las deudas que pertenezcan al año contable en curso como todos los créditos solicitados y que aún están pendientes de ser cobrados.

Reclasificar las deudas y créditos implica exactamente eso: que al cerrar la contabilidad de la compañía, las deudas y créditos que se vayan a pagar y cobrar durante el próximo año contable se indiquen como deudas a corto plazo.

Reclasificar deudas.

Así, a simple vista, podemos ver las obligaciones pendientes de pago que tiene la empresa y que debe afrontar un período de tiempo menor a 12 meses.

Después de hacer el cambio de las cuentas de deudas con entidades financieras, se utilizan las tablas de amortización de préstamos que ofrecen las propias entidades y se consultan las cuotas de los pagos, qué parte corresponde a la amortización de la deuda y qué parte corresponde a los intereses.

Reclasificar créditos.

Lo mismo pasa con los créditos: todos aquellos créditos que estén pendientes de cobrar y se vayan a recibir durante los próximos 12 meses, deberán indicarse como créditos a corto plazo (independientemente de que el cobro sea total o parcial).

Paso 5: Aplicar ajustes contables por periodificación.

Antes de comprobar si la empresa ha tenido pérdidas o ganancias durante el año, se deben ajustar los gastos e ingresos que se indicarán en el cierre de contabilidad.

Para ello, nos regiremos según el principio de devengo. Esta normativa contable indica que no todos los gastos e ingresos se deben tener en cuenta a la hora de hacer el cierre contable.

Aquellos gastos que se anticipan para el siguiente año o los pagos por adelantado de los clientes no se pueden incluir en el ejercicio de ese año. Deben formar parte del ejercicio contable al que se refieran.

En el caso de no haber tenido este punto en cuenta, se deben ajustar los gastos e ingresos que tendrán lugar en el ejercicio contable siguiente. A este proceso se le llama periodificar gastos e ingresos, y las cuentas a revisar deben ser las de compras y gastos y la de ventas e ingresos.

Una vez se hagan los ajustes pertinentes, los gastos e ingresos quedarán reflejados en la cuenta correspondiente del ejercicio en el que realmente se llevarán a cabo.

Paso 6: Regularizar el asiento de pérdidas y ganancias.

Es donde podremos ver la diferencia real entre los ingresos y los gastos que ha tenido la empresa durante todo el año y tener información real sobre la situación en la que se encuentra la empresa actualmente.

Así, se tendrán datos sobre la diferencia entre ingresos y gastos, y la diferencia entre los ingresos imputados al patrimonio neto y los gastos imputados al patrimonio neto.

Este paso es importante por varios motivos:

En primer lugar, debe presentarse correctamente para que Hacienda pueda calcular cuántos impuestos debe pagar la empresa.

En segundo lugar, permite tener una visión completa de los beneficios o pérdidas de la empresa.

Por ello, aunque sea obligatorio únicamente presentar la cuenta de resultados al hacer el cierre de contabilidad, muchas empresas lo realizan de manera mensual o trimestral para poder saber a ciencia cierta el estado de salud de su empresa y poder tomar decisiones más estratégicas en función de la información de los datos.

Paso 7: Asiento de amortizaciones e inmovilizado material.

Para hacer el cierre contable correctamente, también se deben repasar las amortizaciones y del inmovilizado material de la empresa y comprobar que cumplen con los requisitos que marque el Plan General Contable para cada tipo de bien.

A modo de esquema, el director financiero debería tener una ficha para cada bien con información sobre:

Precio de adquisición.

Coeficiente de amortización.

Valor residual.

Cuotas en cada ejercicio.

Amortización acumulada.

Paso 8: Cierre de libros contables.

Una vez hemos llegado hasta aquí, todos los pasos anteriores deben quedar reflejados en el Libro de inventarios y Cuentas Anuales, con sus respectivas modificaciones en el Libro Diario en el caso de que haya sido necesario rectificar algún dato.

Paso 9: Asiento de regularización.

Llegados a este punto, todos los ajustes que se deben realizar ya están completados. La última parte que queda pendiente es la de realizar los asientos de cierre de cierre, de apertura y de regularización..

En el asiento de regularización se calcula la diferencia entre ingresos y gastos durante el año. Así sabrás si se han generado pérdidas o ganancias. Luego tendrás que aplicar la cuota de impuesto de sociedades que corresponda, contrastándola con los pagos a cuenta y retenciones durante el ejercicio.

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La reserva legal es una especie de fondo o ahorro que las empresas o sociedades están obligadas a constituir por mandato legal, con el fin de proteger el patrimonio frente a eventuales pérdidas.

Toda empresa está expuesta a riesgos y pérdidas que puede comprometer su estabilidad financiera y su patrimonio, y recordemos que una de las causales legales para que una sociedad deba disolverse y liquidarse, es la disminución de su patrimonio por debajo del umbral fijado por la ley, y ello se puede evitar cuando la empresa ha constituido suficientes reservas que puedan enjugar esas disminuciones de capital.

La reserva legal es de obligatoria constitución, siempre que la empresa tenga utilidades sobre las cuales pueda determinar la reserva.

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17. ¿Cuáles son los estados financieros básicos para grupo 2, explique su estructura?

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17. ¿Cuáles son los estados financieros básicos para grupo 2, explique su estructura?

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Pertenecen al Grupo 2:

Las empresas que tienen activos totales de entre 500 y 30000 SMMLV o cuentan con una nómina de personal de entre 11 y 200 trabajadores. También son NIIF grupo 2 las microempresas que tienen activos totales de 500 SMMLV, excluyendo la vivienda; o que cuentan con una planta de personal de máximo 10 trabajadores.

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14.Explique cómo está constituido el patrimonio de las sociedades de capital

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14.Explique cómo está constituido el patrimonio de las sociedades de capital

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Las sociedades de capital  son aquellas sociedades en las que lo que importa son los aportes económicos, las acciones y no las personas.

Para este tipo de sociedades no importa en manos de quien están sus acciones, pues son impersonales.

Existen diversos tipos de sociedades de capital, a saber:

Sociedad anonima.

Sociedad por acciones simplificadas.

Sociedad en comandita por acciones.

Sociedad de economía mixta.

Las sociedades de capital cuentan con un patrimonio propio compuesto por las aportaciones de los socios. Y, dado que la sociedad cuenta con personalidad jurídica, sus operaciones solo afectan a su patrimonio.