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Son distintas formas de poner en coordinación sistemática, los diversos elementos humanos
y materiales de un organismo.

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Son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir una organización.

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Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes elementos:

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Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes elementos:

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a) Los principios generales.
b) Los sistemas de organización.
c) Los instrumentos metodológicos.

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Es la segunda fase del proceso administrativo, con la ayuda de esta se establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento.

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Los principales son los sistemas lineales, los sistemas funcionales y
los sistemas mixtos.

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Según Melinkoff se han establecido
quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institución, estos son:

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1. Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana).

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1. Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana).

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Las funciones generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la máxima autoridad hasta el último funcionario.

Ventajas del sistema lineal:
a) La organización resulta sencilla de comprender.
b) Genera rapidez en la ejecución de las ordenes.
c) Es de gran utilidad en las empresas pequeñas.
d) Hay clara definición de la autoridad responsabilidad
e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando.

Desventajas del sistema lineal:
a) No hace uso de las ventajas de la especialización.
b) Los jefes deben tener conocimientos diversos
c) La perdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la empresa.
d) Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones.
e) Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.

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La organización debe establecer los
fines permanentes hacia los cuales se encamina la organización, esto permitirá estructurar en forma adecuada a la empresa o institución.

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2. Sistema de organización funcional o Tayloriano.

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2. Sistema de organización funcional o Tayloriano.

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Se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un organismo, se  clasifica las funciones de acuerdo a las características y agrupa en unidades especializadas, las funciones similares o
parecidas.

Ventajas del sistema funcional:
a) Aprovecha las ventajas de la especialización.
b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo.
c) Se facilita el control directo.
d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios, unidades o dependencia que
forman los organismos.

Desventajas del sistema lineal:
a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta actividad.
b) La supervisión es múltiple.
c) Se descarta el principio de unidad de mando.
d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos.

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3. Sistema de organización lineal con staff, asesoría o plana mayor.

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3. Sistema de organización lineal con staff, asesoría o plana mayor.

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Sistema de organización lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff.

Ventajas del sistema de línea y de staff:
a) Se aprovechan las ventajas de la especialización
b) Se mantiene la unidad de mando.
c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoria.

Desventaja del sistema de línea y staff:
a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoria.
b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener autoridad.
c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la dependencia
asesora o funcionarios asesores.
d) La asesoria no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea.

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2. Principios de los canales de Supervisión bien definida:

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2. Principios de los canales de Supervisión bien definida:

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Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.

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Se debe establecer el número
de personas que deben depender de otra directamente.

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4. Principio del equilibrio dirección-control

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4. Principio del equilibrio dirección-control

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A medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de la organización.

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La delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de
una tarea bien definida.

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6. Principio de fijación de responsabilidades

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6. Principio de fijación de responsabilidades

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La responsabilidad
por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada.

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7. Principio de la selección y adiestramiento del personal

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7. Principio de la selección y adiestramiento del personal

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el personal debe ser seleccionado debidamente.

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los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios.

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Todos los actos o hechos que se
sucedan, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones con otras hechos
o cosas semejantes.

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Deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo.

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Debe haber responsabilidad,
colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes.

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El subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.

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13.Principio de jerarquía o de escala jerárquica:

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13.Principio de jerarquía o de escala jerárquica:

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Debe existir una cadena de
relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el último subordinado.

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A medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc.

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Hay centralización
cuando la adopción de decisiones están centradas en la dirección
superior de la institución y hay descentralización cuando, por delegación de autoridad, se distribuyen en instancias de dirección intermedias.

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La autoridad superior que detenta el poder de decisión,
descansa en un consejo, comité o comisión.
Ventajas:
a) Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes.
b) Se reciben aportes valiosos.

Desventajas:
a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho tiempo en
reuniones.
b)Dificultan la toma de decisiones.
c)Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la repartición de la autoridad.

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Es el nivel responsable de la planificación, organización,
dirección y control activo de la organización como un todo.

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Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoria:

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Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoria:

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Las funciones son más especializadas.

Funciones
1. Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel.
2. Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel
3. Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control para el mejor cumplimiento
de los planes de trabajo.
4. Dar asesoria técnica a todos los organismos bajo su control y desarrollar cuadros directivos
a través del adiestramiento de persona.
5. Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo

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3. Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor:

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3. Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor:

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Este nivel tiene la responsabilidad directa de la ejecución de las actividades y tareas.

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Muestra como están
relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o empresa.

Tipos de organigramas
1. organigramas verticales de tipo clásico
2. Organigramas horizontales de izquierda a derecha.
3. Organigrama mixto.
4. Organigramas circulares o concéntricos.
5. Organigramas escalares.

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Incluyen en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas
deben ser realizadas.
Importancia y necesidad de los manuales administrativos.

Sirve de guía para la ejecución del trabajo.

Facilita el adiestramiento, la supervisión y el mejor desempeño de los ejecutivos.

Clasificación de los manuales administrativos.
1) Manuales de organización.
2) Manuales de políticas.
3) Manuales de sistemas y procedimientos.

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Recomendaciones al momento de emplear los manuales.

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Recomendaciones al momento de emplear los manuales.

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1. Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del manual, se inicia el
control de su aplicación.
2. Mantener vigente el manual y evitar su abandono por obsolescencia, se deberá
llevar a cabo un plan estricto de seguimiento.
3. Establecer programas regulares de auditoria para determinar si las prácticas actuales coinciden con los procedimientos escritos.

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¿Qué busca establecer una buena organización?

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¿Qué busca establecer una buena organización?

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Establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración.

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La necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento.

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Pasos esenciales en el proceso de organizar

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Pasos esenciales en el proceso de organizar

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1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.
2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades
o funciones a realizar por la institución.
3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes.
4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con
las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.
6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a
realizar por las personas que ocupen los cargos.
7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de las
actividades.
8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización.