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• Criar um Protocolo: Definir um responsável pelo recebimento das correspondências.

• Registrar Correspondências: Anotar as datas, remetentes e destinatários das encomendas.

• Organizar a Distribuição: Criar pastas identificadas com nome e notificar os destinatários.

• Definir Prazos: Estabelecer um tempo limite para retirada e critérios para devoluções de encomendas.

• Garantir a Privacidade: Exigir protocolo para documentos sigilosos e armazena-los em pastas em local reservado.

• Comunicação: Informar e orientar os colaboradores das novas diretrizes da recepção.

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﻿﻿• Definição de Roteiro: Criar um padrão de atendimento e perguntas essenciais para melhor entendimento do cliente.

• Estabelecer um Fluxo: Categorizar chamadas e facilitar transferências.

• Registrar Chamadas: Anotar nome do cliente, telefone para possível retorno do contato e motivo da ligação.

﻿﻿﻿• Padronizar Mensagens e Retornos: Usar e-mail e mensagens para troca de informações e definir prazos de resposta.

﻿﻿﻿• Treinar a Equipe: Ensinar comunicação clara e a prática de atendimentos.

﻿﻿﻿• Monitorar e Ajustar: Avaliar o processo e melhorar conforme necessário.

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•Utilizar Modelo Padrão: Criar um formulário com nome do remetente do comunicado, o destinatário, a data e o motivo.

﻿﻿﻿•Definir um Método de Registro: Utilizar bloco de notas, agenda de registros ou sistema digital.

﻿﻿﻿•Estabelecer um Processo de Entrega: Encaminhar recados por e-mail ou mensagem dentro de um prazo definido para melhor organização.

•Treinar a Equipe: Ensinar o preenchimento correto de informações e ressaltar a importância da clareza na mensagem.

•Monitorar e Ajustar: Revisar registros periodicamente e corrigir possíveis falhas no processo.

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• Criar um Sistema: Usar agenda física, digital ou software específico.

• ﻿﻿﻿Padronizar Informações: Nome do solicitante, data, horário, participantes, local e recursos necessários.

• ﻿﻿﻿Definir Regras: Estabelecer prazos para reservas, cancelamentos e critérios de prioridade.

• Enviar Confirmações: Confirmar agendamentos e enviar lembretes antecipados.

• Treinar a Equipe: Ensinar o uso do sistema e reforçar a comunicação eficiente.

• ﻿﻿﻿Monitorar e Ajustar: Revisar o processo periodicamente para melhorias.