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El tiempo es uno de los recursos más importantes, escasos y caros para el cual no existe un substituto. El tiempo es una de las muchas variables que deben ser manejadas si se desea alcanzar objetivos predeterminados. El desarrollo de la vida moderna ha introducido en nuestra vida profesional un nuevo concepto el de la prisa en el trabajo. En la medida que evoluciona el hombre, existe un más apretado nexo entre trabajo y tiempo. Pretendemos eliminar la prisa ya que produce en nosotros tensiones distorsionadoras de nuestra vida. La prisa es la conciencia de la necesidad de realizar unas determinadas tareas en un período de tiempo escaso.

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Falta de organización: la organización es clave para gestionar el tiempo. Sin organización no saben qué realizar al terminar una tarea y, por tanto, pierden el tiempo averiguando qué deben a hacer a continuación.

Comunicación ineficaz: una buena comunicación puede ahorrar mucho tiempo. Si se comunican correctamente con los clientes, trabajadores, compañeros, etcétera, no habrá malentendido y, por lo tanto, se perderá mucho menos tiempo.

Mal uso de herramientas: existen muchas herramientas que pueden ayudar a aumentar la productividad de sus días. Sin embargo, si estas herramientas no se usan correctamente lo único que conseguirán es perder el tiempo.

Procastinación: las malas habilidades de gestión del tiempo conducen inevitablemente a la procastinación. Posponen el trabajo importante o necesario hasta el último minuto. Por lo general, cuando el trabajo se pospone hasta el último minuto, no está tan bien hecho como si se le hubiera dedicado más tiempo. Generalmente conduce a una baja productividad cuando no se completan las tareas de manera satisfactoria.

Tardanza habitual: otro efecto de las malas habilidades de gestión del tiempo es la tardanza habitual. Los empleados que no planean su uso del tiempo adecuadamente suelen tener dificultades para llegar a tiempo a las citas o entregar el trabajo en la fecha de vencimiento programadas. Esta tardanza habitual también puede afectar negativamente a la productividad y darles la reputación de ser menos serios, incluso cuando ese no sea el caso.

Acumulación de tareas: los trabajadores esfuercen demasiado, lo cual es un problema que ocurre cuando realizan demasiado trabajo y no asignan suficiente tiempo para completarlo. Las personas acumulan tareas en exceso tienen dificultades para delegar tareas y descubrir qué es un buen uso de su tiempo.

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Para que este método sea eficaz, requiere:

1. Pequeño número de interrupciones.

2. Hábito de trabajar sobre objetivos diarios.

3. Programabilidad semanal del trabajo.

4. Autonomía en el trabajo.

5. Tener a la mano recordatorios, notas autoadhesibles, de manera que no se pierda de vista lo que usted determinó como importante.

6. Elabore un programa y téngalo a la mano, si es posible cuente con una agenda personal.

7. Determine con exactitud cuánto le costará mantener sus prioridades y los objetivos que ha elegido para apoyarlas.

8. Visualice sus objetivos todos los días y en todo momento, mientras hace fila en el Banco, cuando esté en el cuarto más chico de la casa o atorado en medio del tránsito.

9. Establezca una serie de pequeñas recompensas, de manera que refuerce su comportamiento en aquello en lo que ha elegido comprometerse.

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1. Crear listas de tareas pendientes

Esto pasa todos los días, tareas simples se quedan el olvido por una mala gestión. No todo cabe en la cabeza, por ello es mejor recopilar todas las tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que tiene que desarrollar.

2. Planifica con antelación

No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar con antelación. Es recomendable planificar cada día y cada semana.  No obstante, planificar las tareas con antelación no es suficiente. Busca el momento adecuado para planificar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderás tiempo. Cada minuto que emplees en planificar puede ahorrarte mucho tiempo en la ejecución

3. Establece prioridades en tus tareas

Seguro que muchas veces has realizado muchas tareas y al finalizar el día te has dado cuenta de que algunas importantes se han quedado por hacer. Esto sucede cuando somos incapaces de establecer prioridades. La jerarquización de las prioridades es fundamental para las empresas y autónomos. Debes realizar una lista de tareas y establecer el orden según las prioridades.

Para ello puedes organizarlas en diferentes niveles o categorías:

Nivel 1 o categoría A: tareas muy urgentes.

Nivel 2 o categoría B: tareas importantes, pero no demasiado urgentes.

Nivel 3 o categoría C: tareas que pueden esperar.

Nivel 4 o categoría D: tareas que puedes delegar.

Nivel 5 o categoría E: tareas que puedes eliminar.

4. Automatizar procesos

Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, a organizar la semana, etcétera.  Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática.

5. Identificar y eliminar las distracciones

Las distracciones son los principales ‘ladrones de tiempo’. Para poder eliminarlas hay que identificarlas previamente. Para saber en qué perdemos el tiempo solo tenemos que observarnos con objetividad y ver el tiempo que pasamos navegando en páginas web que no están relacionadas con nuestro trabajo, el tiempo que pasamos en WhatsApp y otras apps, en Facebook, Instagram…

6. Ser realista con los plazos

Ser realista con los plazos de entrega de los proyectos, presupuestos, etcétera. Ser realista no implica únicamente tener en cuenta otras tareas pendientes, también implica tener en cuenta posibles imprevistos. ¡Marca plazos más amplios para evitar complicaciones!

7. Seguir la regla 80/20

Muchos trabajadores y empresarios dedican su tiempo y esfuerzo en tareas que no reportan beneficios o que no son realmente importantes. La regla del 80/20 viene a decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por tanto… ¡no inviertas tu tiempo en tareas poco importantes que no te proporcionen buenos resultados!

7. No perseguir el perfeccionismo

Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven ineficientes. Es importante realizar bien las tareas, pero no perder demasiado tiempo en los detalles innecesarios o la productividad se verá afectada.

8. Fijar una agenda flexible

No ajustar demasiado los tiempos, ya que hay que tener en cuenta que siempre son necesarios espacios para los imprevistos y los retrasos. Hay que ser realistas a la hora de distribuir el tiempo.

9. Cambiar de tarea.

Hay trabajos que requieren una mayor concentración, otros más tediosos y otros que nos agradan más. Es buena idea cambiar las actividades en función del momento del día, no somos igual de productivos a todas horas.

10. Ordenar y organizar nuestro espacio físico y digital

Ordenar el espacio, tanto el espacio físico, como los archivos y documentos en el ordenador.

Ser más ordenado ayudará a encontrar más fácilmente lo que se busca. Eliminar lo innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil a la hora de desempeñar el trabajo.

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Proyectos inacabados.

Productividad deteriorada.

Incumplimiento de los plazos.

Insatisfacción e incluso pérdida de clientes.

Reuniones fallidas.

Conflictos en el trabajo con otros miembros del equipo.

Soluciones:
1. El buen manejo del tiempo constituye una habilidad que todos podemos aprender y es condición fundamental para el éxito.

2. Optimizar el uso del tiempo implica menos esfuerzo, menos fatiga y salud física y mental.

3. Identificar prioridades, constituye el primer paso para un eficaz manejo del tiempo.

4. Inmediatamente se establecerán objetivos para apoyar las prioridades.

5. No es posible trazar planes eficaces si no sabemos que queremos lograr verdaderamente.

6. La clave del éxito es el deseo. Todo lo que realice debe depender de este deseo.

7. Dormir 8 horas, acostarse temprano es un secreto que debe practicarse diariamente, el cuerpo necesita recuperar sus energías.

8. Practicar las recomendaciones de este artículo es un problema de actitud, modifica la tuya mediante la práctica diaria, el éxito esta en tus manos, el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos.

9. Si relacionamos el éxito con el tiempo, Jack Trout nos recomienda abrir el horizonte e incluir a otros, lo bueno es que el éxito esta en todas partes y a nuestro alrededor.

10. Por último para tener éxito hoy, solo hay un enfoque simple y sencillo: verse a sí mismos como un producto, más que como un empleado. La carrera profesional de cada uno está en sus propias manos.

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La administración del tiempo es una habilidad importante que se puede aprender, Entender la diferencia entre tareas urgentes e importantes es esencial para una gestión eficaz del tiempo. Las tareas urgentes deben tener prioridad sobre las no urgentes, y las tareas importantes deben tener prioridad sobre las no importantes. Sin embargo, en algunos casos, es posible que haya tareas urgentes e importantes que compitan entre sí. Gestiona tu tiempo de forma eficaz utilizando listas de tareas, calendarios y recordatorios. Delega o subcontrata las tareas que no son urgentes para evitar sentirte abrumado. El secreto es distinguir, en administración del tiempo, lo urgente y lo importante.