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Atendiendo a que los bienes a adquirir son:  Mobiliario de Oficina constante de 25 sillas ergonómicas con brazos, 25 escritorios en L, 10 gavetas superiores y 3 archivadores cuatro gavetas, por un valor de $50.000.000, el mecanismo de selección es el de mínima cuantía que consiste en un procedimiento sencillo y rápido para escoger al contratista

en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor
cuantía de la Entidad Estatal en la que se realiza el proceso (para su determinación es necesario acudir a lo contemplado por el artículo 2º numeral 2º literal b de la Ley 1150 de 2007). Esta modalidad de selección tiene menos formalidades que las demás y cuenta con una serie de características especiales.

En cuanto a su regulación, se encuentra contenida en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, sin que puedan agregarse requisitos, procedimientos o formalidades adicionales.

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El proceso de administración y gestión de los recursos físicos, exige un cuidado especial en las entidades públicas, pues su manejo adecuado garantiza la correcta gestión de la actividad para la cual se crea la entidad, mientras que su precario manejo, implica no solo la pérdida de valor de la entidad, sino a su vez, la comisión de conductas delictuales y la imposición de una carga financiera insostenible e impositiva sobre el erario, fomentando el gasto público negativo, de ahí que sea necesario estructurar un proceso cuidadoso, integral, transversal y bien articulado entre las dependencias, con especial atención de las funciones que se estipulan para el área de almacén y la supervisión cuidadosa que sobre esta se ejerce.

De esa manera, atendiendo a la necesidad de configurar un proceso cuidadoso, en las entidades se suelen desarrollar manuales exclusivamente dedicados al manejo de los recursos físicos dentro de éstas, de ahí, que acudiendo a tal perspectiva, se torne en imperioso articular un bosquejo genérico y somero del proceso a considerar desde el momento del ingreso de un bien, hasta la salida o baja de este, que permita concebir de forma organizada, precisa, coherente y entendible, el proceso que para ello se sigue, que tendrá efectos sobre el manejo que en la entidad se realice y la forma de destinar los recursos para la adecuada prestación de los servicios a su cargo.

De ahí que esta infografía se centre en exponer de forma práctica las nociones dentro del esquema procedimental que para tal se sigue, partiendo de unos bienes puntuales que ingresarán al almacen y que determinarán desde el tipo de proceso contractual aplicable al caso, hasta la forma de almacenaje y pérdida de valor por uso de éstos, aportando una visión consensuada y bien intencionada en torno a la necesidad de fomentar el entendimiento de los procesos cotidianos dentro de las entidades públicas colombianas.

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Colombia Compra Eficiente. (s/f). Manuela de la modalidad de selección de mínima cuantía. Tomado de: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_minima_cuantia.pdf

Ley 1474 de 2011. Diario Oficial de la República de Colombia No. 48.128 del 12 de julio de 2012. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Tomado de: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1474_2011.html

Ley 1150 de 2007. Diario oficial de la República de Colombia No. 46.691 del 16 de julio de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Tomado de: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1150_2007.html

Ley 80 de 1993. Diario oficial de la República de Colombia No. 41.094 del 18 de octubre de 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Tomado de: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html

NTCGP 1000. (2009). Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Resolución 620 de 2015. Catálogo General de Cuentas para entidades de Gobierno. Tomado de: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/ce22098d-01ae-4a6e-87ab-e59575fd4a45/CGC+Versi%C3%B3n+2015.01+%28Nov+27-2015%29.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=ce22098d-01ae-4a6e-87ab-e59575fd4a45

Fuquen, A. (2008). Procedimientos para el manejo del almacén e inventarios de la unidad nacional de tierras rurales. Escuela Superior de Administración Pública. Tomado de: http://cdim.esap.edu.co/bancomedios/documentos%20pdf/procedimientos%20para%20el%20manejo%20del%20almac%C3%A9n%20e%20inventarios%20de%20la%20unat.pdf

Urrea, O. (2011). Administración de recursos físicos. Escuela Superior de Administración Pública. Tomado de: http://campusvirtual.esap.edu.co/pregrado/pluginfile.php/40054/mod_resource/content/1/DOCUMENTO%20PDF.-MODULO%20RECURSOS%20FISICOS%20OMAR%20URREA%201%20%281%29.pdf

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El proceso de administración y gestión de los recursos físicos, exige un cuidado especial en las entidades públicas, pues su manejo adecuado garantiza la correcta gestión de la actividad para la cual se crea la entidad, mientras que su precario manejo, implica no solo la pérdida de valor de la entidad, sino a su vez, la comisión de conductas delictuales y la imposición de una carga financiera insostenible e impositiva sobre el erario, fomentando el gasto público negativo, de ahí que sea necesario estructurar un proceso cuidadoso, integral, transversal y bien articulado entre las dependencias, con especial atención de las funciones que se estipulan para el área de almacén y la supervisión cuidadosa que sobre esta se ejerce.

De esa manera, atendiendo a la necesidad de configurar un proceso cuidadoso, en las entidades se suelen desarrollar manuales exclusivamente dedicados al manejo de los recursos físicos dentro de éstas, de ahí, que acudiendo a tal perspectiva, se torne en imperioso articular un bosquejo genérico y somero del proceso a considerar desde el momento del ingreso de un bien, hasta la salida o baja de este, que permita concebir de forma organizada, precisa, coherente y entendible, el proceso que para ello se sigue, que tendrá efectos sobre el manejo que en la entidad se realice y la forma de destinar los recursos para la adecuada prestación de los servicios a su cargo.

De ahí que esta infografía se centre en exponer de forma práctica las nociones dentro del esquema procedimental que para tal se sigue, partiendo de unos bienes puntuales que ingresarán al almacen y que determinarán desde el tipo de proceso contractual aplicable al caso, hasta la forma de almacenaje y pérdida de valor por uso de éstos, aportando una visión consensuada y bien intencionada en torno a la necesidad de fomentar el entendimiento de los procesos cotidianos dentro de las entidades públicas colombianas.

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Para el manejo de los bienes, es necesario contar con un área de almacenamiento adecuado al momento de su llegada, para tal, debe contarse con un lugar de almacenaje que cumpla con las siguientes condiciones.
- Construcciones a prueba de incendio, con piso en concreto o baldosín.
- Ventilación suficiente para librarse de polvo y vapores.
- Espacios y distribución adecuada para la colocación de los equipos contra incendio.
- Instalaciones toma corriente, enchufes e iluminación apropiadas que permitan la manipulación de los equipos.
- Equipo de operaciones de conservación y manipulación, de acuerdo con los bienes manejados.
- Que brinde protección contra efectos deteriorantes del ambiente.
- Que cuente con los estantes apropiados.
- Reducción de pérdida de espacio.
- Clasificación de los bienes según su tipo y con su placa de identificación o tarjeta.

Al tratarse de objetos voluminosos, los escritorios y los muebles adquiridos pueden ubicarse sin estantes extras, tan solo con estibas que los separen del suelo.
Lo que concierne a las cajas en que vienen las sillas y los muebles adicionales, deben ubicarse en estantes que estén a un mínimo de un metro de alguna pared y entre ellos.
Para los bienes devolutivos en servicio, su almacenaje y cuidado corresponderá a quien lo posea, que será denominado cuentadante responsable.

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Entendiendo que la baja puede darse por (i) bienes inservibles y obsoletos, que por su desgaste, desuso o rotura deben retirarse de la entidad, (ii) por exoneración de responsabilidad fiscal y (iii) por hurto o pérdida en poder del cuentadante.

Así, contemplados los eventos, se tiene que para el caso particular la baja de los elementos adquiridos se dará por la obsolescencia de los productos adquiridos, para tal se tomará como si su pérdida de valor de uso se da a los cinco años.

Para darlos de baja, deberá tenerse en consideración lo siguiente:
- Corresponde a los ordenadores del gasto o por delegación, autorizar por medio de acto administrativo su baja.
- La dependencia que lo tiene a cargo, solicitará al jefe de almacén o similar, una inspección para verificar el estado de estos.
- Con base en el concepto técnico, el comité de bajas evaluará y recomendará dar de baja el elemento, mediante acta.
- El ordenador del gasto, elaborará el acto administrativo respectivo para dar de baja los escritorios, sillas y cajones.
- El almacenista, procederá a elaborar la salida del almacén.
- Como no sirven para su uso, al encontrarse dañados, los elementos aquí adquiridos, serán destruidos, en presencia del jefe de almacén, dejando acta de ello.

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Al ser bienes devolutivos, no son consumidos en un único uso, por lo que existe una pérdida de valor concatenado con el paso del tiempo y su utilización, así, para su calculo se tiene en cuenta el costo, la inflación y la vida útil del bien.
Así, su calculo se estimará así:

DEPRECIACIÓN: COSTO BIEN / VIDA ÚTIL

COSTO: $50.000.000
INFLACIÓN: 4%
VIDA ÚTIL: 5 años

50.000.000 / 5 = 10.000.000 = DEPRECIACIÓN AÑO 1.

De esa manera, la depreciación anual se hará de actualizar con la inflación el valor de los bienes divido entre la vida útil.

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De conformidad con lo contenido en el Plan General de Contabilidad Pública, Resolución 620 de 2015,  los bienes adquiridos hacen parte del activo de la entidad, correspondiendo a la clase Muebles, enseres y equipo de oficina, catalogado con el código 1665, y al grupo 166501 Muebles y enseres. Por lo que contablemente al interior de la entidad, deberá hacer el correspondiente ingreso contable bajo tal directriz, informando al grupo de contabilidad respectivo.

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SALIDA DE BIENES POR ENTREGA AL FUNCIONARIO

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SALIDA DE BIENES POR ENTREGA AL FUNCIONARIO

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Consiste en el proceso contenido en documento legal que determina la salida física y real del bien en almacén, cesando de esta manera su responsabilidad por custodia y cuidado, quedando en poder y bajo responsabilidad del funcionario destinatario.
Para ello, debe existir una solicitud de parte del funcionario que requiera los elementos, enviada al almacenista quien expedirá la orden de suministro,  haciendo firmar acta de entrega al funcionario, a quien se le asignará a su inventario los bienes entregados.

Se elabora para la entrega de bienes, teniendo en cuenta que la calidad de los bienes que se van a entregar son de tipo devolutivo, un acta con la siguiente información:
- Fecha de emisión
- Numeración preimpresa o generada por el aplicativo consecutiva y ascendente.
-  Nombre del responsable, cédula de ciudadanía, dependencia, tipo de transacción, y observaciones.
- Categoría, elemento, referencia interna, nombre del bien, unidad, cantidad, valor unitario y valor total.
- Firma del almacenista o quien haga sus veces y firma de quien recibe a cargo del cual van a quedar los bienes a entregar.

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11. El almacenista deja copia del acta de entrega y recibo de los bienes, suscrita por contratista y el almacenista, comprobante de ingreso de los bienes, para el trámite de entrega respectivo y proceder al archivo de la documentación.

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5. Si no son recibidos en el almacén, procede a verificar en lugar de entrega.

6. Disposición en bodega de almacén para productos no conformes (NTGP 1000 Numeral 8.3).

7. Si los bienes pertenecen a agrupaciones diferentes, deberá clasificarlos de consumo, de los devolutivos, asignar el código de inventario y si es devolutivo, fijarle placa de inventario.

8.  Se realiza registro contable en el Kárdex para cada bien.

9. Deberá realizarse un reporte mensual al Grupo de recursos físicos con el fin de incluirlos en las pólizas de seguro.

10. El responsable de bodega ubica los elementos de acuerdo al sistema de almacenamiento.

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1. Una vez llegan los elementos, deberá el almacenista verificar cantidad, clase, marca, referencia, estado, características, valor, soportados con la copia del contrato, acta de iniciación o factura comercial. Asegurándose que se cumple con lo requerido. (NTGP 1000. Numeral 7.4.3.).

2. Estando de conformidad, junto con Vbo del supervisor, los recibe, firma acta de entrega y recibo de los bienes.

3. Elaboración de documento de ingreso al almacén, con su clasificación, pasando a formar parte del activo de la entidad.

4. Expedición de comprobante de ingreso para legalizar entrada.

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Como fue descrito en el punto uno, el proceso de adquisición en atención al tipo de bien y el valor, fue realizado mediante el proceso de mínima cuantía, ahora bien, para el ingreso al almacén por compra o adquisición, se tiene que ello es un proceso mercantil para obtener bienes, debiéndose realizar el proceso por parte del área de almacén de la entidad, de dicho proceso se exceptúan los bienes que poseen una destinación específica, pese a que el área de almacén debe hacer la entrada una vez vistos los bienes en el lugar de destino, junto con acta de entrega y recibo.

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Se clasifican en bienes de uso individual, pues se emplean por una persona para el desarrollo de sus actividades.

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Así, de conformidad con los bienes adquiridos, se tiene que estos pueden clasificarse según su naturaleza dentro de los Tangibles, muebles de tipo devolutivo, al tratarse de equipos de oficina, que se clasifican con el código No. 2 del índice universal de inventarios, por su parte, según es catalogado por la Resolución 620 de 2015 (Catálogo General de Cuentas para entidades del gobierno), nacen en el código 1635 al encontrarse inicialmente en bodega, a pasar a ubicarse en el código 1665 tras su entrega al personal. Se clasifican así, toda vez que no se acaban con el primer uso, pese a que con el paso de tiempo pueden desgastarse, además por tratarse de elementos que sirven al cometido de la entidad, por lo que con ello, también se entienden como bienes de uso permanente sin contraprestación.

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Atendiendo a que los bienes a adquirir son:  Mobiliario de Oficina constante de 25 sillas ergonómicas con brazos, 25 escritorios en L, 10 gavetas superiores y 3 archivadores cuatro gavetas, por un valor de $50.000.000, el mecanismo de selección es el de mínima cuantía que consiste en un procedimiento sencillo y rápido para escoger al contratista

en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor
cuantía de la Entidad Estatal en la que se realiza el proceso (para su determinación es necesario acudir a lo contemplado por el artículo 2º numeral 2º literal b de la Ley 1150 de 2007). Esta modalidad de selección tiene menos formalidades que las demás y cuenta con una serie de características especiales.

En cuanto a su regulación, se encuentra contenida en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, sin que puedan agregarse requisitos, procedimientos o formalidades adicionales.

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Siguiendo el catálogo general de cuentas, los bienes pueden clasificarse de la siguiente manera:

Fuente: Manual de procedimientos Ministerio de Defensa de Colombia.