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Los metadatos son información estructurada que describe, explica, localiza, o hace más fácil de recuperar, utilizar o manejar una fuente de información.

Los metadatos se usan para mecanizar la información y que sea más comprensible .

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Metadatos descriptivos: Permiten descubrir e identificar, incluyen nombres, autor, resumen y palabras clave.

Metadatos estructúrales: Muestran como se colocan los documentos compuestos juntos , es decir, para conformar un expediente.

Metadatos administrativos: Proporcionan información para gestionar un documento, cuándo y cómo fue creado, su archivo y otros aspectos de tipo técnico y quien puede tener acceso.

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Los metadatos son utilizados para la descripción de cualquier nivel de la gestión del documento.

Los metadatos pueden estar incrustados dentro del documento digital o se pueden almacenar por separado.

Facilita el descubrimiento de información relevante, la búsqueda de recursos; los metadatos pueden ayudar a organizar los documentos electrónicos, facilitar la interoperabilidad, la integración de estos recursos, garantizar la identificación digital, el archivo y su conservación.

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Ecosistema de Recursos Educativos Digitales SENA 

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Generalidades conceptuales sobre los metadatos

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Metadatos para la Gestión de documentos 

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Metadatos para la Gestión de documentos 

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UNE-ISO 23081-1:2006 y UNE-ISO/TS 23081-2:2007.

Es una guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la Norma ISO 15489.

Estos conjuntos de metadatos se pueden aplicar a los documentos, a todos los procedimientos, políticas y regulaciones donde participan.

CARACTERÍSTICA:

Asegurar la autenticidad, fiabilidad,

disponibilidad e integridad de los documentos a lo largo del tiempo, físicos, analógicos o digitales.

Los metadatos para la gestión de documentos incluyen aquellos metadatos que documentan el contexto en el que se crean o se incorporan al sistema.

Los metadatos que regulan estas dos normas atienden el ciclo de vida de los documentos, por esa razón deben incorporarse los metadatos de los documentos en el momento que se incorporan al sistema.

La mayoría de los metadatos para la gestión de documentos deberían crearse durante los procesos de incorporación, registro y clasificación de los documentos.

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Diseño de esquema de metadatos para la gestión de documentos, según la norma UNE-ISO/TS 23081-2.

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Diseño de esquema de metadatos para la gestión de documentos, según la norma UNE-ISO/TS 23081-2.

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Selección de los elementos para formar el esquema.

1. El ámbito donde se van a implementar metadatos.

2. Es necesario especificar los niveles de agrupación que se siguen, a nivel de entidad agente o entidad documento.

3. Identificar las entidades y las agrupaciones.

4. Establecer vínculos entre las entidades y las agrupaciones que estén relacionadas.

5. Decidir como se van administrar las funcionalidades; sobre acceso, uso, eliminación, etc.

6. Documentar todas las acciones hechas sobre los documentos.

Estructuración de los elementos y el establecimiento de relaciones.

Esquemas de codificación de donde los elementos de metadatos pueden

tomar un valor.

Uso de reglas sintácticas: niveles de obligatoriedad, valores por defecto y

repetibilidad.

La interoperabilidad es un resultado importante de la gestión de metadatos para la gestión de documentos

Definen como los documentos se estructuran y presentan.

Deberían ser susceptibles de ser procesados de manera automatizada.

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Proyectos con esquemas de metadatos para la gestión de documentos.

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Proyectos con esquemas de metadatos para la gestión de documentos.

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Proyecto de la Universidad de Pittsburg

Desarrollar un conjunto de requerimientos funcionales de gestión documental.

Identificar qué metadatos son útiles para la gestión de documentos.

Proyecto INTERpares

Surgió ante la dificultad de crear y mantener los documentos en soporte electrónico.

Una de las contribuciones ha sido el establecimiento de una teoría sobre las actividades y las entidades incluidas en la génesis y conservación de los documentos y el modelo que ilustra las relaciones entre entidades y actividades que tienen lugar en la gestión de los fondos archivísticos.

SPIRT

Fue pensado para construir un

framework en el que otros estándares de metadatos de otros sectores pudieran desarrollar su propia aplicación.

VERS

Para estudiar como asegurar la retención y garantizar el acceso a los documentos electrónicos creados en este momento y en el futuro.

Garantizar la veracidad y la autenticidad del archivo de los documentos electrónicos que se producen en el Estado de Victoria.

MoReq

Se trata de un modelo de requisitos funcionales para la gestión de

documentos electrónicos promovido por la Comisión Europea.

iArxiu

Se plantea como un servicio de archivo electrónico para

las administraciones públicas que necesiten conservar sus documentos a largo plazo.

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Los metadatos son claves para asegurar que los documentos y los documentos digitales sobrevivan y continúen siendo accesibles en el futuro.

Los metadatos de preservación referidos a la información de la procedencia y la descripción fueron recopilados en la Cedars Guide to Preservation Metadata. Con estos metadatos era posible acceder al contenido intelectual del recurso conservado, que Cedars denomina technical metadata y se denomina representation information según el modelo OAIS.

Las estrategias en las que se basa son: conservación tecnológica, emulación y la migración. Conviene destacar la colaboración con el proyecto CAMiLEON.

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Son un conjunto de elementos diseñados para un fin específico, como puede ser la descripción de un expediente o unidad documental compuesta, un documento o unidad documental simple, documento o unidad documental simple que forma parte de un expediente, o el de firma electrónica.

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Dublin core: El objetivo original de Dublin Core era definir un conjunto de elementos que pudieran ser usados por los propios autores para poder describir sus recursos web. Todos los elementos de Dublin Core son opcionales o repetibles y pueden ser presentados en cualquier orden, aunque recomienda el uso de valores controlados en algunos campos y no permite la implementación particular.

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Es verdad que depende de los metadatos que exijamos o sean necesarios, por ejemplo, no es lo mismo el trabajo de determinar los metadatos estructurales y administrativos que los metadatos descriptivos, pero en todos los casos como profesionales que somos de la gestión de documentos y archivo, nuestra preparación y disposición en este trabajo cooperativo es más que importante y necesario.

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A la hora de definir un sistema de gestión documental, hay que identificar que atributos debe cumplir, para poder acotar los problemas de gestión documental y archivísticos específicos asociados con los tecnológicos o informáticos en que se basa un sistema de información y los archiveros no debemos asumir solos, que como profesionales de la gestión documental, “somos rangers en la frontera salvaje".

Los metadatos para documentar un sistema de gestión documental y de archivo necesitan relacionar estructura y función, actividad y procedimientos de archivo, tecnología y gestión.

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Pepita, R, P. Revista d’arxius, no. 8. (2008). Metadatos i processos. Los metadatos: qué son y para qué sirven. Paginas (11-28)