# data[].attributes.headline
Edris: Our conference offers a unique opportunity to learn from world-class scholars about grand corruption and anti-corruption approaches, while also providing valuable networking, interdisciplinary collaboration, and professional growth prospects.

# data[].attributes.subject
Edris: Our conference offers a unique opportunity to learn from world-class scholars about grand corruption and anti-corruption approaches, while also providing valuable networking, interdisciplinary collaboration, and professional growth prospects.

# data[].attributes.body
The special thing about my conference is the interdisciplinary treatment of a topic (= mixed confessional cathedral chapters).

Formats:

- plenary sessions with short input

- discussions

- other exchange enabling forms

# data[].attributes.body
USP: objectives of this conference are to share, discuss and try out new, clinically relevant findings for assessment and treatment of people with aphasia

Auf dieser Konferenz werden neue praxisrelevante Forschungsergebnisse für Diagnostik und Therapie mit Menschen mit Aphasie und angrenzenden Störungsbildern vorgestellt, diskutiert und ausprobiert

Formats/Formate:

Workshops to try new assessment and treatment methods /
Workshops zu neuen Diagnostik- und Therapiemethoden

presentations /
Präsentationen

thematic Panel discussions with several experts who provide short input and discuss, the audience may ask questions /
Thematische Panel-Diskussionen mit zB 4 Experten zu einem Thema, die Experten machen kurze Impulsvorträge, das Publikum kann Fragen stellen

world café with thematic tables, one or two experts are responsible for each tables, meant to achieve informal exchange/
World Cafe mit thematischen Stehtischen, die Stehtische werden von Experten oder speakern betreut, dienen aber niedrigschwelligem Austausch

# data[].attributes.body
Multidisciplinarity, that is the aim of gathering  scholars from different disciplines to discuss topic of a common interest. Short presentations, plenary discussions and small group discussions seem most beneficial. Preconference activities such as publishing abstracts as well. Proceedings to be published is an important outcome.

# data[].attributes.headline
Trang: bridging criminology and social anthropology

# data[].attributes.subject
Trang: bridging criminology and social anthropology

# data[].attributes.body
USP: ex:
critical criminology as future of criminology
critical criminology can further its goals by looking to anthropology
innovative methodological approaches

# data[].attributes.headline
Mattias "Staging justice: Theater, Law and the Question for Power"

# data[].attributes.subject
Mattias "Staging justice: Theater, Law and the Question for Power"

# data[].attributes.body
UPS / IDEA:
discussing the intersections between theater and law from different perspectives (social, theatrical, juridical) rising questions of power in the act of staging

FORMATS:
- inputs / lectures
- discussions / readings in smaller groups
- activities (theater, visiting institutions)

# data[].attributes.headline
Steffen USP: Interdisciplinary conference bridging the gap between theory and practice

# data[].attributes.subject
Steffen USP: Interdisciplinary conference bridging the gap between theory and practice

# data[].attributes.body
- "Reports from the field" --> Sharing experiences from practical work (e.g. journalistic, educational, artistic work)
-Film screenings, readings, performances and corresponding lectures
- Cooperation with local organizations, initiatives, groups
- Writer meets critic: Discussions on works and practices
- Plenty of room for discussion
- Publication based on small reflections by attendants, possibly with excerpts from lectures/presentations, articles etc.

# data[].attributes.body
inhaltlich:
- Förderung von Beiträgen von Nachwuchswissenschaftlern
- Themenzentrierte Sessions
- Session "aktuelle Forschungsprojekte" (90Min), in der Nachwuchswissenschaftler ihre Projekte jeweils ca 10Min vorstellen
- Keynotes
- Panels / Podiumsdiskussion
- viel Zeit einräumen für Diskussion

inhaltlich und sozial:
- Filmbeitrag mit Popcorn und Bier

sozial und persönlich:
- Programm für Nachwuchswissenschaftler mit Mentoring, vorab Austausch von Kontakten
- außerdem Speed-Dating mit konkreten Inhalten zB Forschungsschwerpunkt/Hobbies/Biographie/... für Ansatzpunkte um sich später nochmal wieder zu treffen  (aber nur ausgewählte Elemente davon)

Kontext:
- Raumgestaltung soll Bewegung ermöglichen: verschiebbare Sitzgelegenheiten und Tische: Stühle, die selbst aufgebaut werden können, Stehtische
- gemütliche Atmosphäre
- Kaffeepausen
- Zeit: Zeitslots, die dem Networking gewidmet sind
- touristisches Rahmenprogramm: Stadtführung o.ä., während der Leute ins Gespräch kommen, ggf. können dabei regionale & lokale themenrelevante Gruppen und Organisationen dafür eingebunden werden
- Abendessen: statt einem formalen Restaurant eine aufgelockertere und ungezwungenere Atmosphäre, z.B. Grillen

# data[].attributes.attachment_link.title
What goals do I want to achieve with my conference

# data[].attributes.body
- Structure of conference (form of sessions, participatory or not, size, working groups etc.)
- Introductory sessions?
- Is there room to get in touch with people after their talks? (How much space between sessions?)
- Collective activities? (cultural, spritual)

# data[].attributes.body
- getting to know well-known researchers on a personal level
- exchanging research results
- collaborating for future projects
- getting to know people with similar research interests to discuss on a low-level
- getting informal but high-quality feedback on research data / validating results
- gain experience in presenting results

# data[].attributes.body
-Getting to know different ways of presenting academic work
- Experience in Presenting own work
- Travelling and getting to know different places
- Learning how to get around in academia

# data[].attributes.body
- Plurality of discourses and methods
- Input regarding new sources, references, literature etc.
- Reflection of own position within broader reception of topic

# data[].attributes.body
- providing informal environments
- snacks & coffee
- keeping people together also during free time
- having some non-academic activities

# data[].attributes.body
- providing options to network
- program for young researchers who don't know many people yet
- providing some funding / scholarship / travel expenses
- timeframe: having enough time for preparation (visa applications, flight preparation, ...)
- provide touristic program / sightseeing options
- having name tags at clothes and at the table
- enough time to look at posters

# data[].attributes.body
- import level
- having thematic subsections / subsessions
- content should be appropriate for the target audience
- ensuring high level of quality by measures such as peer review

# data[].attributes.body
jochen-spielmann.berlin@t-online.de

# data[].attributes.body
the padlet stays until the end of the year so you can always use it again

# data[].attributes.body
9:00 – 10:00 - Unit 1

Welcome
Zoom and padlet
Short introduction
Programme

Input Basic idea: 4 influencing factors
Balancing four influencing factors enables the success of the conference

How have I experienced the four influencing factors in conferences I have attended?
How were these four influencing factors balanced?
Discussion in small groups - notes on the padlet

Begrüßung

Zoom und padlet
Kurzvorstellung

Programm

Input Grundidee: 4 Einflußgrößen
Das Balancieren von vier Einflußgrößen ermöglicht den Erfolg der Tagung

Wie habe ich die vier Einflußgrößen in Tagungen, die ich besucht habe erlebt?

Wie wurden diese vier Einflussgrößen balanciert?
Diskussion in Kleingruppen - Notizen auf dem padlet

10:15 – 11:15 - Unit 2

Which goals have been achieved after my conference?
- Which content-related goals?
- Which social goals?
- Which personal goals?
- Which contextual goals?

Individual work or work in pairs
Discussion

Welche Ziele sind nach meiner Tagung erreicht?

- Welche inhaltlichen Ziele?

- Welche sozialen Ziele?
- Welche personalen Ziele?
- Welche kontextualen Ziele?

Einzelarbeit oder 2er Arbeit
Diskussion

11:30 – 12:30 - Unit 3

- Target groups
- Structure of my conference

- Zielgruppen
- Struktur meiner Tagung

12:30 - 13:30 - Lunch / Mittagspause

13:30 - 14:30 - Unit 4

- What is special about my conference?
Please formulate the USP in one sentence

- Which formats support my goals?

- Was ist das Besondere meiner Tagung?
Bitte formuliert den USP in einem Satz

- Welche Formate unterstützen meine Ziele?

14:45 - 15:45 - Uni 5

- Which tools support my goals?

- Welche tools unterstützen meine Ziele?

16:00 - 17:00 - Uni 6

- Clarification of open questions
- Securing the results
- Conclusion

- Klärung offener Fragen
- Sicherung der Ergebnisse
- Abschluss

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Download Article

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A conference is a great way for people with a common interest to get together and exchange the most cutting-edge ideas in their field. Conferences are regular occurrences in academia, many industry fields, multi-level marketing groups, and religious groups, to name a few. If you have decided to organize a conference in your area, you might be starting to realize that a well-planned conference has a to-do list about a mile long. There is the conference venue, participant list, materials, technology and even refreshments to think about and plan. If you are beginning to regret stepping up to plan, slow down, take a breath and know that you have the skills to organize a conference. The key to successful conference planning is to take each task one step at a time, and keep a thorough list of what you've done and what you need to do next.

Add New Question

What is important when organizing a conference?

Amber Rosenberg is a Professional Life Coach, Career Coach, and Executive Coach based in the San Francisco Bay Area. As the owner of Pacific Life Coach, she has 20+ years of coaching experience and a background in corporations, tech companies, and nonprofits. Amber trained with the Coaches Training Institute and is a member of the International Coaching Federation (ICF).

Delegation! Create teams and clearly delegate roles and responsibilities ahead of time.

How do I set up a registration system for a conference?

Try using popular sites like ShowClix or EventBrite. If it's a big conference use the latter; it offers a lot more statistics.

What are the duties of a protocol officer at a conference?

You have to ensure the timing, especially if there is an important person coming in. You also handle the prize giving, specifically the escorting part, and in charge of organizing seats according to their respected positions.

Ask the speakers in advance if they will need any additional equipment for their presentations such as a podium, televisions, big screens or computers.

Find out if any of your conference attendees have any special dietary requirements when preparing the menu.

Consider the purpose of the conference when setting up the room and either provide auditorium-type seating or seating with tables for taking notes.

Show More Tips

1. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

2. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

1. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

2. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

3. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

4. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

5. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

6. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

7. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

8. ↑ Amber Rosenberg, PCC. Pacific Life Coach. Expert Interview. 8 March 2022.

This article was co-authored by Amber Rosenberg, PCC. Amber Rosenberg is a Professional Life Coach, Career Coach, and Executive Coach based in the San Francisco Bay Area. As the owner of Pacific Life Coach, she has 20+ years of coaching experience and a background in corporations, tech companies, and nonprofits. Amber trained with the Coaches Training Institute and is a member of the International Coaching Federation (ICF). This article has been viewed 169,931 times.

To organize a conference, first you'll need to choose a location and dates. When you're reserving a venue, go with something in close proximity to airports, public transportation, and hotels so it's convenient for your attendees. Next, come up with a schedule for your conference that includes the sessions you'll have and any special guests and activities. Then, you should establish ticket prices and come up with an easy way for people to buy them, like through an official website for your conference. To learn how to publicize a conference, scroll down!

Thanks to all authors for creating a page that has been read 169,931 times.

Toni Washingtin

"I have organized events before, but this step-by-step guide with pictures not only refreshed my memory, but laid things out and it will be so helpful when bringing together everyone who wants to be involved. This guide offers great information. " ..." more

# data[].attributes.attachment_link.title
How to Organize a Conference (with Pictures) - wikiHow

# data[].attributes.attachment_link.description
A conference is a great way for people with a common interest to get together and exchange the most cutting-edge ideas in their field. Conferences are regular occurrences in academia, many industry fields, multi-level marketing groups, and...

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Standardwerk zum ganzheitlichen Management von großen und kleinen Kongressen, Tagungen und Konferenzen

Erfolge sichern und Risiken vermeiden

Zahlreiche Praxisbeispiele - anschaulich dargestellt

Includes supplementary material: sn.pub/extras

About this book

Dieses Praxishandbuch erklärt grundlegend alle Facetten einer optimalen Planung und Realisierung von Kongressen, Tagungen und Konferenzen. Renommierte Experten und Brancheninsider beschreiben alle relevanten Stellschrauben und Erfolgsfaktoren: von Konzept und Formaten über Eventmarketing, Ablauforganisation bis hin zu Didaktik und Inszenierung. Anhand von konkreten Praxisbeispielen geben sie direkt umsetzbare Tipps für den Branchenalltag und zeigen auf, wie der Erfolg gesichert und aus Fehlern gelernt werden kann.

Ein unverzichtbares Grundlagenwerk für alle, die Veranstaltungen wie Kongresse, Tagungen oder Konferenzen konzipieren und organisieren.

Reviews

"... Die Autoren schließen mit diesem Buch eine Lücke. Wer sich mit der Konzeption und Gestaltung, der Werbung und Öffentlichkeitsarbeit oder der Organisation und Finanzierung von Veranstaltungen beschäftigt, findet hier Wissenswertes aus Theorie und Praxis, Hilfestellung und Anregung für Kongresse, Tagungen und Konferenzen. Mehr als 50 Beiträge liefern einen ganzheitlichen Überblick, eine Vielzahl renommierter Autoren mit jeweiliger Fach-Expertise ist vertreten. ... sowohl praxisorientiert als auch wissenschaftlich fundiert ..." (VDVO, vdvo.de, 2018)

Editors and Affiliations

Kongressentiell, Neulingen, Deutschland

Claus Bühnert

Duale Hochschule Baden-Württemberg, Ravensburg, Deutschland

Stefan Luppold

About the editors

Claus Bühnert ist freier Berater und einer der Top-Experten in der Kongressbranche mit Erfahrungswissen aus über 1.000 Veranstaltungen, in die er involviert war oder die er selbst entwickelt und durchgeführt hat.

Professor Stefan Luppold verfügt über 25 Jahre internationale Praxis im Messe-, Kongress- und Eventmanagement, ist Lehrender, Autor, Herausgeber zahlreicher Fachbücher und Mitglied in wissenschaftlichen Beiräten von Branchenverbänden.

Bibliographic Information

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Standardwerk zum ganzheitlichen Management von großen und kleinen Kongressen, Tagungen und Konferenzen Erfolge sichern und Risiken vermeiden Zahlreiche Praxisbeispiele - anschaulich dargestellt Includes supplementary material: sn.pub/extras Dieses Praxishandbuch erklärt grundlegend alle Facetten einer optimalen Planung und Realisierung von Kongressen, Tagungen und Konferenzen.

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Personal level (individual wishes and needs) 

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Personal level (individual wishes and needs) 

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What have conferences brought me? / What did I learn / "learn" about myself at conferences?
When and why did I feel comfortable / uncomfortable? - What did I do then?

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Contextual level (general conditions and outreach)

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Contextual level (general conditions and outreach)

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What did the context, the setting, the environment of the conference inspire me with and for?

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What did I "learn" from in meetings?
- Inputs / discussions ?
- Theory / Practice

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A conference covers four levels / perspectives

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A conference covers four levels / perspectives

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The concept for a conference comprises four levels

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Handout Uni Erfurt - Deutsch - Designing and planning scientific events

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Handout Uni Erfurt - Designing and planning scientific events

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Social level (interaction and cooperation)

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Social level (interaction and cooperation)

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How did I make contacts?
How did others made contacs?
How did I get / not get into the scientific community?

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Checkliste zur Organisation wissenschaftlicher Tagungen 

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Checkliste zur Organisation wissenschaftlicher Tagungen 

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You are going to organize a conference - on site or virtual - and are looking for a professional and efficient software for:

the submission and review process of contributions,

the scheduling of the conference program,

the registration, administration and invoicing of participants,

the facilitation of communication between your authors and participants,

and many other of the tasks of the organizer?

Two Versions for Different Requirements

VSIS ConfTool
The standard version VSIS ConfTool was designed for smaller events with up to 150 participants. It is an open/shared-source system available under different licenses. VSIS ConfTool is geared towards academic organizers of small, non-commercial events. The system features only basic functions and is offered without support and for local installation only. We offer a free license on request.

ConfTool Pro
The professional version ConfTool Pro has substantially more features, is more flexible and also suitable for events with many participants, several contribution types and/or sub-events. ConfTool Pro is offered as a hosted service with full technical support. The fee depends on the requirements and the size of your event. Contact us for a quote:

ConfTool Pro - Your Benefits

ConfTool Pro offers a number of advantages that will help you to organize your event as efficiently as possible:

You can access online demos for VSIS ConfTool Standard and ConfTool Pro to get an impression of the system.

For further information, we are happy to assist you. Please send us an e-mail to or call us.

# data[].attributes.attachment_link.title
ConfTool - Flexible Conference and Event Management Software

# data[].attributes.attachment_link.description
ConfTool is a flexible software for the preparation and organization of the submission, reviewing, scheduling and participant registration of on site or virtual events.

# data[].attributes.attachment_link.title
ConfTool: Event Management System für Konferenzen und Kongresse

# data[].attributes.attachment_link.description
Sie veranstalten eine Konferenz - vor Ort oder virtuell - und benötigen eine professionelle und effiziente Software für:

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Checklist for the organisation of scientific meetings

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Checklist for the organisation of scientific meetings

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Checklist for the organisation of scientific meetings

# data[].attributes.body
- Factual level (issues and goals).

- Contextual level (general conditions and outreach)

- Personal level (individual wishes and needs)

- Social level (interaction and cooperation)

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Das Hochschulforum Digitalisierung orchestriert den Diskurs zur Hochschulbildung im digitalen Zeitalter. Als zentraler Impulsgeber informiert, berät und vernetzt es Akteure aus Hochschulen, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Tool-Collection

In addition to the top six tools highlighted below, there are numerous others that our community recommends. The combination with other apps is also popular. Real-time polls are also popular, or tools that allow interaction with virtual audiences in other ways. Feel free to add to this collection of tools for online events by participating in the survey even now. We'll be adding to this list regularly. It's also worth taking a look at our research results on special licenses of education tools.

Tools for conferences, webinars, online lectures

Jitsi - Jitsi is a Free/Libre open source software. The application runs in the most popular web browsers without installation. Skalierbar für Bildungseinrichtungen (siehe Stadt München)

WebEx - Video conferencing solutions and screen sharing capabilities, currently free offer due to Corona epidemic with up to 100 TN per video conference.

DFN - The conference service in the German Research Network (supports not only Adobe Connect, but also Pexip)

Wonder - A virtual space for meetings and conversations that relies on interactions between participants; via a map, participants can choose or initiate various group conversations themselves.

Click Meeting - Tool for webinars; free for 30 days and up to 25 participants

Irooms - digital sessions in the Open Space Format (Barcamps)

Twitch - Live streaming portal for video games - "continuous interactivity through chat with speakers as well as exchange among participants during the entire workshop, chat only in written form".

Blackboard - Real-time video conferencing tool that lets you add files, share applications, and use a virtual whiteboard for interaction

Hopin - An online event platform that combines most of the event tools: Reception, main stage, (breakout) sessions, live streams, "chat roulette" for networking incl. possibility to exchange digital business cards, digital marketplace with "Exhibiton Booths", registration.

8x8 - free video conferencing tool used in HFD team for internal meetings. Works well for organizing speeches by digital show of hands. Needs a stable internet connection.

VoxR - Servers are located in Germany & DSGVO compliant. Up to 20 participants free of charge, in the paid version up to 1000 people. Including common interaction tools (see below)

Meetyoo by ubivent - Digital events, teleconferences & web conferences - several 1000 TN possible

Eyes on - Browser-based tool with multiple meeting rooms and said to work on low bandwidth

YuLinc - Servers in Germany, community praises good support service and intuitive usability

Blizz - Online conference service from German company Team Viewer, used in community with additional screen tablet

alfaview - DSGVO compliant and server in Germany/EU, used at Baden-Württemberg Cooperative State University among others.

vitero - Server of the web conferencing tool is in Germany. Includes various integrated tools for collaboration.

Tools for more Interaction

Kialo - Platform for online discussions and collaborative debates

Adhocracy - Structuring democratic, collaborative voting and for co-determination

Wooclap - Tool for real-time interactive polls

Pidgeon Hole - Event planning and live Q&A, polls, surveys, workspace

Mentimeter - Real-time polls

Slido - Real-Time Polls

Mural - collaborative design of mind maps and data collections, free for education

VOXR - Tool for surveys, word clouds, results from world cafes and workshops, free up to 20 participants

Kialo-Edu - Discussion platform for structured discussions and essays

Tscheck.in - Questions to warm up or get to know.

Daresay- Questions to warm-up or get to know each other.

Team Workspace

HackMD - Team Workspace - collaboration tool with features like book, slides, notes and text editor

Padlet - Workspace with focus on responsive design

Slack - Chat-based communication within workgroups & for sharing files. Open source alternative also in use by the HFD community: Mattermost.

Discord - Communication tool from the gaming scene, for chats and video exchange also in use at university

Keybase.io - encrypted, open source chat and cloud storage, Hangouts can be integrated. Future is uncertain as it was bought out by Zoom.

Teaching and learning platforms

Tools for collaborative writing & drawing

Etherpad - web-based text editor for collaborative text editing ( open source license)

Sciflow - collaborative writing, enhancing and formatting of scientific texts

Overleaf - collaborative editor for LaTeX, many layouts available, e.g. for exercises or posters

Drawpile - collaborative drawing program that allows multiple users to sketch simultaneously on the same canvas ( Free Software)

CryptPad - common office, project management, and presentation tools, encrypted and under open source license

Miro - Collaborative work as with a whiteboard or moderation board. Collaboratively create, link and sort notes.

Tools for recording (of lectures, tutorials, demos, training videos)

Camtasia - Recording of screencasts, optionally with webcam and sound, and editing of the videos

Snagit - cheaper alternative to Camtasia from the same manufacturer; Besides screencasts also suitable for prepared screenshots and tutorials

Loom - recording of screencasts, optionally with webcam, additional editing of the videos possible (e.g. interaction). Free educational application.

Studio.Opencast - Recording of screencasts as video, optionally with sound. Recording possible in the browser. Video can then be downloaded or posted to the institutional area. This open source platform is used to manage and share video. A map shows broad usage at German universities.

Creative (re)use of tools

Team Viewer - Remote access and support, screen sharing. (Creatively repurposed for workshop)

Second Life - Online 3D infrastructure for user-designed virtual worlds with personal avatars (for conferencing)

Special Cases: Tools for specific disciplines

GitHub Classroom - complementing GitHub for exam performance, group work and small-scale feedback in programming

Medical Didactics OER - different learning scenarios are presented, digital exam formats and CoolTools

Mathmax - digital math trainer with practice problems, sample solutions, and theory, developed by students and constantly expanded

Tools Collection - The top six recommendations from the HFD Community

We asked our community Which tools work well? What do you recommend - and what don't? It turned out: an overwhelming majority use Adobe Connect. GoToMeeting, Zoom, Hangout and Microsoft Teams are also popular. Open source fans recommend BigBlueButton. These digital tools have been used primarily for conferences, workshops, discussions and lectures.

We present the six most popular tools from our survey in detail and then mention the numerous other programs and options that our community recommends. This diversity may seem overwhelming at first. But in times when people from all areas of society resort to these tools and services, which can overload the servers, it's good to know alternatives. We are constantly expanding this collection with your input.

Adobe Connect is a web conferencing tool. Video conferencing is well suited for conducting meetings and training sessions with geographically dispersed users. In addition to streaming audio and video, Adobe Connect lets you view your desktop for other participants and upload your own files for the meeting.

At least since this year everone knows Zoom. Zoom is easy to use and can be used for location-independent team meetings and short presentations as a web conference. Up to 100 people can participate in the video/audio conference. In the basic version, the meeting duration is limited to 40 minutes. Zoom is a good tool for students & study groups, for example, to hold short online meetings. In the debate about more secure and privacy-compliant online tools, there is considerable criticism of Zoom. Therefore, at this point again our disclaimer: Please coordinate the use of a tool with your data protection officer if necessary. This article cannot provide an overview of legal provisions. You should therefore inform yourself in detail before actively using a tool.

Gotomeeting is a software package for online meetings, desktop sharing and video conferencing. GoToMeeting is designed to share the speaker's desktop view with others.

Google Hangouts offers real-time collaboration in video chat while editing content in a Google Doc, for example. Google Hangouts can be used for video conferencing, web meetings, webinars, and online courses.

Microsoft Teams is a platform that combines chat, meetings & conferences, notes and attachments. The service is integrated with the Office 365 suite. In classroom mode, tasks can be distributed to participants. In live mode, conferences with 10,000 participants are possible. For educational institutions, the online version of Office 365 including MS Teams can currently be used free of charge.

BigBlueButton is an open source developed web conferencing system and intended for use in digital learning environments. This is evident in the interactive features such as collaborative whiteboard, polls, chat and breakout rooms, as well as the possible integration with many learning management systems. The only challenge: Installation and initial setup on your own servers are complex.

More tools collections

We are not the only ones who have published a tools collection. With this link list, we are happy to share existing valuable resources.

Sustainability and Privacy

Free Software

Viedeoconferencing and online meetings

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How to realise events and teaching online. A tools collection

# data[].attributes.attachment_link.description
In this post, we present results from our community survey: A Digital Toolkit for Online Events. Do you have experiences to share as well? Take the survey now. We are continuously adding to this article. Do you see something different? Have you spotted an error? Is there anything you would like to add?

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Hochschulforum Digitalisierung - Hochschulbildung im digitalen Zeitalter

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Wissenschaftler*innen experimentieren seit mehreren Jahren mit virtuellen Konferenzen. In Zeiten von COVID-19 kann die Wissenschaft auf diesen Erfahrungen aufbauen. Bei der Organisation von Online-Konferenzen sollte die Förderung von Interaktion im Mittelpunkt stehen. Im besten Fall ermöglichen Online-Tagungen damit einen vergleichbaren fachlichen und persönlichen Austausch wie ein Vor-Ort-Event, sind dabei aber nachhaltiger und diverser: Per Video-Schalte lassen sich viele Flugmeilen einsparen, außerdem erreichen sie Wissenschaftler*innen, die z.B. kein Visum bekommen oder Kinder betreuen müssen. Studierende profitieren ebenfalls von der virtuellen Teilnahmemöglichkeit, die fast immer unentgeltlich ist.
Online-Tagungen organisieren

Das Thema Nachhaltigkeit im Kontext wissenschaftlicher Konferenzen beschäftigt mich seit letztem Herbst im Rahmen meiner medienanthropologischen Abschlussarbeit. In diesem Blogartikel fasse ich zusammen, auf welche Formate und Empfehlungen ich bereits gestoßen bin und wo noch Experimentiergeist gefragt ist. Ergänzende Kommentare sind sehr willkommen!

Bei den verlinkten Beispielen geht es mir stets um das organisatorische Know-How, nicht jedoch um die konkrete Software, die in einigen Fällen keinen ausreichenden Datenschutz leistet. Freie Software bietet Alternativen, die bisher wenig genutzt werden. Eine Entscheidungshilfe für geeignete Open-Source-Tools finden Sie bei der Initiative , zudem gibt es eine Übersichtstabelle von „Bits und Bäume".

Online, offline oder beides

Wenn Sie eine (Online-)Konferenz organisieren wollen, stehen verschiedenste Formate zur Wahl. In der aktuellen Corona-Krise sind Sie freilich auf Symposien beschränkt, die komplett online stattfinden: Während viele andere Konferenzen ausfallen, können Tagungen wie die neunte Computer Science Online Conference oder wie geplant stattfinden.

Als Notlösung mag die Konferenz per Mausklick praktisch sein, doch Geselligkeit und fruchtbare Gespräche kommen meist noch zu kurz. Allerdings hängt es auch von den Organisator*innen ab, wie interaktiv sich die Online-Teilnahme gestaltet; dazu gleich mehr.

Unter normalen Umständen bieten auch gemischte offline-online-Formate vielversprechende Ansätze für nachhaltige, internationale Konferenzen. Das beginnt schon damit, dass auf einer Offline-Veranstaltung einzelne, besonders weit entfernte Speaker*innen per Video zugeschaltet werden. Tipps für solche Vorträge hat Sarah E. Eaton anschaulich zusammengefasst. Die CET Beyond Oil Conference in Norwegen setzte neben virtuellen Panel-Vorträgen sogar weitere Klimaschutzmaßnahmen um, zum Beispiel ein für Konferenzgäste reserviertes Zugabteil als Alternative zu Inlandsflügen.

Seit 2018 - frühere Beispiele sind mir zumindest nicht bekannt - macht das sogenannte Multi-Hub-Modell Schule. Hierbei organisieren Wissenschaftler*innen an unterschiedlichen Standorten ein gemeinsames Konferenzprogramm: Für die ESCOM 2018 waren vier Universitäten auf vier verschiedenen Kontinenten miteinander verbunden. Die CARE Conference Reihe und das Photonics Online Meetup bestehen hingegen aus zahlreichen kleineren Hubs, in denen man sich bei einem selbstorganisierten Buffet zum gemeinsamen Anschauen des Konferenz-Livestreams trifft.

Drei technische Grund-Modi

Egal ob ausschließlich online oder gemischt: Für jede Konferenz, die eine Online-Teilnahme ermöglicht, stellt sich die Frage, wie der internationale Austausch auf fachlicher und auch informeller Ebene gefördert werden kann. Je nachdem, welchen technischen Grundmodus Sie wählen - Videoconferencing, Livestream oder Prerecordings - haben die Zuschauer*innen unterschiedliche Möglichkeiten, mit dem Geschehen zu interagieren.

Diese drei Elemente werden zum Teil auch kombiniert und/oder durch weitere Tools ergänzt.

Videoconferencing

Gesprächssituationen wie Paneldiscussions oder Workshops lassen sich nur über Video- oder Telefonconferencing realisieren. Hierbei ist eine gute Moderation wichtig, etwa um Sprecher*innen Feedback zur Tonqualität zu geben, um Redelisten zu führen, Fragen aus dem Chat vorzulesen oder für Applaus und Lob zu sorgen.

In Videoconferencing-Tools kann der/die Sprecher*in üblicherweise ihren Bildschirm teilen, sodass ihre Folien und erläuternde Cursor-Bewegungen sichtbar sind. Eine Tonübertragung reicht dabei in vielen Fällen aus, insbesondere wenn der/die Sprecher*in ein „Profil"-Foto hinterlegt.

Für Gruppen-Sessions oder auf kleineren Symposien können die Teilnehmenden direkt in der Video- bzw. Telefonkonferenz zugeschaltet sein. Ob sie Ton und Bild aktivieren dürfen, kann der Host meist von vornherein einstellen. Manche Tools erlauben 100 oder mehr Teilnehmende, wie z.B. Adobe Connect, das viele Hochschulen bundesweit vom Deutschen Forschungsnetz (DFN) beziehen.

Für ein größeres Publikum bietet es sich an, die Videokonferenz per Livestream zugänglich machen.

Livestreaming

Ein Livestream überträgt die Veranstaltung mit einem Zeitversatz von wenigen Minuten an eine große Zahl von Zuschauenden. Wenn Ihre Hochschule zum Beispiel DFN-Conf nutzt, dann können Sie Ihre Videokonferenz von dort aus per Streaming-Funktion an ein größeres Publikum ausstrahlen.

Live-Streaming findet oft über Social-Media-Plattformen, wie YouTube und Facebook statt, die datenschutzrechtlich bedenklich sind und zudem für Kommentare und Fragen einen eigenen Account voraussetzen. Daher sollte das von Ihrer Hochschule genutzte Tool am besten eine eigene Streaming-Funktion bieten, sodass der interne Q&A-Chat genutzt werden kann.

Ein Beispiel für ein solches Format ist das schon erwähnte Photonics Online Meetup 2020 - eine fünfstündige internationale Videokonferenz mit über 1000 Teilnehmenden und mit Poster-Sessions auf Twitter. Hier finden Sie die Learned Lessons der Organisator*innen.

Prerecorded Content

Aufgezeichnete Videos oder Podcasts können eine Lösung sein, wenn die Internetverbindung der Vortragenden unsicher ist. Es gibt ganze Konferenzen, die vor allem oder ausschließlich auf vorab aufgezeichneten Beiträgen beruhen. Der größte Vorteil ist, dass Teilnehmer*innen in jeder Zeitzone selbst entscheiden, was sie wann sehen wollen.

Ken Hiltner hat 2016 einen detaillierten Leitfaden für ein sogenanntes Nearly Carbon-Neutral Conference Model verfasst. Diese Konferenz besteht aus vorgefertigten Videos, zu denen die Teilnehmenden per Live-Chat Fragen stellen können. Zudem hat sich Hiltner mit der Barrierefreiheit von Online-Konferenzen auseinandergesetzt.

Auf dem anthropologischen Online-Filmfestival #displace18 wurde damit experimentiert, wie vorab aufgenommene Inhalte durch Diskussionen und Workshops in dezentralen Hubs und auf Social Media lebendiger werden können: Anand Pandian hat diese Erfahrungen ausführlich festgehalten.

Austausch und Vernetzung besser fördern

Wissenschaftliche Online-Konferenzen machen es den Teilnehmenden bisher schwer, neue Bekanntschaften zu schließen und langfristig in Kontakt zu bleiben. Diese Erfahrung habe ich im Selbstversuch auch gemacht: Wenn Videoconferencing recht neu für mich ist, dann ist mir nicht unbedingt klar, dass ich im Chat auch private Nachrichten an andere Teilnehmer*innen schreiben kann. Auch fehlt der Vorwand, um einfach eine beliebige Person anzuschreiben. Ich sehe nur die Namensschilder meiner digitalen "Sitznachbar*innen". Zwar kann ich im Netz nach ihren Forschungsinteressen suchen, finde aber nicht zu jedem Namen verlässliche Informationen. Habe ich schließlich doch noch in den letzten Minuten der Kaffeepause einen interessanten Chat angefangen, lasse ich mich dadurch leicht vom nächsten Vortrag ablenken. Und schließlich darf ich vor dem Ende der Konferenz nicht vergessen, nach der Mailadresse zu fragen oder mir den Namen zu notieren.
Hier können Organisator*innen mehr Unterstützung bieten!
Ein recht beliebtes Mittel dafür sind Social Media. Oben habe ich bereits das Beispiel der Poster-Sessions auf Twitter erwähnt - aber auch ganze Konferenzen finden auf dieser Plattform statt. Auf der #ASEH Twitter Conference stellen Forschende ihr neustes Paper kurz und unterhaltsam vor, wie im Presenters' Guide nachzulesen ist. Übrigens bietet Mastodon eine sehr gute Open-Source-Alternative zu Twitter.

Grundsätzlich haben Social Media den Vorteil, dass sich die Teilnehmer*innen langfristig gegenseitig folgen können und so zum Beispiel Informationen über Stellen oder Publikationen erhalten. Es kann aber nicht verlangt werden, dass sich alle Teilnehmer*innen für die Konferenz auf einer bestimmten Social-Media-Plattform anmelden.

Alternativ gibt es Anwendungen, die auf Konferenz-Teilnehmer*innen beschränkt sind. Sie bieten ähnliche Funktionen: Dazu gehören Profile und Kontaktmöglichkeiten sowie ein Infostream bzw. Forum, worin Fotos, Zitate und Höhepunkte der Konferenz geteilt, geliked und kommentiert werden können. Solche Funktionen erleichtern es den User*innen, sich zu vernetzen, sich interessante Kontakte zu merken und gegenseitig Anerkennung auszudrücken. Kommerzielle Apps existieren bereits, es wird auch mit Speeddating-ähnlichen Chat-Formaten experimentiert, um die Teilnehmenden in Kontakt zu bringen.

Im Grunde kommt es jedoch nicht darauf an, die neuste App einzusetzen. Vielmehr geht es darum, neue Gewohnheiten zu prägen. Schaffen Sie Zeit und Raum für zwanglosen Austausch, z.B. durch einen „Kaffeeklatsch" vor dem offiziellen Beginn. Vielleicht genügt es schon am Anfang der Pausen dazu aufrufen die private Chatfunktion zu nutzen. Auch altbekannte Kennenlernspiele, wie beispielsweise ein Bingo lassen sich auf Online-Settings übertragen. Mit etwas mehr technischem Aufwand könnten Sie Breakout-Sessions organisieren, in denen kleine Gruppen von online- (und ggf. offline-)Teilnehmenden per Videoconferencing über derzeitige Forschungsprojekte sprechen.

Durch solche Rahmenangebote und wiederholte Aufforderungen schaffen Sie Verbindlichkeit. Mit der Zeit werden Teilnehmer*innen sicherlich routinierter. Zwar fühlen sich Online-Konferenzen im Moment manchmal noch holprig, befremdlich und künstlich an doch auch technisch vermittelte Kommunikation kann uns in Fleisch und Blut übergehen: Denken Sie noch bewusst übers Telefonieren nach, wenn Sie den Hörer abheben?
Ich danke Roland Hummel und Pacari Ponton für ihre Denkanstöße zu diesem Artikel. Zum Weiterlesen empfehle ich den

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Online-Tagungen organisieren - Formate und Best Practices

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Wissenschaftler*innen experimentieren seit mehreren Jahren mit virtuellen Konferenzen. In Zeiten von COVID-19 kann die Wissenschaft auf diesen Erfahrungen aufbauen. Bei der Organisation von Online-Konferenzen sollte die Förderung von Interaktion im Mittelpunkt stehen. Im besten Fall ermöglichen Online-Tagungen damit einen vergleichbaren fachlichen und persönlichen Austausch wie ein Vor-Ort-Event, sind dabei aber nachhaltiger und diverser: Per Video-Schalte lassen sich viele Flugmeilen einsparen, außerdem erreichen sie Wissenschaftler*innen, die z.B.

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Die Stiftungssuche ist die umfangreichste Online-Navigationshilfe zum deutschen Stiftungswesen.

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Die umfangreichste Datenbank zum deutschen Stiftungswesen: Kostenlose Stiftungssuche mit mehr als 12.000 Einträgen zu Stiftungen in Deutschland.

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Indico Project Official site - Indico is a powerful event (meetings, conferences, lectures) management system developed at CERN

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In the meantime, it is part of the qualification of young scientists to conceive and plan scientific events such as meetings and conferences. In this workshop, participants will be supported and accompanied in the conception of a collaborative/cooperative and possibly interdisciplinary oriented meeting or conference format, based on their individual research topic.

A successful scientific event comprises four levels, which are worked out together:

- Factual level (issues and goals).

- Contextual level (general conditions and outreach)

- Personal level (individual wishes and needs)

- Social level (interaction and cooperation)

The focus is on the conceptual phase, starting with the generation of ideas, the formulation of a content-related and communicative-social objective for the conference and its translation into an appropriate conference format and concept, be it for an analog conference in spatial presence, be it for a digital conference with its manifold possibilities to use online tools, be it for a conference in blended learning formats that uses good practices from both "worlds". Considerations for the operational implementation follow.

The participants will have the opportunity to apply the planning tools they have learned to their own concrete conference project and to discuss their concept with the trainer and the other participants. Primarily operational questions (e.g. "Where can I apply for funds?", "How can I organize a room?") remain in the background, but are reflected on according to the needs of the target group. (Participants will receive checklists to assist with these operational questions).

Participants are asked to email their questions and concerns to the trainer prior to the workshop.

Intended outcomes of the training

Participants will be able to,

- generate conference topics based on their own research interests

- select the appropriate conference format for their objectives (compile suitable formats from a

jointly developed collection)

- develop innovative forms that promote dialogue and collaboration

- develop ideas for attracting participants - from targeted invitations to calls for papers, and

- Include publication opportunities as early as the conference design stage.

Continuing education methods

Impulses and factual inputs on central aspects of the conference concept, individual and group work phases and different settings of collegial exchange.

Dipl. päd., Dr. phil. Jochen Spielmann was born in 1959 and lives in Berlin,

- Subject scientist (art history, ev. theol., history) Degree: doctorate

- Educational scientist (adult education, psychology, sociology): Degree: Diplom Pädagoge

- Higher Education and staff development (focus of work: research & learning; coaching of lecturers and staff in universities on teaching and leadership issues)

- since more than 10 years conducting courses, workshops, events based on the

the concept of TCI at universities (e.g. TU Braunschweig, Uni Zürich, Uni Ilmenau, TU Berlin, FU Berlin)

- Supervisor DGSv (German Society for Supervision and Coaching)

- TZI graduate / trainer / lecturer for TZI / theme-centered interaction - Graduate of the Ruth Cohn - Institute for TCI

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