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Es necesario evitar que los archivos se encuentren cerca de instalaciones eléctricas o a mucho calor para evitar la destrucción por incendios.

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Los archivos pueden ser vulnerables a la filtración de agua, es importante revisar los techos de los espacios en los que se encuentran.

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Los archivos son vulnerables a sufrir daños o traspapeleo si las estanterías o las estructuras que los contienen son inadecuadas.

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Los documentos deben ser archivados en cajas, carpetas o plástico para evitar su exposición a la intemperie.