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LHH sendet papierne Arbeitsaufträge an THP-Teams, Stammdaten werden übernommen, Diagnosen werden ergänzt

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mit enaio wäre zukunftig ein digitaler Auftrag möglich

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Aeskulab wird erst Ende März 2022 im SpDi eingeführt, Aufwandstreiber sind also derzeit noch nicht absehbar.

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Kontaktmanagment: Über entspr. Eintragungen werden Fachteams informiert
- das wird unterschiedlich gehandhabt: Zusammenarbeit mit SPDi via E-Mail (dort gibt es 2 AP, die informiert werden müssen), die anderen Fachteams werden per Prosoz informiert; nicht immer werden Mails geschickt, auch besteht Gefahr, dass Mails untergehen
- Wiedervorlagen müssen zusätzlich erfasst werden

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Mögliche Lösung:
- Vereinheitlichung der Vorgehensweise bei den Behinderungsarten mit "EGH aus einer Hand"
- Wiedervorlagen-Problematik löst sich mit einem anderen Vorgehen nach Einführung der E-Akte

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Nachweise bzw. Abrechnungen per Excel:
- Fachleistungsstunden bzw. Kontingente müssen überprüft werden - dieser SOLL/IST-Abgleich geht nicht mit Prosoz
- auch Berechnungen des Eigenanteils beim Einkommen werden in Excel vorgenommen

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doppelte Statistik/Mehrfacherhebungen:
im Haushaltsbereich: Es werden trotz der Rechnungserfassung in enaio und damit auch Übertrag in newsystem Haushalts-überwachungslisten in Excel geführt.
Zusätzlich führt manches Team (außerhalb des Haushaltsbereichs) noch eine eigene Excel Liste.

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Mögliche Lösung: Ressourcen und Verantwortlichkeiten sind zu schaffen

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Arbeitsaufträge aus der Region kommen per Prosoz, wegen der papierlichen Akte muss aber auch Syncase/Stammdaten gepflegt werden

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Statistiken für das Land werden in Access geführt:
- Erstanträge, Neuanträge, Fortschreibungen (mit Fallnummer aus Prosoz und ggf. Erledigungsdatum) werden von FM dokumentiert in einer Access-Datenbank (kostet Zeit und ist fehleranfällig)
- mit BENi 3.0 müssen sogar Bearbeitungszeiten (geschlüsselt nach Funktionen) erfasst werden

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mit enaio zukünftig keine Papierakte mehr

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Mögliche Lösung:
- Antragsstatistiken im Falleingangsmanagement etablieren (TP 8), Access-DB ablösen
- Erfassung der Bearbeitungszeiten unklar!

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Obwohl es in Syncase erfasst wird, wer die Akte zurzeit hat, wird zusätzlich eine Excel-Tabelle geführt, wenn die Akte mit ins Homeoffice genommen wird.

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Es bedarf mehrerer Abfragen und eine Zusammenführung in Excel, um die gewünschten Parameter zur Verfügung zu haben.

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im BENi-Bogen nerven die Hilfetexte und können nicht verändert werden: Hilfetexte legen sich vor den Text und erschweren die Bedienung (laut Fr. Fachmann ist das nicht abänderbar)

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Medienbruch und Statistik via Bado-K:
1) Aufträge und E-Berichte in OpenProSoz werden ausgedruckt und mit der Handakte in die zuständige Beratungsstelle gegeben. (Zusätzlich wird eine Excel-Liste gepflegt, wo die Akte ist.)
2) Leistung wird zusätzlich in Bado-K hinterlegt, um im SPDi statistische Auswertungen anstellen zu können.

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es gibt für den ärztlichen Bereich im BENi-Bogen keine Möglichkeit, die Diagnostik transparent und nachvollziehbar zu machen. Daher wird zusätzlich für die noch vorhandene Papierakte ein zusätzliches ausgedrucktes Worddokument erstellt

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BENi-Bogen: Zwischenspeichern nicht möglich, das Speichern führt dazu, dass man auf die erste Seite zurück geworfen wird

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Mögliche Lösung: BENi 3.0 abwarten, nach dem 04.03. nochmal draufschauen, Fr. Brederecke gibt eine Rückmeldung
(die Problemchen sind von unterschiedlichen AGs bereits gesammelt und an Prosoz kommunziert worden)

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Vordrucke für die LHH müssen in eine Cloud hochgeladen werden. PROSOZ und unser "normaler" Arbeitsplatz haben unterschiedliche Word-Versionen, sodass das reine Kopieren nicht mal funktioniert. Es müssen z.B. Drop-Down-Felder neu formatiert werden.

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Mögliche Lösung:
- Dies wird nach aktueller Planung aber zukünftig eingeschränkt bzw. langfristig mit Einführung der E-Akte ganz entfallen.
- EGH zukünftig mit einer Fachanwendung

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Mögliche Lösung: Kurzer Vermerk in Syncase kann anzeigen, wo die Akte liegt; in der Dienstverinbarung wird keine Excel-Liste verlangt!

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Mögliche Lösung:
- mit der E-Akten-Einführung in den Teams werben für die Erfassung von Rechnungen in enaio und aufklären, dass das auch ausreichend ist, "niemand braucht diese Rechnungen"
- Vorteilsübersetzung: Excel-Listen kosten zu viel Zeit

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Mögliche Lösung: Ressourcen und Verantwortlichkeiten sind zu schaffen, dann ist zügig zu entscheiden, ob ggf. Kristall angeschafft werden soll

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Mögliche Lösung: Fr. Struckmann schreibt ein Ticket an HannIT, die Word-Version in Prosoz muss aktualisert werden.

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unterschiedliche Erfassung in den Masken:
schon die Hauptfelder werden von den Sachbearbeitenden unterschiedlich befüllt (z. B. im Bemerkungsfeld (nichts <-> umfangreiche "Berichte") oder Statistikfelder); falls es Standards gibt, sind sie unbekannt o. werden nicht eingehalten
--> Datenqualität leidet

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Umgang mit automatisierten Aktenvernichtungen:
Wie ist die Frist programmiert? Wann passiert das? Wovon hängt das ab? (s. z. B. Karteileichen im Junge Menschen-Bereich)

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Mögliche Lösung: Handbuch, in dem einheitliche Vorgehensweisen beschrieben werden, Plausi-Checks und Pflichtfelder in Prosoz

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Medienbruch bei der digitalen Zeiterfassung - am Ende des Monats muss der Bericht in Papierform der TL zur Unterschrift vorgelegt werden

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Mögliche Lösung: automatisierter, digitaler Versand des Berichts an die TL

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teilw. nicht ganz stringente Vorgänge, z. B. keine Art des Arbeitsnachweises, keine Tagesübersicht

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manuelle Nachtragungen (per copy und paste) in den Entscheidungsunterlagen (für das Verwaltungsteam) notwendig (z. B. Kostensätze etc. sind nicht hinterlegt und müssen abgetippt werden)

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ASD-Modul: "historischer Leistungsbaum" - wenn der Anbieter nachträglich Leistungen vereinbart, muss der gesamte Baum gelöscht werden bis zum Zeitpunkt, an dem eine Leistung erfasst werden darf

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kein Controlling im FB 52, sondern im FB 51