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¿Qué es un protocolo de atención en la recepción de la oficina y porqué es importante para tu empresa?

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¿Qué es un protocolo de atención en la recepción de la oficina y porqué es importante para tu empresa?

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Según Alvaro Arismendy , consultor de ventas y escritor del libro BEST SELLER. “Un protocolo de atención es la forma de plasmar, para toda la organización, el modo de actuar deseado frente al cliente, buscando unificar los criterios, conceptos, creencias e ideas diversas que se puedan tener respecto a qué es una buena atención”.

Al final, este manual es importante para que unifiques algunos criterios y expliques el comportamiento que deseas de tus colaboradores, la conducta que deben tener y los procedimientos correctos en relación con la atención que le quieres brindar a tus consumidores en cualquier canal de contacto.

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¿cómo hacer un manual de protocolo de atención y servicio al cliente y qué información debe contener?

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¿cómo hacer un manual de protocolo de atención y servicio al cliente y qué información debe contener?

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Antes que nada, debemos tener en cuenta que un manual de protocolo de atención debe ser redactado de manera didáctica, detallada, clara y específica de forma que oriente a los empleados y garantice su aprendizaje.

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Protocolo de atención telefónica en una Oficina

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Protocolo de atención telefónica en una Oficina

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o
1.Reaccion inmediata: es importante responder a la llamadas Inmediatamente y no dejar que le telefono suene mas de 3 veces.
2.Presentacion y saludo: para facilitar la atencion debe saber con quien habla.
3.Tono de Voz: Hay que hablar con claridad utilizando un tono de voz neutro.
4. Concision: Hay que intentar proporcionar la informacion de manera dirrecta.
5.Paciencia: Atencion telefonica con el cliente puede requerir mas tiempo.
6. Ficha del producto: Para resolver las dudas de los consumidores de manera rapida y eficaz.
7. Guia operactiva: el equipo de atencion  al cliente debe crear una guia operativa
8. Transferencia de llamadas: Si no tiene acceso a la informacion requiere por el cliente o no dispone de la Herramienta
9.Datos de Conctato: En caso de que se puede ayudar al cliente  y que la persona responsable no este disponible
10.Fin de llamada: Es importante despedirse   del cliente con amabilidad y darle las gracias por llamar.

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La Recepción es el departamento de la instalación hotelera que ofrece los servicios relacionados con la llegada y salida de los clientes además de controlar, coordinar, gestionar y brindar diferentes servicios durante la permanencia de los huéspedes dentro de la instalación.

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Perder tiempo buscando documentos perjudica la productividad de tu empresa y puede transmitir una mala impresión de principiante o falta de organización al cliente o inversor.
La situación se agrava cuando los archivos fueron perdidos o extraviados. Aquí hace falta un protocolo de recepción de documentos para organizar la papelería.

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Las claves de un servicio de recepción excelente

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Las claves de un servicio de recepción excelente

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1. El saludo
Un buen saludo nunca debe faltar cuando alguien entra por la puerta de un negocio. “Hola, ¿qué tal?”, así de sencillo; aunque este puede variar según la naturaleza de tu empresa (más o menos formal).
2. La sonrisa siempre a la vista
El equipo de recepción debe mostrar siempre una sonrisa. Es un gesto universal, amistoso, empático, agradable… Supera todas las barreras del lenguaje por lo que cualquier persona lo entiende y lo valora.

3. Sin esperas
La atención que recibe el cliente debe de ser eficiente, a nadie le gusta esperar. Si la persona de recepción está haciendo otra cosa debe dejarlo para atender al cliente; y si está atendiendo a otra persona, debe darle a entender que en cuento pueda estará disponible para él.

4. Trato cordial y sincero
Cuando una persona muestra un interés sincero, se nota. Los profesionales que están al frente de recepción deben tener una vocación natural por la atención al cliente y por ayudar a las personas. Ese carisma innato es la clave para poder ofrecer un trato cordial y honesto.

5. Servicio y atención
Será de valorar, por parte de tus clientes, que le ofrezcan un café o un té mientras espera a ser atendido. Al igual que ofrecerles que tomen asiento y, si lo desean, que lean una revista o que se conecten a la wifi de invitados. Estos gestos de atención marcan la diferencia.

Estos cinco pequeños gestos, junto con que tus oficinas ofrezcan una imagen profesional y atractiva, conseguirán que se cumplan las buenas expectativas que el cliente tiene de tu empresa.

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En cuanto a sus características, una recepción, básicamente, debe ser cómoda, tranquila y generar confianza. Debe invitar a pasar y hacer la espera agradable al visitante. En ella, todo lo que esté a la vista debe brindar un aspecto fomal y profesional.

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ventajas de tener un protocolo de atención y servicio al cliente:

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ventajas de tener un protocolo de atención y servicio al cliente:

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• Estandarizar procesos
• Atención y servicio consistente
• Sirve como guía en las capacitaciones
• Evitar pérdidas financieras