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Podcast: Aprendiendo GTD y productividad

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Podcast: Aprendiendo GTD y productividad

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Escucha y descarga gratis los episodios de Aprendiendo GTD y productividad. Aprendiendo GTD es un podcast sobre productividad, eficacia, GTD y organización personal en el que Manolo (@manolo_molero) y Sergio (@spantigaramos) ... Escucha todos los podcast, conferencias, radios online gratis en tu iphone, android, windows phone y pc. | 286811

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Adegi Asociación de Empresas de Gipuzkoa

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Entrevista Alberto Barbero sobre "Taller Metodología GTD" - Foro Emprendedores de Adegi

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Entrevista a Alberto Barbero , consultor artesano experto en metodología GTD, con motivo de su impartición de un seminario sobre GTD (organización del tiempo y productividad personal) en el Foro de Emprendedores de Adegi.

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Aprendiendo GTD podcast productividad de Aprendiendo GTD en Apple Podcasts

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Descarga los episodios anteriores o suscríbete a próximos episodios de Aprendiendo GTD podcast productividad de Aprendiendo GTD gratis.

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Por que implementar un método de productividad?

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Por que implementar un método de productividad?

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Aquí Jose Miguel Bolivar enuncia principios de s método Optima3

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El maestro David Torné decía sabiamente en su blog que " no basta con recopilar ", un "pequeño" detalle que a menudo pasan por alto las personas que se acercan a métodos de productividad personal como GTD o de efectividad personal como OPTIMA3.

Cuando solo capturas, el "alivio" es momentáneo. Si te limitas solo a registrarla, esa " cosa " volverá a tu mente al cabo de un tiempo. Lo que necesitas hacer con esa "cosa" para mejorar tu efectividad es "moverla" fuera de tu cabeza y, si solo la capturas o la registras, lo más que lograrás es "copiarla" fuera de ella.

Es importante entender el propósito de lo que hacemos. ¿Para qué necesitas "mover" las cosas fuera de tu cabeza? ¿Qué ganas con ello? ¿Qué pierdes cuando fallas y no lo consigues? Hay mucha gente que cree que tiene que sacar las "cosas" de la cabeza para que no se le olviden. Es posible que esto sea cierto para algunas de esas "cosas" pero puede no serlo para otras. Si crees que tienes que hay que registrar las "cosas" para que no se te olviden, lo normal es que solo registres las "cosas" que no quieres olvidar, lo cual es un problema, ya que habrá otras muchas "cosas" que dejarás sin registrar, es decir, que se quedarán dentro de tu cabeza.

El propósito de "mover" las cosas fuera de tu cabeza es "vaciar la mente". Vaciar la mente guarda una relación directa con tu eficiencia, hasta tal punto que una cabeza siempre llena de "cosas" es típica de una persona ineficiente, ya que esa persona será incapaz de "estar a lo que está", es decir, de hacer su trabajo dedicándole el 100% de su atención.

A día de hoy sabemos, porque la ciencia lo ha demostrado, que la calidad de la atención que se presta a la realización de una tarea influye en la calidad del resultado obtenido. De hecho, tú también sabes qué pasa cuando intentas hacer algo mientras estás pensando en algo distinto...

Además, una cabeza "llena" es una cabeza en la que las autointerrupciones son constantes. Esto se debe a que el cerebro es muy ineficiente como gestor de recordatorios y por tanto se dedica a recordarnos "cosas" de forma aleatoria, sin tener en cuenta si es el momento, o el lugar adecuado, para que podamos hacer algo al respecto. Uno de los problemas derivados de recordar constantemente "cosas" sobre las que no podemos hacer nada en ese preciso momento, es que solo sirve para causarnos una desagradable sensación de impotencia, frustración y, en definitiva, de estrés.

La diferencia entre lograr "mover" las "cosas" fuera de nuestra cabeza, o simplemente "copiarlas", depende de algo muy sencillo: contar o no con un sistema externo de confianza. Como la mente es un mal gestor de recordatorios, necesitamos ayuda para hacer esta gestión de forma efectiva. La forma de conseguirlo es mediante la construcción y el mantenimiento de una mente extendida.

Una mente extendida no es más que una memoria externa fiable, esto es, un lugar fuera de tu cabeza del que te fías al 100%. ¿Qué significa que te fías al 100%? Pues significa sencillamente que tienes la certeza de allí está todo lo que tiene que estar y de que, además, todo lo que va a parar a esa memoria externa es gestionado por ti de la forma adecuada y en el momento adecuado.

Por tanto, tenemos que la palabra clave para lograr una mente extendida se llama "fiabilidad". Si tu memoria externa no es fiable, su utilidad será tremendamente limitada y nunca llegará a convertirse en la mente extendida que necesitas, lo que significa que seguirás teniendo tu cabeza llena de "cosas".

Para que la memoria externa sea fiable, y pueda convertirse en esa mente extendida tan necesaria, tan solo hace falta desarrollar 4 simples hábitos:

1. Registrar todas las "cosas" que, en un momento dado, llaman tu atención, y hacerlo en el preciso momento en el que aparecen por primera vez en tu radar.

2. Pensar regularmente sobre esas "cosas" que has ido registrando, sobre qué significado tienen para ti y sobre qué necesitas, quieres o tienes que hacer con ellas para, finalmente, tomar una decisión sobre ellas.

3. Ponerte los recordatorios adecuados, en los lugares adecuados y con la forma y la estructura adecuadas para asegurarte de que te los vas a encontrar siempre que tenga sentido encontrártelos y únicamente cuando tenga sentido encontrártelos.

4. Revisar con la frecuencia necesaria para mantener intacta tu confianza en el sistema y en su contribución a tu efectividad.

A estos cuatro hábitos yo les llamo el " círculo de la efectividad personal ". Son sencillos, funcionan y además funcionan a la perfección. A todo el mundo. Si los aplicas bien, claro, porque si no, no funcionan.

La fiabilidad es un concepto binario, o te fías o no te fías. Si hay "cosas" que se quedan sin capturar, ni piensas lo suficiente o no decides sobre ellas, si no utilizas los recordatorios adecuados o no revisas tu memoria externa con la frecuencia necesaria, tu sistema difícilmente será fiable y por tanto nunca será tu memoria extendida. La buena noticia es que todo el mundo sabe registrar cosas, pensar y decidir, ponerse recordatorios y revisar, así que es realmente fácil. Tan solo necesitas compromiso.

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Cerrando el círculo de la efectividad personal

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El maestro David Torné decía sabiamente en su blog que " no basta con recopilar ", un "pequeño" detalle que a menudo pasan por alto las personas que se acercan a métodos de productividad personal como GTD o de efectividad personal como OPTIMA3. Cuando solo capturas, el "alivio" es momentáneo.

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Un sistema organizativo increible. Video de 4:32 min.

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La gigante máquina musical que funciona con canicas

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Otro test de autoevaluación de productividad

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Otro test de autoevaluación de productividad

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¿Qué tal llevas tu Control y tu Perspectiva? ¿Eres un Creador Loco, un Comandante en Jefe, un Reactivo o un Micro-Gestor? En menos de dos minutos, el test GTD-Q® te dará información visual sobre tu realidad actual, describirá tus fortalezas y te ofrecerá oportunidades de mejora.

El resultado del test cambiará a medida que cambien tu control y tu perspectiva, por lo que puedes volver a repetirlo tan a menudo como desees.

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Test de Autoevaluación GTD-Q® | Formación GTD® (Getting Things Done) Oficial España

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¿Qué tal llevas tu Control y tu Perspectiva? ¿Eres un Creador Loco, un Comandante en Jefe, un Reactivo o un Micro-Gestor? En menos de dos minutos, el test GTD-Q® te dará información visual sobre tu realidad actual, describirá tus fortalezas y te ofrecerá oportunidades de mejora.

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;-D

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Uploaded by Daniel Espinoza Sequeida on 2015-10-16.

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Leticia Soberón (Psicóloga) da su opinión sobre GTD.

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Leticia Soberón (Psicóloga) da su opinión sobre GTD.

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Vídeo de 1:11 min.

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D00868 ¿Planificar mi agenda según el sistema GTD? LS

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Vídeos formativos sobre lo que realmente importa en la vida.

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David Torné nos indica como crear una libreta GTD

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David Torné nos indica como crear una libreta GTD

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Nos muestra sus elementos

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La implementación en baja tecnología de Getting Things Done es algo más común - y funcional -de lo que te puedas imaginar. En el blog he mencionado muchas veces el gran potencial del papel y lápiz tanto para recopilar como para desarrollar ideas, es un soporte mucho más natural que cualquier dispositivo o aplicación. El siguiente post es una mini-guía de todo lo necesario para poner en marcha tu sistema GTD sobre papel.

¿Qué necesitamos?

Muchos de los partidarios de implementar GTD en baja tecnología defienden un sistema administrado con tarjetas o con un bloc, yo soy partidario de un sistema de doble cuaderno de anotaciones. A continuación enumero todo lo que necesitamos para implementarlo y el porqué:

Un cuaderno para las administrar las listas. Mucha gente se decanta por libretas moleskine por su robustez y elegancia, te recomiendo cualquier cuaderno de tapa dura con las páginas en cuadricula o pautadas. Una alternativa es un pequeño carpesano con separadores para definir las listas y hojas reemplazables también en cuadricula

Una libreta para recopilar y desarrollar ideas. Un segundo bloc nos facilitará la recopilación si lo llevamos siempre en el bolsillo con un pequeño bolígrafo, evitando buscar en la cartera un cuaderno más grande y aparatoso, convertirá la anotación de una idea en un sencillo desenfundar y anotar.

Un bolígrafo. Un bolígrafo que puedas llevar pegado a la libreta de notas del bolsillo para asegurar tener el kit de trabajo junto y no tener que rebuscar cuando te sobreviene una idea. Un pilot permitirá hacer más agradable la experiencia gracias a su suavidad en la escritura.

Separadores. Puedes utilizar postits para crear separaciones en el cuaderno, definiendo las listas del sistema. Ubicar un separador en la libreta para recopilar marcará el punto a partir del cual podemos continuar anotando será un facilitador más.

Rotuladores fosforescentes para subrayar las acciones. Es opcional, sólo si nos decidimos a utilizar un sistema de colores para definir el nivel de energía y tiempo.

Una agenda. Imprescindible para controlar citas y eventos, una parte esencial de tu sistema.

Un moleskine, un Pilot G2 ... pueden parecer frivolidades innecesarias pero son detalles que ayudan a disfrutar de la experiencia.

¿Cómo lo organizamos ?

La recopilación funcionará como lo haría con un sistema donde intervenga la tecnología. Con la libreta buscamos la funcionalidad y simplicidad, seguimos los preceptos mencionados para tenerla siempre a punto y que la tarea de anotar no implique un tiempo excesivo que nos obligue a recordar, de lo contrario llegará el momento en que experimentaremos la frustración de olvidar algo importante.

. Dividimos el cuaderno de tapa dura con los postits dejando un mayor espacio para las listas de próximas acciones y por la de Algún día / Tal vez. Dentro de la lista de próximas acciones podemos crear sub-listas para contextos y una de pequeñas acciones a realizar durante los agujeros de la jornada.

Para clasificar las acciones con niveles de energía y tiempo pasamos a utilizar un sistema híbrido entre ambos conceptos. Cada acción irá precedida de una letra (A: Alto, M: Media, B: Bajo) indicando la carga de trabajo ( aprende más aquí). Podemos organizar el mismo sistema con colores utilizando un rotulador para subrayar cada una de las acciones, donde cada color representará uno de los tres niveles. El objetivo es crear un sistema intuitivo que nos permitirá conocer la carga de trabajo de cada item de la lista con un vistazo y sin tener que pararnos a pensar.

Abro por el separador de la lista o el contexto, doy un vistazo centrándome en las acciones según su color y escojo la deseada. Intuitivo y rápido.

¿Y mis proyectos?

Definimos una sección propia a través de un separador como lo hemos hecho con las otras listas, la diferencia es que tendremos que definir una lista para cada uno de los proyectos enviando las acciones a realizar a la lista de próximas acciones.

Dedicamos listas para cada uno de los proyectos. Una de continua para proyectos pequeños surgidos de dividir una tarea en varias acciones, no es importante dedicar un espacio específico, podemos anotar las diferentes acciones de forma consecutiva enumerando las para respetar un orden. Los proyectos se añadirán de forma continua - sin saltar de página- encabezados por un título descriptivo y separándolos con una línea entre ellos.

Para proyectos surgidos de una planificación natural mucho más extensos y complejos al dividirse habitualmente en sub-proyectos requieren de un espacio más definido. Empezamos anotando las acciones en una página nueva y dejamos una separación de una o dos páginas entre ellos para nuevas actividades que surjan o anotaciones.

Información adicional

Cada vez que muevas una acción de una lista a otra deberás tacharla en la lista origen y volver a escribirla en la de destino, algo que puede resultar farragoso. Una alternativa sería redactar las acciones en tiras de papel, etiquetas o tarjetas, para moverlas entre listas. En este formato las listas podrían estar organizadas en una carpeta pequeña con separadores o una agenda con anillas o una caja tal y como lo hace Valentina Thörne del blog Vale de oro. El uso resulta más funcional pero aumenta el coste en la preparación del sistema creando las tiras de papel o hacer un dispendio innecesario de tarjetas.

Crea una lista de proyectos para puntearla durante la revisión semanal, te facilitará seguir la evolución del gran número de pequeños proyectos creados durante el procesado de tu inbox.

Listas de control. Anótalas al final de la libreta, o en una ficha que lleves dentro del cuaderno de tapa dura. Pocas y para temas realmente importantes realizados asiduamente como la revisión semanal.

Archivo de seguimiento. Utilizamos el sistema el sistema de las 43 separadores recomendado por David Allen o un sistema más minimalista a través de una lista ordenada por fecha de activación o vencimiento del asunto.

El hecho de anotar en una libreta un pensamiento, una lista de acciones, tachando las ya realizadas resulta algo mucho más natural que trabajar a través de una interfaz electrónica, tal vez perdemos dinamismo pero puede ayudar a vencer la resistencia planteada a aquellos que no tienen facilidad para relacionarse con un software o que prefieren no sustituir del todo la presencia del papel a su rutina.

Imagen vía jcraveiro bajo licencia Creative Commons
Imagen vía hawkexpress bajo licencia Creative Commons

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Implementando GTD con una libreta Moleskine

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La implementación en baja tecnología de Getting Things Done es algo más común - y funcional -de lo que te puedas imaginar. En el blog he mencionado muchas veces el gran potencial del papel y lápiz tanto para recopilar como para desarrollar ideas, es un soporte mucho más natural que cualquier dispositivo o aplicación.

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Animación de 8:13 min.

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Organízate con eficacia - Por David Allen - Resumen animado

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Adquiere el libro aquí ► https://www.amazon.com.mx/gp/product/849662708X/ref=as_li_qf_sp_asin_il_tl?ie=UTF8&tag=serhacermejor-20&camp=1789&creative=9325&linkCode=as2&creativeASIN=849662708X&linkId=8e396d6ae252d0e83619c46e5225656a Sin duda la productividad personal es algo muy importante al llevar a cabo nuestros proyectos, en la medida en la que apliques este libro tu nivel de productividad será bestial!! Tus resultados serán superiores y lo mejor de todo, estarás haciendo lo que en verdad tienes que hacer.

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Vídeo explicativo de GTD en 2:51 min

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Explicación de la metodología GTD (Getting Things Done) de una manera practica, sencilla y divertida a través de caricaturas. Animación realizada para www.loesencial.es ¡Gracias por compartir!

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Curso online de GTD por David Allen. 26 vídeos (1:31 h.)

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Curso online de GTD por David Allen. 26 vídeos (1:31 h.)

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Está en castellano.
Aunque la plataforma es de pago, puedes acceder registrándote y tienes 1 mes de prueba para hacer este u otros cursos. Los hay muy interesantes.

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Este curso video2brain está disponible como descarga y para ser visualizado online. ¡Pero no hace falta que decidas entre las dos opciones! Al comprar el curso, disfrutarás de ambas posibilidades.

La descarga te permite ver las lecciones sin estar conectado/a a internet y supone una navegación fácil y ágil entre capítulo y capítulo. Si vas a trabajar en diferentes ordenadores o si no quieres descargarte el curso completo, entra en la web con tus datos de acceso y disfruta directamente de tus vídeos online. Te deseamos que disfrutes de este curso y te resulte de mucha utilidad.

Estamos a tu disposición si tienes cualquier tipo de duda o pregunta.

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Getting Things Done. Organízate con eficacia

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Con David Allen, autor de fama mundial y experto en productividad y gestión del tiempo, descubre su proceso de cinco pasos para organizarte con eficacia. Getting Things Done (GTD) es un método que te mostrará cómo afrontar tu trabajo sin abrumarte, dejando espacio en tu vida para tareas más significativas.

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Vídeo presentación sobre GTD (animación 8:21 min.) en inglés

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Vídeo presentación sobre GTD (animación 8:21 min.) en inglés

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Muy visual

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Getting Things Done (GTD) by David Allen - Animated Book Summary And Review

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TED: gestión del tiempo (en inglés con subtítulos)

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TED: gestión del tiempo (en inglés con subtítulos)

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Presentación explicativa sobre GTD (10:38 min.)

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Presentación explicativa sobre GTD (10:38 min.)

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Fuente: Universidad de Castilla-La Mancha

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Técnicas para la Gestión del Tiempo: El método GTD

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Visión aclaratoria sobre los compromisos por JM Bolivar

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En uno de los comentarios al post de hace un par de semanas, " Efectividad personal: Tu defensa contra las exigencias", David Barreda planteaba una serie de preguntas muy interesantes al respecto. Las preguntas en concreto eran:

1. ¿No cumplimos nuestros compromisos porque "los olvidamos"?

2. Un sistema de confianza externo, ¿nos hará personas más comprometidas?

3. Cumplir un compromiso, ¿es una cuestión de perspectiva?

Aunque adelanté brevemente mis respuestas, creo que el tema da para un post completo, así que vamos con ello.

Por qué incumplimos nuestros compromisos

Las razones por las que incumplimos nuestros compromisos pueden ser muchas y muy variadas. De entre todas ellas, sin embargo, hay dos que destacan sobre todas las demás.

La primera de estas razones es la habitual confusión entre "intención", "compromiso" e "imposición". En general, y salvo excepciones, la mayoría de la gente desconoce qué significa realmente la palabra "compromiso".

Según la RAE, un compromiso es una "obligación contraída". Por una parte, esto significa que un "compromiso", al igual que una "imposición", es una obligación , es decir, algo que hay que hacer "obligatoriamente".

Sin embargo, a diferencia de la "imposición", un "compromiso" es algo que se asume voluntariamente, es decir, que no se puede obligar a nadie a que se comprometa a nada.

De todos modos, a mí me gusta mucho más la definición de compromiso de Francisco Alcaide que la de la RAE: "El compromiso es la determinación con nuestras metas; y la determinación implica absoluta incondicionalidad. El compromiso no admite excusas, solo resultados. La palabra compromiso significa dos cosas: hacer lo que haga falta el tiempo que haga falta ".

Una "intención", por su parte, es la "voluntad firme de hacer algo", lo que conlleva un grado de autoexigencia notablemente menor que una "obligación contraída". Puede parecer sutil, pero en realidad la diferencia entre ambas es abismal.

En mi experiencia, la gran mayoría de los "compromisos" que la gente cree adquirir son en realidad "intenciones", y ya sabemos que: "de buenas intenciones está el infierno lleno".

La segunda de las razones tiene que ver con lo que David Allen llama " deshonestidad intelectual". Cualquier persona que alguna vez haya anotado un recordatorio de algo en una agenda o calendario lo ha hecho porque sabe que la mente no es lo suficientemente fiable como para estar segura de que va a acordarse de lo que quiere o tiene que hacer en el momento en que lo quiere o tiene que hacer, y por eso "externaliza" el recordatorio.

A partir de ahí, el tema es sencillo. Si realmente existe un "compromiso", más allá de una mera "intención", la honestidad intelectual nos llevaría a gestionar el recordatorio asociado de tal forma que podamos asegurar que lo vamos a ver cuando lo necesitamos ver, haciendo "lo que haga falta" - como diría Alcaide - para evitar que se nos pase por alto. Si afirmamos tener el "compromiso" de hacer algo, pero no hacemos lo que está en nuestra mano para evitar que se nos olvide, ¿dónde está nuestra honestidad intelectual?

Curiosamente, la inmensa mayoría de las personas no utiliza nada más que su memoria para gestionar los recordatorios de sus "compromisos". Esto hace que diferenciar entre "compromisos" e "intenciones" sea por tanto muy sencillo. Si se ha hecho todo lo posible para que el compromiso se cumpla sin olvidos, es un compromiso; en caso contrario es una simple intención. Conviene por tanto tener muy presente lo que tus olvidos dicen de ti y que da igual lo que digas, porque eres lo que haces.

Luego, en resumen, los compromisos, si de verdad lo son, no se olvidan, porque se hace "lo que haga falta" para evitarlo. Sin embargo, las "intenciones" - que habitualmente confundimos con "compromisos" - sí se olvidan, ya que nuestra memoria a corto plazo es un sistema de gestión de recordatorios realmente incompetente.

El valor de un sistema externo y confiable de recordatorios

La respuesta a la segunda pregunta de David es sencilla: No. Un sistema de confianza externo para gestionar nuestros recordatorios no nos va a hacer personas más comprometidas, pero sí mucho más fiables.

Los compromisos reales no se olvidan. Esto se explica porque sus recordatorios los gestiona la "memoria a largo plazo", una memoria que utiliza emociones para fijar recuerdos. Cuando algo te importa, te gusta, te preocupa y, en general, despierta algún tipo de emoción en ti, el recordatorio asociado es gestionado por esta memoria a largo plazo de gran capacidad, y no se olvida.

Pero la gran mayoría de "falsos compromisos" - las "intenciones" - no tienen cabida en esta memoria, ya que no despiertan ninguna "emoción". La consecuencia es que pasan a ser gestionados por la "memoria operativa o de trabajo", una memoria capaz de recordar simultáneamente menos de una docena de cosas. La alternativa eficaz a una memoria operativa escasa e ineficiente es construir y mantener un sistema de recordatorios externo que sea confiable.

Para que un sistema de recordatorios externo funcione, el requisito indispensable es que la memoria operativa "se fie" de él. En caso contrario, se resistirá a dejar de recordarte cosas que tienes que hacer justo cuando no las puedes hacer, que es como funciona habitualmente.

Y para que un sistema externo de recordatorios sea fiable, es decir, para que tu mente pueda confiar plenamente en él, tiene que cumplir tres características:

Las metodologías de productividad y efectividad personal GTD ® y OPTIMA3 ® están basadas en conjuntos de hábitos sencillos que permiten asegurar el cumplimiento sostenido y sostenible de estos tres requisitos y, por tanto, asegurar la fiabilidad de tu sistema.

Cumplir tus compromisos es cuestión de perspectiva

La tercera respuesta es igual que la segunda: No. Tener perspectiva no te va a hacer cumplir tus compromisos, pero sí te va a ayudar a evitar incumplirlos, ya te va a permitir gestionarlos de la manera adecuada, junto con las "intenciones" y las "imposiciones".

Con un compromiso se pueden hacer tres cosas:

Por tanto, evitar incumplir un compromiso es muy sencillo: renegócialo. Si te das cuenta de que, por mucho que estés haciendo o vayas a hacer "lo que haga falta", no vas a poder cumplir un compromiso, entonces lo correcto es renegociarlo. Un compromiso siempre es adquirido - es una "obligación contraída" - y, como no es una "imposición", siempre se puede renegociar.

Para saber si vas a tener que renegociar un compromiso o no, primero necesitas una visión global de todos tus compromisos. Eso es precisamente a lo que se refiere la metodología GTD ® cuando habla de "perspectiva" y OPTIMA3 ® cuando habla de "efectividad proactiva". Solo así, cuando sabes cuales son todos tus compromisos - y tus intenciones e imposiciones - estás en condiciones de evaluar en qué medida vas a poder cumplirlos o no, y actuar en consecuencia.

Resumen

Hay que diferenciar entre "intención", "compromiso" e "imposición", ya que son tres conceptos distintos que a menudo se confunden.

Cuando un "compromiso" lo es de verdad, nunca hay justificación para incumplirlo, ya que al ser una obligación contraída voluntariamente, siempre existe la opción de renegociarlo.

La manera más efectiva de gestionar las intenciones, compromisos y obligaciones es disponer de un sistema externo y confiable para gestionar los recordatorios asociados.

Contar con un sistema externo y confiable de recordatorios nos permite acceder siempre que es necesario a una perspectiva global de todas nuestras intenciones, compromisos e imposiciones, pudiendo así renegociar todo lo que sea necesario siempre que sea necesario. Por eso se puede afirmar, sin lugar a dudas, que cumplir tus compromisos es cuestión de perspectiva.

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Cumplir tus compromisos es cuestión de perspectiva

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En uno de los comentarios al post de hace un par de semanas, " Efectividad personal: Tu defensa contra las exigencias", David Barreda planteaba una serie de preguntas muy interesantes al respecto. Las preguntas en concreto eran: ¿No cumplimos nuestros compromisos porque "los olvidamos"? Un sistema de confianza externo, ¿nos hará personas más comprometidas?

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¿Por qué planificar es productivo? por JM Bolivar

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Planificar es una palabra que encierra diversos significados. Por una parte, planificar significa prever, es decir, "ver con anticipación" para "conocer, conjeturar por algunas señales o indicios lo que ha de suceder" a fin de, entre otras cosas, "disponer o preparar medios contra futuras contingencias". Los tres entrecomillados anteriores son los tres significados que da la RAE para la palabra prever. Por otra parte, también según la RAE, planificar significa hacer plan o proyecto de una acción, es decir, establecer una secuencia ordenada de pasos o hitos que deben cumplirse en una serie de plazos determinados a fin de alcanzar un objetivo concreto en una fecha concreta.

El cerebro humano es una "máquina de planificar". Nuestro cerebro está constantemente procesando la información que llega a él a través de nuestros sentidos y estableciendo hipótesis de actuación a partir de ella. Esto ocurre de forma casi permanente, automática y, la mayoría de las veces, inconsciente. Lo bueno de esta forma de " planificación natural" es que es una "planificación dinámica" o, como yo prefiero decir, una " planificación adaptativa", en el sentido que un plan es válido en la medida que las hipótesis que lo generaron siguen coincidiendo con la realidad que va sucediendo. En el momento en que la realidad contradice alguna de las hipótesis de origen del plan, ese plan se descarta y es sustituido por un nuevo plan, el cual incorpora las nuevas hipótesis generadas a partir de la nueva realidad.

A las personas nos encanta planificar porque planificar nos transmite sensación de control. Cuando tienes un plan, sientes que "está todo controlado" y ello te libera del estrés que va normalmente asociado a los riesgos desconocidos. El problema es que el exceso de control genera descontrol, el descontrol produce estrés y el estrés produce ineficiencia.

Como dice el sociólogo Zygmunt Bauman, vivimos en "tiempos líquidos" o, como se dice últimamente, en "entornos VUCA", es decir, entornos volátiles, inciertos, complejos y ambiguos. ¿ Qué sentido tiene planificar en esta nueva realidad?

Si por planificar entendemos pararnos a pensar antes de hacer, para "prever" posibles escenarios, sabiendo en todo momento que son escenarios volátiles e inciertos, es decir, que podrían cambiar o incluso no existir, y que son complejos y ambiguos, es decir, que desconocemos de ellos mucho más de lo que creemos y, sobre todo, mucho más de lo que nos gustaría aceptar, entonces vamos por buen camino. Prever para anticipar posibles situaciones nos ayuda a estar mejor preparados ante ellas y además ayuda a enfriar el pensamiento.

Prever es una actividad de valor añadido por la sencilla razón de que pararnos a pensar antes de hacer nos va a permitir obtener informaciones que son útiles y relevantes para la consecución del resultado deseado. Cuando prevemos, estamos trasladándonos con nuestra imaginación a una serie de futuros escenarios posibles desde los que recabar información sobre qué nos ha hecho falta para llegar a ellos, qué oportunidades hemos aprovechado, qué riesgos hemos sorteado o qué contratiempos hemos superado, por citar algunos ejemplos.

Sin embargo, si por planificar entendemos ponernos a "trazar un plan" en función de lo que queremos que ocurra o de lo que creemos que va a ocurrir, tomándolo además como una referencia a seguir o, peor aún, como un compromiso a cumplir, entonces no vamos a ninguna parte. Como he dicho en muchas ocasiones por aquí, a la realidad le importa poco lo que nosotros queramos o creamos. Es lo que tiene la realidad, que va por libre. Dedicarnos a decidir de forma caprichosa y aleatoria qué va a tener que ocurrir en determinados momentos del futuro es jugar a las adivinanzas y el valor que aporta es nulo.

Prever es un ejercicio de humildad en el que aceptamos que el futuro es imprevisible y que simplemente estamos trazando unas hipótesis de partida que nos permitirán empezar a avanzar, sabiendo que gran parte de lo que ocurra será distinto de lo previsto. Cuando prevemos, sabemos que estamos manejando "estimaciones" en lugar de "decisiones". Planificar es un acto de soberbia en el que, o bien creemos que podemos adivinar el futuro, o bien creemos que podemos decidir el futuro. Hay una tercera posibilidad, la estupidez, es decir, sabemos que planificar es inútil porque no podemos adivinar ni decidir el futuro pero aún así planificamos porque todos los demás lo hacen...

Prever es un ejercicio de realismo en el que consideramos qué acciones hemos de realizar, y en qué secuencia, para llegar a un resultado concreto. Poner fecha a esas acciones, y decidir que las cosas serán de una determinada manera y no de otra, es predecir el futuro. Por eso hay que tener mucho cuidado con qué entendemos por "planificar" y en qué tipo de "planificación" nos apoyamos para conseguir resultados.

Planificar entendido como prever significa que el plan está siempre supeditado a la realidad y por tanto es la realidad la que va definiendo el plan. Planificar entendido como establecer hitos con fechas inventadas significa que la realidad está supeditada al plan y por tanto es el plan el que va definiendo la realidad. Como todo el mundo sabe, lo primero suele ser útil casi siempre y lo segundo casi nunca lo es. Por eso prever es invertir en efectividad y planificar es perder el tiempo.

Como ya adelanté en el balance de mis primeros tres años de consultoría artesana, próximamente verá la luz mi primer libro. Escribirlo ha sido, además de una experiencia vital, una enriquecedora experiencia productiva. El motivo por el que la comparto aquí es porque, gracias a ella, he podido comprobar una vez más la enorme potencia que ofrece la metodología GTD cuando se utiliza bien y he pensado que a ti podría resultarte también interesante ver un ejemplo concreto de su aplicación.

Escribir un libro es un proyecto en GTD. Por eso, según el método de planificación natural en cinco pasos, antes de nada necesitas definir con claridad el resultado que deseas alcanzar. Este paso previo es muy importante ya que, a diferencia de lo que la gente suele llamar "proyecto", en GTD "resultado" y "proyecto" significan exactamente lo mismo: un "resultado" es un "proyecto" y viceversa. Eso significa que si defines mal el "resultado" estás definiendo mal el "proyecto" y, por consiguiente, difícilmente podrás lograr lo que quieres. En mi caso, el "proyecto" o "resultado" era "manuscrito del libro entregado a Carlos Martínez antes del 30/12/2014", ya que esa era la fecha que habíamos acordado en el contrato.

Una vez aclarado el resultado, el primer paso de los cinco que componen el método era definir el propósito, es decir, definir de la forma más clara posible "para qué quieres conseguir ese resultado". Este paso es fundamental ya que el propósito es lo que dota de sentido al resultado y, por tanto, es la fuente de la motivación para conseguirlo. En mi caso, el propósito era "para consolidar y aumentar mi marca personal compartiendo mi experiencia y conocimientos en un libro ameno y fácil de leer que ayude a los lectores a entender y aplicar con éxito la metodología GTD".

Una vez definido el propósito, el paso siguiente es la "visión". La "visión" consiste en identificar qué aspecto tiene ese resultado una vez conseguido. Se trata de un ejercicio de clarificación del resultado, es decir, de indagar qué pasa a tu alrededor, qué sientes, qué te dicen y te dices, qué cambia en relación a lo que había antes de conseguirlo... Cuando visualizas, te predispones mental y anímicamente para hacer algo. Además, visualizar el resultado te ayuda a descubrir informaciones útiles y relevantes para tu proyecto, a "caer" en cosas en las que de otro modo tal vez no "caerías".

El tercer paso es la "tormenta de ideas". El objetivo de este paso es identificar todas las posibles formas de alcanzar el resultado - qué podemos hacer para conseguirlo. Este es un ejercicio puramente creativo, de exploración sin prejuicios, cuya única finalidad es identificar posibles vías, alternativas y escenarios en los que se podría alcanzar el resultado. La "tormenta de ideas" es un paso clave en cualquier planificación ya que la probabilidad de que la primera idea que te viene a la cabeza sobre cómo hacer algo sea la mejor de todas las ideas posibles es mínima. Yo aquí formulé múltiples posibilidades sobre qué contenidos incluir, cómo tratarlos, cómo estructurarlos y relacionarlos...

El cuarto paso, llamado "organizar", consiste en revisar nuestra tormenta de ideas y elegir qué vamos a hacer en concreto de entre todas esas ideas que hemos generado sobre cómo podríamos conseguir el resultado. Qué vamos a hacer para conseguirlo y en qué orden, expresado con un lenguaje claro e inequívoco que incite a la acción.

Y, por último, el quinto paso, que es identificar las "próximas acciones", es decir, las acciones que se pueden llevar a cabo de forma inmediata, sin necesidad de completar ningún paso previo. Se trata de responder sucesivamente a la pregunta ¿ cómo vas a hacerlo?, de forma secuencial. En mi caso, la próxima acción era "escribiendo las primeras cinco páginas del libro". Identificar las próximas acciones te ayuda a empezar y "empezar" es clave para la productividad.

El proceso anterior es sencillo y se puede completar fácilmente en menos de una hora de forma individual. Dicho esto, suele producir aún mejores resultados cuando es facilitado por alguien. En mi caso, tuve la fortuna de poder contar con mi coach personal, Paz Garde. El resultado tangible de la reunión de coaching, además de la definición del propósito y la construcción de la visión, fue la elaboración del índice de contenidos que daba estructura al libro y también la decisión sobre el título del primer capítulo. Ya solo me faltaba empezar a escribir.

Como muy bien dice Antonio José Masiá, en GTD los proyectos no tienen fecha. Lo único que tiene fecha es la última acción del proyecto, en este caso "enviar por email el manuscrito revisado a Carlos Martínez antes del 30/12/2014". Entender esto bien es una de las principales diferencias entre las personas que usan GTD y las que no usan GTD o lo usan mal.

En general, el uso de fechas está sobrevalorado y, en especial, el uso de fechas límite. En mi experiencia, las fechas intermedias solo sirven para generar estrés y para potenciar comportamientos improductivos como la procrastinación. La mayoría de las personas - yo mismo antes de usar GTD - habría "planificado" la escritura del manuscrito haciendo un cálculo aproximado de cuántas páginas por mes, semana o día tenía que escribir para haberlo completado en la fecha acordada o incluso unos días antes. Esa forma de "planificar" es ineficiente e improductiva y casi siempre deriva en "atracones de última hora" o, peor aún, inclumplimiento de compromisos. Si tienes un compromiso con una fecha, lo único que tienes que hacer es demostrar tu compromiso avanzando de forma realista hacia la consecución del resultado con la mayor frecuencia y regularidad posibles.

En mi caso, estimé que cinco páginas al día era una cifra razonable y realista. Cinco páginas son unas mil palabras, es decir, el equivalente a un post de unos cuatro minutos de tiempo de lectura. Sabía por experiencia que ese era un reto alcanzable para mí y, sobre todo, que era un ritmo sostenible y que no me iba a "quemar". Este es un aspecto esencial porque, cuando se trabaja a largo plazo, lo importante no es el ritmo con el que empiezas, sino el ritmo con el que acabas. Esto lo aprendí de joven, cuando montaba en bici de carretera. Mi disciplina favorita era la contrarreloj y me encantaba porque solía ganar a compañeros que habitualmente "andaban" mucho más que yo, gracias a que había aprendido a "dosificar" mejor mis fuerzas para aprovecharlas al máximo.

Otro aspecto clave es evitar por todos los medios los objetivos rígidos, ya que suelen resultar enormemente frustrantes y desmotivadores. Si tu objetivo es "escribir cinco páginas todos los días" y lo entiendes de forma literal, si un día lo incumples, el efecto desmotivador puede ser demoledor. Por eso es preferible utilizar objetivos flexibles, en los que la esencia importa más que en el número. En mi caso, "cinco páginas" significaba "ponerme a escribir un rato". En realidad, podían ser dos páginas o cuatro o siete, porque lo importante era escribir algo todos los días. Esto es lo que yo llamo una " loncha de ancho variable", cuyo origen, uso y utilidad explica magistralmente mi amigo y colega Jerónimo Sánchez en esta entrada.

Cuando tu compromiso con el resultado se expresa en un hábito, la fecha límite se vuelve irrelevante, ya que generalmente lograrás el resultado mucho antes. En mi caso, el manuscrito estaba escrito el 10 de agosto, es decir, cincuenta y dos días después de empezarlo, lo que da una media de 5,1 páginas por día. En tiempo de escritura, una media de una hora al día, cuarto de hora arriba o abajo. Hubo días que me costó mucho esfuerzo escribir dos páginas, mientras que otros días, más inspirado, llegué a escribir ocho o nueve. La clave productiva que me permitió escribir el libro disfrutándolo y en mucho menos tiempo del que había imaginado, es que me senté y escribí algo todos los días, sin excepción.

Cuando a principios de septiembre le envié el borrador revisado y corregido a Carlos, mi editor, le pregunté si el libro podría publicarse para Navidad. Me dijo que no, que era imposible, porque los preparativos estaban hechos para marzo. Me extrañó, porque en junio le había dicho que esperaba tener el manuscrito terminado en septiembre como tarde, así que indagué en los motivos. Me respondió honestamente que no me había creído. "Muy rara vez me entregan un manuscrito en la fecha acordada y, desde luego, nunca nadie me ha entregado un manuscrito cuatro meses antes de la fecha, así que, ¿por qué iba a creerte?". Rotunda respuesta ante la que me tuve que callar.

La planificación natural de GTD funciona donde el resto de metodologías de planificación fracasa. Sus elementos son sencillos y al alcance de cualquiera. Hábito, ritmo sostenible, constancia y revisión frecuente son los elementos que te llevan a alcanzar sin estrés los resultados por los que trabajas. Pero es imprescindible cambiar antes de mentalidad y, en concreto, abandonar el pésimo hábito de dejar las cosas para más tarde. Un primer paso, que puede ayudarte, es responder con honestidad a esta pregunta: si algo que se va a tener que hacer con seguridad se puede hacer ya, ¿qué ganas esperando hasta el último momento?

Escribía Juanjo Caba (@juanjocaba) hace unos días en su blog que " GTD no es un sistema de planificación de proyectos " y argumentaba una serie de razones en las que basaba su afirmación. Te recomiendo que leas su post si quieres profundizar en los detalles.

No es mi intención aquí polemizar con Juanjo, usuario senior de GTD al que sigo desde hace tiempo y con el que aprendo continuamente. Sin embargo, sí que he detectado, por lo que dice en su post, algunas razones por las que la metodología de planificación natural de proyectos de GTD podría no resultarle tan útil como debería.

En mi experiencia, para poder aplicar correctamente y aprovechar al máximo el método de planificación de proyectos que propone GTD hay que:

1. Primero, desaprender todo lo que sabemos sobre otras metodologías de planificación de proyectos

2. Segundo, entender profundamente lo que nos dice, y lo que no nos dice, la metodología GTD

3. Tercero, aplicar la metodología GTD escrupulosamente, sin versionar

Veamos qué significa todo esto.

Cualquier proyecto, corto o largo, sencillo o complejo, caro o barato, cuenta con una serie de elementos que lo definen. Tenemos, por una parte, elementos de naturaleza objetiva y, por otra parte, elementos de naturaleza subjetiva. Los de naturaleza objetiva son aquellos realmente necesarios para obtener el resultado y los de naturaleza subjetiva son deseos o condicionantes que añadimos y sin los cuales se podría conseguir igualmente el resultado.

El problema surge cuando mezclamos elementos de ambas naturalezas en una misma metodología.

Si entendemos que en GTD los proyectos no se hacen, sino que un proyecto es el resultado de una serie de acciones, los elementos de naturaleza objetiva de un proyecto son:

El resultado del proyecto, es decir, qué queremos conseguir

El propósito del proyecto, es decir, para qué lo queremos conseguir

La visión del proyecto, es decir, cómo imaginamos o visualizamos ese resultado una vez conseguido. Este es el criterio que permite identificar si el proyecto está concluido con éxito o no

Las posibles formas de alcanzar el resultado que queremos conseguir

La forma concreta, de entre todas las posibles, que identificamos como óptima para conseguir tanto el resultado como el propósito buscados en función del presupuesto y recursos disponibles, las especificaciones que debemos cumplir, los plazos, etc.

Las acciones o pasos concretos que se deben completar para alcanzar el resultado y la secuencia en que deben completarse dichos pasos

Ocasionalmente, la fecha límite en que debe haberse alcanzado el resultado por razones objetivas

En cuanto a los elementos de naturaleza subjetiva, estarían:

Los plazos intermedios establecidos

El presupuesto del proyecto

El equipo que se asigna al proyecto

Los recursos técnicos asignados al proyecto

Las especificaciones del proyecto

Las fechas límite que no obedecen a criterios objetivos

En los talleres sobre mejora de la productividad personal que imparto habitualmente en empresas, practicamos con casos reales la metodología de planificación natural de proyectos de GTD.

Los problemas más comunes con los que se suelen encuentran los participantes, normalmente acostumbrados a las metodologías tradicionales de planificación de proyectos, son:

Les cuesta expresar el resultado como algo concreto que ya se ha alcanzado. Por ejemplo, tomando prestado un ejemplo de Juanjo Caba, "Renovar carnet de conducir" no está expresado correctamente como proyecto y su redacción lleva a confundirlo engañosamente con una acción. Desde el punto de vista de GTD, lo correcto sería expresarlo como un resultado conseguido: "Carnet de conducir renovado" o "He renovado el carnet de conducir"

Les cuesta aún más identificar el propósito. En el caso del carnet de conducir, identificar el propósito es sencillo ("que no me retiren el carnet" o "que no me pongan una multa" o "no tener que pagar una penalización" o...) pero en muchos proyectos no es tan evidente. Entender el propósito es absolutamente crítico porque condiciona las opciones que consideramos y las decisiones que tomamos. Si un proyecto es "Me he comprado un coche nuevo", el resultado no será el mismo si el propósito es "ligar los fines de semana" que si es "poder ir al pueblo cómodamente con los 3 chavales y el perro" o "reducir al máximo el gasto en gasolina"

También les cuesta mucho visualizar el resultado. ¿Cómo es ese coche nuevo? ¿Qué sientes al sentarte en él? ¿Cómo es la experiencia de conducción? Si no eres capaz de visualizar lo que quieres conseguir, ¿cómo pretendes conseguirlo?

Identificar las opciones posibles es todo un triunfo. Pensar está mal visto. El impulso es ir a por lo primero que se nos pasa por la cabeza. Si pensáramos antes de hacer, esa costumbre tan nuestra de abrir zanjas en calles al día siguiente de asfaltarlas no existiría. Pensar en todas las formas posibles de alcanzar un resultado antes de decantarse por una en concreto no es perder el tiempo ni el dinero sino todo lo contrario. Hacer "lo de siempre" o lo primero que se nos ocurre, sí suele serlo

Identificar los pasos concretos y su secuencia rara vez se consigue. Cuesta horrores "bajar" a las acciones concretas. Tenemos mucha pereza mental. Redactamos acciones que en realidad siguen siendo sub-proyectos. Si no identificas todos los pasos cuando planificas, ¿cuándo vas a hacerlo? Los plazos intermedios que se emplean en las metodologías tradicionales de planificación de proyectos funcionan no porque sean necesarios sino porque te obligan a pensar qué tienes que hacer en concreto. Aunque en la práctica no lo es, esto debería ser muy sencillo de entender porque, si no sabes exactamente qué tienes que hacer, ¿cómo vas a hacerlo?

Se confunden las fechas límite objetivas con las subjetivas. El uso de fechas límite subjetivas es, en mi opinión, una de las formas más absurdas de voluntarismo que existen. Tu cerebro no es idiota. Qué tú te pongas como fecha límite mañana para algo cuya fecha límite real es dentro de una semana solo sirve para estresarte. Qué lo hagas o no "antes de mañana" dependerá de que ob-je-ti-va-men-te no surja nada más prioritario, ya que no puedes engañar a tu mente

En resumen y por no extenderme, el principal reto para aprender y poner en práctica correctamente el método de planificación natural de proyectos de GTD es descontaminar tu mente de cualquier vestigio de metodología de planificación de proyectos convenciona l. Estas metodologías pueden tener su utilidad en macro-proyectos que involucran a muchas personas, largos plazos y miles de acciones pero, desde luego, no sirven para gestionar tus proyectos de carácter personal o tu participación en proyectos profesionales.

La ventaja de GTD, es que ofrece una metodología de planificación de proyectos para el mundo real.

Te aseguro que, si aplicas bien el método de planificación natural de proyectos de GTD, te impresionarán su sencillez, su potencia y, sobre todo, sus resultados.

Contacto

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Óptima Infinito | Efectividad centrada en las personas

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Planificar es una palabra que encierra diversos significados. Por una parte, planificar significa prever, es decir, "ver con anticipación" para "conocer, conjeturar por algunas señales o indicios lo que ha de suceder" a fin de, entre otras cosas, "disponer o preparar medios contra futuras contingencias".

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Comprueba como es tu productividad

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La " ventana óptima de efectividad" es uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3 ® de efectividad personal. Desarrollar el hábito de tener siempre presente la existencia de estas ventanas, y saber identificarlas y aprovecharlas al máximo, produce un incremento espectacular de la eficacia, es decir, de la aportación de valor que genera lo que haces.

En este post, me gustaría compartir contigo un sencillo test, que te puede ayudar a conocer mejor tu situación actual y a identificar posibles vías de mejora. Las respuestas "correctas" a las preguntas del test aparecen al final de este mismo post, pero te sugiero que lo completes sin mirarlas para un mayor aprovechamiento del mismo. Vamos allá.

SOLUCIÓN: Suma los puntos asociados a cada una de las respuestas, según las indicaciones que aparecen al final del post. Según la cifra que hayas obtenido, puedes estar en una de estas tres situaciones:

1. Menos de 10 puntos: Tu hábitos de trabajo son muy inefectivos y te impiden aprovechar las "ventanas óptimas de efectividad". En el aspecto positivo, tienes un potencial enorme de mejora.

2. Entre 10 y 15 puntos: En ocasiones aprovechas alguna "ventana óptima de efectividad", pero tus hábitos de trabajo te impiden aprovechar otras muchas. Tu potencial de mejora es aún significativo.

3. Más de 15 puntos: Se nota que has trabajado en serio la mejora de tu efectividad y que las "ventanas óptimas de efectividad" son algo conocido para ti. Sigue trabajando en esa dirección y la mejoría continuará.

A=2; B=0; C=1 2. A=1; B=0; C=2 3. A=0; B=1; C=2 4. A=2; B=0; C=1 5. A=0; B=2; C=1 6. A=1; B=0; C=2 7. A=1; B=2; C=0 8. A=0; B=1; C=2 9. A=1; B=0; C=2 10. A=1; B=2; C=0

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¿Cuánto aprovechas tus "ventanas óptimas de efectividad"? (Test)

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La " ventana óptima de efectividad" es uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3 ® de efectividad personal. Desarrollar el hábito de tener siempre presente la existencia de estas ventanas, y saber identificarlas y aprovecharlas al máximo, produce un incremento espectacular de la eficacia, es decir, de la aportación de valor que genera lo que haces.

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artículo muy claro y concreto

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Blog para estudiantes y trabajadores, técnicas de estudio y productividad. Software, programas y aplicaciones. Presentación de trabajos.

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Los principios organización de un fondo archivístico (pdf)

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Los principios organización de un fondo archivístico (pdf)

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14 páginas explicativas sobre el proceso archivístico...

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Ventajas de GTD para el trabajo colaborativo

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Ventajas de GTD para el trabajo colaborativo

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GTD es un método de ámbito personal pero ¿qué ventajas podemos observar para el grupo?

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6 formas en las que GTD te ayuda a hacer menos

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Cuando se trabaja bajo estrés, lo primero que uno espera de un sistema de productividad personal es que podamos hacer más cosas en el mismo tiempo. Pues bien, con Getting Things Done la cosa va totalmente al revés. Un buen sistema GTD te ha de ayudar a hacer menos cosas.

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(70 min.)

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Entrevista con José Miguel Bolivar - Productive! Magazine Español #4

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José Miguel, es consultor Artesano y Coach, en efectividad centrada en las personas. Hoy hablamos con José Miguel, acerca de: - Sus origenes en la productividad personal - Sus origenes en el aprendizaje y la implementación de la metodología GTD - Su recién publicado libro: Productividad Personal, Aprende a liberarte del estrés con GTD Más detalles en Productive!

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David Torné - №4 Con José Miguel Bolivar

Te prometo que no es mi intención ponerme filosófico ni venderte la productividad personal como algo espiritual ni siquiera como un modo de vida. Mi intención en las siguientes líneas es presentarlo como lo que realmente es: Un camino de mejora incremental basado en la acción. A lo largo de estos años me ido despojando de ciertos clichés y perjuicios que condicionaban mi forma de ver las cosas hasta el punto de influir en mis decisiones y mi forma de actuar. La primera gran mentira fue darme cuenta de que nadie iba a venir de fuera a arreglarme mis problemas, ni un consultor, ni un coach, incluso comprendí que ni los mismísimos David Allen con su GTD ni Berto Pena con sus consejos precisos y mordaces me moverían de la posición de 'eres un desastre' a la de 'Mr. Eficiente'. El cambio lo lleva a cabo uno mismo a través de su compromiso y sus acciones. Puedes aprender una nueva metodología y apoyarte en los mejores consejos pero en el momento de modificar tus rutinas o al 'hacerlo de forma diferente', generarás resistencia y si lo único que tienes es un vago deseo de mejora te acabarás dejando llevar a la comodidad de lo que ya conoces. El segundo gran problema es que para trabajar mejor necesitas mejores herramientas. Menudo coñazo que os damos los que escribimos sobre productividad y eficiencia sobre el tema, pero es verdad. No son las herramientas, son los hábitos. Es un concepto fácil de entender y lo asimilamos de forma inmediata, quizá nos falta profundidad en su comprensión. Una herramienta asentada sobre un mal hábito actúa como altavoz, especialmente si nos apoyamos en el tremendo poder de la tecnología. GTD -acompañado por la sofisticación del software - no sirve de nada si nos negamos a ejecutar de forma ordenada los hábitos de recopilación, procesado, organización, revisión y ejecución que lo acompañan. La tercera gran cuestión es la comprensión del carácter incremental del proceso. Cómo todo aprendizaje sustentado en la adquisición de conocimiento para 'saber cómo hacerlo' y la experiencia aportada por el ciclo prueba-error ganamos en pericia puliendo nuestra forma de resolver. Eso significa que después de aplicar GTD durante 5 años para gestionar tu flujo de trabajo no serás el mismo que eras al inicio. Se ha generado una transformación realizada a través de un cambio en la organización de tus asuntos, de la definición explicita de tus responsabilidades y objetivos, de la mejora del balance profesional-personal o en resumen, de la creación de espació para nuevas actividades y un cambio en el enfoque de su planificación y ejecución.

Esté ejemplo describe el camino a recorrer en la mejora de la productividad y el propósito de este artículo. Cabe añadir que una persona con esa trayectoria no es mejor que su yo cinco años atrás, simplemente es otra persona con otros intereses y otra forma de hacer. Pasamos por distintas etapas con diferentes necesidades a cumplimentar en cada una, desarrollando las habilidades y conocimientos pertinentes para ello. Para conseguir subirse a este tren hace falta un componente de reflexión que empieza por el hábito de revisar. Entiendo que dicho concepto se arraiga con mayor fuerza en los usuarios de la metodología Getting Things Done y deja a los demás un poco descolocados. Por la relevancia dada a esta actividad, me permito pues una pequeña aclaración sobre el concepto: Necesitamos revisar nuestra actividad para establecer un orden en los asuntos manejados. Primero de carácter administrativo, limpiando y ordenando listas de tareas/acciones y agenda para que reflejen la realidad. Segundo para tomar decisiones sobre lo que debemos hacer, descartando y activando temas. Finalmente a un nivel más elevado escogemos en que trabajamos más allá de una semana vista, nuestros proyectos y objetivos.

A nivel diario y semanal la revisión nos muestra esas actividades que quedan pendientes en la lista de lo siguiente a realizar. Actividades programadas para un martes llegan a viernes y siguen allí. Empieza el ciclo de corrección y aprendizaje:

¿Porqué? Urgencias, interrupciones, cambio de criterio al priorizar. ¿Qué puedo hacer? Reservar una hora o una tarde para quitarme de encima estas tareas enquistadas... Ser más restrictivo al aceptar nuevas responsabilidades... Confeccionar una lista de 2-3 tareas prioritarias a realizar durante la jornada...

A niveles más elevados son otras las cosas que se mueven: una revisión mensual donde puntear los proyectos que llevamos a cabo. A más alto el nivel de perspectiva más elevadas son las inquietudes. ¿Porqué no doy más prioridad a los proyectos vinculados a conseguir un objetivo? ¿Es esto lo que realmente debería estar haciendo?
En el fondo darse cuenta que algo no funciona y necesitamos dar un giro a cómo hacemos las cosas. Correcciones en nuestra actividad en forma de pequeños experimentos para saber si esa nueva fórmula nos funciona, se ajusta a nuestra forma de ser. He aquí otro hito del camino, entender que una cosa es el método y otra cosa el animal que lo implementa. El sistema bajo el que trabajamos nos marca la forma como hacer las cosas pero deja un margen de libertad - no somos autómatas - en ciertos aspectos como la decisión de lo que debes/quieres hacer, sin marcarte criterios o referencias para priorizar (tú decides tu objetivo), y la forma como ejecutar tus acciones. Descubrir lo que a ti te funciona aplicándolo en esos espacios de libertad es el complemento para hacer crecer tu eficiencia y eficacia. Buscamos mejorar nuestra productividad personal cómo vía para hacer mejor las cosas, hacer más o lo mismo en menos tiempo. Se trata de un proceso de aprendizaje sobre cómo convertir las ideas en acciones y estas en una realidad, pero más allá de lo evidente uno consigue conocerse mejor. Sabes de qué pie cojeas y al corregir tus errores cambias tu forma de hacer y en el fondo también tu forma de ser. Lo prometido, no acabaré poniéndome trascendental pero lo haré diciendo algo que en el fondo ya sabes: Este camino es apasionante, no solo mejoras tus capacidades ahondas en tu forma de ser distinguiendo lo que es realmente importante.

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David Torné - №4 Con José Miguel Bolivar Te prometo que no es mi intención ponerme filosófico ni venderte la productividad personal como algo espiritual ni siquiera como un modo de vida. Mi intención en las siguientes líneas es presentarlo como lo que realmente es: Un camino de mejora incremental basado en la acción.

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Prueba cual es tu estado actual en productividad

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How well are you doing with your control and perspective? Are you a Crazy Maker, Captain and Commander, Responder, or Micro Manager? In less than two minutes, the GTD-Q® will give you visual results about your current reality, describe your strengths, and offer opportunities for improvement.

Your results will change, as your control and perspective shifts, so you can retake the assessment as often as you like.

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GTD-Q® Assessment - Getting Things Done®

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How well are you doing with your control and perspective? Are you a Crazy Maker, Captain and Commander, Responder, or Micro Manager? In less than two minutes, the GTD-Q® will give you visual results about your current reality, describe your strengths, and offer opportunities for improvement.

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Alberto Barbero coaching y formador para lideres y equipos en una entrevista sobre GTD

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Francisco Sáez (fundador y CEO de Facilethings) en un potente artículo-resumen sobre GTD...

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Este artículo pretende ser una introducción breve pero completa a la metodología de productividad personal GTD (Getting Things Done).

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5 claves para mejorar nuestra productividad

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5 claves para mejorar nuestra productividad

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EmprendiendoConsejos: 5 Claves para mejorar nuestra productividad por Jose Miguel Bolivar

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Jose Miguel Bolivar (http://www.optimainfinito.com/) nos regala 5 claves fundamentales para mejorar nuestra productividad a la hora de emprender http://www.emprendiendojuntos.es Musica: "Ana (hisboyelroy's smooth dub)" by hisboyelroy http://ccmixter.org/files/hisboyelroy/9184 is licensed under a Creative Commons license: http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/

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Identifica lo inconvenientes de los modelos de productividad basados en la gestión de tiempo...

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La "gestión del tiempo" es una antigualla que tiene su origen en el siglo XVIII. Es a Benjamin Franklin a quién se le atribuye la conocida frase "el tiempo es oro" ("time is money"), una idea que seguirá tomando fuerza a buen ritmo durante todo el siglo XIX, hasta alcanzar su apogeo a principios del siglo XX de la mano de Taylor. Como puedes comprobar, un concepto muy antiguo surgido en una realidad muy antigua y, sobre todo, en una realidad muy distinta de la actual.

A día de hoy, las circunstancias de nuestro entorno hacen que el paradigma de la "gestión del tiempo" haya quedado obsoleto por completo. Hace ya siete años, cuando este blog daba sus primeros pasos, escribía un post en el que afirmaba que no puedes gestionar el tiempo. Por desgracia, y a pesar de todo el tiempo transcurrido, la situación ha cambiado poco y siguen siendo muchas las personas que permanecen ancladas en esta creencia absurda, a pesar de todas las evidencias en contra.

Si realmente tienes un compromiso firme de cambio y mejora personal, antes de iniciar el proceso necesitas entender y aceptar esta realidad fundamental: el tiempo es ingestionable. Solo puedes gestionar aquello que puedes poseer o, dicho de otra forma, todo aquello que queda fuera de tu alcance escapa a tu gestión. Y eso es precisamente lo que pasa con el tiempo: que carece de dueño. El tiempo simplemente está ahí, ignorándonos. Sabe que es independiente de nosotros y sigue avanzando, a su ritmo, minuto a minuto y siempre igual, por mucho que algunas personas crean que pueden gestionarlo.

Sí. Sé que hay quién diría que "gestionar el tiempo" es solo una forma de hablar. Lo que ocurre es que las palabras importan, porque las palabras crean realidades. Si hablas de "gestionar el tiempo", acabarás intentando hacerlo y fracasarás. El primer paso para resolver un problema es hacer un diagnóstico correcto del mismo porque si el diagnóstico es erróneo, lo más probable es que la solución también lo sea. En este caso, el error procede de considerar al tiempo como un recurso cuando en realidad el tiempo es solo una limitación. Mientras que un recurso es algo que puedes adquirir y usar, una limitación es algo que está ahí, condicionándote, sin que puedas cambiarla. Lo único que puedes hacer con una limitación es tenerla en cuenta e intentar paliar su efecto.

El paradigma de la "gestión del tiempo" se extiende hasta después de la Segunda Guerra Mundial, siendo Peter Drucker quién lo rompe en 1957, al hablar por primera vez sobre la " productividad del trabajo del conocimiento". Esta nueva productividad va más allá de la tradicional eficiencia o productividad industrial, englobándola, e incorpora además un nuevo elemento, la eficacia, dando así lugar a un nuevo concepto: la efectividad. A lo largo de su obra, Drucker explica en diversas ocasiones el significado que deben tomar los viejos conceptos para ser aplicables a este nuevo tipo de trabajo y aclara también las diferencias entre eficiencia, eficacia y efectividad, así como la relación que existe entre ellas en este nuevo tipo de productividad.

Tendrán que pasar más de treinta años para que se produzca el siguiente avance significativo en esta materia y será de la mano de Stephen Covey, en su conocida obra "Los siete hábitos de la gente altamente efectiva". Aunque Covey conserva algunos de los conceptos tradicionales de la "gestión del tiempo", su principal contribución es superar la limitada visión economicista tradicional y poner por primera vez a las personas en el centro.

Así, con Covey pasamos de un planteamiento centrado únicamente en criterios cuantitativos, y en el que la persona es simplemente un "medio de producción", a una nueva perspectiva, impregnada de valores de índole humanista, en el que la persona deja de ser un medio para pasar a ser un fin en sí misma. Este cambio de paradigma es clave, ya que permite - por primera vez desde Drucker - evolucionar desde un enfoque centrado únicamente en el "hacer más" a otro centrado en el "hacer con sentido"; un cambio que persigue, hace posible y conduce, en última instancia, a la felicidad.

Dejando en cierto modo al margen la eficiencia, Covey propone un conjunto de hábitos encaminados principalmente al desarrollo de la " eficacia personal". Parte de este trabajo se tradujo también en la popularización del concepto "proactividad", uno de los elementos centrales de la eficacia. En entornos altamente impredecibles como los actuales y, por consiguiente, poco "planificables", la proactividad nos propone sustituir viejos hábitos como "planificar", "organizarse" y "priorizar" por otros hábitos más adecuados a la realidad actual como "prever", "anticipar" o "revaluar", constituyéndose así en una competencia indispensable para el trabajo del conocimiento.

Será ya en este siglo y casi doce años después, a finales del 2000, cuando David Allen publica su conocido "Getting Things Done", dando nombre a un nuevo concepto, el de "productividad personal". Aunque a diferencia de Covey, Allen se centra exclusivamente en la mejora de la " eficiencia personal", dejando a un lado la eficacia, su contribución a la productividad del trabajo del conocimiento es sin duda una de las más relevantes del último siglo.

Ignorando los viejos mitos de la "gestión del tiempo", Allen deja claro que el recurso más preciado que deben gestionar los profesionales del conocimiento no es su tiempo sino su atención. Frente a la sobreabundancia de estímulos y el exceso de información, GTD propone una serie de hábitos que permiten recuperar y mantener el control sobre la atención de forma sostenible, es decir, recuperar y mantener la capacidad de "estar presentes" ("engaged") en la tarea que se ha decidido realizar.

Cuando algo sigue vigente con el paso de los años, superando modas, es porque funciona. A pesar de sus carencias e imperfecciones, tanto los siete hábitos de Covey como el GTD de Allen no solo son dos grandes contribuciones a la productividad del trabajo del conocimiento a la que se refería Drucker sino que son soluciones probadas y contrastadas por millones de personas en todo el planeta.

El principal problema de los siete hábitos de Covey es que su aplicabilidad requiere partir de un estado en el que ya existe un mínimo de control, algo que Covey no acierta a explicar cómo conseguir. Precisamente por eso el triunfo de Allen, porque GTD sí explica cómo hacerlo y, además, funciona. Es cierto que la parte de la eficacia personal la trata mucho mejor Covey que Allen pero, en la práctica, siempre te queda la opción de aplicar los siete hábitos de Covey una vez aplicas el GTD de Allen.

Igual que, a día de hoy, a nadie se le ocurriría encender un fuego chocando dos piedras, nadie puede pretender lograr resultados de forma efectiva gestionando el tiempo. Por eso, frente a planteamientos inútiles de hace casi tres siglos, GTD está desplazando rápidamente a la "gestión del tiempo" y se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal.

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Gestión del Tiempo, Gente Efectiva y Productividad Personal

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La "gestión del tiempo" es una antigualla que tiene su origen en el siglo XVIII. Es a Benjamin Franklin a quién se le atribuye la conocida frase "el tiempo es oro" ("time is money"), una idea que seguirá tomando fuerza a buen ritmo durante todo el siglo XIX, hasta alcanzar su apogeo a principios del siglo XX de la mano de Taylor.