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La enciclopedia del estudiante- Santillana

Vásquez, M. y L. Carrera (2007). Herramientas para un aprendizaje eficaz

Anónimo.”Documentos escritos utilizados en la              empresa”OCTUBRE.2009.Consulta web http://www.tiemposmodernos.eu/ret-documentos-escritos-en-la-empresa/ (consultado Marzo 20016)

Ruiz, Nataly.”Documentos y sus características” (marzo 2015).Consulta web http://natalyruizf.blogspot.com/2015/03/documentos-y-sus-caracteristicas.html. (Consultado Marzo 20016)

Reyes, Milagros.” DEFINICION Y CARACTERISTICAS DE CARTA, OFICIO, MEMORÁNDUM, INFORME” (octubre 2010). Consulta web http://milagrosreyesortiz.blogspot.com/2010/10/definicion-y-caracteristicas-de-carta.html (consultado Marzo 20016)

Kenia, Medina.”Características de oficio, carta” (marzo 2015).Consulta web http://keniamedinavenegas.blogspot.com/2015/03/caracteristicas-de-oficio-carta.html (consultado Marzo 20016)

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Bastardo Nicmar 26517326

Carrasco Laura    26532267

Gallardo Veruska 26650518

Suárez Ralianny   26291612

Sección 37

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Este tipo de textos son generalmente utilizados en el ámbito de una empresa para dar a conocer cualquier tipo de información que sea importante en la misma.

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Dentro de las características de los textos no academicos encontramos:

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Dentro de las características de los textos no academicos encontramos:

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CLARIDAD

Todos los textos  deben ser claros, deben ser  redactados de tal manera que sólo se pueda interpretar en un sentido, y que su lectura se pueda realizar con facilidad gracias al orden en la exposición del asunto o asuntos de que se trata.

No se deben usar palabras rebuscadas, ni tampoco abusar de tecnicismos innecesarios, excesivas abreviaturas, siglas.

PRECISIÓN

Al redactar un texto comercial, se deben emplear frases cortas y sencillas, pero siempre con sentido completo, abordando el asunto que se va a tratar de una manera directa, evitando los rodeos y las repeticiones.

AGILIDAD

La agilidad en la redacción sirve para que el escrito sea leído con mayor facilidad y rapidez, de tal manera que el asunto quede expuesto con orden y claridad.

PERSUASIÓN

Hay que tener presente en todo momento lo que se va a decir, cómo y a quién se va a dirigir el escrito: mostrando interés por el lector, evitando el lenguaje demasiado directo o efusivo y manteniendo siempre un tono correcto que sea de interés para el que recibe la comunicación.

PRUDENCIA

El lenguaje empleado en la redacción comercial debe mantenerse siempre dentro de los cauces de la prudencia y de la cortesía. Incluso en el caso de las reclamaciones, éstas se realizarán de una manera enérgica, pero cortés.

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Memorando

Circular

Informe

Cartas

Convocatoria

Currículo
Acta

Minuta

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Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinario).

Normalmente el nombre y la dirección del destinario aparecen en el frente del sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso sobre manuscrito) o en el anverso (en los sobres pre impresos)

Existen cartas sin remitente, en las que no esta lista o anotada la dirección de quien envía la carta bien  por olvido o por omisión  consciente del remitente.

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Hay un receptor (destinario) y un emisor (remitente)

Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.

Posee una exactitud cortes y amable.

Busca impresionar positivamente al destinario.

Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.

Busca dar información completa.

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Carta de presentación:

A través de esta carta la persona se presenta así mismo en el empleo que desea ser contratado.

Carta de agradecimiento:

Es una demostración de cortesía y expresa gratitud hacia el destinario por el buen trato, la ayuda brindada entre otros.

Carta de recomendación:

El objetivo es remarcar las competitividades de una persona con la que se ha trabajado anteriormente, con el fin de apoyar su candidatura a un determinado empleo.

Carta de despido:

A través de este la empresa le informa al empleado su despido incluyendo las causas del mismo.

Carta de solicitud:

A través de la misma los clientes solicitan información sobre un determinado producto, bien o servicio.

Carta de disculpa:

Son escritas con el fin de pedir disculpa por alguna falta o error que se haya cometido.

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Es un escrito por el que se intercambia información entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación recomendación, instrucción  disposición entre otros.

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Se redacta en tercera persona.

Se refiere por completo al tema planteado(es especifico-exacto)

Utiliza las construcciones positiva.

No usa rodeos de palabras.

Las oraciones son directas claras y cortas.

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Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo poseen con su propio membrete.  T

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Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

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1.    PARA: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece

3.    DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.

4.  FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

6.   ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.

8.    FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite

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También llamada carta circular, es una comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas.

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Trata un solo tema.

Se redacta en forma clara, precisa y concisa entre otros.

Se inicia y finaliza el texto con una frase de cortesía.

Se redacta un único original, el cual se obtiene tantas copias como envíos se quieren efectuar.

Únicamente varían los datos de los destinatarios, que se incluyen posteriormente en cada una de las copias.

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Suelen distinguir dos tipos de circulares: las circulares exteriores y las circulares interiores.
Circulares exteriores: son los que difunden fuera del ámbito de la empresa. Mediante estas cartas se informa a otras empresas o particulares de algún hecho que debe ser conocido por todos aquellos que mantienen relación comercial con la empresa remitente: cambio de domicilio, apertura de sucursales, cambios de denominación, presentación de nuevos productos, ampliación o fusión de empresas.
Circulares interiores: son las que se difunden dentro de una empresa. Mediante estas cartas se comunican asuntos que son de interés para todas las personas que trabajan en una empresa o para un grupo de ellas. Las circulares interiores se utilizan especialmente en empresas con un gran número de empleados o que tienen una gran extensión territorial, ya que permiten difundir la información de forma rápida. El contenido de una circular interior puede ser muy variado: reuniones, cambios de horarios, normas de la empresa, elaboración de proyectos entre otros.

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Normas para su elaboración de un circular:

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Normas para su elaboración de un circular:

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1.   La forma de elaborar una circular consiste en redactar un original, obtener las copias necesarias y, después, completarlas con los datos de los destinatarios.

2.   En el original se deben escribir aquellas partes que son comunes a todas las copias: el membrete, la fecha, la referencia, la línea de saludo, el cuerpo de la carta, la despedida, la antefirma y la aclaración de la firma.

3.   En la presentación de la carta circular debemos cuidar al máximo la corrección y la limpieza, ya que los errores y manchas que puedan quedar en el original aparecerán también en todas y cada una de las reproducciones que se hagan.

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Es un anuncio o un escrito, con el cual se convoca a un determinado evento o acontecimiento que se producirá; también se suele emplear cómo sinónimo de la palabra citación. Para comprender este concepto, debemos saber que el verbo convocar se refiere a citar o llamar a una o más personas.

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Convocatoria general

Convocatoria anticipada

Convocatoria extraordinaria
Convocatoria nacional

Convocatoria internacional

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Normas para la elaboración de una convocatoria:

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Normas para la elaboración de una convocatoria:

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1.    Titulo que diga "convocatoria" y enseguida el nombre de la misma.

2.   La identificación de quien convoca (Persona, organización, empresa, gobierno)  y en caso de tener un logo oficial, plasmarlo (el cual también puede ir a un lado del primer elemento).

3.   La fecha en que se emite.

4.   El tema y objetivo de la convocatoria, y en caso, la mención de la ley, norma, reglamento o acuerdo que provoca la convocatoria (en lo que la fundamentan).

5.   Las bases de la convocatoria, que pueden contener:

A.  Fecha de vigencia de la convocatoria (lapso en el que estará abierta), y en que limites geográficos opera.

B.  Requisitos que se deben cubrir para acudir a la convocatoria(de los que quieran ser participantes)

C.  Los temas que se puedan abordar, y señalar todos los detalles que se deben llenar para su presentación.

6.    Determinar la distinción, premio o estimulo que se obtendrá con acudir a la misma, mencionar quién aporta (patrocinador) el otorgamiento.

7.    Se finaliza señalando el lugar en que se emite, nombre del responsable de la publicación, y si se quiere también la firma, teléfono y correo electrónico.

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Se refiere al conjunto de experiencias de un sujeto, entre ellas las laborales, educacionales y vivenciales.

El curriculum resulta un requisito ineludible (necesario) a la hora de presentarse para solicitar empleo.

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Fácil de leer.

Gráficamente agradable

Equilibrado en su tono

Homogéneo
Completo

Original

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Cronológico

Inverso

Temático

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Normas para la elaboración de un CURRICULUM:

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Normas para la elaboración de un CURRICULUM:

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Debe ser  breve, el curriculum no debe pasar de una o dos hojas, como máximo.

Se utiliza un papel de color blanco o de colores claros, y en formato de calidad.

Escribe con una fuente legible y espaciada que facilite la lectura.

Imprime el curriculum, no lo escribas a mano.

Respeta márgenes y deja espacio entre los párrafos.

Escribe por una sola cara del folio

Cuida el estilo, y evita errores de ortografía.

Resalta tus logros pero nunca inventes.

Envía siempre originales, nunca fotocopias.

La fotografía debe ser, de color y de tamaño carnet.

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Datos personales

Formación académica

Experiencia profesional

Otros títulos

Idiomas

Otros datos de interés

Ø  Carta de presentación

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Es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.

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Normalmente se realiza como respuesta al encargo de una persona, de una empresa o de una institución, que solicita el texto para evaluar el resultado de un proyecto anterior o con vistas a emprender una actuación u otra.

En este tipo de documentos predomina la finalidad informativa, a la que se suman con frecuencia la valoración de los datos y propuestas de actuación que permiten tomar las decisiones más adecuadas. Por este motivo, el informe ha de estar redactado con un lenguaje claro, preciso y objetivo mediante el que se exponen datos, análisis comparativos y posibles repercusiones de los estudios realizados.

En la actualidad, es muy frecuente la difusión de informes sobre temas políticos, sociales o económicos en los medios de comunicación escritos, tanto en los periódicos de información general como en la prensa especializada.

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Técnicos:

Estos informes son emitidos para entidades privadas o públicas a fin de responder a su pedido de investigación o estudio.

Científico:

Estos son dirigidos a ciertos sectores, que sí manejan la jerga del tema a investigar. Es por esto que abundan los tecnicismos y la rigurosidad en el lenguaje y sus temáticas tienen que ver con algún área científico.

De divulgación:

Los contenidos de estos informes son presentados para el público general. Es por esto que se caracterizan por tener un lenguaje para quienes poseen un nivel cultural medio.

Mixto:

Estos informes son confeccionados para el público en general y, al mismo, tiempo para una organización en particular, de allí su nombre. Al destinarse a un público tan amplio, el lenguaje no puede abundar en tecnicismos, sino ser más bien coloquial pero culto.

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De acuerdo a las características textuales, los informes pueden clasificarse en:

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De acuerdo a las características textuales, los informes pueden clasificarse en:

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Expositivos:

En estos informes su autor no introduce ninguna interpretación ni análisis sobre el hecho a analizar, se limita simplemente a narrarlo o exponerlo. Además, tampoco suelen incluir recomendaciones ni conclusiones. En sus primeros párrafos se presenta la situación previa para que los receptores comprendan mejor la información posterior.

Persuasivos:
Por medio de los argumentos y demostraciones, el emisor busca convencer a quienes reciban el informe de que tome ciertas decisiones. Para que esto se cumpla, debe incluirse un plan de acción que convenza al receptor de que la vía propuesta será la más adecuada.

Demostrativos:
En este tipo de informes debe dejar muy en claro qué corresponde a la opinión de su autor y qué no. Además, se deben señalas con total precisión las distintas etapas que llevaron al emisor a dictaminar determinadas proposiciones.

Interpretativos:

Estos informes buscan dejar en claro el alcance y sentido que tendrá un determinado concepto o hecho. Estos informes por lo tanto sí incluyen conclusiones y recomendaciones sobre los hechos analizados. Son por esto una herramienta muy importante para la entidad a la hora de tomar ciertas decisiones.

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Un informe no es producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de información. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas: 1) ¿Qué es lo que se investiga exactamente? 2) ¿Por qué? 3) ¿Según qué método? 4) ¿Cuáles son los resultados? 5) ¿Cuáles son las conclusiones?

Para elaborar un informe, es necesario seguir a serie de pasos:

1.    Preparar un guión, en el que consten de forma ordenada los puntos que se van a tratar y los apartados que se van a organizar.

2.    Recopilar información sobre la persona o el asunto objeto del informe. La información se puede obtener mediante la consulta  de libros u otros documentos, o bien mediante una investigación <<sobre el terreno>>, que puede incluir encuestas y entrevistas.

3.    Seleccionar la información obtenida y organizarla de de la siguiente manera:

-Una introducción, en la que se deja constancia del objeto del informe. Ejemplo:

El presente informe da cuenta de las actividades extraescolares realizadas a lo largo del curso 2004-2005.Se expondrá en cada caso el objetivo de la actividad

-El cuerpo del informe, en el que se exponen los resultados de la investigación. Ejemplo:

Actividades extraescolares realizadas a lo largo del curso 2004-2005:

-Visita al Museo de la Ciudad.         -Excursión al jardín Zoológico.

En octubre se organizó una visita a la Casa de Gobierno. El objetivo de la visita era…

_Un apartado de conclusiones, en el que el autor expresa su opinión o hace alguna recomendación. Ejemplo:

El programa de actividades escolares ha sido bastante amplio e interesante, aunque habría sido deseable realizar más excursiones a parajes naturales, así como...

4.    Redactar el texto con claridad y concisión, y de manera objetiva sin incluir valoraciones de tipo personal.

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Es una serie de anotaciones o borrador de un documento que generalmente se hacen al elaborar un contrato, al hacer una ley o acuerdo, es decir, documento que resume lo tratado en una reunión empresarial para llevar el control de los temas tratados en ellos. No existe un formato estrictamente para la minuta pero existen puntos básicos con lo que debe contar: asistentes, puntos o discusión, resoluciones o propuestas, firmas de asistencias.

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La minuta se escribe de corrido sin dejar espacios libre. No hay punto y aparte.

Lenguaje: Generalmente, el tiempo verbal usado en la minuta es el presente porque se escribe mientras se desarrolla la reunión.

Fraseología útil: Existen giros característicos de este documento, como los siguientes: toma la palabra, interviene el Dr. En uso de la palabra el señor presidente de la reunión, no habiendo más asuntos que tratar, a continuación.

Es frecuente que antes de colocar el punto final, quien está a cargo de la transcripción haga circular la minuta entre los demás asistentes para que todos corroboren lo transcrito o modifiquen lo que consideran.

Firma: Firmaran la minuta todos los asistentes a la reunión, sin excepción al final del texto.

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La elaboración de una minuta es muy importante como un medio de registrar los aspectos más relevantes de una junta de trabajo, escolar o de cualquier otro tipo, con la finalidad de darle seguimiento a los acuerdos tomados y verificar su cumplimiento total hasta que todas las actividades estén totalmente terminadas. La minuta también registran los nombre de los participantes en las reuniones y  todas las conclusiones o acuerdos a los que se haya  llegado en una determinada reunión, además de registrar todos los aspectos pendientes y cualquier otro tema que se agregue en las juntas, ejemplo de acuerdo a su estructura nombre o motivo de la reunión, fecha, asistentes, asuntos tratados, acuerdos tomados, actividades por realizar, también se puede incluir aquí la fecha de cumplimiento de la actividad y por último fin de la minuta que representara nombre y firma de los asistentes o sea firma de los presentes.

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Es un documento en el que queda constancia de acuerdos y decisiones tomadas en una reunión oficial o privada. Cumple una doble función: informativa (detalla el desarrollo de la reunión) y prescriptiva (recoge los acuerdos adoptados)

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Para la realización  de un acta no se conoce una forma estandarizada de realización. Muchos opinan que quien deba hacerla, debe tener todo un horizonte de libertad para ser creativo, siempre y cuando no incurra en los errores más comunes que son: el exceso de detalles o la omisión de puntos fundamentales, que posteriormente se requieran para constancias o reclamos.

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Actas policiales

Es el documento donde se establece de manera escrita un hecho punible, donde se especifica el o los autores del hecho, y las evidencias recogidas.

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Es aquella en la que se hace una anotación de todo lo sucedido en una junta y tiene como objetivo obtener un registro de todas las reuniones, los temas tratados y las soluciones dadas para de esa manera poder llevar el debido seguimiento de los casos.

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Es el documento que se redacta para hacer constancia de un nuevo nacido en un país determinado. Se suelen realizar en recién nacidos así como también en adultos nunca antes inscritos, donde se especifica el nombre completo de la persona, la fecha y lugar de nacimiento, así como también, el nombre completo de los padres y su domicilio. Es conocida como un acta de identidad, ya que sin esta se le hace imposible realizar ciertos transmites que necesiten la autorización del estado.

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Este documento se realiza para constatar que un trabajador cometió una violación al reglamento interno de una institución o empresa, o cuando se reúsa a cumplir las cláusula del contrato. Esta acta no necesita de un juez quien la redacte, sin embargo se considerará ante la oficialía como una versión de cómo sucedieron los hechos.

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Es el documento realizado para dar constancia de que una pareja acepta casarse de manera legal. Esta acta es llevada a cabo por un Juez de Registro Civil, en presencia de la pareja, de sus respectivos padrinos, y de ciertos testigos, quienes deberán firmar en la misma, la cual se mantiene integrada a un libro de registro con una numeración determinada. El acta se puede llevar a cabo en una oficialía del estado, así como también en cualquier otro espacio decidido por la pareja, donde se deberá pagar mucho más, porque el oficial irá al lugar de la ceremonia hacer constancia de la unión de ambos de manera escrita. Aquellas parejas que unen sus lazos y que se inscriben en esta acta matrimonial, no pueden volver a casarse al menos que este documento se disuelva, creando un acta de divorcio, donde para ello se requerirá el consentimiento de ambos; o con la muerta de alguno de ellos, donde se deberá de entregar ante el juez civil el acta de defunción. Acta de divorcio Es el acta donde se especifica que una pareja está divorciada de manera formal. En esta se escriben los nombres de cada integrante de la pareja y la fecha en que se casaron.

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Refiere al tipo de acta que se realiza al momento de fallecer una persona. Esta acta es suscrita y validada por el juez civil, y en ella se especifica el nombre completo del occiso, las causas de su muerte, y su fecha de nacimiento. Esta acta es fundamental a la hora de disolver un acta de nacimiento, para cobrar una herencia, para cobros de seguro de vida, etc.

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Es el acta levantada para indicar la constitución de una empresa. La misma es redactada en frente de una autoridad competente. En esta acta se especifica las actividades ligadas a la empresa, como se constituirá la empresa, los alcances que tendrá, el número de accionistas, la cantidad de empleados, entre otros

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Se debe incluir en el documento la fecha, hora y lugar en que se desarrollaron la reunión.

También debe figurar en el acta los nombres y apellidos de los convocados a la junta, indicando quiénes asistieron y quiénes no.

El nombre y apellido de la persona que preside la reunión también se incluirá en el documento.

El orden del día en el que se indicará la agenda a tratar durante la reunión también es necesario incluirlo en la redacción de actas.

Este orden estará regido por los temas más importantes al principio de la reunión y se dejarán los menos trascendentes para el final.

En la redacción de actas deben indicarse los acuerdos o desacuerdos a los que se llegaron durante la reunión.

En caso de haya habido un acuerdo, debe incluirse en el documento los nombres y apellidos de las personas participantes en el acuerdo.

Por último, en la redacción de actas debe aparecer la firma del presidente y secretario de la reunión, siendo éste último el encargado de levantar el acta oficial.

La firma de ambos dejará constancia de que el acta ha sido aprobada durante la reunión.

Es necesario cumplir con estas normas para su validez.