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CHECK LIST EVALUATION SEMINAIRE

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Organiser une fete d'entreprise

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Tout événement commercial a pour but de renforcer la fidélité des clients et d'écourter le cycle de vente auprès des prospects. Mais il faut respecter certaines règles d'organisation. Les voici.

Déterminer un budget adéquat

Pour éviter les mauvaises surprises et être prêt à négocier fermement, estimez votre budget avant de demander les devis correspondants. Les proportions sont généralement les suivantes : un tiers du budget pour le lieu, un tiers pour les animations (cocktail et/ou repas, musique, comédiens...), un tiers pour la communication avant et après la manifestation. Ce dernier poste est important car, pour capitaliser sur votre opération, vous devez l'annoncer au plus grand nombre possible - au sein de la cible visée, il ne s'agit pas d'inviter n'importe qui -, y compris à ceux dont vous savez qu'ils ne présentent qu'une faible probabilité de participation. Vous dynamisez ainsi votre image, bien au-delà du cercle restreint de ceux qui seront là le jour J.

Choisir un thème fédérateur

Tout comme le titre d'un livre, le thème retenu représente 80 % de la réussite d'une soirée. Mais encore faut-il savoir le choisir. Fêter les dix ans d'existence de votre entreprise n'en est pas un. Cela constitue plutôt une occasion d'organiser un événement... sur un sujet donné. Soirée ragga, soirée Sudoku (jeu de logique qui fait fureur à l'échelle mondiale actuellement), soirée casino, soirée karting sont des thèmes possibles, qu'il faudra ensuite habiller d'animations.

La difficulté consiste à trouver un thème suffisamment fédérateur qui plaise au plus grand nombre. Sans nécessairement tomber dans le piège du plus petit dénominateur commun, car le thème deviendrait alors sans consistance et n'éveillerait aucune curiosité ni envie.

Concevoir les animations

Considérez--les comme la traduction pragmatique du thème que vous avez choisi. Ainsi, pour une soirée seventies, l'animation centrale sera le karaoké. Demander aux participants de venir habillés années 1970 fait aussi partie de la notion d'animation. Soirée karting ? Le contenu ne va pas de soi : va-t-on se contenter de faire quelques tours sur un circuit, avant un cocktail ? Ce serait insuffisant pour inciter vos invités à venir. Proposez des courses (fonctionnant en binômes, grâce auxquelles les initiés courent en équipe avec les béotiens), des cours de pilotage, etc. Vous organisez une soirée brésilienne ? Vos interlocuteurs s'attendent aussitôt à y trouver des danseuses et un orchestre du cru. Louez les services d'un professeur de danse pour leur apprendre les rudiments de la salsa et du tango. Initiez-les aux cocktails brésiliens. Demandez--leur de porter un vêtement jaune et vert ; si vos invités sont des professionnels en costume de travail, offrez-leur à l'entrée un accessoire de mode à ces couleurs (foulard, pochette de veston, T-shirt, cravate...). Et, bien sûr, communiquez largement sur tous ces "événements dans l'événement".

Fixer la bonne date

Evitez les veilles ou lendemains de vacances et de jours fériés. Fuyez les semaines contenant un pont. La première quinzaine de décembre, très festive, fonctionne bien pour les soirées gratuites... mais les lieux de réception sont pris d'assaut par les dîners de fin d'année organisés par les entreprises pour leurs collaborateurs ou leurs actionnaires. Les soirées de la semaine les plus prisées sont les mardis et les jeudis. Vous pouvez opter pour l'un de ces jours-là, ou bien jouer les outsiders en programmant votre événement le lundi (en particulier à Paris et dans les grandes métropoles régionales) ou le vendredi (en saison froide ou pluvieuse).

Trouver un lieu attractif

Pour cela, recourez au fameux Guide Bedouk ( www.bedouk.fr) qui les répertorie, photos et capacité de réception à l'appui. Dans le jargon, on parle de "pax" pour désigner les participants.

Le lieu idéal possède quatre qualités : il est central, neutre, valorisant et fameux. Central : pour que les participants puissent y accéder facilement, sans plan et grâce à tous types de transport. Neutre, commercialement parlant, pour ne pas donner l'impression à vos participants de les faire tomber dans un piège mercantile. Valorisant : pour l'image de l'organisateur mais aussi pour celle des participants eux-mêmes. Fameux : dans les deux sens du terme, réputé comme un lieu répondant aux qualités précédentes, et savoureux parce qu'une prestation culinaire (cocktail dînatoire, dîner assis...) est servie dans un pays où nourriture et gastronomie sont censées aller de pair. Quels lieux répondent à ces quatre critères de sélection ? Certainement pas le siège social de votre entreprise, ni l'un de ses points de vente. A minima un hôtel luxueux du centre-ville. Les hôteliers ont compris qu'ils avaient là une source intéressante de diversification. Certains proposent d'offrir la location de leur salle équipée dès lors qu'ils assurent la prestation culinaire.

Selon l'envergure et la nature de votre événement, vous aurez peut-être à déclarer vos intentions à la préfecture plusieurs semaines à l'avance. Posez la question à votre "hébergeur". Prévoyez également la possibilité de décorer les locaux aux couleurs du thème retenu, afin de créer une ambiance spécifique.

Editer une invitation

A l'ère d'internet, et y compris pour des destinataires technophiles, rien ne vaut une invitation papier pour donner de l'importance à votre événement. Ce qui ne vous empêche pas de la doubler d'une version numérique, diffusée en e-mailing. Utilisez un papier fort (bristol). Pour de faibles quantités, faites appel à l'impression numérique, plus économique qu'une impression offset classique. Le format qui a fait ses preuves : orientation à l'italienne, appelée également "paysage" - donc en largeur -, 210 mm de large et 100 mm de hauteur, en deux volets. Ajoutez une carte-réponse volante, de même format (moins 1 mm), qui sert de "porte-adresse" : l'adresse du destinataire est imprimée sur ce support, positionnée de manière à être visible par la fenêtre de l'enveloppe au sein de laquelle vous la glissez. Quant au contenu de l'invitation, chaque page a un rôle précis. Vous excitez la curiosité en page 1, en pratiquant un "teasing" sous forme d'une question ou d'une demi-phrase terminée par trois points de suspension ("mardi 17 janvier prochain, vous allez vous faire courser..." pour une soirée karting, par exemple), précédée de la mention "Invitation gratuite". Vous explicitez le concept et indiquez quels types d'invités seront présents en page 2. En page 3, vous détaillez le planning de la soirée (accueil, apéritif, animations...). Enfin, vous montrez les moyens d'accès par un double plan en page 4 : l'un pour situer le local dans la ville, l'autre pour zoomer sur les rues, stations de transport en commun et parkings avoisinants. Le tout au présent de l'indicatif, et non au futur. Pensez aussi à ajouter, en bas à droite de la page 3, une injonction du style "Renvoyez votre demande de réservation ci-jointe !"

Relancer les invités

Combien de personnes se déplaceront finalement ? Tout dépend du thème choisi pour votre manifestation, des personnes plus ou moins proches invitées, etc. Les gens acceptent plus facilement de participer à une soirée s'il y a un cadeau à la clé ou si le lieu de réception est prestigieux. Les clients sont davantage motivés que les prospects... C'est une alchimie subtile : les résultats sont parfois étonnants, sans explication rationnelle valable. Les estimations les plus fiables se fondent sur l'expérience d'actions identiques. Voici quelques ordres de grandeur : une relance par téléphone multiplie par six en moyenne les résultats engendrés par le mailing d'invitation initial. Et seuls 60 à 70 % des invités qui ont affirmé venir seront présents. Auxquels s'ajoutent ceux qui viennent de manière impromptue, et ceux qui sont accompagnés alors qu'ils ne vous l'avaient pas annoncé... Bon an mal an, vous vous retrouvez avec le nombre de personnes prévu.

Remercier les participants

Rien de tel qu'une bonne réactivation mémorielle pour capitaliser sur une opération ! Dans la semaine qui suit votre manifestation, expédiez aux personnes présentes une lettre de remerciement pour leur venue, en évoquant l'avenir à court terme (vous êtes à leur disposition pour un contact commercial) et à moyen terme (l'annonce de la prochaine soirée annuelle). Si votre activité concerne les particuliers, il est parfois délicat de remercier par courrier les participants, car certains pourraient n'avoir pas été totalement transparents vis-à-vis de leur conjoint sur leur soirée de ce jour-là. Préférez l'e-mail ou le téléphone.

> Invitez par marketing viral

Le bouche-à-oreille via internet, ça marche ! Il permet même de faire des économies publicitaires, en chargeant vos destinataires de transmettre à leur entourage proche - personnel ou professionnel - votre invitation. Expédiez à quelques internautes bien choisis une communication axée "grande soirée privée" qu'ils relaieront à d'autres, pour se valoriser. L'inconvénient est que vous n'êtes pas sûr de la qualité - en termes de cible - de la personne invitée. Mais, en considérant que "qui se ressemble s'assemble", vous avez de fortes chances de drainer un grand nombre de clients potentiels, à peu de frais. Opérez en deux vagues : un premier mail équivalant à la première page de l'invitation telle que décrite ci-dessus ; un second, vingt-quatre heures plus tard, plus explicatif, qui reprend le contenu des trois autres pages. Offrez un lien direct aboutissant à un formulaire de réponse.

À SAVOIRLe thème

-Partir d'une thématique générale et l'adapter au public invité. Comme une "soirée chantons", axée sur les années 1970 lorsqu'il s'agit de décideurs quadragénaires.

Le lieu

-C'est à partir du thème que vous élaborerez le cahier des charges du lieu idéal, en termes de taille, de disposition intérieure (piste de danse, salles annexes) et d'équipement (sonorisation, vidéoprojection, tables, chaises amovibles...).

Autant un petit déjeuner thématique peut se satisfaire d'un lieu ordinaire, pourvu que le sujet traité soit attractif, autant le local d'une soirée fait partie du "package" qui incitera un invité à venir.

Avis

-Ne communiquez jamais sur le lieu et la date de votre manifestation tant que vous n'avez pas signé un contrat ferme et définitif de réservation des locaux.

L'invitation

- Valorisation oblige, pour les VIP, vous obtiendrez de meilleurs résultats avec une enveloppe sans fenêtre, fabriquée dans un papier luxueux de type vergé - Conquéror, par exemple -, avec l'adresse écrite à la main et un timbre de collection en guise d'affranchissement.

La relance

- Programmez-la dans les 72 heures qui suivent la réception par les destinataires de votre invitation papier. Et centrez l'argumentation sur le renvoi de la carte-réponse, en laissant entendre que vous présupposez qu'ils accepteront l'invitation.

Les photos

- Si vous faites appel à un photographe, ne diffusez pas systématiquement les photos des participants, que ce soit par courrier ou sur le site Web. Proposez-leur, sur place, de laisser leurs coordonnées pour se les faire envoyer...

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Déterminer un budget adéquat Pour éviter les mauvaises surprises et être prêt à négocier fermement, estimez votre budget avant de demander les devis correspondants. Les proportions sont généralement les suivantes : un tiers du budget pour le lieu, un tiers pour les animations (cocktail et/ou repas, musique, comédiens...), un tiers pour la communication avant et après la manifestation.

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communication interne

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Comment organiser une cérémonie de remise de médaille ,

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Organiser une cérémonie de remise des medailles du travail

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La médaille d'honneur du travail est une distinction décernée par l'Etat qui récompense les salariés pour leur ancienneté et leur mérite.

La candidature

C'est le salarié qui fait acte de candidature pour obtenir la médaille du travail. Le dossier comprend, entre autres documents, un formulaire disponible en mairie et à la préfecture ainsi qu'un certificat récent de la part de l'emloyeur.
Chaque année, il existe deux périodes où les salariés peuvent être récompensés, car la médaille d'honneur du travail est décernée par un arrêté du ministre du Travail ou du préfet le 1er janvier et le 14 juillet. Pour figurer dans la promotion du 1er janvier, il faut déposer son dossier en préfecture ou à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi ( Direccte) avant le 15 octobre. Pour figurer dans la promotion du 14 juillet, il faut le faire avant le 1er mai.

Les médailles

Selon son ancienneté, le salarié peut prétendre à différentes distinctions.

Calcul de l'ancienneté

L'ancienneté se calcule sur l'ensemble de la carrière du salarié, indépendamment du nombre d'employeurs. Il faut cependant avoir travaillé en France, même pour des employeurs étrangers, ou à l'étranger pour des entreprises ou des groupes français.
Certaines périodes, comme le service national, le congé maternité ou encore le congé individuel de formation, sont comptabilisées dans le temps de travail. Des réductions d'ancienneté peuvent être accordées pour les mutilés du travail, les salariés qui ont travaillé en dehors de la métropole et ceux dont la pénibilité du travail permet de partir en retraite plus tôt que ce que prévoit le régime général.

Bénéficiaires

Les salariés ou les retraités, de nationalité française ou non, remplissant les conditions d'ancienneté peuvent prétendre à la remise de la médaille d'honneur du travail. Cependant certaines catégories de travailleurs en sont exclues en particuliers celles qui disposent de leur propre distinction honorifique : médaille d'honneur des chemins de fer, agricole... C'est aussi les cas des magistrats et des fonctionnaires d' Etat.

Prime

Se voir décerner la médaille d'honneur du travail n'implique pas la remise d'une prime quelconque. Cependant, en fonction de la convention collective et des usages en vigueur dans l'entreprise, un employeur peut remettre une gratification aux bénéficiaires (en plus de la prime d'ancienneté éventuelle). Elle est exonérée de cotisations sociales comme de l'imposition sur le revenu. Il peut aussi éventuellement organiser une cérémonie de remise des médailles.

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La médaille d'honneur du travail est une distinction décernée par l'Etat qui récompense les salariés pour leur ancienneté et leur mérite. C'est le salarié qui fait acte de candidature pour obtenir la médaille du travail. Le dossier comprend, entre autres documents, un formulaire disponible en mairie et à la préfecture ainsi qu'un certificat récent de la part de l'emloyeur.

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Elaborer un budget previsionnel

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Vous vous apprêtez lancer votre activité et recherchez un financement bancaire ? Vous êtes déjà à la tête d'une entreprise et souhaitez concrétiser un projet ? Dans les deux cas, il est primordial d'établir un budget prévisionnel. Basé sur une estimation réaliste des dépenses et des recettes, celui-ci vous permettra d'anticiper votre futur résultat.

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TRELLO en Français

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L'outil de gestion de tâches Trello, qui fédère 10 millions d'utilisateurs dans le monde, est désormais accessible en version française.

Lancé en 2011, l'outil de gestion optimisé de gestion des tâches d'origine américaine Trello est désormais disponible en version française.

Egalement disponible sous la forme d'application mobile pour iOS et Android, Trello, intégré depuis 2014 à Fog Creek Software, est utilisé par plus de 10 millions de personnes dans le monde pour organiser leurs projets.

Destiné aux particuliers, mais aussi aux associations, start-up et PME, le service Trello permet de créer sur son tableau personnel une liste de listes sous forme de cartes à partager et à compléter.

Il est ainsi possible d'ajouter des commentaires, de télécharger des pièces jointes pour compléter ses listes et de d'initier des checklists.

L'outil Trello est accessible en trois versions : gratuite, Business Class (8,33 dollars par mois et par utilisateurs, et Enterprise (20,83 euros mensuels).

Après une implantation en Allemagne, au Portugal, en Espagne et au Brésil, et maintenant en France, Trello compte passer le cap des 20 millions d'utilisateurs en 2016.

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Gestion de projets : Trello fait ses premiers pas en France

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L'outil de gestion de tâches Trello, qui fédère 10 millions d'utilisateurs dans le monde, est désormais accessible en version française. Lancé en 2011, l'outil de gestion optimisé de gestion des tâches d'origine américaine Trello est désormais disponible en version française.

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Pourquoi vous devriez utiliser Trello dans la gestion de vos projets!

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Vous connaissez les lubies de l'agence lorsqu'il s'agit de nouveaux outils qui simplifient la vie au bureau... Vous savez aussi très bien que la répartition des actions et leur priorisation peuvent se révéler être des vrais casse tête au sein d'une équipe... Amis de la to-do-list et du post-it rassurez vous ! Nous sommes sur le point de vous présenter l' outil génial qui va tout bonnement révolutionner le découpage de vos missions et la gestion de (tous) vos projets. On dit bien TOUS vos projets parce que Trello est avant tout un outil destiné aux équipes mais il est tout à fait possible de l'utiliser pour vos projets personnels. Démonstration.

Pour la petite histoire, Trello a été lancé en 2011 par deux anciens de la société Fog Creek Software, Michael Pryor et Joel Spolsky lors du TechCrunch Disrupt. Inspiré de la méthode Kanban initiée par Toyota, Trello est un gestionnaire de tâches qui permet de visualiser de manière étendue l'évolution d'un projet grâce à un découpage d'actions regroupées en listes. Autrement-dit, Trello est le compagnon idéal pour organiser et répartir des tâches au sein d'une équipe, partager des documents, échanger en interne mais également voir la marge de progression attenante à un objectif.

Pour vous familiariser avec Trello voici donc quelques bases et clés de lectures indispensables pour une bonne utilisation de l'outil.

► Les tableaux : il s'agit de la formalisation d'un projet dans sa globalité. De cette façon, un tableau est découpé en listes (ensemble de tâche d'une même famille) qui seront elles même découpées en cartes (tâches). Un tableau peut être imaginé comme

► Les listes : ce sont des entités dans lequel on retrouve des cartes. Les listes peuvent être utilisés de différentes façons. Dans le cas d'un flux de production il s'agira d'une succession de tâches (cartes) organisées dans un ordre chronologique. Dans le cas d'une utilisation se rapprochant plus du principe de la "boite à idées", les cartes seront déposées à la volée.

► Les cartes : c'est l'unité de découpage d'une liste. Vous l'aurez compris, les cartes sont assimilables à des idées, des tâches ou des actions qui vous permettent d'atteindre votre projet. Elle est en quelque sorte l'ancêtre de votre post-it.

► L'exemple de l'Ile Flottante : on est assez gourmand à l'agence, alors pour vous éclairer un peu mieux sur la logique de Trello, nous avons choisi un exemple qui (nous l'espérons) vous parlera ! Imaginons que votre projet soit de réaliser une Ile Flottante. Votre tableau prendra donc le nom de votre recette à savoir dans ce cas : Ile Flottante. Pour réaliser ce dessert vous devez confectionner un assemblage de plusieurs choses à savoir : les oeufs en neige, la crème anglaise, le caramel et le pralin. Ces différents éléments seront donc vos listes. À l'intérieur de ces listes chaque élément sera découpé par cartes, il s'agit ici des actions pour réaliser chaque élément indépendant de votre recette. Par exemple pour la liste des oeufs en neige, vos cartes seront : séparer les jaunes des blancs, monter les blancs en neige, incorporer le sucre glace. Et ainsi de suite pour vos autres listes. Bien entendu ici tout est modifiable et personnalisable !

Maintenant que vous avez en tête les fonctionnalités principales et la logique de Trello. Il ne nous reste plus qu'à vous donner une liste non exhaustive de ses points forts !

► Atout non négligeable : son inscription est gratuite ! Il est possible cependant d'accéder à sa Business Class (pour 8.33$ par mois et par utilisateurs) qui vous permettra d'y intégrer des applications comme Slack, Dropbox, Github, Hangouts et Mailchimp mais également de bénéficier d'un accès sécurisé pour vos données en les rendant privées. Dernière option, l'abonnement Entreprise : comme son nom l'indique il est généralement destiné à de grandes entreprises ayant besoin de gérer plusieurs équipes. Ici plusieurs avantages dont un service de sécurité renforcé, des audits de sécurité personnalisé, un service d'assistance personnalisé avec de vrais interlocuteurs et bien entendu l'intégralité des avantages de la Business Class pour 20,83$ par mois et par utilisateur.

► Trello est disponible sur Ios et Android pour plus de fluidité dans son utilisation !

► Sa version française ! Depuis le 15 septembre Trello est arrivé en France pour notre plus grand bonheur. Et devinez qui se cachait derrière cette expansion sur le sol français ? Nous ! C'est avec beaucoup de fierté et de plaisir que nous avons contribué à son développement en France et nous espérons que cette belle lancée annonce de beaux jours pour notre outil fétiche !

Si vous n'êtes toujours pas convaincu de l'utilité du joujou, nous avons quelques chiffres sous la main qui témoignent de l'ampleur de son développement :

► 10 millions d'utilisateurs dans le monde

► 220 000 en France

► 4 versions dont la plus récente est la française !

► une moyenne de 100 000 nouveaux utilisateurs par semaine

► 10,3 millions de dollars levés grâce à une subvention orchestrée par Spark Capital et Index Ventures !

► Le dernier point et non des moindres : des société de renoms l'utilisent au quotidien ! Leurs noms ? Le New York Time, The Verge, Kickstarter... Vous en voulez encore ? Paypal, Adobe, Google ! Rien que ça !

On espère donc que notre nouvel allier de l'organisation interne sera bientôt le votre. Un petit conseil, jetez un oeil ici pour découvrir ses utilisations multiples dans la gestion de projets qu'ils soient pro ou perso ! Bon Trello !

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Pourquoi vous devriez utiliser Trello dans la gestion de (tous) vos projets! - Don't believe the Hype

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Vous connaissez les lubies de l'agence lorsqu'il s'agit de nouveaux outils qui simplifient la vie au bureau... Vous savez aussi très bien que la répartition des actions et leur priorisation peuvent se révéler être des vrais casse tête au sein d'une équipe... Amis de la to-do-list et du post-it rassurez vous !

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TRELLO à découvrir

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Outils en ligne : logiciels et solutions SaaS

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Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Avec son interface intuitive, cet outil en ligne est utilisé aussi bien en entreprise qu'au sein d'associations ! Trello est inspiré de la méthode Kanban. Souvenez-vous de vos cours d'économies de terminale : dans les années 50, la méthode Kanban consistait à organiser le travail des employés de Toyota en déplaçant des étiquettes (appelée card sur Trello) le long de la chaîne de travail : de la création de la tâche à sa résolution, la card est déplacée par les opérateurs sur leur poste de travail (comme sur un tableau de post-it) ! Après avoir testé Trello pendant quelques semaines, nous vous proposons un tour d'horizon de cet outil de travail collaboratif.

Edit septembre 2015 : pour le plus grand plaisir des responsables qui avaient du mal avec la langue de Shakespeare, Trello est maintenant disponible en Français. La publication a été faite automatiquement sur tous les comptes existants.

Cet article, nous allons l'écrire sous forme de tutoriel pour vous apprendre à utiliser Trello. Les grands débutants en gestion de projets seront fiers de pouvoir se lever de leur chaise, de lever les bras au ciel et d'exclamer : " Yes mec, moi j'utilise Trello, finger in the nose "

Trello en quelques mots

Pour vous faire un rapide tour du propriétaire, Trello est un outil en ligne gratuit : rien à installer, rien à télécharger. Il faut simplement créer un compte pour accéder à son interface. A ce jour c'est en anglais, mais pas de panique, ça concerne juste les menus.

Si il y a bien 4 termes à comprendre avant de commencer, ce sont bien ceux de " Projet " " Board ", " Liste "et " Card ".

Un projet peut être le nom de votre entreprise ou de l'évènement que vous gérez. Comme vous êtes quelqu'un de très actif, vous pouvez avoir plusieurs projets : exemple un projet par évènement.

Un projet peut être scindé en Board : exemple : demande d'autorisation, comptabilité, parcours etc...

Chaque Board peut comporter des listes : elles déterminent la manière d'organiser les tâches : exemple : " A faire ", " En cours ", " C'est fait ". Ce sont dans ces listes que peuvent être déplacées des Cards.

Dans chaque liste, on peut créer des Cards (ce sont des tâches), se les affecter à soi-même ou à un collaborateur. Cela sous entend que la personne doit être membre du projet.

Travailler à plusieurs sur Trello

Comme dans tout projet, il y a un chef ! C'est lui qu'on appelle l'administrateur : c'est celui qui créé le projet et qui invite des collaborateurs puis qui gère les permissions. Une fois que le membre est ajouté (2), il est possible aussi de lui affecter le rôle d'administrateur. Un projet par défaut est " Private " (1), c'est à dire qu'il n'est visible que par les membres ajoutés dedans, mais il est possible de le rendre public. Si vous n'ajoutez aucun membre, votre projet n'est visible que pour vous et Trello peut ainsi devenir votre outil de gestion de todolist personnelles !

Les cards : création, déplacement, labels

Créer une card

Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur " Add a card " puis donnez un titre. Exemple : " Contacter la préfecture " . Chacun peut écrire des commentaires, ajouter des pièces jointes et se notifier (pour recevoir des mails).

Déplacer une card

Si une tâche est créée dans une liste, il est possible de la déplacer dans le board en la faisant glisser déposer. Déplacer une tâche permet de la faire évoluer, de sa création jusqu'à sa résolution ! Pour déplacer une tâche, cliquez dessus sans la lâcher puis déplacer là dans une autre liste.

Labelliser une card

Nous devrions plutôt appeler appeler cela " Affecter un label " . Ajoutez facilement une couleur, pour faire ressortir visuellement une card dans votre board. La couleur peut être attribuée selon l'importance (exemple : rouge = super important, orange = ne pas trainer ou jaune = secondaire). Donnez le sens que vous souhaitez à votre projet ! Pour ajouter un label, cliquez sur la card puis sur label. Sélectionnez la couleur ou créez le label de votre choix. Pour affecter une card à quelqu'un éviter le système de couleur et privilégiez l'onglet " Members "

Affecter une tâche à quelqu'un

Affectez la tâche à un membre en cliquant sur " Members " puis donnez lui une échéance en cliquant sur " Due Date ". Le système propose automatiquement la liste des membres du projet, vous n'avez plus qu'à sélectionnez un nom. Le membre reçoit un mail ainsi qu'une notification en haut à droite de son compte Trello (la petite alarme rouge).

Avancement d'une tâche

Une tâche peut être scindée aussi en checklist. Cela permet de tenir informé ses collaborateurs sur l'avancement d'une tâche. Exemple : prendre contact avec la préfecture pour recevoir une autorisation, ça consiste à trouver le contact, envoyer un mail ou un courrier, relancer etc.. jusqu'à recevoir l'autorisation. Le système de Checklist permet de voir à combien de pourcentage est résolu une tâche, en créant des items. Cochez au fur et à mesure les items résolus jusqu'à atteindre 100% de l'avancement d'une tâche.

Cas pratique : création de listes

La souplesse de Trello, c'est qu'il permet d'organiser ses tâches dans des listes comme on on le souhaite.

La méthode KanBan consisterait à créer des listes du type " Démarrage " > " C'est en cours " , > " C'est fait "

Pour des projets ne nécessitant pas beaucoup de tâches et s'étalant sur la durée, il est possible de créer des listes en fonction d'une durée : exemple : " Janvier " > " Février " > [...]> " Décembre " ou encore " Aujourd'hui " > " Cette semaine ", " Ce mois-ci " etc....

Les listes peuvent aussi être utilisées sous forme de sous-boards. Exemple, dans un board " Communication ", on pourrait imaginer 3 colonnes du type : " Site web " " Réseaux sociaux " et " Presse "

Enfin, il est possible aussi d'imaginer faire une colonne par collaborateur au sain de chaque Board.

L'application mobile Trello

Indispensable comme outil d'outil de gestion de projet, elle permet de recevoir des notifications sur son portable dès qu'un collaborateur ajoute ou commente une tâche. A utiliser avec modération pour ne pas devenir un accro du travail !

Conclusion : notre avis sur Trello

Trello est parfait pour les petites structures telles que des associations qui ont besoin de franchir le pas et de coordonner un projet à plusieurs. Bien sûr, la langue anglaise pourrait repousser certains mais ne vous arrêter pas à cela. Mis à part les 5 /6 termes que nous venons d'expliquer, votre interface Trello sera en Français puisque vous êtes maîtres des noms de vos projets, boards, listes et tâches (si c'est vraiment un frein, notez qu'un plugin sous Chrome permet de traduire Trello)

Trello est gratuit jusqu'à 5 membres par projet et bénéficie d'une version payante (trello gold) pour inviter de nouveaux membres : 5 euros par mois

Pensez à archiver vos tâches car la méthode KANBAN ne fonctionne que si le tableau de bord est lisible. Trop de post-it tue le post-it. Chez vous, quand une tâche sur un post-it est réalisée, vous le mettez à la poubelle ? Et bien sur Trello c'est pareil 😉 (il est possible de retrouver ses tâches archivées).

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Trello : pour gérer des projets en ligne - Outils en ligne : logiciels et solutions SaaS

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Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Avec son interface intuitive, cet outil en ligne est utilisé aussi bien en entreprise qu'au sein d'associations ! Trello est inspiré de la méthode Kanban.

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5 outils à découvrir

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Quel que soit notre secteur d'activité ou le rôle occupé dans notre entreprise, nous sommes tous amenés à gérer des projets. Lancer un site web, préparer un événement ou même pour organiser notre activité quotidienne, se reposer sur un outil de gestion de projet peut faire gagner un temps précieux.

C'est pourquoi nous avons décidé aujourd'hui de vous présenter 5 logiciels qui vous permettront de gérer plus efficacement vos projets et vos tâches du quotidien : création de " to-do lists ", gestion des documents ou encore discussions en ligne, toutes ces solutions présentent leurs caractéristiques et sauront répondre aux besoins les plus courants.

Trello - pour les petites équipes

Trello est un gestionnaire de tâches en ligne basé sur la méthode Kanban : une forme de juste à temps par étiquette. Le concept est très simple : vous créez un " Board ", une vue qui regroupe des colonnes correspondant à chaque projet, et y associez des " Cards ", des éléments projet. Chaque " Card " peut facilement évoluer d'une colonne à l'autre et vous pouvez y attacher une liste de tâches avec une date butoir, un document ou encore un commentaire. Vous assignez une " Card " à un membre de votre équipe par un simple glissé-déposé et pouvez recevoir une notification email dès que l'activité est achevée.

Trello permet de mieux organiser son travail et convient bien aux petites structures qui gèrent des projets relativement simples et similaires. Petits bémols cependant, l'outil est disponible uniquement en anglais et il est difficile de visualiser clairement l'avancée d'un projet, surtout si celui-ci se déroule sur une période longue.

La version gratuite propose un nombre de " Boards " et de " Cards " illimités, la version payante vous offres quelques fonctionnalités mineures supplémentaires.

Planzone - le plus complet

Planzone est un logiciel de gestion de projet collaboratif qui vise à simplifier la planification de projets complexes en favorisant les échanges et le travail d'équipe. Chaque élément du projet (Wiki, Tâches, Discussions, Documents...) dispose d'une vue dédiée sous forme de listes mais peuvent tous être attachés les uns aux autres. Vous allez par exemple pouvoir créer vos listes de tâches, les assigner à des collaborateurs et associer un document ou un commentaire que vous pouvez notifier par email. L'évolution de votre projet peut être suivie sur un diagramme de Gantt et vous pouvez retrouver tous vos éléments projet sur une vue calendrier. Le logiciel va encore plus loin en proposant un planning d'équipe permettant à chaque membre de renseigner le travail passé sur une activité : pratique pour les managers qui peuvent ainsi évaluer la charge de travail de leurs collaborateurs.

Planzone est un outil qui présente un large panel de fonctionnalités plutôt bien organisées ; même si l'interface mériterait un léger rafraîchissement. Il paraît idéal pour des projets à moyen et long terme où la planification est essentielle pour atteindre son objectif.

Planzone propose une période d'essai de 14 jours et le premier niveau payant démarre à 9,90€/mois.

Wimi - plus orienté gestion documentaire

Wimi s'apparente plutôt à un outil de partage de fichiers qu'à un logiciel de gestion de projet pur mais possède tout de même des notions de bases intéressantes, notamment pour l'aspect collaboratif. Côté document, Wimi vous offre toutes les fonctionnalités indispensables : drag-and-drop, édition en ligne, ajout de commentaires ou import depuis plusieurs applications reconnues comme Dropbox ou Google Drive. Côté projet, vous pouvez créer et assigner des tâches et les visualiser sous forme de liste ou vue calendrier. Les collaborateurs peuvent aussi renseigner le nombre jours passés à travailler sur une tâche.

Wimi s'avère être une bonne alternative à Dropbox avec en plus des fonctionnalités de gestion de projet, relativement limitées si l'on compare à d'autres, mais suffisantes pour commencer à mieux gérer son activité. Il est à noter que c'est un outil français, donc non soumis au Patriot Act (important pour la confidentialité des données documentaires).

Il est possible de tester Wimi gratuitement pendant 30 jours et l'abonnement commence à 19,90€/mois.

Wunderlist - pour les projets personnels

Wunderlist est un système de to-do list qui compte déjà plus de 6 millions d'utilisateurs à travers le monde. L'outil est d'une simplicité enfantine. Une fois connecté à votre Wunderlist, vous n'avez qu'à créer différentes tâches et les associer à la liste de votre choix (par défaut : courses, cadeaux, films à regarder...). Chaque tâche peut ensuite être complétée par d'autres éléments : des sous-tâches, une date d'échéance et de rappel, un fichier ou encore un commentaire. Vous allez ensuite pouvoir partager vos listes avec vos amis, les assigner à une tâche ou lancer des discussions. Des applications sont disponibles pour vous permettre de consulter et mettre à jour vos listes sur votre smartphone et tablette.

Wunderlist est bien adapté à la gestion de la vie quotidienne ; c'est un peu la version numérique du post-it avec une touche collaborative.

Le modèle 100% gratuit vous permet de créer un nombre illimité de listes mais les autres fonctionnalités sont plutôt restreintes (3 imports de fichiers par jours maximum). Vous pouvez néanmoins souscrire aux packs Pro ou Entreprise qui démarrent à 4,49€/mois et bénéficier de toutes les options en illimitées.

Basecamp - le plus connu

On ne présente plus Basecamp : leader mondial de la gestion de projet. Une place acquise depuis plus de 15 ans grâce à un outil complet et simple d'utilisation. Basecamp allie habilement gestion de tâches et travail collaboratif. Créez votre projet sur Basecamp et invitez-y vos collaborateurs en leur attribuant un rôle défini. Vous allez ensuite pouvoir lancer des discussions, ajouter des documents, créer des listes de tâches, des événements ou des notes. Comme chez Planzone, tous les éléments peuvent être interconnectés. Pas de planning chez Basecamp mais une vue calendrier où vous retrouverez tous vos éléments projets datés. Petit plus : L'équipe Basecamp vous préconfigure un exemple de projet pour vous guider dans votre première utilisation.

Basecamp vous propose une période de test de 60 jours, amplement suffisante au vue de la facilité de compréhension de l'outil. On peut qualifier Basecamp comme étant une solution très complète même s'il manque les outils de planification. La clarté de l'interface permet d'engranger une quantité importante de contenus et de s'y retrouver facilement bien qu'elle soit uniquement en anglais. Côté prix, comptez $20/mois (environ 15€) pour 10 projets et 3 Go de stockage - utilisateurs illimités.
Récapitulatif des fonctionnalités principales :

Trello
Planzone Wimi Wunderlist
Basecamp

Liste de tâches

+

+

+

+

+

Planning

+

-

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Calendrier

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+

-

Discussions

+

+

+

Documents

+
+ + +
+

Timesheets

-
+ + -
-

Nous utilisons ce type de logiciels afin de gérer nos différents projets au sein de notre Agence web, ainsi que notre Document d'organisation de projets. Article rédigé par Clara Guénand, Responsable Marketing chez Planzone

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5 outils pour mieux gérer vos projets et votre travail quotidien

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Quel que soit notre secteur d'activité ou le rôle occupé dans notre entreprise, nous sommes tous amenés à gérer des projets. Lancer un site web, préparer un événement ou même pour organiser notre activité quotidienne, se reposer sur un outil de gestion de projet peut faire gagner un temps précieux.

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TRELLO

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Trello est présenté sous la forme d'un tableau de bord sur lequel on peut épingler des post-its dans des listes. Ces listes avec post-its disposent de multi-options, tels que : trier, filtrer, classer, un mode collaboratif, en bref un outil relativement complet.
Pour 25$ / mois vous trouverez une version payante de l'outil, mais ses avantages sont relativement limités :

Stickers : Possibilité d'ajouter des stickers sur les différentes cartes afin d'augmenter la visibilité de certaines tâches.

Personnaliser l'arrière plan

Taille des fichiers joints plus élevée (250MB) (qui est selon moi la seule option vraiment intéressante. Cependant celle-ci perd grandement de son intérêt sachant que l'on peut partager des liens vers des stockages).

Emoji customisé

Il s'agit des différents tableaux dans lesquels nous trouverons les listes de tâches.
Nous ne sommes pas limité sur le nombre de tableaux, ni sur leur utilisation, qu'elle soit personnelle (gestion de ses travaux / courses / autre), associative ou professionnelle (gestion de projets et suivi d'avancement).

Tous les boards peuvent être privés, partagés ou publics.

Les listes sont personnalisables, tout comme l'emplacement de chacune d'elles par un simple glissé - déposé.

Un simple clic permet d'ajouter une carte à une liste ( Add a card ).
Une fois créée, nous pouvons accéder à un menu via la flèche de droite, ou à l'interface complète de la carte en cliquant dessus.

Une fois cette opération effectuée, cela nous ouvre la porte vers plusieurs fonctionnalités :

Ajout d'une description

Saisie de commentaires

Définir des libellés (labels)

Définir des membres

Définir une (checklist) (afin de découper une tâche par exemple)

Définir une date d'échéance (due date)

Attacher des pièces jointes (attach file)

Déplacer, s'abonner, ou archiver une carte

Il est aussi possible de copier, imprimer, exporter en JSON, obtenir un lien, ou la supprimer.

Voilà la liste de quelques plugins jugés intéressants sous Chrome et facilitant votre travail :
Vertical Lists for Trello : Change l'affichage des listes et propose un affichage alternatifBoards for Trello : Ajoute un bouton dans Chrome permettant d'accéder directement aux Boards. https://chrome.google.com/webstore/detail/vertical-lists-for-trello/aldklnbenbdgfgfbflalmlddkkndgnlc
Scrum for Trello : Rajoute des fonctionnalités propres au scrum comme le chiffrage
https://chrome.google.com/webstore/detail/scrum-for-trello/jdbcdblgjdpmfninkoogcfpnkjmndgje

https://chrome.google.com/webstore/detail/boards-for-trello/eknhddnoflchkcccjgdddmnimjggiona

Vous rêvez d'automatiser des choses ?
N'hésitez plus, tournez-vous du côté de IFTTT ou Zapier:

Voilà la liste des recettes sous IFTTT :
https://ifttt.com/recipes/search?q=%23Trello&ac=false

Vous trouverez une liste toute aussi grande sous Zapier :
https://zapier.com/app/explore?services=trello

Si vous aussi, vous cherchez un outil de gestion de projets gratuit, n'hésitez plus, vous avez trouvé !

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Trello : Gestion et planification des tâches

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Trello est présenté sous la forme d'un tableau de bord sur lequel on peut épingler des post-its dans des listes. Ces listes avec post-its disposent de multi-options, tels que : trier, filtrer, classer, un mode collaboratif, en bref un outil relativement complet.

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Planifier un évènement avec DOODLE

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Planifier un événement avec Doodle - Fiche pratique Organisation, Méthode & Organisation

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Vous avez des questions sur le sujet Organisation ? Nous avons les réponses Méthode & Organisation grâce à notre fiche pratique dédiée au sujet 'Planifier un événement avec Doodle' sur Kalligo, le complice des secrétaires et des assistantes au bureau !

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La recette pour un évènement réussi

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Créer l'Evénement. Voilà à quoi aspirent bien des entreprises, institutions ou marques, au moment de leur lancement ou de la mise sur le marché d'un nouveau produit ou service. Tous rêvent de relayer le maximum de personnes autour d'une cause, d'une nouveauté ou d'une information importante. Pour le public visé, l'idée de boire une coupe de champagne et partager quelques petits fours est toujours très agréable mais l'excuse n'est pas suffisante. Avant de se lancer corps et âme dans les méandres de l'organisation, il est important de bien définir les objectifs : la clé de la réussite de l'événement.

Quels objectifs ?

Les objectifs de l'événement sont le fil rouge de votre projet et ceux-ci doivent être définis de manière bien précise : qu'est ce que je cherche à faire ? Quel sont les résultats que je souhaite obtenir ? De là va découler l'articulation générale de l'événement dont les messages, les cibles, la forme, le budget, etc. A chaque étape, il est important de s'interroger sur la cohérence des décisions prises et des actions mises en place vis à vis des objectifs de départ. Cette feuille de route est essentielle à ce stade de l'organisation de votre événement.

Quel public ?

La définition du public cible est une étape importante qui va permettre de poser les bonnes bases de l'événement et optimiser son impact. A qui est ce que je m'adresse ? Quel est le public que je souhaite toucher ? Quelle cible correspond le mieux à mes objectifs ? Dans le cas d'une annonce de résultats financiers, ce sont les employés et les actionnaires qui sont les premiers concernés. S'il s'agit d'un lancement de produit - un nouveau plat cuisiné à base de viande par exemple - les consommateurs deviennent la principale cible. En revanche, on évitera de cibler les végétariens qui, même s'ils appartiennent à la cible 'grand public' comme on aime à l'appeler, ne seront pas les consommateurs du produit.

Une fois le cœur de cible bien défini, il faut ensuite s'interroger sur les différents influenceurs (presse, interprofession, associations, groupements, etc.) qui peuvent s'avérer pertinents pour relayer le message tout en privilégiant la qualité au delà de la quantité. Rechercher les parties prenantes concernées est un exercice essentiel, et il s'agit également de bien identifier d'où seraient susceptibles d'émaner d'éventuelles critiques...

Quels messages ?

Un événement est avant un moment fédérateur autour duquel le public se réunit pour une raison particulière. Son succès repose sur l'histoire que l'on souhaite raconter à son auditoire. Ainsi, il est primordial de bien définir en amont les messages que l'on veut transmettre et s'interroger sur la pertinence des contenus afin de captiver son audience. Ces derniers doivent être en adéquation avec la cible que l'on souhaite toucher et répondre à leurs attentes ou intérêt. Dans le cadre d'un lancement de produit par exemple, les informations données à la presse grand public sont différentes de celles transmises à la presse économique tandis que des résultats financiers ne seront pas annoncés de la même manière aux employés qu'aux investisseurs. Attention cependant à ne pas multiplier les messages qui auront pour seul effet de perdre l'intérêt de l'auditoire. En fonction de ce que l'on souhaite annoncer, et à qui, il sera parfois pertinent d'utiliser différents porte-paroles.

Sous quelle forme ?

La teneur de l'événement doit refléter à la fois les messages que l'on souhaite transmettre et l'image de l'entreprise tout en étant en adéquation avec la cible. Certes, se fier à son instinct et ses envies personnelles est très tentant mais c'est la pertinence dans le choix du lieu, du traiteur, de l'animation qui fera la différence. Si l'objectif est de renforcer la cohésion entre les collaborateurs, on privilégiera les activités de groupes tandis qu'une conférence de presse plénière sera plus appropriée pour réunir les journalistes autour d'une annonce. Si l'on chercher à marquer les esprits et dans la mesure où l'annonce s'y prête, des actions de marketing de plus grande ampleur sont à envisager. Il sera également pertinent à ce stade de s'interroger sur la cohérence globale de l'événement. Si vous annoncez un produit bio, évitez par exemple de le proposer dans de la vaisselle en plastique...

Budget ?

Le budget permet de poser un cadre et des limites. Il est soit donné par la Direction soit c'est à vous de le soumettre pour validation. Avant de s'engager avec un prestataire, il est nécessaire de réaliser des devis auprès d'entreprises similaires pour connaitre leurs offres et les services inclus. Un budget type pour un événement comprend la partie 'location du lieu', 'traiteur' (si besoin, ils peuvent également fournir de la location pour matériel de réception et ils apportent bien souvent le matériel nécessaire pour un vestiaire), 'hôtesses', 'animation' et 'administrative' (réalisation, envoi et gestion des invitations). Certaines dépenses peuvent être allégées. Ainsi, certains traiteurs acceptent que l'entreprise apporte son propre alcool (champagne, spiritueux, etc.) en échange, parfois, d'un droit de bouchons. Cela permet de travailler avec de petits producteurs par exemple et de personnaliser votre prestation. Le prix ainsi que l'image de votre événement en seront impactés.

Planning ?

Pour éviter tout stress à quelques heures de l'événement, un rétroplanning est indispensable. En partant de la date finale, on remonte dans le temps et on détermine chaque semaine les différentes actions en prenant en compte les différents impératifs et dates butoirs de chacun. Ainsi, un imprimeur a besoin de plusieurs jours pour réaliser les invitations tandis que la location du lieu se fait environ trois mois à l'avance. De nombreux rétroplanning que l'on peut ensuite adapter aux différents besoins sont disponibles gratuitement sur Internet.

La partie " invitation " est à soigner particulièrement. Que vous choisissiez de lancer vos invitations par mail ou d'imprimer de jolies cartes, insistez sur le RSVP afin d'anticiper le nombre de convives. Vous devrez probablement dédier les deux semaines avant l'événement aux relances téléphoniques, qui peuvent devenir l'occasion d'un échange informel et personnalisé avec vos invités. Deux jours avant l'événement, renvoyez un email de rappel avec un plan détaillé peut s'avérer très utile. C'est également le moment de révéler une surprise - un invité connu, une expérience à vivre sur place - de dernière minute, qui sera susceptible de réduire votre taux de " no show "...

L'équipe ?

Un événement réussi repose sur une équipe organisée et consciencieuse. Dans le cadre d'un événement de grande ampleur, il est nécessaire de définir un chef de projet qui va chapeauter l'ensemble de l'organisation et qui sera le référent principal pour toute question et prise de décision. Ce chef de projet a également pour rôle de s'entourer des bonnes personnes et de leur déléguer des taches bien précises (location du lieu, contact avec le traiteur, recherche et gestion des animations, etc.). Une réunion par semaine permet de faire un point complet sur l'avancée du projet et s'assurer que le rétroplanning est bien respecté.

Le jour J ?

C'est le grand jour et tous les invités sont là. Chacun des membres de l'équipe doit être en charge d'une mission bien particulière pour éviter les flottements et le cafouillage. Le bien-être des invités et le déroulement sans accrocs sont les deux objectifs de ce jour J. A chacun donc de s'assurer que tout se passe dans les meilleures conditions. Cependant, des imprévus sont toujours possibles et la réaction immédiate - sans stress - suivie de solutions rapidement mises en place faciliteront le bon déroulé.

Le jour J est une récompense de tous les efforts déployés lors des derniers mois et des dernières semaines. Le niveau de stress est grand mais il faut savoir savourer ce moment de satisfaction et en profiter avec une coupe de champagne à la main !

Et après ?

Concrétisez votre succès, envoyez un petit mot de remerciement à ceux qui étaient présents - que vous aurez bien sûr identifiés sur la liste des invités ! La petite note personnelle ne passera pas inaperçue...

Bon événement !
Mathilde Dewilde
Directrice de l'agence Skywrite

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Skywrite est une agence de communication grand public basée à Paris. Avec nous, pas de blabla, mais une approche honnête et directe qui, grâce à notre passion et notre expérience, optimise l'impact de la campagne sur votre cible.

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La recette pour un événement réussi ? D'abord, bien définir ses objectifs

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Créer l'Evénement. Voilà à quoi aspirent bien des entreprises, institutions ou marques, au moment de leur lancement ou de la mise sur le marché d'un nouveau produit ou service. Tous rêvent de relayer le maximum de personnes autour d'une cause, d'une nouveauté ou d'une information importante.

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6 conseils pour un arbre de Noel réussi

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Les fêtes de fin d'année constituent une occasion parfaite pour témoigner votre reconnaissance à vos collaborateurs et renforcer la cohésion et leur sentiment d'appartenance. Bref, pour les fidéliser. Voici comment marquer positivement les esprits autour de cet événement festif.

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10 règles d'or pour bien organiser un évènement

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Conférences, forums, colloques, conventions, séminaires... Les conseils clés pour réussir l'organisation d'un événement corporate, que ce soit en interne ou auprès de ses clients.

Organiser une conférence, une convention ou un colloque peut sembler assez simple. Pourtant, la réussite de tels événements implique de suivre des règles bien précises.

La première étape dans l'organisation d'un événement est la définition du public visé. On ne dit pas la même chose quand on s'adresse à ses clients, à ses partenaires ou à ses cadres en interne. Il faut ensuite trouver la thématique. "Trouver un bon sujet et un bon titre sont bien souvent la clé de la réussite d'un événement, insiste Arnauld du Moulin de Labarthète, responsable de l'organisation de conférences et colloques chez BNP Paribas et chez Demos et auteur de l'ouvrage "La Communication événementielle", paru aux éditions Demos. Pour cela, il ne faut pas chercher à traiter des thèmes déjà à la mode au moment de la préparation de l'événement mais s'efforcer de trouver les sujets qui vont monter en puissance dans les prochains mois."

Tout aussi important est le choix de l'intervenant. En général, pour un colloque en interne, il est conseillé de faire appel à une personne extérieure à l'entreprise, de préférence connue. A l'inverse, l'intervention d'une personne de la société est plus appropriée pour un événement à destination de ses clients. "Ce que les cadres préfèrent, ce sont les managers d'autres entreprises qui apportent un regard extérieur à leur organisation interne. C'est d'autant plus intéressant que faire appel à ces personnes est souvent moins onéreux que de solliciter un professeur ou un journaliste. Généralement, le dirigeant de l'entreprise invite un de ses homologues. A charge éventuellement pour lui d'intervenir à son tour par retour d'ascenseur", ajoute Arnauld du Moulin de Labarthète.

Le choix du lieu de l'événement est primordial."
Arnauld du Moulin de Labarthète

En parallèle de ces démarches, la sélection et la réservation d'une salle doit être effectuée le plus en amont possible. "Le choix du lieu de l'événement est primordial. A la limite, c'est le premier élément dont il faut s'occuper, voire même avant le choix du sujet. Car il faut s'assurer d'une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située, c'est-à-dire bien desservie par les transports et dans une zone adaptée au public visé", prévient Arnauld du Moulin de Labarthète. Le plus simple est naturellement de faire cela dans ses locaux si on dispose d'une salle adéquate. Sinon, il faut avoir recours à la location.

Autre élément à prendre en compte : le choix de la date. Il faut faire très attention au calendrier et proscrire absolument les périodes de vacances scolaires ainsi que certains jours de la semaine : le lundi et le vendredi, période de début ou de fin de semaine ainsi que le mercredi, jour des enfants. Cela laisse au final peu de disponibilités : le mardi ou le jeudi. Enfin, avant de poser une date, il faut penser à vérifier dans son environnement professionnel qu'aucun grand événement sectoriel ou événement similaire ne se déroule pendant ou autour de la période choisie. De même, une veille sur de possibles grèves des transports ou sur les prévisions météo est de bon aloi.

Côté horaires, pour un événement qui dure 1h30, la fin d'après-midi est conseillée. Pour une conférence organisée avec des invités externes, le créneau de 18h à 19h30 est très approprié. Un cocktail sera le bienvenu car il pourra permettre aux personnes présentes de faire connaissance et de discuter. Pour un événement interne à l'entreprise, on peut avancer l'heure à 17h30. Attention aux décalages horaires si la réunion a lieu en conférence call avec des filiales internationales ou des clients étrangers.

Salle et date choisies, sujet défini, intervenant retenu... il ne reste plus qu'à lancer les invitations. Tout l'art est de savoir inviter ni trop tôt, ni trop tard. Pour un événement externe, il faut que la réception de l'invitation se fasse trois semaines avant le jour J. Pour un colloque interne, quinze jours suffisent. L'invitation peut être lancée par courrier mais le plus simple aujourd'hui est l'envoi par e-mail, avec un outil de gestion des contacts. Celui-ci permet de simplifier les envois en nombre, de le faire à moindre de coût, de gérer les réponses et enfin, d'effectuer des relances si nécessaire dans les huit jours précédent l'événement.

Pour un événement à Paris, il faut compter en moyenne une personne présente pour dix invitées."
Arnauld du Moulin de Labarthète

"Pour un événement gratuit qui a lieu à Paris, on retombe souvent sur les mêmes statistiques. Pour 3.000 personnes invitées, on aura 1.000 réponses dont 600 oui. Et, au final, pas plus de 300 personnes se déplaceront. Le ratio est donc en moyenne d'une personne présente pour dix invitées", explique Arnauld du Moulin de Labarthète.

Quelques jours avant l'événement, il est utile de procéder à une répétition, pour caler les derniers détails avec l'intervenant, tester le slide show et mettre en place les éventuels éléments techniques avec la régie (audio, vidéo...). Le jour même, il faut particulièrement prendre soin de badger les personnes présentes pour faciliter l'identification et d'ainsi entrer en contact plus aisément. Enfin, après la tenue de l'événement, il faut envoyer dans la semaine qui suit le compte-rendu de la journée par e-mail. Il est intéressant d'y joindre les slides présentés durant la conférence ainsi qu'une fiche d'appréciation (il est plus efficace de le faire quelques jours après l'événement plutôt que le jour même). L'ensemble de ces éléments sera également mis en ligne sur le site Internet de la société, à destination de tous, ou sur l'Intranet dans le cas d'un événement interne. Enfin, on peut ajouter à ces documents une courte interview de l'intervenant qui revient sur le sujet traité.

Arnauld du Moulin de Labarthète est l'auteur de "La Communication événementielle. Réussir conférences, colloques, conventions" (Les éditions Demos, 2005)
>>> Consulter les librairies

Côté coûts, il est très difficile de généraliser et d'établir une moyenne tant les facteurs peuvent varier d'un événement à l'autre. Les deux postes de dépenses les plus importants sont généralement la location de la salle et le buffet de clôture. Pour ce dernier, compter environ 20 à 25 euros par personne. On prendra soin de particulièrement le soigner pour un public extérieur à l'entreprise. Pour un colloque interne, un cocktail plus frugal peut suffire. Il faut aussi compter avec l'intervenant. Une rétribution allant de 1.000 à 2.000 euros est dans la moyenne. Une somme relativement peu élevée en comparaison du coût total.

Quant à l'organisation elle-même, elle peut tout à fait être assurée en interne. Un responsable assisté d'une autre personne suffisent. Le binôme se fera aider par une régie technique et le service des RH qui fournira la liste des personnes à inviter. Enfin, certains appels d'offre sont incontournables : traiteur, société en charge de la rédaction du compte-rendu, traducteur éventuel, recours à un outil de gestion électronique... On peut également faire appel à des prestataires externes pour la gestion des invitations par e-mail et la création d'une site dédié à l'événement et même pour déléguer quasi entièrement l'organisation de l'événement. Dans ce cas, il faut logiquement prévoir un budget supérieur.

Des prestataires de la communication événementielle

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Les dix règles d'or de l'organisation d'un événement pro

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Conférences, forums, colloques, conventions, séminaires... Les conseils clés pour réussir l'organisation d'un événement corporate, que ce soit en interne ou auprès de ses clients. Organiser une conférence, une convention ou un colloque peut sembler assez simple. Pourtant, la réussite de tels événements implique de suivre des règles bien précises.