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El concepto de acervo especial se refiere a materiales documentales que, por su unicidad, fragilidad, valor histórico, patrimonial o científico, requieren un tratamiento técnico diferenciado en conservación, acceso y gestión. En el ámbito de la archivonomía, su manejo implica estrategias específicas que consideran la estabilidad de los soportes, la sensibilidad del contenido y el contexto institucional.

Este trabajo analiza 10 posturas teóricas y profesionales sobre el término, con el objetivo de identificar coincidencias conceptuales y distinguir los matices metodológicos, normativos y culturales que enriquecen su definición. La comparación busca aportar elementos para su aplicación práctica en entornos archivísticos contemporáneos, donde la digitalización, la preservación preventiva y el acceso controlado son esenciales para garantizar la integridad y disponibilidad documental a largo plazo.

Los acervos especiales constituyen un conjunto de colecciones documentales, bibliográficas y materiales que, por su rareza, antigüedad, valor histórico, artístico, cultural o científico, requieren de un tratamiento particular en su organización, conservación y difusión. Estos acervos representan un patrimonio invaluable que resguarda la memoria colectiva y el conocimiento generado a lo largo del tiempo, y se encuentran tanto en bibliotecas como en archivos y centros de documentación especializados.
Las clases de acervos especiales abarcan diversas tipologías, entre las que destacan los manuscritos, libros antiguos y raros, archivos personales e institucionales, fotografías, cartografía, hemerografía, grabados, materiales audiovisuales y digitales, así como objetos y soportes no convencionales que forman parte de la historia cultural del país. Cada uno de ellos demanda técnicas específicas de catalogación, preservación y acceso, acorde con su naturaleza y estado de conservación.
La Biblioteca Nacional de México, la Biblioteca de México “José Vasconcelos”, el Archivo General de la Nación (AGN), y diversas bibliotecas universitarias y estatales, desempeñan un papel fundamental en la protección de estos acervos. Su correcta gestión asegura no solo la preservación del patrimonio documental, sino también su disponibilidad para investigadores, académicos y el público en general, contribuyendo al fortalecimiento de la identidad y la memoria histórica.

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Define los Archivos Especiales como aquellos que procesan y sirven documentos cuyo soporte no es papel, por ejemplo radiografías, microfilms, cintas magnéticas.

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García Paniagua y Solórzano Navarro abordan el concepto de acervos especiales en el marco de los estudios realizados en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA). Aunque no ofrecen una definición explícita y sistematizada del término, lo mencionan en contextos relacionados con la gestión documental especializada, la preservación de fondos patrimoniales y el tratamiento técnico de materiales con características excepcionales. Su enfoque sugiere una comprensión implícita del acervo especial como parte de las prácticas archivonómicas orientadas a la conservación de documentos únicos o de alto valor histórico.

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Departamento Nacional de Planeación de Colombia.

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Departamento Nacional de Planeación de Colombia.

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El Departamento Nacional de Planeación de Colombia (DNP) caracteriza los documentos especiales como aquellos que presentan formatos no convencionales, distintos al papel o al electrónico tradicional. Esta categoría incluye materiales como imágenes (filmes y fotografías), microformas, archivos de audio y video, así como contenido digital y web, reconociendo su valor informativo y la necesidad de estrategias específicas para su preservación y acceso (DNP, s.f.)

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Unidad Académica en Estudios del Desarrollo

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Unidad Académica en Estudios del Desarrollo

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La Unidad Académica en Estudios del Desarrollo incorpora una definición amplia del término acervo especial, en la que se incluyen libros electrónicos de múltiples temáticas y autores, así como diversos tipos de materiales documentales sin restricción temática. Esta perspectiva enfatiza la diversidad de formatos y contenidos como criterio para considerar un conjunto documental dentro de esta categoría, ampliando el enfoque tradicional centrado en la rareza o el valor patrimonial (Unidad Académica en Estudios del Desarrollo, s.f.).

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La norma ISO 11799:2017 establece que ciertos documentos, por sus características particulares, requieren condiciones específicas de preservación y conservación con el fin de asegurar su disponibilidad y funcionalidad a largo plazo. Este criterio es aplicable a los acervos especiales, dado que su valor informativo y material demanda estrategias técnicas diferenciadas para garantizar su acceso futuro.

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La UNESCO, a través de su Programa Memoria del Mundo, reconoce los acervos especiales como componentes fundamentales del patrimonio documental. En su Recomendación sobre la preservación del patrimonio documental (2015), se enfatiza la necesidad de implementar medidas específicas de conservación que garanticen tanto la protección de estos materiales como su disponibilidad para el acceso público. Esta perspectiva subraya el valor universal de los documentos excepcionales y la responsabilidad institucional de asegurar su permanencia en el tiempo.

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Antonia Heredia Herrera, reconocida teórica de la archivística española, no emplea de forma explícita el término acervo especial, pero aborda el concepto de manera implícita al referirse a fondos o colecciones documentales que, por sus características excepcionales, requieren un tratamiento técnico diferenciado. En su obra Archivística General: Teoría y Práctica (7.ª ed., 2011), señala que aquellos documentos que presentan soportes inusuales, rareza, valor histórico o condiciones particulares de conservación deben ser separados del resto del archivo para recibir medidas específicas de preservación y garantizar tanto su integridad como un acceso controlado.

A partir de esta perspectiva, puede interpretarse que Heredia Herrera concibe los acervos especiales como conjuntos documentales que, por su singularidad ya sea en formato fotográfico, sonoro, digital obsoleto o por su relevancia patrimonial, demandan procedimientos especializados de gestión, conservación y consulta.

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Elio Lodolini, destacado teórico de la archivística italiana, no emplea de manera explícita el término acervo especial, pero en su obra Archivi e documentazione (1970–2000) aborda el concepto de forma implícita refiriéndose a estos como colecciones documentales con valor histórico, rareza o fragilidad que requieren conservación y gestión especializada. Destaca la importancia de preservar su contexto original y garantizar un acceso adecuado, respetando los principios archivísticos de procedencia y autenticidad.

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Antonio Castillo Gómez concibe los acervos especiales como conjuntos documentales con valor histórico, cultural o social que requieren medidas específicas de preservación, clasificación y acceso. Su importancia radica en que representan la memoria colectiva de una comunidad o institución, y su gestión debe considerar tanto el contexto histórico-social como el soporte físico, destacando su función en la investigación, la enseñanza y la conservación del patrimonio.

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Margaret Hedstrom aborda los acervos especiales desde la perspectiva digital, definiéndolos como colecciones de documentos, datos o materiales electrónicos que, por su valor histórico, científico o institucional, requieren estrategias especializadas de conservación y acceso. Su enfoque incluye tanto materiales born-digital como formatos electrónicos complejos, destacando la necesidad de procesos técnicos como la migración de formatos, el control de integridad y el almacenamiento seguro. El valor de estos acervos se vincula no solo a su singularidad, sino también a su relevancia para la investigación y la memoria institucional.

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En este trabajo, realizado de manera colaborativa por nosotras, logramos identificar las semejanzas y diferencias entre diversas posturas sobre los acervos especiales. Coincidimos en que estos acervos requieren conservación diferenciada, presentan soportes singulares y cumplen un papel fundamental en la preservación de la memoria histórica, cultural e institucional, por otro lado, también detectamos diferencias importantes, como el énfasis en documentos digitales frente a físicos, los criterios de inclusión y la perspectiva normativa versus académica.

El trabajo en equipo nos permitió contrastar nuestras ideas y reflexionar sobre cómo la archivística contemporánea debe integrar tanto los principios clásicos de preservación como las nuevas exigencias tecnológicas, también nos ayudó a comprender que, para garantizar la integridad y accesibilidad de los acervos especiales, se requieren estrategias colaborativas, flexibles y adaptadas a distintos contextos archivísticos.

La diversidad de estudios realizados por estos autores refleja que los acervos especiales no solo son repositorios de libros antiguos, manuscritos, mapas, fotografías o materiales hemerográficos, sino que constituyen un testimonio cultural y científico de la historia nacional. Cada tipo de acervo —ya sea bibliográfico, documental, cartográfico o audiovisual— posee características únicas que exigen métodos diferenciados de conservación, catalogación y difusión.

En conjunto, se concluye que los acervos especiales representan un patrimonio invaluable, cuya adecuada gestión permite preservar la memoria histórica y fortalecer la identidad cultural. Los autores coinciden en destacar la necesidad de políticas claras de preservación y acceso, así como la importancia de impulsar la investigación académica en torno a estos fondos, garantizando que su riqueza trascienda generaciones.

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Castillo Gómez, A. (s.f.). Archivo y memoria histórica: Teoría y práctica.

Departamento Nacional de Planeación de Colombia (DNP). (s.f.). Documentos especiales y su preservación.

García Paniagua, J., & Solórzano Navarro, M. (s.f.). Estudios en archivonomía y biblioteconomía. ENBA.

Heredia Herrera, A. (2011). Archivística general: Teoría y práctica (7.ª ed.). Madrid: Síntesis.

ISO 11799:2017. Documentación — Requisitos para la conservación de documentos.

Lodolini, E. (1970–2000). Archivi e documentazione. Italia: Edizioni Scientifiche.

Margaret Hedstrom, M. (s.f.). Digital preservation and archival science.

Manuel Vázquez Murillo, M. (s.f.). Archivos especiales: Conceptos y gestión.

UNESCO. (2015). Recomendación sobre la preservación del patrimonio documental: Programa Memoria del Mundo.

Unidad Académica en Estudios del Desarrollo. (s.f.). Definición de acervo especial y gestión documental.

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Con respecto al cuadro comparativo, concluimos lo siguiente:

Semejanzas: Todos coinciden en que los acervos especiales incluyen materiales raros, únicos o con valor patrimonial (manuscritos, libros antiguos, archivos personales, documentos audiovisuales y digitales). También reconocen la importancia de la preservación y el acceso.

Diferencias:

Unos autores se enfocan en la teoría archivística (Castillo Gómez, Heredia, Lodolini).

Otros en la conservación técnica (ISO 11799, DNP, Hedstrom).

Algunos aportan una visión internacional y ética (UNESCO).

Otros destacan el contexto académico y mexicano (García Paniagua, Vázquez Murillo, Unidad Académica).