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Una factura es un documento mercantil que respalda la compra o venta de bienes o servicios. Sirve como evidencia de una transacción entre una empresa y su cliente, reflejando aspectos como la fecha, descripción del bien o servicio, valor, impuestos y condiciones de pago.

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¿Para qué sirve la factura electrónica? La factura electrónica es un soporte digital que reemplaza a la factura tradicional en papel, permitiendo un registro más eficiente, seguro y fiscalmente controlado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Sirve para:

Aumentar la transparencia fiscal.

Facilitar el control tributario.

Reducir costos administrativos.

Agilizar procesos de facturación y cobro.

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Cuando una empresa o negocio particular realiza una venta emplea un documento esencial que se llama factura.

Este y otros documentos usuales en las operaciones comerciales pueden ser realizados en una hoja electrónica bien sea Excel, Google Drive hoja de cálculo o cualquier otra.

Así cuando se realiza el proceso, los documentos a emplear van a ser los siguientes:

Presupuesto

Pedido o Solicitud de compra

Albarán de entrega

Recibo

Factura

Vas a conocer las características fundamentales del documento factura en todas sus vertientes, como son: Factura, Factura proforma, Factura rectificativa, Factura Abono y Factura electrónica.

Es el instrumento en el cual se va a reflejar la transacción realizada bien de las mercancías vendidas o de los servicios prestados.

Es el justificante que acredita la venta realizada. Como norma general los empresarios tienen la obligación de expedir factura y conservar copia o matriz de las mismas.

Contenido exigido en las facturas:

Nombre y apellidos o denominación social, Nº identificación fiscal (otorgado por la Administración de los Tributos o Impuestos de cada país), y domicilio tanto del vendedor como del comprador.

Número de factura, numeración que ha de ser correlativa pudiendo establecerse series diferentes, por ejemplo, cuando existan varios establecimientos.

Fecha ha de ser correlativa en el tiempo y en consonancia con la numeración.

Descripción de los bienes o servicios que son objeto de la transacción con indicación del precio, cantidad, importe total, así como los impuestos que gravan la operación separando e indicando tanto el porcentaje, como las cantidades correspondientes a la cuota y a la base.

Además en las facturas se suele reflejar vencimiento de la misma, la forma de pago, indicación de las cuentas bancarias, sello, firma...

Por otra parte hay otras tipologías dentro del tema facturas que es necesario conocer.

Factura Proforma

En algunas ocasiones, como por ejemplo en el comercio internacional, el comprador necesita que antes de realizarse la venta se le haga llegar la factura proforma, dicho documento no es más que la propia factura con la indicación de proforma en la misma y cuya misión es que sea utilizado en trámites administrativos. Si esta aceptada obliga tanto al comprador como al vendedor.

Factura Rectificativa

Este documento sustituye a una factura inicial cuando se haya dado el caso de que dicha factura inicial no cumpla los requisitos que se establecen que han de constar en una factura o cuando haya existido un error en el cálculo de las cuotas repercutidas o se hayan producido circunstancias para la modificación de la base imponible.

Su signo será contrario al de la factura emitida a la que rectifica.

Contenido exigido en estas facturas:

Deben constar todos los datos que se explican en el apartado Facturas.

Debe constar en el documento que es una Factura Rectificativa y la causa de la rectificación.

Han de llevar en la numeración una serie específica y diferente de las de las facturas.

Facturas de Abono o Abonos

Este justificante es análogo a lo explicado respecto a la factura rectificativa cuando el cambio en la factura inicial no sea motivado por los indicados en aquel caso.

Factura Electrónica

La facturación electrónica consiste en la transmisión por medios electrónicos de las facturas entre emisor y receptor firmados digitalmente mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado digital o electrónico reconocido.

Para ello, entre otros, se usan archivos con extensiones XML que se pueden crear con Excel.

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Cuando una empresa o negocio particular realiza una venta emplea un documento esencial que se llama factura. Este y otros documentos usuales en las operaciones comerciales pueden ser realizados en una hoja electrónica bien sea Excel, Google Drive hoja de cálculo o cualquier otra.

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¿Qué es el CUFE? El CUFE (Código Único de Facturación Electrónica)?

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¿Qué es el CUFE? El CUFE (Código Único de Facturación Electrónica)?

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Es un código alfanumérico que identifica de manera única a cada factura electrónica emitida. Este código asegura la autenticidad de la factura y permite su validación ante la DIAN. El CUFE se genera a partir de la información contenida en la factura.

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¿ Qué es el Código QR y Código CUFE ? – Factura tech | Facturación electrónica | Proveedor de facturación electrónica

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¿Quiénes son los obligados y no obligados a facturar electrónicamente?

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¿Quiénes son los obligados y no obligados a facturar electrónicamente?

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Obligados:

Empresas que venden bienes o prestan servicios.

Personas naturales responsables del IVA o del Impuesto Nacional al Consumo.

Entidades del Estado.

No obligados:

Personas naturales que no superen los topes establecidos de ingresos anuales.

Trabajadores independientes que no excedan los límites de ingresos.

Quienes pertenecen al régimen simple de tributación con excepciones específicas.

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DIAN: ¿Quién está obligado a expedir factura electrónica?

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Le contamos quienes deben expedir la factura electrónica en Colombia y sus características, según la ley.

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Proveedores de facturación electrónica en Colombia:

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Proveedores de facturación electrónica en Colombia:

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Carvajal Tecnología y Servicios.

FacturaTech.

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Hasta este momento, la Dian ha registrado 89 proveedores tecnológicos autorizados

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En el curso del 2019, se sumaron a la lista de autorizados 15 empresas facultadas para prestar el servicio de facturación electrónica

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Tiempo estimado de validación ante la DIAN: 

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Tiempo estimado de validación ante la DIAN: 

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La DIAN valida las facturas electrónicas de manera inmediata, generalmente en un tiempo de 48 horas desde la emisión de la factura electrónica. Una vez validada, la factura tiene validez legal y fiscal.