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O que é Gerenciamento de Projetos e qual a sua importância? | Blog Voitto

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13 minutos de leitura.

O gerenciamento de projetos é um elemento que cada vez mais faz parte do cotidiano de qualquer empresa. Um bom planejamento e a boa gestão são responsáveis por facilitar e organizar a realização de atividades, sejam elas no âmbito empresarial, social ou acadêmico.

A gestão de projetos é fundamental para que empreendedores, estudantes e profissionais de várias áreas de conhecimento viabilizem as suas ideias e atividades.

Posto isso, quando se fala em gerenciamento de projetos, é necessário estar a par de alguns fundamentos básicos, tais como o ciclo de vida de cada projeto, gerenciamento do escopo, metodologias e as funções da equipe do projeto.

Sendo assim, para compreender com mais segurança todos os conceitos pertinentes sobre gestão de projetos, este artigo vai abordar os seguintes tópicos:

O que é Gerenciamento de Projetos e para que serve?

Desse modo, a gestão serve para auxiliar no gerenciamento do escopo, no gerenciamento das comunicações e em mais uma série de elementos importantes. Tudo isso contribui para a obtenção de um resultado satisfatório e em tempo hábil.

Em alguns casos, o gerenciamento pode ser confundido diretamente com o projeto. Porém, o gerenciamento mantém o foco na realização e controle do projeto.

Ter uma melhor compreensão sobre o projeto que você tem em mente é a maneira correta para que ele obtenha o êxito que você espera. Sendo assim, é relevante, em um primeiro momento, conhecer uma definição precisa do que significa o conceito de projeto.

Nesse caso, vários conceitos podem ser mencionados a respeito do tema. No entanto, para facilitar a nossa compreensão, podemos afirmar que um projeto consiste em um esforço de período temporário. Esse esforço tem por intuito estabelecer ou criar um produto ou serviço.

Diante disso, um projeto pode ser de cunho social, artístico ou empresarial. Além do mais, pode ser o desenvolvimento de um novo produto, a construção de um prédio ou até mesmo a realização de uma pesquisa.

De uma forma geral, um projeto deve ser temporário, com início e fim previamente estabelecidos e com os seus custos previamente analisados.

Essa definição do que consiste um projeto é oriunda do Project Management Institute ( PMI). O PMI é uma instituição sem fins lucrativos que visa divulgar as práticas mais eficientes a respeito de gerenciamento de projetos.

Projeto é diferente de processo

Diante de tais conceitos, é comum as pessoas confundirem os termos e acreditarem que um projeto possui o mesmo significado de processo.

No entanto, há algumas diferenças evidentes. O projeto possui caráter temporário e no final apresenta um único resultado. O processo, por sua vez, é um procedimento contínuo e apresenta resultados que obedecem um padrão.

Um exemplo que ilustra bem essas diferenças pode ser o lançamento de um smartphone no mercado. Todo o planejamento, o design do produto, as estratégias de marketing e todo o seu gerenciamento de recursos fazem parte de um projeto bem definido, com início e data para acabar.

Depois disso, a produção desse novo dispositivo tecnológico ganha o perfil repetitivo de um processo e deixa de ser um projeto.

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Etapas do ciclo de vida do projeto e áreas de gerenciamento

Lembrando que os projetos, ao contrário dos processos, possuem um perfil temporário e, um gerenciamento bem feito, sempre levará em conta o ciclo de vida desse projeto.

O ciclo de vida consiste na separação da gestão do projeto em etapas menores, pois tais etapas permitem determinar o ponto de partida e o período de finalização, conferindo ao referido projeto o caráter transitório que ele exige.

As etapas que compreendem o ciclo de vida de um projeto são quatro. De uma forma geral, elas consistem em fases que são complementares e guiam as principais tomadas de decisões dos gestores. Conheça a seguir quais são!

Conforme o próprio nome aponta, ela denota a etapa em que o projeto começa a ser definido. É nesse momento onde são determinados os motivos, os objetivos e tudo o que é necessário para o andamento das etapas posteriores.

Isso vai possibilitar o aumento da satisfação e também de uma melhor aceitação na entrega do resultado final, assegurando o êxito do gerenciamento do projeto e permitindo que todos os envolvidos contribuam para a obtenção de resultados.

A área responsável por essa fase inicial conta com membros da equipe que efetuarão tarefas importantes, tais como a elaboração do cronograma.

A organização e o preparo do projeto

A organização fica a cargo da área responsável por organizar o gerenciamento do escopo do projeto.

Para uma melhor organização e planejamento, a equipe do projeto deve estar ciente das suas respectivas funções, facilitando desse modo o andamento do trabalho e a agilidade na execução.

A execução e o monitoramento do projeto

Essa fase do ciclo consiste na realização de tudo aquilo que foi planejado e estipulado nas etapas anteriores.

Ainda que os planos sobre o projeto estejam devidamente revisados e adequados aos propósitos da equipe, imprevistos ainda podem ocorrer nessa fase. As razões para isso são várias, podendo ser riscos não aguardados ou uma repentina diminuição na capacidade de produtividade na equipe.

Além disso, a fase da execução do projeto também consiste na etapa do monitoramento. Ele é importante pois possibilita obter um maior controle e visão sobre o projeto.

O intuito de monitorar e mensurar é ter a oportunidade de dispor dos indicadores de desempenho e verificar se o projeto está sendo devidamente executado.

Desse modo, o monitoramento possibilita que a equipe do projeto tenha condições de analisar com eficiência o andamento, prever os riscos, planejar alternativas, gerenciar contratos e realizar relatórios de desempenho.

O encerramento do projeto

Ao efetuar um julgamento crítico do que foi realizado sobre o projeto, os integrantes da equipe estarão aptos a realizarem outros projetos com mais preparo, conhecimento e segurança. É importante, portanto, que a fase do encerramento seja a etapa para analisar os erros e os acertos.

Além disso, como um projeto possui obrigatoriamente um perfil temporário, a fase do encerramento representa o fim do ciclo e ainda traz uma série de aprendizados fundamentais que irão auxiliar na condução de trabalhos posteriores.

Áreas de gerenciamento do projeto

Para um gerenciamento do projeto ser eficaz, ele pode ser dividido em dez áreas com a finalidade de estabelecer uma boa estrutura de acompanhamento das etapas, essas áreas são:

Boas práticas para gerenciar projetos

O , também conhecida como Project Management Body of Knowledge, pode ser utilizada em qualquer tipo de projeto, todavia, ela demonstra ainda mais eficiência naqueles que possuem um escopo bastante definido.

O é a ideal para projetos de características inovadoras, especialmente quando se trata de algum produto inédito para o público.

Conheça os objetivos e as funcionalidade de cada uma dessas práticas mencionadas e veja como elas podem auxiliar em um gerenciamento de projeto.

A prática PMBOK

O escopo, de uma forma geral, consiste no trabalho que deve ser feito para que um produto, serviço ou resultado sejam devidamente entregues.

Em suma, o escopo representa tudo o que deve ser realizado para que o projeto atinja o êxito esperado, como entregas, prazos, custos, requisitos e leis.

Há também a área de planejamento dos custos, em que são planejadas e analisadas todas as despesas necessárias. Nesses aspectos, são analisados detalhes como a estimativa de valores, a criação de um orçamento e o controle desse orçamento.

O gerenciamento de comunicação também é uma das áreas que constitui o PMBOK. Ela tem o objetivo de integrar os diversos setores do projeto, agilizando o trabalho e eliminando empecilhos que atrapalham a interação entre os integrantes.

Outra área relevante é a de gerenciamento de recursos. Ela permite planejar e administrar melhor os recursos necessários para o andamento do projeto, tanto os recursos financeiros quanto os recursos humanos.

Além disso, ela tem o intuito de melhorar a interação entre os membros da equipe por meio de treinamentos e atividades de capacitação.

Recentemente foi incluída uma área no PMBOK que é o gerenciamento das partes interessadas, também conhecidos como " stakeholders". Os stakeholders podem ser clientes, usuários prioritários, parceiros ou patrocinadores.

A origem do nome Scrum é oriunda de uma jogada de Rugby. Nessa jogada alguns integrantes de um time se reúnem para constituírem uma barreira capaz de impedir as ações do time adversário.

Porém, quando se fala em gerenciamento de projeto, o Scrum consiste em uma lista que contém todos os elementos necessários para a realização dos trabalhos.

Essa lista, também chamada de Product Backlog, é dividida em ciclos que também podem ser chamados de " Sprints ".

A cada dia após a conclusão de uma Sprint, a equipe do projeto realiza uma reunião. O principal intuito é espalhar conhecimento acerca do que foi realizado, apontar falhas e dar prioridade para o trabalho do dia seguinte.

Como é possível aferir, a prática do Scrum no gerenciamento de projetos é baseada em ciclos que são concluídos e reiniciados.

Vale salientar que o também pode designar um framework ou software para possibilitar o gerenciamento projetos de software.

O Scrum tem o objetivo de priorizar os pontos mais relevantes do projeto, ou seja, aquelas características que agregam mais valor ao .

É importante destacar que além do PMBOK e do Scrum, existem também outras práticas quando o assunto é gestão de projetos. O , por exemplo, é uma que atualmente está sendo cada vez mais utilizada.

Ela é ideal para o gerenciamento de grandes equipes, pois consiste em um cartão dividido em várias colunas. Em cada uma delas estão os estágios do andamento dos projetos.

E aí, quer saber mais sobre como implementar um bom gerenciamento de projetos?

É necessário saber como promover uma eficiente gestão de equipe de projetos. Apenas dessa forma você vai obter os resultados satisfatórios.

Por isso, é necessário que você conheça o curso Gerenciamento de Projetos na Prática do grupo Voitto.

Graças a ele você vai estar apto a obter um maior controle sobre o seu trabalho, bem como identificar qual é a melhor prática para você adotar no seu projeto.

Por fim, é importante lembrar que como qualquer outra área, a Gestão de Projetos exige constante atualização e aperfeiçoamento. Sendo assim, para ser um profissional de destaque é preciso investir em conhecimento e se manter sempre atualizado.

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O que é Gerenciamento de Projetos e qual a sua importância? | Blog Voitto

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13 minutos de leitura. O gerenciamento de projetos é um elemento que cada vez mais faz parte do cotidiano de qualquer empresa. Um bom planejamento e a boa gestão são responsáveis por facilitar e organizar a realização de atividades, sejam elas no âmbito empresarial, social ou acadêmico.

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O que é um projeto?

Segundo o PMBOK, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Ou seja, um projeto é tudo aquilo que precisamos realizar para gerar algo novo: seja uma casa, um sistema informatizado, um estudo/pesquisa, um trabalho de conclusão de curso, uma contratação ou um compra importante. Lembre-se que ser “temporário” significa que os projetos devem ter um início e um término definidos; não significa de curta duração.

Fonte: Guia PMBOK®, 5a edição.PMI, 2013/ https://www.gov.br/infraestrutura/pt-br/assuntos/gestao-estrategica/definicao-de-projeto

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Você sabe qual é a diferença entre projeto e operação?

Abaixo relaciono alguns dos pontos em comum e algumas das suas principais diferenças.

E você, consegue identificar algum ponto comum entre projeto e operação ou alguma diferença importante não apresentada na tabela?

Deixe seu comentário abaixo.

Sobre o Autor

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Você sabe qual é a diferença entre projeto e operação? Abaixo relaciono alguns dos pontos em comum e algumas das suas principais diferenças. E você, consegue identificar algum ponto comum entre projeto e operação ou alguma diferença importante não apresentada na tabela? Deixe seu comentário abaixo.

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2 - Grupos de processos de gerenciamento de projetos e fases de um projeto - PMBOK

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Declaração de escopo: Entenda a importância fundamental

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Declaração de escopo: entenda a importância fundamental do documento

A declaração de escopo contém que tipo de informação? Você sabe? A declaração de escopo é a base para um plano de projeto bem-sucedido. Declarações de escopo são utilizadas para identificar as principais entregas e exclusões de um grande projeto, definindo as expectativas que moldam o orçamento do projeto, a linha de base do cronograma e as necessidades de recursos.

Uma declaração do escopo bem definida identifica os principais interessados ​​no projeto e define limites claros quanto ao que estará dentro e fora do projeto, como tal, é um dos documentos de planejamento mais importantes dentro do sistema de Gestão de projetos.

O que é a declaração do escopo de projeto?

A declaração de escopo do projeto pelo PMBOK é o documento final, ao qual tanto a empresa contratante quanto a contratada têm acesso. É uma parte essencial do sucesso de um projeto porque descreve as entregas e o trabalho necessário para criá-las.

Em um exemplo de declaração de escopo estão descritos em detalhes o escopo do projeto, desde os prazos, custos, atividades e fases do desenvolvimento do projeto.

A declaração do escopo do projeto proporciona o entendimento comum sobre todas as etapas do planejamento. Também serve de base para orientar os profissionais durante seu trabalho. Ou seja, orienta gestores e equipes sobre o planejamento, gerenciamento, controle e execução de suas ações.

Ela é a saída do processo de Definição de Escopo 1 e a entrada para a criação da Estrutura Analítica de Projeto ( EAP) ou do inglês Work Breakdown Structure (WBS).

Com esse documento em mãos, o gerente de projeto pode orientar e nortear o projeto de acordo com o que foi incluído (e excluído) dentro do escopo pré-definido para execução do projeto, é ela que descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para fornecer um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes envolvidas.

Além das entregas, um modelo de declaração de escopo também deve conter exclusões explícitas do escopo que podem auxiliar o gerenciamento das expectativas das partes interessadas.

Esse documento possibilita que a equipe desempenhe um acompanhamento de projetos mais detalhado, direciona o trabalho da mesma durante a execução e fornece a linha de base para avaliar se as solicitações de mudança ou trabalho adicional estão contidos no escopo ou são externos aos limites do projeto.

O grau e o nível de detalhe no qual a declaração de escopo do projeto define o trabalho que será executado e o que será excluído pode determinar quão bem a equipe de gerenciamento de projetos pode controlar o escopo.

A declaração de escopo contém que tipo de informação?

Seja diretamente ou por referência a outros documentos, a declaração de escopo preenchida vai conter dados como a descrição do escopo do produto, critérios de aceitação, entregas, exclusões, restrições e premissas. Vamos saber mais sobre o que uma declaração de escopo do projeto preenchida deve ter:

1 - Descrição do escopo do produto

Elabora progressivamente as características do produto, serviço ou resultado descritos no termo de abertura do projeto e na documentação dos requisitos.

2 - Critérios de aceitação do produto

Define o processo e critérios de aceitação de produtos, serviços ou resultados concluídos.

3 - Entregas do projeto

As entregas incluem tanto as saídas que compõem o produto ou serviço do projeto, quanto os resultados auxiliares, tais como relatórios e documentação de gerenciamento do projeto. As entregas podem ser descritas em nível conciso ou em grande detalhe.

4 - Exclusões do projeto

Identifica de modo geral o que é excluído do projeto. Declarar explicitamente o que está fora do escopo do projeto ajuda no gerenciamento das expectativas das partes interessadas.

5 - Restrições do projeto

Lista e descreve as restrições específicas associadas com o escopo que limitam as opções da equipe, por exemplo, um orçamento pré-definido ou quaisquer datas impostas ou marcos do cronograma comunicados pelo cliente ou organização executora.

Quando um projeto é feito sob contrato, as cláusulas contratuais geralmente serão restrições. Informações sobre as restrições podem ser listadas na declaração do escopo do projeto ou em um registro separado.

6 - Premissas do projeto

Lista e descreve as premissas específicas do projeto associadas com o escopo e o impacto potencial dessas premissas se forem provadas falsas.

As equipes de projetos frequentemente identificam, documentam e validam as premissas como parte do seu processo de planejamento.

Informações sobre as premissas podem ser listadas na declaração de escopo de um projeto ou em um registro separado.

Como fazer uma declaração de escopo do projeto?

Nos componentes da declaração de escopo do projeto deve estar incluído:

Uma estratégia que fornece uma visão geral do projeto em si.

Um resumo das prestações e quando devem ser entregues.

Os objetivos do projeto em termos de tempo, orçamento e os padrões de qualidade que o projeto deve atender para que ele seja considerado bem-sucedido.

A seção que consiste de detalhes de suporte e que descreve todas as premissas e restrições que poderiam estar associados com o projeto.

Uma descrição completa de como o projeto será gerenciado.

Declaração de escopo: exemplo

Pode ser elaborado um documento para qualquer tipo de projeto, poderia ser a criação de um novo negócio, como por exemplo, uma declaração de escopo para uma empresa de calçados sustentáveis. Mas para simplificar, vamos pensar em um exemplo de declaração de escopo do projeto a partir da construção de uma casa.

Nessa declaração de escopo preliminar do projeto, você poderá descrever qual é o trabalho necessário para a construção dessa casa (reforma interna e construção de mais um cômodo) e quais entregas estão previstas (pisos novos, pintura, revestimentos diferentes em cozinha e banheiros, colocação de novas portas e janelas, etc).

Como a verba disponível para realizar esse projeto é R$ 150 mil reais, esse valor pode ser considerado como uma restrição, assim como uma prazo estipulado para mudança.

Como premissa pode ficar estipulado que para a obra ser concluída no prazo e com a verba destinada, será necessário o acompanhamento de um dos proprietários diariamente.

Nesse modelo de declaração do escopo podem ser listadas entregas semanais para determinadas áreas.

Saiba mais sobre como fazer a declaração de escopo

Confira as instruções para confecção da declaração de escopo:

1 - Inclua a justificativa do projeto na primeira seção do relatório

As informações nesta seção explicam porque você está fazendo o trabalho para o cliente. Basear a sua justificação fora os objetivos do cliente. Estes podem incluir: a resolução de conflitos, explorando uma oportunidade de negócio ou um benefício potencial. Certifique-se que esta seção seja precisa e clara. Incluem os dados quantitativos e qualitativos para o seu cliente.

2 - Basear o produto sobre o problema identificado pelo cliente

A seção de produtos é a solução para as necessidades do cliente. Nesta seção detalhe, o trabalho que precisa ser feito para alcançar os objetivos do cliente. Sempre identificar o trabalho relacionado que está fora do escopo do projeto, bem como a forma como o trabalho interage com outros projetos do seu cliente tem em andamento.

3 - Escrever uma seção sobre as entregas do projeto

Este é o trabalho, com base na justificação e seções de produtos, que tanto você quanto o cliente precisam ver, a fim de considerar este projeto terminado.

4 - Faça uma lista de objetivos do projeto ou os detalhes de como o trabalho é feito

Itens nesta seção incluem os custos do projeto, cronograma, funcionários necessários e as medidas tomadas para os padrões de qualidade.

5 - Identificar a estratégia que torna este projeto significativo

Explorar as necessidades do cliente e indicar a necessidade de negócio que o projeto irá satisfazer.

6 - Explique principais entregas do projeto

Detalhe o produto final ou solução de que o projeto se destina a criar. Seja específico.

7 - Listar os objetivos do projeto

Estes são os critérios que permitem o julgamento sobre o sucesso do projeto, incluindo padrões de qualidade, o retorno financeiro ou de investimento, ou métricas de satisfação do cliente.

8 - Divulgar quaisquer hipóteses, restrições ou riscos que afetam o projeto

Por exemplo, se o sucesso depende de conseguir um certo número de horas de trabalho de diferentes departamentos? Liste todas as variáveis ​​que afetam a finalização com sucesso do projeto.

9 - Incorporar um plano de mudança de gestão e comunicação

Embora os planos de gerenciamento de mudanças e de comunicação são frequentemente documentos de planejamento separados para um projeto maior, fornecendo um resumo de trabalho dentro de um documento de escopo ajuda a definir as expectativas iniciais entre as partes interessadas.

10 - Circule a declaração do escopo

Circule a declaração do escopo do projeto aos líderes de negócios afetados pela revisão e comentários antes de obter a aprovação final. O consenso entre as partes afetadas ajuda a fazer uma gestão mais eficaz.

É recomendável que você revise sua declaração de escopo preenchida com os parceiros ou pessoas que investiram em seus negócios.

Sua missão é que as suas expectativas sejam claras e definitivas que qualquer parte interessada do projeto conheça as definições, os pacotes de trabalho, as premissas e restrições indicadas no projeto.

Podemos dizer que a declaração do escopo é uma espécie de contrato, que deve ser acordado entre as partes envolvidas no projeto.

Por isso, a existência de uma declaração do escopo bem descrita faz com que os objetivos sejam alcançados conforme foi estipulado em cada etapa, evitando maiores riscos e trabalhando na melhora dos resultados.

Compreendeu, em geral, o que a declaração de escopo de um projeto contém ? Se ficou alguma dúvida, encaminhe aqui nos comentário!

Veja agora um vídeo que traz a diferença entre escopo de produto e escopo de projeto:

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP - Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo - Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca "REP" RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

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A declaração de escopo é a base para um plano de projeto bem-sucedido. Declarações de escopo são utilizadas para identificar as principais entregas e exclusões de um grande projeto, definindo as expectativas que moldam o orçamento , a linha de base do cronograma e as necessidades. Entenda mais.

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Entendimento sobre portifólio, programa e projeto.

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Entendimento sobre portifólio, programa e projeto.

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Diferença entre Projeto, Programa e Portfólio

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Áreas de conhecimento em Gerenciamento de Projeto

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Áreas de conhecimento em Gerenciamento de Projeto

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https://blog.ipog.edu.br/engenharia-e-arquitetura/gerenciamento-de-projetos/

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Diferença entre Projeto e Operação

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Exemplos de projetos voltados para o nosso tipo de negócio

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Exemplos de projetos voltados para o nosso tipo de negócio

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Um casal de empreendedores de São Paulo, Rafaela Bárbara de Arruda Silva e Bruno Lazar, se destacam no mercado com a pizza em formato de cone. Eles contaram a história deles para o programa "Pequenas Empresas e Grandes Negócios".

Bruno e Raphaela se conheceram na faculdade e em 2010 resolveram montar o negócio. Investiram inicialmente R$ 10 mil, depois mais R$ 25 mil para montar uma fábrica. E investiram numa máquina que faz a massa especial, de uso exclusivo da empresa, que faz 12 cones a cada 3 minutos. Eles atendem Bahia, Rio de Janeiro, São Paulo e Curitiba.

"Onde solicitar estamos presentes. Hoje, estamos com dois modelos de negócio. De franquia, um com investimento de R $ 20 mil e outra com R$ 50 mil, ambos para delivery", explica Rafaela.

Em 2015, o casal investiu mais R$ 60 mil para montar também um food truck - usado em festas e eventos. O food truck assa 80 pizzas a cada quinze minutos, o que dá 400 pizzas em uma hora.

"Nesse tipo de evento o cliente contratou 100 pizzas e distribui nas lojas. E no valor médio a partir de R$ 1000 já consegue contratar nosso serviço. Além disso, o nosso buffet a domicílio o preço é de R$ 38 por pessoa. Os convidados ficam quatro horas à vontade, pizza salgada e doce, tudo completo, festa completa por R$ 38 reais por pessoa", diz Bruno.

E para paladares mais sofisticados o casal criou a pizza em cone que vai lagosta, caviar e folhas de ouro comestível. "Este é nosso ingrediente secreto que trouxemos da Europa. E são folhas, vai cortando os pedacinhos e faz na festa do cliente, ele vê colocando o ouro."

Pizza Roots
Rua Lauro Freire, 373 - Jd Celeste Butantã
São Paulo/SP - CEP: 05527-170
Telefone: (11) 3751-0664
Email: contato@pizzaroots.com.br
Site: www.pizzaroots.com.br

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Pizzaria faz pizzas em formato de cone e sabores como caviar e lagosta

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Um casal de empreendedores de São Paulo, Rafaela Bárbara de Arruda Silva e Bruno Lazar, se destacam no mercado com a pizza em formato de cone. Eles contaram a história deles para o programa "Pequenas Empresas e Grandes Negócios". Bruno e Raphaela se conheceram na faculdade e em 2010 resolveram montar o negócio.

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Exemplos de projetos voltado para o negócio escolhido 

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Exemplos de projetos voltado para o negócio escolhido 

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FOMINHA PIZZA CONE - CAMPINAS/SP - MUNDO EMPRESARIAL

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Termo de abertura e declaração de escopo

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Termo de abertura e declaração de escopo

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Gerenciamento da integração

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Última atualização em 02/08/2023

O gerente de projetos é como um grande maestro, responsável por orquestrar todas as partes de um projeto. Esse trabalho recebe o nome de gerenciamento da integração. Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo o post para aprender o que é esse conceito e como colocá-lo em prática em 7 passos. Papel e caneta na mão e vamos começar!

O que é gerenciamento da integração?

O gerenciamento da integração é o conjunto de processos para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os procedimentos de gestão de projetos dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento).

Ao contrário das outras áreas de conhecimento da gestão de projetos, o gerenciamento da integração é uma responsabilidade exclusiva do gerente de projetos. Portanto, não pode ser delegada a outro profissional. Enquanto no gerenciamento de custos, por exemplo, é permitido envolver um especialista em orçamento, no gerenciamento da integração somente o gerente de projetos está habilitado a assumir essa função. Afinal, ele é o único que tem uma visão geral do projeto e consegue enxergar muito bem as ligações entre as etapas.
O gerenciamento da integração ajuda principalmente a:

Distribuir recursos;

Equilibrar demandas;

Alinhar prazos;

Fornecer um plano de gerenciamento para atingir os objetivos do projeto;

Encontrar soluções para eventuais problemas no projeto;

Adequar os processos de gestão de projetos aos objetivos de um projeto em específico;

Gerenciar as relações entre as áreas de conhecimento;

Gerenciar o conhecimento;

Gerenciar as mudanças;

Acompanhar o desempenho do projeto;

Comunicar as partes interessadas no projeto;

Gerenciar transições de fase (quando necessário);

Encerrar uma fase ou um projeto.

Trocando em miúdos, o grande destaque dessa área de conhecimento é garantir que todos os planos estão convergindo para o mesmo objetivo do projeto e verificar se não existem lacunas ou pontos discordantes que precisam ser trabalhados. O gerenciamento da integração, portanto, visa garantir a sinergia entre as diversas áreas de conhecimento desde a iniciação até o encerramento do projeto.

O Guia PMBOK®, principal referência em gestão de projetos, elenca sete processos de gerenciamento da integração. Vamos descobrir quais são eles?

Como fazer gerenciamento da integração em 7 passos

1. Desenvolva o termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é um documento que formaliza a autorização para o desenvolvimento de uma nova iniciativa. Ele designa quem é o gerente de projetos e dá permissão para que recursos sejam destinados ao projeto. Além disso, o termo de abertura do projeto pode conter:

Justificativa;

Objetivos;

Descrição do produto;

Stakeholders;

Entregas;

Estimativas de tempo e custo;

Exclusões;

Critérios de aceitação;

Premissas;

Restrições;

Riscos;

Entre outras informações.

A forma de elaborar o termo de abertura do projeto é livre: enquanto algumas pessoas optam por um documento corrido, outras preferem utilizar modelos visuais, como um canvas de projeto. Esse documento é importante porque auxilia na comunicação entre as partes interessadas, alinha as expectativas iniciais em relação ao projeto e ajuda a equipe a focar nos pontos mais críticos do projeto.

2. Desenvolva o plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto é a base do trabalho da iniciativa, pois revela como a equipe alcançará os objetivos do projeto e define como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Cada componente do plano de gerenciamento pode ser descrito de uma vez ou à medida que for relevante para o projeto.

O essencial em um plano de gerenciamento do projeto é o conjunto de linhas de base de escopo, tempo e custo. Embora o plano de gerenciamento do projeto possa ser alterado a qualquer momento, sem a necessidade de um processo formal, as linhas de bases precisam passar por um processo rigoroso de controle de mudanças. Afinal, mexer no escopo, no prazo ou no orçamento do projeto sem tomar os devidos cuidados pode acarretar em muitos prejuízos para o negócio.

3. Oriente e gerencie o trabalho do projeto

Este processo tem como finalidade garantir que o gerente e a equipe do projeto estão indo pelo caminho certo na condução da iniciativa. Neste momento, é realizado o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, conforme o escopo, o orçamento e o cronograma estabelecidos. Além disso, são executadas as alterações no projeto aprovadas pelo comitê gestor de mudanças. Para isso, é preciso alocar e gerenciar os recursos, assegurando a conclusão das entregas com sucesso.

4. Gerencie o conhecimento do projeto

Consiste em utilizar os conhecimentos existentes e gerar novos conhecimentos para alcançar os objetivos do projeto e aprimorar os resultados obtidos. O conhecimento pode ser dividido em dois tipos: explícito e tácito.

O conhecimento explícito é aquele que pode ser facilmente transmitido através de palavras e imagens. Já o conhecimento tácito é aquele difícil de expressar por meio desses códigos, como experiência, por exemplo.

Engana-se quem pensa que a gestão do conhecimento é apenas documentar lições aprendidas. Isso pode até funcionar com o conhecimento explícito, mas o conhecimento tácito normalmente é compartilhado através de conversas e interações entre as pessoas.

5. Monitore e controle o trabalho do projeto

Consiste em acompanhar, analisar e relatar periodicamente o progresso geral do projeto, possibilitando que as partes interessadas tenham visibilidade do status da iniciativa. Esse processo de monitoramento é executado ao longo de todo o projeto, em que comparamos o desempenho real vs. o desempenho planejado.

Quando acompanhamos a performance de um projeto ao longo do tempo, somos capazes de perceber situações que podem causar atrasos ou encarecer o projeto e executar ações corretivas ou preventivas. O monitoramento é feito através da coleta de dados, da mensuração de indicadores e da avaliação das tendências do projeto. Dessa forma, temos um panorama da saúde do projeto e sabemos se o trabalho está indo bem ou não.

6. Realize o controle integrado de mudanças

Para fazer o gerenciamento da integração, você também precisa controlar as mudanças de forma coordenada. Isso significa que você precisa revisar as solicitações de mudanças, avaliar seus impactos, além de aprová-las ou recusá-las. As decisões de aprovar ou recusar mudanças devem ser comunicadas às partes interessadas, garantindo que todos saibam o que está acontecendo no projeto. Outro ponto é que as mudanças precisam ser avaliadas considerado o risco geral que elas representam para o projeto.

O controle integrado de mudanças pode ser realizado do início ao fim do projeto e qualquer parte interessada pode solicitar uma mudança no projeto. Antes da geração das linhas de base, as mudanças não precisam passar pelo crivo de um comitê de mudanças.

7. Encerre o projeto ou fase

Outro ponto muito importante do gerenciamento da integração é o arquivamento da iniciativa. Neste momento, o gerente de projeto finaliza formalmente todas as atividades do projeto ou da fase, após a conclusão do trabalho planejado. Dessa forma, os recursos humanos, financeiros e materiais que estavam sendo utilizados no projeto em questão podem ser alocados em outras iniciativas.

A etapa de encerramento do projeto é marcada pela entrega de um relatório final, que normalmente contém: descrição do projeto, objetivos do projeto, principais pontos do gerenciamento do projeto (como a gestão de um risco de alto impacto, momentos em que o custo ficou acima da linha de base etc.), resumo de como o produto gerado com o projeto atendeu às necessidades do negócio, resumo do desempenho do projeto, entre outros aspectos considerados relevantes.

Conseguiu entender a importância do gerenciamento da integração para o sucesso de um projeto? Seu próximo passo é fazer a elaboração do escopo do projeto. Separamos um material que poderá te ajudar. Assista ao nosso webinar gratuito e aprenda qual o nível de detalhe ideal na elaboração do escopo do projeto!

Guia PMBOK® é marca registrada doProject Management Institute (PMI).

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Gerenciamento da Integração: o que é e como fazer | Euax

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Entenda o que é o gerenciamento da integração de projetos e quais os sete passos para colocar essa área da gestão de projetos em prática.

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Gerenciamento de cronograma

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Você sabia que uma das maiores causas de falhas em projetos é o atraso na entrega? Por isso, é preciso ter em mente que o gerenciamento de cronograma é parte essencial do planejamento, capaz de garantir que o seu projeto não entre para a lista de iniciativas críticas ou que falharam. Acompanhe o post para entender melhor como administrar os prazos do seu projeto.

Nesse post será abordado:

Então vamos começar pelo básico:

O que é Gerenciamento de Cronograma?

Gerenciamento de Cronograma é o conjunto de processos necessários para garantir que o projeto seja entregue no prazo. Afinal, o cronograma traz uma visão geral das atividades e das relações entre elas, além de mostrar os prazos das atividades e o prazo final do projeto.

De acordo com a 6ª edição do PMBOK®, guia de boas práticas em gestão de projetos, o gerenciamento de cronograma é formado por seis processos: planejar o gerenciamento do cronograma, definir as atividades, sequenciar as atividades, estimar as durações das atividades, desenvolver o cronograma e controlar o cronograma. Vamos explicar melhor esses processos mais para frente.

É importante lembrar que, em 2017, o PMBOK passou a chamar a área de conhecimento Gerenciamento de Tempo como Gerenciamento de Cronograma. Além disso, o processo Estimar os Recursos das Atividades, que até a 5ª edição estava na área de conhecimento Gerenciamento de Tempo, foi transferida para a área de conhecimento Gerenciamento dos Recursos.

Existem diversos fatores que tornam o gerenciamento de cronograma muito importante para o sucesso do projeto. Confira quais os principais:

Importância do Gerenciamento de Cronograma

Evita atrasos nas entregas

O gerenciamento de cronograma visa a construção do cronograma, uma importante ferramenta tanto para o gerente de projetos quanto para os demais stakeholders. Esse instrumento possibilita uma visão geral das atividades e das relações entre elas, além de mostrar quais recursos estão alocados e em quais atividades. Dessa forma, fica mais fácil identificar as atividades críticas e distribuir os recursos, evitando atrasos nas entregas do projeto.

Evita custos além do esperado

Todo mundo sabe que tempo é dinheiro. Desvios no prazo do projeto sempre impactam no seu custo, atrasos normalmente deixam o projeto mais caro e antecipações geralmente requerem uso de recursos que não estavam previstos ou consomem recursos de outro projeto. Em ambos os cenários, o impacto pode ser negativo para a organização, pois afeta seu fluxo de caixa ou gestão do orçamento.

Como o gerenciamento de cronograma evita os desvios os prazos do projeto, consequentemente ele evita também o aumento dos custos do projeto. É claro que o planejamento do cronograma também é pago pelo patrocinador, mas nada comparado aos custos de algum imprevisto ou falta de gestão.

Facilita a alocação de recursos

Faz parte do gerenciamento de cronograma a distribuição de pessoas, equipamentos e materiais entre as atividades do projeto. Durante a construção do cronograma, o gerente de projetos conseguirá perceber quais recursos estão superalocados (com trabalho além de sua capacidade) e quais devem ser remanejados para se ajustar às demandas, certificando-se que tudo está equilibrado.

Viu só? O gerenciamento de cronograma vai além de determinar prazos, passando também pela gestão das atividades e dos recursos. Mas como fazer isso de forma organizada e coesa? É o que vamos te explicar agora!

Como fazer Gerenciamento de Cronograma

Como comentado anteriormente, o Guia PMBOK define seis processos para o gerenciamento de cronograma. Descubra para que serve cada um dos processos, o que é entregue em cada um deles e quais as técnicas e ferramentas que podem ser utilizadas:

1. Planejar o gerenciamento do cronograma

Consiste em desenvolver políticas, procedimentos e diretrizes sobre como o cronograma do projeto deverá ser planejado, executado e controlado. Esse processo é consolidado no plano de gerenciamento do cronograma, um documento formal ou informal com instruções gerais ou detalhadas sobre o gerenciamento do tempo do projeto.

Entregas

Plano de gerenciamento do cronograma

Define a metodologia e a ferramenta que serão utilizadas para elaborar o cronograma, o nível de exatidão das estimativas de tempo, as unidades de medida, como deve ser feita a atualização do cronograma, quais os limites de controle, regras para medição de desempenho, formatos de relatórios etc.

Técnicas e ferramentas

2. Definir as atividades

Consiste em identificar e documentar as ações que serão feitas para produzir as entregas do projeto. É nesse momento que os pacotes de trabalho identificados durante a elaboração da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) serão decompostos em atividades. Essa divisão é necessária para estimar, programar, executar, monitorar e controlar os trabalhos do projeto.

Entregas

Lista de atividades

Relação das atividades do cronograma e uma breve descrição delas, para que a equipe entenda minimamente o que precisa ser feito.

Atributos das atividades

Identificação dos componentes associados a cada atividade. Os atributos incluem nomes e códigos das atividades, atividades predecessoras e sucessoras, responsáveis, entre outros.

Lista de marcos

Relação de momentos significativos do projeto. Os marcos podem ser obrigatórios (exigidos no contrato) ou opcionais. Diferentemente das atividades, marcos não possuem duração.

Solicitações de mudança

Pedidos de alteração na linha de base do projeto, feitos com base na análise de variação do cronograma, nos relatórios de progressos e nos indicadores de desempenho.

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Atualizações na linha de base do cronograma e na linha de base dos custos.

Técnicas e ferramentas

Decomposição

Planejamento em ondas sucessivas

Opinião especializada

Reuniões

3. Sequenciar as atividades

Consiste em identificar e documentar os relacionamentos entre as atividades, definindo uma sequência lógica do trabalho. Dar visibilidade para as interações entre as atividades é muito importante porque existem atividades que dependem de outras para serem realizadas. Com essas relações bem explícitas fica mais fácil alocar os recursos de forma equilibrada.

Conforme a relação de dependência entre as atividades podemos estabelecer suas conexões, que são as atividades predecessoras e/ou sucessoras. Isso também vale para os marcos. O sequenciamento pode ser feito manualmente ou em um software de gestão de projetos, através da definição de datas de início e término.

Entregas

Diagramas de rede do cronograma do projeto

Representação gráfica das relações lógicas entre as atividades do cronograma do projeto. Pode vir acompanhada de detalhes do projeto e de uma descrição da abordagem de sequência utilizada.

Atualizações no documento do projeto

Atualização da lista de atividades, atributos das atividades, lista de marcos e registro de premissas e riscos.

Técnicas e ferramentas

Método do diagrama de precedência

Determinação por dependência

Antecipações e esperas

Software de gerenciamento de projetos

4. Estimar as durações das atividades

Consiste em estimar quanto tempo levará para concluir cada uma das atividades, considerando os recursos disponíveis. Para isso é necessário contar com a ajuda de colaboradores especializados nas atividades. Por exemplo, se você precisa estimar quanto tempo demora para construir a fundação de uma casa de 150 m², nada melhor do que perguntar para o mestre de obras, não é mesmo?

Entregas

Estimativas de duração

Tempo necessário para a conclusão de uma atividade, uma fase ou um projeto.

Base das estimativas

Detalhamento do método utilizado para chegar ao cálculo das estimativas de duração.

Atualizações nos documentos do projeto

Atualização da lista de atividades e seus atributos, do registro de premissas e do registro das lições aprendidas.

Técnicas e ferramentas

Opinião especializada

Estimativa análoga

Estimativa paramétrica

Estimativa de três pontos

Estimativa "bottom-up"

Análise de alternativas

Análise de reservas

Tomada de decisão

Reuniões

5. Desenvolver o cronograma

Revisão criteriosa do que foi elaborado nos processos anteriores, como a sequência das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma. A partir desse material será criado o modelo do cronograma do projeto, que vai conter as datas planejadas (início e fim) para a conclusão das atividades do projeto.

Entregas

Linha de base do cronograma

Versão aprovada de um modelo de cronograma, que é usado como base para comparar com a realidade.

Cronograma do projeto

Modelo de cronograma que apresenta a conexão de atividades com datas, durações, marcos e recursos planejados.

Dados do cronograma

Informações usadas para descrever e controlar o cronograma, que incluem marcos, atividades, atributos das atividades, documentação de premissas e restrições etc.

Calendários do projeto

Dias úteis e turnos disponíveis para as atividades agendadas.

Solicitações de mudança

Pedidos de alteração na linha de base do projeto, feitos com base na análise de variação do cronograma, nos relatórios de progressos e nos indicadores de desempenho.

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Atualização da linha de base do cronograma e do plano de gerenciamento do cronograma.

Atualizações nos documentos do projeto

Atualização dos requisitos de recursos das atividades, atributos das atividades, calendários e registros dos riscos.

Técnicas e ferramentas

Análise de rede do cronograma

Método do caminho crítico

Método da corrente crítica

Nivelamento de recursos

Estabilização de recursos

Análise de cenário E-Se

Simulação

Antecipações e esperas

Compressão e paralelismo

Ferramenta de cronograma

6. Controlar o cronograma

Consiste em monitorar o andamento das atividades do projeto, atualizando o progresso e o gerenciamento das mudanças na linha de base do cronograma.

Entregas

Informações sobre o desempenho do trabalho

Documentação e comunicação dos indicadores (VPR e IDC) às partes interessadas.

Previsões de cronograma

Estimativas de condições e eventos futuros do projeto com base nas informações disponíveis no momento.

Solicitações de mudança

Pedidos de alteração na linha de base do projeto, feitos com base na análise de variação do cronograma, nos relatórios de progressos e nos indicadores de desempenho.

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Atualização da linha de base do cronograma, no plano de gerenciamento de cronograma e na linha de base dos custos.

Atualizações nos documentos do projeto

Atualização dos dados do cronograma, do cronograma do projeto e do registro dos riscos.

Atualizações nos ativos de processos organizacionais

Atualização das causas das variações, da ação corretiva escolhida e suas ações e de outros tipos de lições aprendidas a partir do controle do cronograma do projeto.

Técnicas e ferramentas

Análise de valor agregado

Gráfico de evolução (burndown)

Análise de desempenho

Análise de tendências

Analise de variação

Análise de cenário E-Se

Método do caminho crítico

Software de gerenciamento de projetos

Nivelamento de recursos

Estabilização de recursos

Simulação

Antecipações e esperas

Compressão e paralelismo

Esses foram os seis processos de gerenciamento de cronograma, conforme descritos pelo PMBOK. Vale lembrar que o PMBOK é um guia de boas práticas e não uma metodologia. Portanto, os processos apresentados anteriormente podem sofrer variações conforme o tipo de projeto. Lembre-se disso, certo?

E para fechar com chave de ouro, confira nossa lista com 10 dicas valiosas para você garantir o melhor desempenho possível para o seu projeto no que se refere ao cronograma!

10 dicas para melhorar o Gerenciamento de Cronograma:

1. Antes de estimar os prazos, entenda bem qual o escopo do projeto.

2. Trabalhe com prazos realistas: elimine os prazos impossíveis!

3. Discuta os prazos com a equipe do projeto e com os clientes.

4. Fique atento a fatores externos ao projeto que podem influenciá-lo, como cultura da empresa, necessidades fisiológicas das pessoas, datas comemorativas, feriados, riscos, atividades que passam por um processo de criatividade e inspiração etc.

5. Leve em consideração a disponibilidade real das pessoas.

6. Lembre-se que o gerenciamento de tempo em projetos é um planejamento e, portanto, pode mudar conforme o andamento dos trabalhos.

7. Baseie-se em projetos anteriores que sejam semelhantes.

8. Alinhe o cronograma do projeto com a equipe continuamente.

9. Estabeleça uma ordem lógica de realização das atividades e deixe claro as relações entre elas.

10. Leve em consideração a flexibilidade do projeto em caso de mudanças.

E aí, conseguiu memorizar todas as dicas? Se você quer aprender um pouco mais das técnicas de gerenciamento de tempo que mencionamos anteriormente, assista ao nosso webinar gratuito sobre técnicas para desenvolvimento de cronograma. Bom vídeo!

Guia PMBOK® é marca registrada doPMI (Project Management Institute).

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Gerenciamento de Cronograma: o que é, importância e como fazer

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Você sabia que uma das maiores causas de falhas em projetos é o atraso na entrega? Por isso, é preciso ter em mente que o gerenciamento de cronograma é parte essencial do planejamento, capaz de garantir que o seu projeto não entre para a lista de iniciativas críticas ou que falharam.

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Áreas de conhecimento : Integração

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Área de conhecimento: Escopo

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Área de conhecimento: Custo

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Gerenciamento das partes interessadas

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Gerenciamento da comunicação

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Gerenciamentos de riscos

Os riscos de um projeto é um evento com uma probabilidade de ocorrer no futuro impactando o projeto de forma negativa (ameaça) ou positiva (oportunidade). Esta é a área que descreve os processos relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto. Os processos desta área de conhecimento têm como objetivo o gerenciamento de riscos, aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto.

https://www.portal-administracao.com/2014/06/areas-do-conhecimento-guia-pmbok.html?m=1

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Gerenciamento de aquisições

gerenciamento de aquisições tem a ver com as áreas que descrevem os processos que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos processos de gerenciamento de contratos. Os processos desta área de conhecimento têm como objetivo determinar o que se quer adquirir, de quem se quer adquirir, receber as resposta dos fornecedores e selecionar, como será feito o gerenciamento de contratos, os pagamentos, se as entregas estão de acordo com o que foi estabelecido, o pagamento do fornecedor, e por último formalizar a finalização do contrato. A organização pode ser tanto compradora como vendedora dos produtos, serviços ou resultados de um projeto. Na ótica do PMI®, abordamos o gerenciamento das aquisições do ponto de vista do comprador.

Os processos dessa área são:

Planejar as Aquisições.

Realizar as Aquisições.

Administrar as Aquisições.

Encerrar as Aquisições.

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