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La AEPD presenta nuevos materiales para difundir el conocimientos sobre privacidad en familias y colegios

La Agencia Española de Protección de Datos, ha presentado recientemente junto al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte una serie de materiales destinados a potenciar el conocimiento de la normativa de privacidad entre familias y centros escolares.

En concreto, la AEPD, pone a disposición de los centros docentes una guía para facilitar el conocimiento de la LOPD entre profesores, padres y alumnos. De esta guía, hay que destacar este Decálogo para un correcto uso de los datos de carácter personal en los centros educativos, del cual comparto el contenido completo:

1. Los equipos directivos, profesores, personal administrativo y auxiliar de los centros educativos en el ejercicio de sus funciones y tareas necesitan tratar datos de carácter personal de los alumnos y de sus familiares, lo que deberán realizar con la debida diligencia y respeto a su privacidad e intimidad, teniendo presente el interés y la protección de los menores.

2. Las Administraciones y los centros educativos son los responsables del tratamiento de los datos y deben formar sobre sus principios básicos y cómo hacerlo correctamente.

3. Por regla general, los centros educativos no necesitan el consentimiento de los titulares de los datos para su tratamiento, que estará justificado en el ejercicio de la función educativa y en la relación ocasionada con las matrículas de los alumnos. No obstante, se les debe informar en un lenguaje claro y sencillo, que se puede realizar en el mismo impreso en el que se recojan los datos de:

- la existencia de un fichero o tratamiento de datos personales,

- la finalidad para la que se recaban los datos y su licitud, por ejemplo, para el ejercicio de la función educativa, o para difundir y dar a conocer las actividades del centro,

- la obligatoriedad o no de facilitar los datos y las consecuencias de la negativa a facilitarlos,

- los destinatarios de los datos,

- los derechos de los interesados y dónde ejercitarlos,

- la identidad del responsable del tratamiento: la Administración educativa o el centro,

El Reglamento europeo amplía, a partir del 25 de mayo de 2018, la información que debe facilitarse a los titulares de los datos cuando se recaben de ellos mismos, añadiendo los datos de contacto del delegado de protección de datos y el plazo de conservación o los criterios para determinarlo.

4. Cuando sea preciso obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores para la utilización de sus datos personales por tratarse de finalidades distintas a la función educativa, se debe informar con claridad de cada una de ellas, permitiendo a los interesados oponerse a aquellas que así lo consideren.

5. Las TIC son herramientas fundamentales para la gestión y el aprendizaje de los alumnos. Las Administraciones educativas y los centros deben conocer las aplicaciones que vayan a utilizar, su política de privacidad y sus condiciones de uso de éstas antes de utilizarlas, debiendo rechazarse las que no ofrezcan información sobre el tratamiento de los datos personales que realicen.

6. Las Administraciones educativas y los centros deben disponer de protocolos, instrucciones, guías, directrices o recomendaciones para el uso de las TIC por los profesores, que deberán utilizar las que la Administración educativa y/o el centro hayan dispuesto. Su enseñanza y uso deberán adaptarse al grado de desarrollo del niño.

7. Las comunicaciones entre profesores y padres de alumnos deben llevarse a cabo, preferentemente, a través de los medios puestos a disposición de ambos por el centro educativo (plataformas educativas, correo electrónico del centro).

8. El uso de aplicaciones de mensajería instantánea (como WhatsApp) entre profesores y padres o entre profesores y alumnos no se recomienda. No obstante, en aquellos casos en los que el interés superior del menor estuviera comprometido, como en caso de accidente o indisposición en una excursión escolar, y con la finalidad de informar y tranquilizar a los padres, titulares de la patria potestad, se podrían captar imágenes y enviárselas.

9. Los profesores deben tener cuidado con los contenidos del trabajo de clase que suben a Internet. Deben enseñar a valorar la privacidad de uno mismo y la de los demás, así como enseñar a los alumnos que no pueden sacar fotos ni videos de otros alumnos ni de personal del centro escolar sin su consentimiento y hacerlos circular por las redes sociales, para evitar cualquier forma de violencia (ciberacoso, grooming, sexting o de violencia de género).

10. Cuando los centros educativos organicen y celebren eventos (fiestas de Navidad, fin de curso, eventos deportivos) a los que asistan los familiares de los alumnos, constituye una buena práctica informarles, por ejemplo, al solicitarles la autorización para participar o mediante avisos o carteles, de la posibilidad de grabar imágenes exclusivamente para su uso personal y doméstico (actividades privadas, familiares y de amistad).

Este decálogo viene a reforzar los mensajes que desde hace tiempo se vienen dando desde la propia agencia al respecto de la importancia de la comunidad educativa en la difusión y conocimiento de la normativa en materia de privacidad.

También en este mismo blog, se puede encontrar un artículo escrito hace un tiempo ya al respecto del tratamiento de datos en centros escolares.

Créditos del decálogo: Agencia Española de Protección de Datos, Guía para centros educativos (2017).

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Decálogo de la AEPD para el tratamiento de datos en centros escolares - José Manuel Sanz

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La Agencia Española de Protección de Datos, ha presentado recientemente junto al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte una serie de materiales destinados a potenciar el conocimiento de la normativa de privacidad entre familias y centros escolares. En concreto, la AEPD, pone a disposición de los centros docentes una guía para facilitar el conocimiento de la LOPD entre profesores, padres y alumnos.

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Ahora que llega fin de curso, no está de más repasar uno de los post que más lecturas tuvo el año pasado. Se trata precisamente de algunos comentarios al respecto de lo que muchos docentes viven en su día a día a la hora de tratar con los datos personales de sus alumnos.

El día a día de estos centros, lleva a manejar gran cantidad de datos de los alumnos y sus padres, y muchas veces surgen dudas sobre si esta gestión se está llevando a cabo de forma adecuada.

Vamos a repasar algunas de estas dudas que suelen plantearse los profesores al respecto de como están tratando estos datos.

¿Puedo comunicar las notas de los alumnos a personas distintas de sus padres o tutores?
En principio, tal como plantea el artículo 5.1 apartado f, del Reglamento de Desarrollo de la LOPD (1720/2007 de 21 de diciembre), las calificaciones escolares serían datos personales de los alumnos, ya que estas nos aportan información sobre los mismos. Los datos personales no pueden comunicarse sin consentimiento de los padres o tutores (o de los alumnos mismos si estos son mayores de 14 años) salvo que exista un consentimiento previo.

La fuerza de la costumbre y los horarios laborales actuales hace que en ocasiones sean otros familiares quiénes acudan a recoger las notas de los alumnos (abuelos, tíos, etc), por imposibilidad de hacerlo los propios padres. Como siempre, hay que usar el sentido común, pero no estaría de más que los padres autorizaran a terceros a recoger estas calificaciones si saben que no podrán ellos acudir.

Errores en el uso de la copia oculta en comunicaciones a los padres.

Los profesores usan cada vez más el correo electrónico como forma de comunicación con los padres de los alumnos. Hay que recordar que existen en todos los gestores de correos la posiblidad de enviar mensajes ocultando las direcciones a las que se hacen llegar. De esta forma evitamos que las direcciones de los padres de los alumnos lleguen de forma indiscriminada a todos los remitentes.

¿Puedo colgar en la web del centro o en redes sociales fotografías de los alumnos?
En este caso estaríamos ante una situación análoga a la anterior. Si no existe un consentimiento previo, no podríamos comunicar a terceros (visitantes de la web, de redes sociales, etc), imágenes de las actividades que el centro lleve a cabo con los menores.

A principio de curso se suele hacer llegar a los padres una comunicación para recoger el consentimiento a tal fin. El problema viene cuando en esta comunicación no se especifica el destino de las imágenes recogidas o se recoge un uso previsto que finalmente no es el único. Para más abundamiento sobre el tema, existe un interesante informe de la Agencia de Protección de Datos sobre el tema (Informe 0194/2009 )

También es importante tener en cuenta que muchas veces los autores de estas fotografías son los propios padres que pueden tener acceso a estas actividades escolares. Nos encontramos muchas veces con que se distribuyen a través de redes sociales o de grupos de padres en aplicaciones de mensajería (Whatsapp, Telegram, etc), imágenes de los menores. Si como padres tenemos intención de fotografiar a nuestros hijos y colgar estas imágenes en nuestro perfil personal, no está de más editar estas fotografías y difuminar la cara de los demás menores. Al resto de padres puede que no le haga ninguna gracia ver a sus hijos en fotografías de terceros en Facebook, por ejemplo. A mi no me gustaría.

¿Qué ocurre cuando hay un tablón de anuncios en la puerta del colegio?
En muchas ocasiones, los centros escolares tienen un tablón de anuncios en la fachada del mismo donde se dan a conocer notificaciones sobre actividades o asignaciones de becas y ayudas a los alumnos. En especial en estas últimas, se publicita el nombre completo del alumno y el porcentaje de ayuda otorgada o su denegación. En este caso estaríamos ante una comunicación de datos a terceros no autorizados, ya que cualquiera que pase por delante de la fachada, puede tener acceso a esta información.

¿Puedo dar los datos personales de unos padres de un alumno a otros padres?
En situaciones de conflicto, los padres pueden pedir al centro o al profesor, los datos de otros padres de alumnos implicados en alguna incidencia. Al margen de que el profesor, siguiendo su ética profesional, solucione el conflicto directamente con los alumnos, en ningún caso debe comunicar datos de unos padres o de un alumno a otros sin su consentimiento. En el caso en que sea realmente necesaria esta comunicación, se deberá recabar primero la autorización. Una situación similar se puede dar en caso de padres divorciados en los cuales uno de ellos no tenga permiso para acceder al menor. Se deberá en todo caso obtener el permiso del padre que tenga la custodia efectiva.

Como vemos, la mayoría de dudas que presentan los docentes, están relacionadas con la comunicación de los datos. Otro tipo de incidencias, a nivel más organizativo (custodia de los datos, seguridad física, accesos, etc), son cuestiones que afectarían más al centro como organización.

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Tratamiento de datos de alumnos en centros escolares - José Manuel Sanz

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Ahora que llega fin de curso, no está de más repasar uno de los post que más lecturas tuvo el año pasado. Se trata precisamente de algunos comentarios al respecto de lo que muchos docentes viven en su día a día a la hora de tratar con los datos personales de sus alumnos.

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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- Sólo el docente podrá fotografiar las actividades
- Intentar plasmar  el trabajo no las personas
-Marca de agua o copy right de las imágenes.

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- Comunicado a los padres
-Mención a los padres sobre hacer fotos o videos y difundirlos por rrss
- Solo el centro podrá plasmar las imágenes en web

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Protección de datos en centros educativos . Guía 2021 | AyudaLey Datos

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¿Cómo cumplir con la protección de datos en centros educativos? En esta guía te damos toda la información que necesitas para adaptarte al RGPD y la LOPDGDD.

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TokApp es la aplicación de comunicación y pagos para centros educativos. Conecta a los padres y familias con los profesores:Android, iOS y Web.

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artículo 5 del RGPD

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Rayuela