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Accueillir une formation à distance

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De l'importance de l'accueil en formation

L'accueil est un moment particulier dans une formation. Cette phase permet de fixer les bases de la formation, rassurer, créer le lien et la dynamique de groupe. Elle permet aux apprenant-es de partager leurs motivations, leurs besoins et leurs éventuelles craintes. Le formateur-trice donne le ton : quelles sont ses exigences, quels types de relations va-t-il instaurer avec le groupe.

Un bon démarrage permet à la fois de répondre aux besoins cognitifs (ce que l'on va faire et pourquoi) et affectifs des apprenant-es (avec qui on va le faire et comment).

Pour cadre le démarrage d'une formation, cinq étapes peuvent être proposées durant la phase d'accueil :

l'accroche,

les présentations,

le recueil des attentes,

le cadre de la formation et

la présentation des objectifs du cours.

Chacune de ces étapes a son importance et contribue à la création d'une atmosphère propice à l'apprentissage et ce, dès l'entrée des apprenant-es dans la salle de cours. Diverses activités peuvent être proposées durant chacune de ces phases. Certaines permettent d'apporter du dynamisme avec du mouvement et des déplacements dans la salle (déposer un post-it avec ses attentes sur un mur collectif), d'autres amènent de la créativité et de l'humour ( activités brise-glace comme "les smarties" ou le "portrait chinois").

Mais comment transposer ces différentes phases dans un contexte de formation à distance tout en gardant le dynamisme et la créativité possible en présentiel ? Comment transmettre les informations essentielles au bon fonctionnement du cours tout en se montrant rassurant et cadrant ?

Penser l'accueil dans la formation à distance

Il est en effet essentiel de conserver cette phase dans le contexte de la formation à distance car les besoins évoqués sont toujours présents, voire amplifiés. En effet, un démarrage de formation en vidéo-conférence peut générer pas mal de stress et d'inquiétudes chez certains participant-es (compétences techniques, interactions à distance, etc.) peu familiers avec les technologies ou contraints par le contexte à se former en ligne.

Ces craintes, je les ai souvent rencontrées dans mes formations à distance. Celles-ci se sont traduites de différentes manières : mutisme, remise en question de ses propres compétences ou, à l'inverse, remise en question de la formation dans son ensemble.

En réfléchissant à ce qui avait pu se passer et en reprenant la planification de mon cours, je pense qu'une meilleure prise en compte de cette phase d'accueil aurait pu, non pas éviter complètement ces situations, mais du moins les repérer et les désamorcer plus rapidement. En effet, le temps faussement gagné en passant rapidement sur le recueil des attentes ou, au contraire, trop de temps accordé à une présentation détaillée (et conventionnelle !) du programme de cours, ont clairement influencé l'atmosphère d'apprentissage. Pour de nombreux auteurs (voir par exemple, Noyé et Piveteau, 2013), le début d'une session est un moment particulièrement délicat. Un démarrage mal fait et c'est toute la formation qui va en souffrir !

S'il me semble donc important de conserver une phase d'accueil à distance, il est toutefois nécessaire de l'adapter, que ce soit au niveau de la durée, des formes d'interaction ou encore du type d'activité choisie.

Quel outil numérique pour quelle phase

En reprenant les 5 phases de l'accueil citées plus haut, nous pouvons établir quelques activités et outils numériques adaptés à la formation à distance.

1) L'accroche permet d'intéresser et de captiver les apprenants dès les premières minutes de la formation. À distance, on peut, par exemple :

partager une vidéo, une image qui interpelle le participant-e, suscite sa réaction et lance le débat dès les premières minutes de la formation.

De plus, pour conserver les premiers contacts informels d'une formation en présentiel, le formateur-trice peut se connecter 5-10minutes avant le début de la formation et ainsi accueillir individuellement les apprenants et échanger quelques petits mots de bienvenue.
2) Les présentations du groupe et du formateur-trice. Comme en présentiel, la présentation tour de table n'est pas toujours la seule activité possible, et surtout pas toujours la plus appropriée en fonction des groupes et du type de formation. À distance, par manque d'idées, le risque est grand de passer rapidement sur cette étape. Pourtant, de nombreuses possibilités existent en ligne également pour rendre ce moment ludique et créatif :

une carte du monde virtuelle pour réaliser la carte géographique du groupe (avec par exemple le modèle " Carte " de Padlet, ou Google My Maps).

un partage d'une image, d'une citation qui nous représente déposée et commentée sur un mur virtuel collaboratif avec, par exemple, Padlet, Linoit ou Scrumble.
Pour ne pas prendre trop de temps, l'apprenant-e prépare en avance ce qu'il souhaite partager avec le groupe.

3) Le recueil des attentes permet de faire émerger les représentations des apprenant-es et de recadrer, au besoin, les attentes en décalages avec les objectifs de la formation. À distance, plutôt qu'un recueil à l'oral on peut :

envoyer un lien vers un sondage en ligne quelques jours avant le début de la formation ou durant les premières minutes avec, par exemple, Mentimeter, Google forms ou Survey Monckey.

partager et commenter les résultats graphiques aux apprenant-es et ainsi afficher la " photographie " des besoins du groupe.

4-5) Établir le cadre de la formation et présenter les objectifs: expliquer le fonctionnement de la formation, donner les indications pratiques (horaires, matériels, etc.), poser les bases du fonctionnement du groupe (chartre, collaboration, etc.).

Que ce soit en présentiel ou à distance, cette phase peut prendre du temps et paraître longue pour des apprenant-es de plus en plus exigeants quant aux modalités des formations qu'ils suivent. Là encore, les informations peuvent être transmises avant ou durant les premières minutes sous diverses formes:

une infographie animée ou un schéma heuristique pour présenter la formation (avec par exemple Genially, Mindomo).

le storytelling pour introduire la formation, le parcours que vont effectuer les apprenants durant le cours avec une présentation interactive (avec par exemple Prezi) ouune animation vidéo (avec par exemple Sparkol, Doodle, Explee).

un message vidéo du formateur-trice.

Et si la distance nous aidait à accueillir en présentiel ?

Ces différentes propositions peuvent également nous inspirer pour la formation en présentiel. En effet, lorsque cela est possible, une partie de l'accueil peut facilement être transférée avant le cours avec les outils numériques.

Cela peut permettre de créer un lien avant le début de la formation, de découvrir un peu le groupe et ses attentes, de répondre à des questions pratiques et rassurer certains apprenant-es mais aussi de gagner un peu de temps en présentiel.
Image par Jagrit Parajuli de Pixabay
Références
Article : " Réunions à distance : 10 astuces pour créer de la convivialité ", par Pascale Bélorgey, le 8 décembre 2017, consulté le 14 mai 2020.

Article : " The Profile Of The Modern Learner: The Trends And Data You Need To Know ", par Steve Penfold, e-learning industry, le 4 septembre 2018.

Article : " Icebreakers (Jeux pour briser la glace) ", CEDIP, le 5 septembre 2017

Article, " Démarrer une session de formation : réflexions et propositions dans une perspective d'animatique des groupes ", par Daniel Faulx et Sophie Delvaux, CAIRN.INFO, le 28 février 2012

Livre, Dubey Raphael, L'accueil en formation, TheBookEdition.com, 2012

Livre Noyé D., Piveteau J., Le guide pratique du formateur. Concevoir, animer, évaluer une formation, é. Eyrolles, Paris, 2013

Mots-clés: Formation en ligne Brise-glace ice-breaker

Voir plus d'articles de cet auteur

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Le démarrage d'une formation permet d'établir les bases de fonctionnement du groupe et créer une atmosphère propice à l'apprentissage. Le formateur-trice fait sa première impression et prend la température du groupe. Mais comment transposer ce moment important dans une formation à distance ? Quelles activités et quels outils numériques peuvent être utilisés ?

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Porter une formation à distance en quelques jours 

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Porter une formation à distance en quelques jours 

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La progression de l'épidémie du Covid-19 que l'on croyait linéaire se révèle exponentielle. En un minimum de temps, et pour respecter les contraintes de confinement, les formateurs et enseignants doivent adapter leurs cours pour une formation à distance. Comment faire ? Nous avons interrogé deux spécialistes, Christine Vaufrey et Jean Vanderspelden pour qu'ils donnent quelques conseils à celles et ceux qui se lanceraient en urgence sans être des habitués du e-learning, et aux autres.

Christine Vaufrey est la directrice et créatrice de Pimenko, qui accompagne les organismes de formation dans leur stratégie de digitalisation. Elle est aussi à l'origine du premier mooc francophone, Itypa (Internet, tout y est pour apprendre), en 2012 et a assuré la responsabilité pédagogique de nombreux moocs culturels.

Jean Vanderspelden est Consultant "Apprenance, FOAD/AFEST, Numérique & Territoires" à l'ITG Paris. Il est membre du forum français des acteurs de la formation digitale, du cercle APE ("Apprendre ensemble"), de LearningSphère.

Ils ont accepté de me répondre, eux aussi en urgence, sur les options que pouvait avoir un centre de formation poussé par les circonstances à accélérer sa stratégie numérique.

N'oublions pas les fondamentaux !

Apporter une réponse en terme de formation à distance est indispensable. Mais il ne s'agit pas de déverser toutes ses ressources sur une plateforme ou "d'occuper" les stagiaires en attendant que ça passe.

"Attention, porter la formation à distance ne doit pas faire oublier les fondamentaux. Il faut maintenir, poursuivre et conforter la relation pédagogique, tout en l'adaptant. En présence ou à distance, cette relation sera toujours nourrie à la fois de bienveillance, d'écoute, d'aide, de suivi, d'exigence, de confiance et de la valorisation."

nous met en garde Jean Vanderspelden.

Jean Vanderspelden insiste sur l'accompagnement humain nécessaire. En France, le décret sur la FOAD (FOrmation tout ou en partie A Distance) rappelle que sans une double "assistance" technique et pédagogique, une action ne peut pas être retenue comme une action de formation.

La question de l'accompagnement reste au centre de la qualité des dispositifs à distance, avec par conséquent une attention portée sur le rapport entre le nombre d'apprenants impliqués et les ressources humaines assurant le suivi.

L'importance du cadre

"Un mixte de pédagogie transmissive (centrée sur les contenus) et une pédagogie active (basée sur les activités des apprenants) peut permettre de donner du sens à la mise à distance forcée" explique Jean Vanderspelden.

Il évoque une expérience où il a utilisé des fiches pédagogiques conçues selon la règle des 4 C. Chaque fiche rassemble quatre types d'information : celles concernant le Cadre de la situation, des Consignes, des Conseils et enfin, pour faciliter l'usage des outils digitaux associés, des informations techniques utiles du type " C omment ça marche ?".

Pour Christine Vaufrey, le cadre est "la donnée majeure". Il l'est d'autant plus si la situation est inhabituelle, dans un contexte anxiogène. "C'est ce qui donnera toute sa crédibilité à la formation en ligne et aidera les stagiaires à s'organiser. Rien de pire en effet que le " faites comme vous voulez et rendez-vous vendredi pour voir ce que vous avez appris. Dans une situation comme celle-ci, rester au plus près du cadre de la formation en présence (horaires, programme...) est essentiel."

Dans la communication avec les stagiaires, nous précise la responsable de Pimenko, il faut rassurer : "il y a des solutions, on est prêt, on va être en contact tous les jours. Il faut expliquer que ce ne sera pas tout à fait pareil, qu'on va perdre sur certains aspects mais qu'on va gagner sur d'autres."

Quelle ossature pour la formation ?

"La plateforme me semble indispensable. C'est le moment de l'exploiter au maximum, nous dit Christine Vaufrey. La plateforme est la métaphore du centre de formation. On peut bien sûr utiliser un autre espace, mais il sera sans doute moins bien équipé, comme si on organisait la formation dans un bistrot plutôt que dans un centre dédié !"

Christine Vaufrey nous donne un autre conseil bien précieux : "Surtout, suivez les connexions. Ça montre que l'équipe pédagogique est là et qu'on attend que les participants y soient aussi !"

Mais tous les centres de formation ne sont pas équipés et, dans un contexte d'urgence, s'approprier l'utilisation d'une plateforme tout en transférant ses formations sur des supports numériques en un temps réduit est délicat. D'autant que dans une situation de crise, il faut informer et rassurer les apprenants et les employeurs en parallèle. Autant partir léger.

Jean Vanderspelden nous propose trois solutions selon l'équipement et la maîtrise numérique du centre. Il imagine un scénario où les consignes arriveraient progressivement.

"Dans un parcours établi, chaque apprenant prendrait connaissance de la succession des travaux attendus via la réception cadencée et ajustée des fiches au format .pdf. Il peut s'agir d'un simple envoi par mail ! On peut aussi envisager une distribution via les Réseaux Sociaux Numériques ou, pour des cohortes plus élevées, l'usage d'une Plate-forme de Téléformation (LMS)."

À ce sujet, nous avions évoqué il y a quelques temps le Mooc sur les méthodes agiles qui fonctionnait directement sur Trello, sans plateforme spécifique. Jean Vanderspelden confirme que des outils comme Trello, Slack ou Whatsapp peuvent être des réponses pertinentes.

"En toute honnêteté, collègues qui avancez lentement sur le numérique, faites simple. Ne vous lancez pas dans de la visio et tout ce qui prendra un débit pas possible. Utilisez votre cahier de texte en ligne, envoyez des pdf ou des liens, puis les corrections" prévient Cyril Mistrorigo, enseignant dans un collège français sur Twitter.

Quels principes pédagogiques ?

Diversifier les interactions

L'équipe pédagogique doit rester présente. La classe virtuelle est l'outil majeur qui permet de concevoir rapidement des activités de formation synchrone. Grosso modo, on s'inspire de ce qu'on fait en présence, mais on le fait à distance. "Au début, ça va cafouiller sévèrement, nous prévient Christine Vaufrey, mais rapidement les bonnes pratiques vont arriver."

"Cette logique de mise en activité entre "apprenants & enseignants ou formateurs", mais aussi entre apprenants (pairagogie) ne peut durablement perdurer sans une valorisation et une diversification des interactions" insiste Jean Vanderspelden. Mieux j'interagis mieux je me forme ! Le "territoire" Internet va nous donner la possibilité d'instaurer de la proximité numérique autour de deux types génériques d'interactions : celles qui relèvent de la production et celles qui permettent l'évaluation.

Mais Christine Vaufrey nous met en garde, vouloir créer " une communauté d'apprentissage" pourrait se révéler une mauvaise idée.

"Apprendre ensemble, de manière collaborative, ça s'apprend. On ne peut pas imposer ça aux gens si ça ne fait pas partie du programme d'apprentissage. Si néanmoins certains ont envie de se regrouper virtuellement pour apprendre, on les encourage en mettant des outils et des espaces à leur disposition sur la plateforme ou à l'extérieur, et en organisant des séances avec eux, par exemple une fois/semaine."

Beaucoup d'enseignants qui partagent leur expérience des classes virtuelles insistent par ailleurs sur le rythme des activités et le maintien de l'attention. Une activité qui prend une heure en classe pourra prendre moins de temps à distance. Mais surtout, elle risque de lasser plus vite.

La vidéo et l'utilisation d'une webcam sont des plus, mais c'est surtout le fait de proposer des activités à un rythme régulier qui pourra éviter que les esprits ne s'échappent.

Maryse Morin, formatrice chez Gefor, un centre de formation pour adultes situé à Paris, attire notre attention sur le fait que les stagiaires se connectent de chez eux. Il y a donc tout un environnement à prendre en compte.

Ainsi, ils ont parfois leurs enfants à proximité du fait de la fermeture des écoles. Outre les consignes qui visent à éviter que les applications parasites (réseaux sociaux, streaming...) restent ouvertes en parallèle, elle propose des activités pour les enfants. Ils peuvent par exemple illustrer le thème sur lequel leurs parents travaillent, et partager les productions sur l'espace collaboratif de la formation sous forme de défi.

Deux outils digitaux pour créer des interactions

Le premier porte la fonction Wiki : Framapad. Il permet de recueillir et de valoriser la qualité des réponses données aux questions posées. Il incite aussi les apprenants à poser à leur tour de nouvelles questions, le tout publié dans un espace collaboratif et donc partagé.

Le second porte la fonction Création et exploitation de Formulaire en ligne : Framaform. Avec cet outil, des activités d'auto-évaluation, d'évaluation formative & certificative sont installées tout au long du parcours et contribuent à le réguler. Cette organisation permet aussi d'attester de la réalité et de la pertinence des parcours de formation à distance de type FOAD.

À partir de son expérience, Jean Vanderspelden nous conseille l'utilisation de deux outils digitaux.

Malheureusement, avec la crise du Coronavirus de mars 2020, l'utilisation de Framatalk a été multipliée par huit du jour au lendemain, alors que ses serveurs n'y étaient pas préparés. Framasoft a encouragé les utilisateurs le 11 mars à se tourner vers d'autres solutions, comme Jitsi.

En raison d'une sollicitation de la bande passante et des applications en ligne exceptionnelle, des tensions de ce type sont à prévoir, d'autant que le confinement à domicile entrainera inévitablement davantage de vidéos en ligne via les plateformes les plus célèbres... Parmi les leçons à tirer de cette crise, il faudra poser la question du soutien par les pouvoirs publics des solutions libres et non commerciales, comme celles que met en oeuvre Framasoft.

Quelles que soient les solutions retenues, Jean Vanderspelden conseille de s'appuyer sur une autre règle féconde des quatre C : Communication, Collaboration, Créativité & Esprit Critique. Les garder à l'esprit pourra sans doute inspirer la conception du déroulé pédagogique des séquences de formation.

Des espaces d'écoute et d'échange

"Favorisez les relations synchrones avec les apprenants, à chaque fois que c'est possible" souligne Jean Vanderspelden. Pour cela, il organise des interactions synchrones individuelles (en temps souples) avec un outil de "Visiophonie" de type Skype et des interactions collectives (en temps contraints) avec un outil québécois de "Classe Virtuelle" ( Classilio Via2) ou avec Framatalk. Ces échanges rythment les parcours en ouvrant des espaces d'écoute et d'échange indispensables pour entretenir la motivation et consolider l'implication de chacun des apprenants.

Un positionnement cohérent
Illustrations : Frédéric Duriez Ressources Pimenko - site et blog de l'entreprise : https://pimenko.com/
Compléments pour les enseignants
Des comptes twitter pour suivre les expérimentations de la continuité pédagogique :
Education par la recherche - conversion numérique à l'école II
https://www.fun-mooc.fr/courses/course-v1:USPC+37008+session02/about https://twitter.com/teacher_cha - Teacher Charlotte
https://twitter.com/marie34 - Marie Soulié
https://twitter.com/outilstice - Fidel Navamuel

À construire des solutions en urgence, le centre de formation pourrait y laisser sa spécificité. Il occuperait des heures de formation, remplirait sa part de contrat, mais laisserait une image écornée une fois la crise passée. Les stagiaires retiendraient l'expérience laborieuse d'une formation rapidement bricolée, en oubliant les conditions de production de cette formation...

Christine Vaufrey nous encourage à consolider les points forts du centre de formation, ce pour quoi on est reconnu. "Si c'est pour la qualité de l'accompagnement individuel par exemple, je dois multiplier les entretiens téléphoniques ou en visio. Si c'est pour mon exploitation si originale de la ludopédagogie, je vais mettre le paquet sur la gamification (challenges, parcours rapportant des ponts, etc.). Si c'est la qualité de mes intervenants, tous issus du monde professionnel, je vais les faire intervenir en classes virtuelles et multiplier les vidéos de situations réelles. Et à l'inverse, on ne se lance pas au hasard et éperdument dans ce que l'on n'a jamais fait, la vidéo d'animation par exemple, ou qui ne nous ressemble pas."

Le site de Jean Vanderspelden : http://www.iapprendre.fr/

Jean Vanderspelden Les médias sociaux comme environnement d'apprentissage - consulté le 14 mars 2020 - http://www.fffod.org/s-informer/article/les-medias-sociaux-comme-environnement-d-apprentissage

FFOD Guide des formations multimodales - http://www.fffod.org/nos-activites/publications/article/guide-des-formations-multimodales

Ecole branchée Audrey Miller, Maryline Barrette-Dubé - Enseigner à distance en cas de force majeure - idées et ressources mise en ligne le 13 mars 2020, consulté le 14 mars 2020
https://ecolebranchee.com/enseigner-a-distance-force-majeure-idees-et-ressources/

cursus.edu - répertoire de vidéos éducatives
https://cursus.edu/ressources/17675/repertoire-des-videos-educatives

Sur la formation à distance
Denis Cristol 14 façons de concevoir une e-formation - mise à jour 28 octobre 2019 - consulté le 14 mars 2020
https://cursus.edu/articles/36814/14-facons-de-concevoir-une-eformation

PY Gomez, A Rousseau & I Vandangeon Derumez "Distance & proximité : esquisse d'une problématique pour les organisations" - - https://www.cairn.info/revue-francaise-de-gestion-2011-4-page-13.htm

Mots-clés: Plate-forme de formation à distance Foad Enseignement À Distance Modules E-Learning Urgence

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En raison du coronavirus, les institutions réfléchissent à des solutions pour permettre le bon fonctionnement des enseignements et des apprentisssages. Enseigner à distance s'impose comme une solution idéale, oui mais voilà, enseigner à distance est très différent d'enseigner en présence et on peut basculer d'un mode à l'autre du jour au lendemain.

Pédagoscope en parle avec le Professeur Amaury Daele, de la Haute Ecole Pédagogique de Lausanne

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Covid-19: une opportunité de se lancer dans l'enseignement à distance? | Ausha

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Pour impliquer les étudiants et les rendre acteurs de leur apprentissage, Sébastien Lebbe, CEO et co-fondateur de Wooclap partage comme il a construit son cours à distance lors de son intervention à la Solvay Business School à Bruxelles.

Que retenir de l'organisation du cours ?

Durée : 2h

Comment : A distance en live

Outils de visio : Zoom

Outil d'interaction : Wooclap

Nombre d'étudiants : 60

Thématiques : Neurosciences + Business model SaaS

Contenu : 15 questions pré-préparées Wooclap et intégrées dans un PowerPoint et 2 questions rapides

Questions des étudiants : posées via le Mur de Messages et réponses oralement pendant la présentation

Avant le cours

" J'ai commencé la présentation par une question "brise-glace" sous forme d'un nuage de mots. "Comment vous sentez-vous durant cette période de confinement ?" L'intérêt de ce type de question est de détendre l'atmosphère et promouvoir le partage dans le groupe pour ensuite introduire plus naturellement le cours.

Avant de commencer le cours, il me semble important de poser des questions de connaissances car l'apprentissage se base sur des acquis. Avant chaque partie, j'ai donc fait un sondage ou j'ai posé une question de type QCM ou un Trouver sur image afin de savoir si mon audience avait déjà certaines connaissances et entendu parler du concept que nous allions aborder. "

Pendant le cours

" Lors d'une partie, j'ai fait une question ouverte dans laquelle je leur ai demandé de citer les 3 méthodes d'apprentissage présentées pendant le cours. L'objectif était d'échanger à ce sujet afin de voir s'ils avaient bien compris les enjeux et de pratiquer en ce sens, la récupération en mémoire. Cette méthode promue par Steve Masson, professeur à l'Université du Québec à Montréal et directeur du laboratoire de recherche en neuroscience, a pour but d'activer son cerveau en essayant de se souvenir de l'information plutôt que d'écouter passivement.

J'ai ensuite lancé une question Trouvez un nombre pour lequel il y avait un raisonnement assez simple à faire mais important de comprendre pour la suite de la présentation. Il est important de capter l'attention au bon moment afin que les notions essentielles soient assimilées. "

A la fin des parties et du cours

" Avant de clôturer une partie et pour m'assurer qu'ils aient bien compris les concepts importants, je posais également des questions de contrôle de connaissance.

Après des parties plus complexes pour leur demander explicitement s'ils avaient compris, j'ai fait 2 sondages (Avez-vous compris ? "oui", "moyennement", "non"). Pour l'un des sondages, 30% avaient moyennement compris.

J'ai donc créé une question rapide du type question ouverte. Je leur ai demandé de me dire ce qu'ils n'avaient pas compris dans cette partie et ils m'ont répondu par écrit que c'était le point sur les cohortes. J'ai ainsi pu revenir quelques slides en arrière pour leur donner des explications complémentaires et essayer de clarifier ces concepts. "

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Comment construire son cours à distance de A à Z avec Wooclap

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