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Redacción de documentos administrativos

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- Velarde Mamani, Dayra Brizeth.
- Tellez Garay, Nayareth Arlette.
- Achocalla Ccalla, Maryhori Daniela.
- Catacora Arias, Lisbeth Soledad.
- Marca Aro, Jorge Luis.
- Condori Rodriguez, Mirella Fernanda.

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Sumario
*¿Qué es la redacción ?
*Concepto de Redacción Administrativa
*El fondo y la forma
*Principios de la redacción Administrativa
*Composición de los párrafos
*Estilos de documentación administrativa
*Partes de un documento administrativo
*Conclusiones

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- Comprender la estructura de un documento administrativo.
- Fomentar el intercambio de conocimiento a través de documentos.
- Exponer sobre la documentación administrativa.
- Mejorar la calidad de la redacción teniendo en cuenta el orden y ortografía.

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Como redacción se denomina la acción y efecto de redactar. Como tal, es el acto en el cual se pone por escrito un conjunto de ideas ordenadas lógica y coherentemente dentro de un texto.

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La redacción administrativa es un medio de Información muy importante en la sociedad; el uso apropiado e indispensable para una comunicación escrita de carácter formal en el ámbito público, comercial y empresarial.

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Para que sea efectiva y funcional la comunicación escrita se deben atender los aspectos de fondo y forma.
El Fondo:
Es la parte central de la comunicación con la cual se desplaza el mensaje por transmitir. Con palabras y signos  expresamos el contenido de la documentacion y tonos que manifestemos en la comunicación verbal presente. En este aspecto es realmente importante dar a entender, la intención del autor.

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La Forma:
Podemos definirla como la manera adecuada de ordenar lo que se quiere decir, como:
- Titulo : Es un nombre que serviría para identificar y diferenciar un texto o documento.
- Introducción: Es el inicio de un texto que tiene la función de familiarizar al lector con el tema, darle un contexto y relatarle lo que será expuesto a lo largo de determinado escrito.
- Desarrollo: En esta parte se amplía la información que fue mencionada en la introducción, es la parte más larga de un texto.
-Conclusión: Consiste en sintetizar brevemente los puntos más relevantes, aportando los conocimientos explorados a lo largo del texto, pero teniendo el cuidado de no repetir exactamente lo que ya has escrito.

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Claridad y Orden:

El texto debe estar redactado de manera tal, que resuelva fácilmente, entendible en su integridad, sin causar esfuerzo ni duda al lector. En este sentido debemos cuidar que ningún párrafo resulte oscuro o ambiguo.

Lenguaje Sencillo

Sin extranjerismos

Debido planteamiento

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Brevedad y Precisión:
Emplear solo la cantidad de palabras necesarias y suficientes para expresar el mensaje que queremos transmitir. El contenido debe estar referido a un asunto específico, con una visión de síntesis, para lo cual usaremos términos exactos y adecuados.
Evitar incurrir en la monotonía y la redundancia.

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Es la expresión de respeto, afecto y cordialidad. Por eso un documento administrativo debe translucir todo ello.
Por muy desagradable que resulte una situación (cobro judicial, reclamo, llamada de atención, queja, etc.), escribiremos nuestra comunicación con sutileza mucho tino y procurando crear confianza, comprensión y colaboración en nuestro destinatario.

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El texto debe ser redactado de manera agradable y estética. Es importante seguir las siguientes pautas:
° Los elementos estructurales deben estar centrados y dejando un espacio determinado.
° El redactor elegirá el estilo de bloque o el "indentado" con sangría o sin ella.
° Cuando el texto es breve se utilizará doble interlineado; y cuando es extenso, uno.
° El espacio superior de la hoja debe ser mayor que el inferior; así como el izquierdo mayor que el derecho.

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Pulcritud:
Un documento debe entregarse libre de borrones. La limpieza debe ser nuestro hábito.
Antes de empezar a redactar, debemos considerar la calidad de papel y tipo de letra .Debido al avance tecnológico, la corrección del trabajo se facilita para así poder  imprimir el documento.

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Al redactar evitemos cometer errores de tildación, de grafemas (letras), de puntuación y redacción.

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Eficacia:
Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor tiempo y lograr sus objetivos.

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Las motivaciones no son imaginarias, responden a una situación concreta y real. La elaboración de cualquier documento surge fundamentalmente como consecuencia de la necesidad de comunicar un mensaje.

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Bosquejo:
Es indispensable que antes de pasar en limpio debemos redactar un borrador. Tener en cuenta:
1r°. Establecer qué mensaje vamos a trasmitir y por qué lo hacemos: finalidad.

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2d°. Recolectar y ordenar todos los datos necesarios, de acuerdo a la naturaleza del asunto.
3r°. Redactar el primer borrador ordenando nuestras ideas.

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El borrador que redactamos en un primer momento debe someterse a una necesaria autocrítica ; para tal fin, tenemos que revisar cuidadosamente el documento, tratando de identificar los errores.

Verificaremos si nuestro mensaje es:
- Claro y ordenado.
- Breve y preciso.
- Íntegro y completo.
- Respetuoso y cordial.

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Cumpliendo lo anterior lograremos un documento óptimo, listo para su firma y remisión.

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Composición de los Párrafos:

Desde el punto de vista formal, los párrafos difieren según el tipo de sangría que lleven. La sangría es el espacio en blanco con que una línea empieza más adentro que las del resto de la página.

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BLOQUE : La estructura del documento se ubica en los lugares establecidos lo que varía es el texto, pues se redacta sin sangría.

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BLOQUE : La estructura del documento se ubica en los lugares establecidos lo que varía es el texto, pues se redacta sin sangría.

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Semi Bloque:
El estilo semi bloque es el estilo más elegante y uno de los más usados en el comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios. Si la carta lleva una línea de atención y de referencia, estás van con sangría igual a los párrafos.

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BLOQUE EXTREMO: La estructura del documento se ubica al margen del lado izquierdo incluyendo las partes del término, sólo el año del calendario se ubica en el centro.

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BLOQUE EXTREMO: La estructura del documento se ubica al margen del lado izquierdo incluyendo las partes del término, sólo el año del calendario se ubica en el centro.

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Cuerpo de documento y partes

1. Formula de Apertura:
Encabeza la redacción del texto  unos ejemplos serían:

"Tengo el honor de dirigirme a Ud..., para..."

"Es grato dirigirme a Usted..."

2. Exposición del texto:
Debe ser breve y redundante, y exacto en lo que quieran expresar.

3. Párrafo cierre:
Se utiliza cuando ya va finalizando el documento. Como por ejemplo:

"Es propicia la oportunidad para testimoniar a Ud., mi especial consideración y estima personal"

"Es para mí, muy gratificante a verme dirigido a usted por este documento emitido, espero su pronta respuesta"

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Partes de encabezamiento

1. Membrete:
Identifica a las instituciones públicas y privadas y contiene datos de la persona o corporación en la esquina de hoja

Nombre

Dirección

Logo

2. Año calendario:
Aprobada por el decreto supremo. Se utiliza en tipos de documentos judiciales, administrativos y registral.

3. Código:
Utilizado en memorandos, informes y oficios. El código individualiza la dependencia del documento. Consta de:

Nombre del documento

Abreviatura de la palabra Número(N°) tres dígitos exactamente.

Cifra del año en barras

siglas del remitente y de la institución

4. Lugar y fecha o Data:
Se escribe la localidad, luego la  fecha, mes y año.

5. Destinatario:
A quien va dirigido, primero se coloca los nombre y apellidos en mayúsculas y en segunda instancia, se coloca el cargo de la persona.

6. Asunto:
Síntesis del contenido.

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Partes de término:

1. Antefirma:
Es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documento administrativo.

2. Firma:
Comprende el nombre, el apellido y la rúbrica de la persona que se responsabiliza del documento.

3. Posfirma:
Identifica al responsable de la comunicación. Puede estar compuesta por la profesión o grado académico, su nombre y apellidos y el cargo que desempeña.

4. Sello:
Legaliza el documento que se envía.

5. Anexo:
Son el conjunto de fotografías adicionan al documento administrativo.

6. Con copia(cc)
Designa la copia del documento en distintas instancias y que dependencias se archiva.
cc. Archivo
cc. Secretaría
cc. Dirección

7. Distribución:
Señala la dependencia a las que llegará el documento.

8. Pie de páginas:
Identifica al responsable de elaboración del documento.

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Mediante estos textos se gestionan las relaciones de las Administraciones públicas con los ciudadanos o entre ciudadanos y entidades de diversos tipos. En ellos, se usan las oraciones impersonales, tienen una estructura fija y se emplea el canal escrito.

Los documentos administrativos que se  generan  en el uso de distintas funciones  , son en efecto, la comunicación principal en el contexto en que se sitúan , por ello debemos demostrar profesionalidad en el manejo de la información .

Al ser un texto que posee funciones principales de constatación y comunicación, debe ser formal y claro. En este sentido, se debería evitar generar dudas o incomprensión.

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"No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy"

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"No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy"

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"La mente que se abre a una nueva idea , jamás volvera a su tamaño original".(Albert Einstein)