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Sistemas de contabilidad administrativa y de control

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Sistemas de contabilidad administrativa y de control

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En contabilidad, uno se puede referir al sistema de contabilidad administrativa y control de una organización como el sistema central de medición del desempeño, proceso que incluye componentes tanto de planeación como de evaluación.

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El término control en un sentido general para referirse a un conjunto de procedimientos, herramientas y sistemas que las organizaciones utilizan para asegurarse de que se avanza en el proceso de consecución de las metas y los objetivos de la organización.

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Es el subconjunto del sistema integral de contabilidad administrativa y de control de una organización que se enfoca en el desempeño operativo a corto plazo.

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Es aquel que ajusta los ingresos y las erogaciones, a la producción real lograda. Este suele prepararse al final del período cuando ya se conoce la producción real y estos son útiles para el control operativo.

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Es la diferencia entre la cantidad en el presupuesto flexible y la cantidad en el presupuesto maestro (estático) del periodo por el concepto correspondiente. Esta ayuda a medir el efecto de los cambios en el volumen de ventas sobre los ingresos, las erogaciones, los márgenes de contribución, o la utilidad de operación del periodo.

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Son todas las diferencias entre las cantidades reales y las cantidades aportadas por el presupuesto flexible.
La variación total en presupuesto flexible de un periodo es la diferencia entre la utilidad de operación del presupuesto flexible y la utilidad de operación que se obtuvo en realidad durante el periodo. Esto puede producirse por  desviaciones en los precios de venta, las erogaciones variables y las erogaciones fijas a partir de las cantidades estándar, o presupuestadas.

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La variación en precio de venta se determina tomando la diferencia entre los ingresos de venta reales por un periodo y el ingreso de ventas en el presupuesto flexible para el periodo

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Variaciones en costo variable en el presupuesto flexible 

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Variaciones en costo variable en el presupuesto flexible 

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La variación total en costo variable en el presupuesto flexible es la diferencia entre el costo variable total erogado durante un periodo y el costo variable total en el presupuesto flexible para el periodo. La variación ocurre a partir del costo variable estándar para la producción del periodo.

En el caso de la variación total en costo variable en el presupuesto flexible será la suma de las variaciones en el presupuesto flexible de todos los costos y erogaciones variables, incluidas las variaciones en el presupuesto flexible de materiales directos, mano de obra directa, costos indirectos variables y erogaciones variables de venta y administración.

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Modelo general para el análisis de las variaciones en costo variable

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Modelo general para el análisis de las variaciones en costo variable

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Establece que como todos los costos variables se componen de precio y cantidad, su variación es posible encontrarla descomponiendo en variación en precio (tarifa) y una variación en cantidad (eficiencia).

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Será la diferencia entre el costo real de los materiales directos y el costo total estándar de los materiales directos para la producción de este periodo. Esta variación reflejará la eficiencia en la compra y uso de materiales directos.

El costo total estandar de los materiales directos se basarán en la producción.

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Variación en materiales directos en el presupuesto flexible 

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Variación en materiales directos en el presupuesto flexible 

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La variación en materiales directos en el presupuesto flexible es la diferencia entre los costos totales de materiales directos erogados y la cantidad de presupuesto flexible para la producción de este periodo.

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La variación en precio de compra de materiales directos

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La variación en precio de compra de materiales directos

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Para cada material es igual a la diferencia entre el costo unitario real y el costo unitario estándar de la materia prima, multiplicada por la cantidad de materiales directos comprada durante el periodo.

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Se refiere a la eficiencia con la que cada materia prima se utilizó durante el periodo.  es igual a la diferencia entre las unidades reales utilizadas durante el periodo y las unidades estándares que deberían haberse usado para la producción del periodo, multiplicada por el costo estándar por unidad del material directo.  Una variación grande en el uso de materiales directos sugiere que las operaciones consumieron una cantidad de materiales directos que difiere de un modo considerable de la cantidad especificada para la producción del periodo.

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Es el resultado del costo total de la mano de obra directa de un periodo que es distinto del costo total de la mano de obra directa para la producción del periodo. Esta puede dividirse en dos componentes: una variación en tarifa (precio) y una variación en la eficiencia (cantidad).

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Variación en tarifa de mano de obra directa

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Variación en tarifa de mano de obra directa

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Es la diferencia entre la tarifa real y la tarifa estándar, multiplicada por las horas de mano de obra directa reales que se trabajaron durante el periodo.  Esta variación refleja el efecto en la utilidad de operación cuando el salario real por hora se desvía del salario estándar por hora.

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Variación en eficiencia de mano de obra directa

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Variación en eficiencia de mano de obra directa

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Es la diferencia entre las horas trabajadas reales y las horas estándar permitidas para las unidades producidas, multiplicada por la tarifa estándar.

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Reconocimiento oportuno de las variaciones

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Reconocimiento oportuno de las variaciones

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La identificación de las variaciones ayuda a los administradores a darse cuenta de las desviaciones a partir del desempeño esperado. Si logran identificarse a tiempo los administradores lograrán un control máximo.

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Efecto de la nueva tecnología de fabricación

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Efecto de la nueva tecnología de fabricación

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Los avances en las tecnologías y conceptos de manufactura han ayudado en gran medida todos los procesos vinculados al costeo y la producción. Con la aparición de muchas de estas nuevas técnicas las empresas han empezado a cambiar varios de sus métodos de control de costos y administración. Muchos de éstos nuevos métodos como el Justo a tiempo o la administración de calidad total han restado importancia a la presencia de variaciones en los materiales directos y mano de obra directa, haciendo que las empresas se enfoquen más en lograr una mayor satisfacción en sus clientes y producir mejores productos que la competencia.

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PRESUPUESTOS FLEXIBLES, VARIACIONES EN COSTOS

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Variación total encostos indirectos variables

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Variación total encostos indirectos variables

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Es la diferencia entre el costo indirecto variable real que se lleva a cabo y el costo indirecto variable estándar que se aplica a la producción; también se le llama costo indirecto variable sobre o subaplicados durante el periodo.

Variación en erogación de costos indirectos variables.

es la diferencia entre los costos indirectos variables reales que se llevan a cabo y el presupuesto flexible para los costos indirectos variables basados en el número de elementos durante el periodo (por ejemplo, horas reales de mano de obra trabajadas).

Variación en eficiencia de los costos indirectos variables.

Es la diferencia entre el presupuesto flexible para los costos indirectos variables basados en el número de elementos (por ejemplo, horas reales de mano de obra trabajadas) y el presupuesto flexible para los costos indirectos variables basados en los productos (es decir, estándar permitido de horas de mano de obra para las unidades producidas).

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Variación total encostos indirectos fijos

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Variación total encostos indirectos fijos

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Es la diferencia entre el costo indirecto fijo real y el costo indirecto fijo aplicado a la producción basándose en una tasa de aplicación de los costos indirectos fijos estándar; también se le conoce como costos indirectos fijos sobre o subaplicados durante el periodo.

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El COSTO UNITARIO y Las Variaciones En Los Volúmenes De PRODUCCIÓN | ESCUELA DE COSTOS 👨‍🏫

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Los costos indirectos fijos se unen para propósitos de costeo del producto, un proceso de cuatro pasos que se describe a continuación.

1-Total de costos indirectos fijos presupuestados:  Los costos indirectos fijos, por definición, no varían a corto plazo en respuesta a cambios en la producción o en la actividad. Como tales, estos costos con frecuencia se llaman costos de producción relacionados con la capacidad. Así, una vez que una organización ha determinado su capacidad para un periodo próximo (por ejemplo, un año), elabora un presupuesto para los costos relacionados con la capacidad.

2-  : Elección de una medida de actividad apropiada para aplicar los costos indirectos fijos. Para fines de costeo del producto, los costos de producción relacionados con la capacidad se asignan a los artículos producidos con base en una o más medidas de actividad (horas máquina, horas de mano de obra, etcétera).

3- Elección de un nivel de actividad como denominador. Con el fin de unificar los costos indirectos fijos para propósitos de costeo del producto, se debe elegir algún nivel de producción (actividad) sobre el cual sea posible distribuir los costos fijos presupuestados para el periodo.

4- Calcular la tasa predeterminada de aplicación de costos indirectos fijos. El último paso del proceso es dividir los costos indirectos del periodo entre el nivel de actividad como denominador.

La variación en volumen de producción puede verse como una medida del uso de la capacidad. Esto se debe a que la variación refleja las diferencias entre el uso planeado y real de la capacidad. En resumen, los reportes sobre las variaciones en volumen de producción a través del tiempo proporcionan información que se puede usar para administrar las erogaciones en recursos relacionados con la capacidad.

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Variación en erogación(presupuesto) de los costos indirectos fijos

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Variación en erogación(presupuesto) de los costos indirectos fijos

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Es la diferencia entre los costos indirectos fijos reales y los presupuestados durante un periodo.

Las variaciones en erogaciones de costos indirectos fijos por lo general surgen cuando el procedimiento del presupuesto de la organización falla en anticipar o incorporar cambios en los costos indirectos fijos.

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Blocher, E. J., Stout, D. E., Cokins, G., & Chen, K. H. (2008). Administración de costos, Un enfoque estratégico (4.a ed.). Ricardo Alejandro del Bosque Alayón.

https://www.youtube.com/watch?v=LBtiT6fcaX0

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El control financiero se realiza comparando las cantidades reales con las presupuestadas.

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Una operación eficaz es aquélla que alcanza o sobrepasa la meta establecida para la operación.

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Una operación eficiente hace un uso eficaz de los recursos al realizar la operación.

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Un costo estándar es un costo determinado en forma cuidadosa que una empresa u organización establece para una operación; el costo que la empresa u organización debe erogar para efectuar la operación. Un costo estándar por lo general se expresa a base de unidades

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Las diferencias en expectativas resultan en dos tipos de estándares: estándar ideal y estándar alcanzable para el periodo actual también llamado básico.

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Un estándar ideal exige la máxima eficiencia en todos los aspectos de una operación.

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Estándares alcanzables para el periodo actual

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Estándares alcanzables para el periodo actual

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Un estándar alcanzable para el periodo actual establece el criterio de desempeño a un nivel que una persona con la capacitación y experiencia apropiadas puede lograr la mayor parte del tiempo sin tener que ejercer ningún esfuerzo extraordinario.

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El estándar más apropiado para una empresa es el que le ayuda a lograr sus metas estratégicas. Las empresas que luchan por sobrevivir en industrias intensamente competitivas podrían optar por utilizar estándares ideales para motivar a los empleados a hacer sus mejores esfuerzos. Sin embargo, los estándares ideales no son eficaces si los fracasos constantes en cumplir con los estándares desalientan a los empleados, o los llevan a ignorar los estándares.

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Las empresas con frecuencia utilizan diversas fuentes en la determinación de los estándares apropiados para sus operaciones. Entre otras, estas fuentes incluyen: Análisis de actividades

Datos históricos

Estándares utilizados en otras empresas para operaciones similares

Expectativas del mercado

Decisiones estratégicas.

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Procedimientos para el establecimiento de estándares

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Procedimientos para el establecimiento de estándares

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Al utilizar una o más de las anteriores fuentes de estándares como punto de inicio, una empresa puede emplear un procedimiento autorizado o uno participativo al establecer los estándares.

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Un estándar autorizado lo determina únicamente la administración. En contraste, un estándar participativo requiere, a lo largo de la totalidad del proceso de establecimiento de estándares, una participación activa de los empleados afectados por ese estándar

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Establecimiento del costo estándar para los materiales directos

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Establecimiento del costo estándar para los materiales directos

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Un costo estándar para los materiales directos de un producto tiene tres facetas: calidad, cantidad y precio.

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Establecimiento del costo estándar para la mano de obra directa

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Establecimiento del costo estándar para la mano de obra directa

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Los costos de la mano de obra directa varían con los tipos de trabajo, complejidad del producto, nivel de capacidad del empleado, naturaleza del proceso de producción y el tipo y condición del equipo que se va a utilizar.

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Una hoja de costos estándar especifica los costos estándar (incluido el precio y la cantidad) para todos los elementos del costo de producción (esto es, materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos) que se requieren en la producción de una unidad de producción.

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Blocher, E. J., Stout, D. E., Cokins, G., & Chen, K. H. (2008). Administración de costos, Un enfoque estratégico (4.a ed.). Ricardo Alejandro del Bosque Alayón.

https://www.youtube.com/watch?v=yS4prtD7u3k
https://www.youtube.com/watch?v=-es7mQMi4zU

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Interpretación de las variaciones en costos indirectos fijos 

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Interpretación de las variaciones en costos indirectos fijos 

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Variaciones de costos indirectos variables y fijos

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Esta variación es una herramienta de unificación de los costos indirectos fijos para fines de costeo del producto.

los reportes sobre las variaciones en volumen de producción a través del tiempo proporcionan a quienes toman las decisiones información que pueden usar para administrar las erogaciones en recursos relacionados con la capacidad. Por ejemplo, la aparición constante de costos indirectos fijos sub aplicados (es decir, variaciones en volumen de producción desfavorables) podría ser una señal de la necesidad de reducir la erogación en los costos relacionados con la capacidad, o de impulsar alguna acción para utilizar mejor la capacidad existente. Se observará que si la tasa de distribución de los costos indirectos fijos se basara en los rendimiento

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Análisis alternativo de las variaciones en costos indirectos

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Análisis alternativo de las variaciones en costos indirectos

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la variación total en costos indirectos variables y la variación total en costos indirectos fijos se descomponen cada una en dos componentes. Ese análisis se llama análisis de cuatro variaciones de costos indirectos. Un modelo general para realizar un análisis de cuatro variaciones  Sin embargo, no todas las compañías quieren o necesitan analizar los costos indirectos en este nivel de detalle. Más aún, el catálogo de cuentas de la compañía podría no separar los costos indirectos en variables y fijos. En las siguientes secciones se examinan maneras alternativas, menos detalladas, para analizar las variaciones en costos indirectos.

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Descomposición en tres variaciones de la variación total en costos indirectos

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Descomposición en tres variaciones de la variación total en costos indirectos

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El análisis de tres variaciones de los costos indirectos separa la variación total de costos indirectos en tres componentes: variación en erogación total, variación en eficiencia de costos indirectos variables y variación en volumen de producción de los costos indirectos fijos. Es decir, en un análisis de tres variaciones, la variación en erogación de costos indirectos variables y la variación en erogación de costos indirectos fijos se combinan en una sola variación en erogación de costos indirectos

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Descomposición en dos variaciones de la variación total en costos indirectos

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Descomposición en dos variaciones de la variación total en costos indirectos

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Las compañías que no separan los costos indirectos variables de los fijos para fines de costeo del producto, realizan lo que se llama un análisis de dos variaciones de la variación total de costos indirectos. Es decir, la variación total de costos indirectos para el periodo se desglosa en una variación total en costos indirectos en el presupuesto flexible y una variación en volumen de producción (vinculada sólo al propósito de costeo del producto, como ya se describió).

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Para fines internos (por ejemplo, la preparación de los estados financieros mensuales o trimestrales), las variaciones de costo estándar calculadas en este capítulo y en el capítulo 13 de ordinario no se dispone de ellas. Es decir, las cuentas de variación se continúan suponiendo que, con el paso del tiempo, las variaciones internas favorables y desfavorables se compensarán entre sí. Si se preparan estados financieros provisionales, las variaciones de costos se pueden mostrar en una cuenta temporal (es decir, retenidas) en espera de la disposición final al termino del año.

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Variación neta considerada como insignificante

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Variación neta considerada como insignificante

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Al final del año, el tratamiento apropiado para las variaciones del costo estándar depende del tamaño (importancia) de la variación neta.

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Variación neta considerada como significativa en cuanto a cantidad

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Variación neta considerada como significativa en cuanto a cantidad

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Si la variación en costo de producción neta se considera significativa en cantidad, la variación neta debe distribuirse entre las cuentas de producción y costo de ventas. Esta distribución debe basarse en la cantidad relativa del costo estándar de este periodo en el saldo del fin de periodo de cada cuenta afectada. Esto significa que la variación en precio de materiales directos será distribuida entre cinco cuentas: almacén de materiales, variación en cantidad de materiales, trabajo en proceso, almacén de artículos terminados y costo de ventas, con base en la cantidad del costo estándar de este periodo en cada cuenta al final del periodo. La variación en cantidad de materiales directos, se distribuirá sólo entre trabajo en proceso, almacén de artículos terminados y costo de ventas. Esto se debe a que la variación en eficiencia de materiales ocurre después de que los materiales entran a producción.

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Presupuestos flexibles para control basados en los sistemas ABC

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Presupuestos flexibles para control basados en los sistemas ABC

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A causa de que diversas actividades influyen en los costos indirectos, el contador necesita elegir con cuidado la medición o mediciones de actividad que se utilizarán en la elaboración del presupuesto flexible para fines de control. Schmidt Machinery Company, como hasta ahora se ha ilustrado en el capítulo, utiliza una sola medida de actividad basada en el volumen (horas de mano de obra directa) para distribuir los costos indirectos entre la producción.

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Es probable que la administración fije normas basándose en un estándar alcanzable para el periodo actual o un estándar ideal. Las medidas adecuadas para las variaciones a partir de estos dos estándares difieren. Una variación significativa a partir de un estándar alcanzable para el periodo actual, sea favorable o desfavorable, con frecuencia requiere la atención inmediata de la administración. En contraste, la misma variación a partir de un estándar ideal no requiere implementar ninguna medida administrativa, fuera de tomar nota de las mejoras en las operaciones indicadas por la magnitud y la dirección de la variación. Siempre y cuando la organización avance hacia la consecución del estándar ideal, es posible que la administración no tenga necesidad de tomar medidas correctivas, incluso si la variación es grande.

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Las organizaciones tienen diferentes expectativas acerca de sus operaciones. Una compañía que experimenta una crisis necesita y exige un desempeño máximo de todos los empleados. Una empresa en apuros podría tener necesidad de alcanzar los estándares establecidos en todos los casos. Para sobrevivir, es probable que la empresa no permita ninguna excepción a los estándares, incluso si la administración adopta estándares ideales. En comparación, los administradores de una empresa muy rentable podrían estar satisfechos con progresar de un modo constante hacia el estándar establecido, en particular cuando la empresa utiliza un estándar ideal. La administración no estaría demasiado alarmada por desviaciones menores a partir del estándar. La experiencia también afecta la reacción de la administración a una variación. Una compañía en las etapas iniciales de utilización de estándares ideales no debe alarmarse por pequeñas desviaciones; una empresa que lleva recorrido un trecho más largo del camino que lleva a los estándares ideales, podría ver la misma cantidad de desviación como un contratiempo que requiere medidas correctivas inmediatas.

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Magnitud, pauta e impacto de una variación

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Magnitud, pauta e impacto de una variación

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La magnitud de las variaciones y su impacto en las operaciones futuras influyen en la reacción de la administración a las variaciones. Rara vez los resultados de las operaciones cumplen con los estándares en forma exacta. Son de esperarse pequeñas variaciones que en su mayor parte no necesitan una atención especial de la administración a menos que aparezca un patrón. Una variación desfavorable pequeña pero persistente, podría requerir la atención de la administración porque su efecto acumulativo en los resultados de las operaciones con el paso del tiempo se hace bastante considerable.

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Causas y susceptibilidad al control (controlabilidad)

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Causas y susceptibilidad al control (controlabilidad)

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Las causas de las variaciones y el grado en que una organización puede controlarlas determinan si se necesitan medidas correctivas. No se requiere implementar ninguna medida si la administración no tiene control sobre la variación, incluso si la variación tiene un efecto considerable en los resultados de operación de la empresa.

Las variaciones aleatorias están fuera del alcance del control de la administración, desde el punto de vista técnico o financiero, y con frecuencia se consideran como variaciones incontrolables. Muchos estándares son objetos de estimación de un desempeño promedio a largo plazo de las operaciones. En las operaciones ocurren pequeñas variaciones en cualquier dirección, y por lo general, investigarlas o responder a ellas no aporta ningún beneficio a las empresas.

Las variaciones sistemáticas son persistentes y es probable que vuelvan a suceder hasta que se corrijan. Por lo general son controlables por la administración o pueden ser eliminadas o reducidas mediante medidas administrativas. Las variaciones sistemáticas que son significativas en cantidad, requieren una medida correctiva rápida.

Los errores de predicción resultan de una estimación inexacta de las cantidades de variables incluidas en el proceso de establecimiento de estándares. Por ejemplo, la administración esperaba un incremento de 5% en el precio de un material directo cuando el precio aumentó 10%, o esperaba tener trabajadores disponibles por 15 dólares la hora cuando una escasez la forzó a contratar trabajadores a 25 dólares la hora.

Los errores de diseño resultan de no incluir todas las variables pertinentes, o de incluir las variables equivocadas o que no tienen que ver en el proceso de establecimiento de estándares. Por ejemplo, un error de esta naturaleza ocurre cuando una empresa utiliza como estándar la tasa de producción de trabajadores experimentados aunque la mayoría de sus trabajadores sean nuevas contrataciones con poca o ninguna experiencia.

Los errores de medición consisten en el uso de números incorrectos debido a sistemas o procedimientos contables inadecuados o imprecisos. Incluir bonos por productividad extraordinaria como un costo del periodo en el que se pagan los bonos en lugar del periodo en el que se obtienen, es un error de medición.

Los errores de implementación son desviaciones a partir del estándar debido a errores de los operadores. Las variaciones desfavorables en el uso de los materiales derivadas de utilizar materiales de menor calidad que los especificados por el estándar son errores de implementación. La variación en la tarifa de mano de obra directa o en eficiencia de una operación que asignó trabajadores con nivel de habilidad distinto del requerido en el estándar es un error de implementación.

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Los administradores y empleados utilizan gráficas de control para identificar las variaciones aleatorias en oposición a las sistemáticas. Una gráfica de control señala o marca las mediciones de una actividad o suceso en el transcurso del tiempo; esta herramienta ampliamente utilizada ayuda a los administradores a identificar las variaciones fuera de control. Un diagrama de control tiene un eje horizontal, un eje vertical, una línea horizontal al nivel de la característica deseable y una o dos líneas horizontales adicionales para el rango permisible de variación. La línea horizontal representa intervalos de tiempo, números de lote, o corridas de producción.

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Los administradores experimentados por lo general tienen una buena intuición acerca de si una variación requiere investigarse más detenidamente. Otros siguen una regla práctica (es decir, heurística), sea en cantidades de dólares o en porcentaje de variación, para determinar si investigar más a fondo las variaciones o no. Con frecuencia, la causa de una variación se corrige antes de que se informe la variación. Las inspecciones visuales durante una operación pudiera ser que alerten al operador de una máquina cortadora que los cortes no son cuadrados como se requiere.

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Decisiones concernientes a la investigación de las variaciones en condiciones de incertidumbre

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Decisiones concernientes a la investigación de las variaciones en condiciones de incertidumbre

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La investigación de las variaciones cuesta tiempo y dinero. Los administradores deben evaluar los costos anticipados de la investigación contra los beneficios anticipados al decidir si investigar o no una variación. El propósito de la investigación es determinar la causa de la variación con el fin de tomar las medidas correctivas apropiadas.

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El costo para la empresa de los diversos cursos de acción y los estados de su naturaleza es probable que sea diferente. En la figura 14A.1 se muestran las consecuencias de la acción alternativa en diferentes estados de naturaleza.

La decisión de no investigar es correcta cuando la variación es un suceso aleatorio. En esta situación, la empresa no desecha recursos en absoluto; sin embargo, sufrirá una pérdida de L si la variación reportada es el resultado de una causa no aleatoria

La administración también debe estimar la probabilidad de que la operación (por ejemplo, el uso de las materias primas) esté dentro o fuera de control, basándose en la comprensión del estado de la naturaleza de la operación. Estar “dentro de control” implica que la variación informada es un fenómeno aleatorio. Estar “fuera de control” indica que la variación reportada es el resultado de una o más causas sistemáticas. Las probabilidades estimadas del estado de su naturaleza permiten a la administración calcular los costos esperados de cada medida optativa. Estos costos esperados luego sirven como aportación a la decisión concerniente a la investigación de la variación.

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En una forma de análisis de sensibilidad, los administradores pueden utilizar una tabla de rentabilidad para determinar el nivel máximo de probabilidad de que suceda una variación no aleatoria. Siempre que la probabilidad de que una variación no aleatoria ocurra sea igual o menor que la probabilidad calculada, entonces de acuerdo con la tabla de rentabilidad, la acción preferida es no investigar la causa de la variación reportada.

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Blocher, E. J., Stout, D. E., Cokins, G., & Chen, K. H. (2008). Administración de costos, Un enfoque estratégico (4.a ed.). Ricardo Alejandro del Bosque Alayón.

https://www.youtube.com/watch?v=UbDCIvRmmno

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Blocher, E. J., Stout, D. E., Cokins, G., & Chen, K. H. (2008). Administración de costos, Un enfoque estratégico (4.a ed.). Ricardo Alejandro del Bosque Alayón.

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