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Cod. de horario:
1883

Profesora:
Fulvia Sánchez

Asignatura:
Diseño de estructuras organizacionales empresarial

Elaborado por:
Joelin Suárez EC-0157-0157
Yaritza Valdés 4-767-1144
Beatriz Valero 8-440-724
Yanise Zambrano 8-979-2141

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Son documentos que contienen información e instrucciones de la empresa u organización, las cuales son  presentadas de forma concisa; incluyendo antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, entre otras. Destacando que esta información presentada en los documentos tiene que ser seguida por los trabajadores, para que de esta forma puedan desempeñar mejor sus actividades y por consiguiente alcanzar los objetivos de la empresa en cuestión.
Los manuales administrativos son considerados herramientas fundamentales, ya que permiten obtener una mejor organización de los métodos para estandarizar procedimientos, mejorar la comunicación entre los sectores organizacionales y obtener una mejor coordinación entre los trabajadores de la misma.

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Objetivos de los manuales administrativos

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Objetivos de los manuales administrativos

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Presentar una visión en conjunto de la organización.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer de forma clara el nivel de autoridad y responsabilidad de los diferentes niveles jerárquicos.

Ayudar a que todas las labores del personal sean desarrolladas adecuadamente

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en las distintas actividades de los trabajadores.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones..

Permitir una mejor comunicación y relación con los proveedores, prestadores de servicios, usuarios y clientes de la organización.

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Importancia de los manuales administrativos

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Importancia de los manuales administrativos

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La importancia de los manuales administrativos gira entorno a que estos permiten orientar el como realizar las diferentes labores y actividades de la empresa al contener toda la información de esta, adjuntándole una mayor organización y coordinación al desarrollo de las responsabilidades de cualquier departamento  o sector al que se refiera en concreto.
Al estos presentar la información de forma tan sencilla y clara permite que cualquier trabajador de la organización los lea entienda perfectamente todo lo que estos incluyen, los manuales administrativos son importantes especialmente para los nuevos empleados, ya que les permite conocer y comprender mejor a la empresa y como desempeñar sus actividades evitando cualquier tipo de error que pueda ocurrir al desempeñar sus tareas asignadas.
Destacando la importancia de su constante actualización para que su información e instrucciones no lleguen a ser obsoletas, por lo cual estos deben cambiar a medida que la empresa evoluciona con el transcurso del tiempo.

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Clasificación de los manuales administrativos

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Clasificación de los manuales administrativos

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I. Clasificación por su naturaleza o área de aplicación

Microadministrativo
Son aquellas que representan una estructura organizativa y funcional de una sola empresa o institución.

Macroadministrativo
Es cuando un negocio o corporativo cuenta con varias empresas y contienen documentos con información de más de una organización.

Mesoadministrativo
Representa varias compañías o entidades que se dedica a una misma actividad o sector específico.

II. Clasificación por su ámbito

Manuales generales
Contienen información de la totalidad de la organización.

Manuales específicos
Consignan información especifica de un área determinada.

III. Clasificación por su contenido

Manual de organización
Su propósito específico es dar forma detallada de la estructura organizacional a través de la descripción de funciones objetivos y responsabilidades que componen la empresa.

Manual de políticas
Es una forma detallada de los procedimientos a seguir en la toma de decisiones, establecen códigos de conductas para empleados y empleadores.

Manual de procedimientos y normas
Son los procedimientos administrativos principales a través de las actividades operativas de la empresa.

Manual de especialistas
Son normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a un determinado tipo de actividad.

Manual de empleados
Comprende elementos como la historia de la empresa, su misión, su visión y valores, políticas de calidad, establece procesos disciplinarios entre otros.

Manual de propósitos múltiples
Texto ordenado que contiene marco normativo y jurídico institucional, politicos y procedimientos, historia y organización.

IV. Clasificación por su función específica
Son medios de comunicación y coordinación que facilitan el cumplimiento, políticas, pautas e instrucciones sobre el reclutamiento y selección del personal.

Manual de producción

Manual de compras

Manual de ventas

Manual de finanzas

Manual de contabilidad

Manual de crédito y cobro

Manual de personal

Manual técnico

Manual administrativo o instructivo

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Desarrolla una estructura organizativa para que los miembros tengan la posibilidad de llevar a cabo objetivos comunes, su trabajo y funciones.
Generar las estrategias necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas fijados.

Modalidades de Coordinación existen 2 maneras:

Por Organización
Basada en la autoridad.

Por Dominio de idea
Mediante la unificación de propósitos.

Las Etapas de Coordinación, se dividen en 4 etapas:

Definir la tarea a ejecutar

Nombrar un director que dirija el proyecto

Determinar la naturaleza y el número de tareas

Establecer un sistema de unidad y control

Principios de la Coordinación

El principio del contacto directo

El principio de la coordinación en  las labores de políticas y planificación

Principio de la reciprocidad

Principio de Coordinación como proceso interrumpido

Interdependencia

Interdependencia del flujo de trabajo

Interdependencia de proceso

Interdependencia de escala

Interdependencia Sociales

Mecanismos

Adaptación mutua

Supervisión directa

Normalización de procesos de trabajo

Normalización de resultados

Normalización de habilidades o adoctrinamiento en valores

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Procedimiento general para elaborar manuales administrativos

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Procedimiento general para elaborar manuales administrativos

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Existen diferentes formas de redactar un manual de procedimientos administrativos. Se recomienda que contenga los siguientes aspectos:

1.    Marco Introductorio

Debe contener la identificación, el índice la introducción, los objetivos, el alcance del procedimiento que  contiene la explicación de las áreas y en qué circunstancias se harán, la políticas y normas de operación y las instrucciones para el uso del manual.  En la  sección explica como se debe usar el manual y debe incluir  los siguientes puntos:

Estructura

Codificación

Actualización

2.    Cuerpo Principal

·         Normas de trámite.

Los pasos en los procedimientos administrativo, tareas y decisiones involucradas  debe incluir:

Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado, el sector o persona, la información requerida, los medios  en que se va utilizar, las decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible aplicación y cursos de acción a tomar según el resultado del control, los archivos utilizados, los método de clasificación de la información contenida, los método de búsqueda, el período de archivo de la información y mantenimiento actualizado.

Cursogramas.

Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en la administración.

Formularios

Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el manual debe incluir modelos de llenado. Además, incluir y describir a los responsables de la emisión de cada formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribución prevista para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar.

Anexos varios.

Puede contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación.

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Para elaborar un manual debemos desarrollar las siguientes fases:

Plan de trabajo: el encargado comunicara las herramientas a usar, el tipo de información, cronograma de actividades.

Recopilación de la información: la búsqueda de la información se haría por investigación documental o monumental.

Análisis de la información: se dividirá y organizará el orden de la información obtenida.

Elaboración del manual: se establece el diseño, la inclusión de diagramas del mismo como un borrador con la información obtenida.

Aprobación del manual: se presenta a los encargados delas unidades administrativas para que validen la información si es adecuada.

Autorización del manual: se autoriza el manual por la autoridad correspondiente para comenzar con su reproducción.

Distribución y control: se distribuye a las unidades correspondientes para que lo conozcan y lo pongan en práctica.

Revisión y actualización: los manuales se deben revisar periódicamente para apegarse a los cambios que se produzcan en la organización

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Para mayor información, aquí dejamos un video sobre los manuales administrativos

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https://youtu.be/MhkjCpK6288

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Organización y Coordinación como función en el proceso administrativo

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(Top 6) Tipos y Clasificación de los manuales administrativos

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A. (2015, 17 marzo). Los manuales administrativos - Administración de empresas. Recuperado 24 de septiembre de 2021, de https://www.aulafacil.com/cursos/administracion/de-empresas/los-manuales-administrativos-l19672

Añez, J. (2020, 29 septiembre). ▷ ¿Qué son los manuales administrativos? | 2021. Recuperado 24 de septiembre de 2021, de https://www.webyempresas.com/manuales-administrativos/

Manuales Administrativos. (2016, 24 noviembre). Recuperado 24 de septiembre de 2021, de https://administrativas.wordpress.com/2011/12/06/manuales-administrativos/

Monterroso, H. E. H. (2020, 8 diciembre). Manuales administrativos. Recuperado 24 de septiembre de 2021, de https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/