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Nota fiscal é um documento oficial utilizado para comprovar transações comerciais, como vendas de produtos ou prestação de serviços. É essencial para fins de fiscalização e pagamento de tributos. Em resumo, é a comprovação tributária da atividade realizada por uma pessoa jurídica. Todas as empresas são obrigadas a emitir notas fiscais, exceto o MEI, que emite somente quando presta serviços para outras empresas. A falta de emissão pode configurar sonegação fiscal, sujeita a penalidades como detenção e multa. PARA QUE SERVE ?? A emissão da nota fiscal é a garantia de que a empresa está atuando legalmente e pagando corretamente os seus tributos.

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Procurando saber o que é nota fiscal? Se você tem um negócio próprio ou trabalha como gestor financeiro de uma empresa, tem a obrigação de dominar este assunto.

Neste post, além de entender o que é nota fiscal, seu conceito e significado, você vai saber quem pode emitir nota fiscal e outras informações importantes sobre como fazer isso de forma automatizada, com ajuda de um app no celular.

Leia também: 8 passos para a emissão de NF na indústria

Se você quer saber o significado de nota fiscal, o conceito por trás desse documento, basta ler esta definição:

Podemos definir o que é nota fiscal como o documento oficial usado para comprovar que houve uma transação comercial, isto é, a venda de produtos ou a execução de serviços. Ela é utilizada para fins de fiscalização e também para que se possam pagar os tributos devidos.

Assim, podemos dizer de forma mais resumida que a nota fiscal é uma comprovação tributária da atividade prestada pela pessoa jurídica.

Conforme a legislação, toda empresa precisa emitir notas fiscais para vendas de produtos ou serviços prestados. Mas há uma exceção: o MEI, que deve emitir notas fiscais obrigatoriamente apenas quando realizar atividades para pessoas jurídicas.

Esse documento fiscal registra qualquer transferência de propriedade (de uma empresa para uma pessoa física ou para outra pessoa jurídica) de um bem ou prestação de serviço.

Ele é obrigatório, e não realizar a sua emissão configura o crime de sonegação fiscal, que pode levar de seis meses a dois anos de detenção, além de uma multa.

Agora está claro para você o que é nota fiscal? Mas quem deve emitir nota fiscal? Vamos ver isso, a seguir.

Quem pode emitir nota fiscal?

Agora que você já sabe o significado de nota fiscal, antes de responder a pergunta acima, vamos entender o que é emitir nota fiscal.

Emitir nota fiscal significa usar um programa certificado pela Receita Federal para criar esse documento comprobatório de uma transação.

Mas quem pode emitir nota fiscal, afinal?

Para emitir uma nota fiscal é preciso ser uma pessoa jurídica, no caso, empresas que detenham um CNPJ devidamente registrado e ativo.

E se você precisa emitir uma nota fiscal, pode usar o aplicativo Qipu. Veja como fazer isso assistindo a este vídeo:

Leia também: Como emitir nota fiscal no Qipu?

E, para informações ainda mais completas, baixe nosso e-book gratuito: Como emitir notas fiscais de serviço?

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Procurando saber o que é nota fiscal? Se você tem um negócio próprio ou trabalha como gestor financeiro de uma empresa, tem a obrigação de dominar este assunto. Neste post, além de entender o que é nota fiscal, seu conceito e significado, você vai saber quem pode emitir nota fiscal e outras informações importantes sobre como fazer isso de forma automatizada, com ajuda de um app no celular.

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Conhecimento de Transporte Nacional e Internacional

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Conhecimento de Transporte Nacional e Internacional

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O CTe OS é um documento fiscal eletrônico que registra a prestação de serviços de transporte intermunicipal, interestadual ou internacional. Ele foi criado para substituir o antigo modelo de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), que era emitido em papel e gerava custos e burocracia para os transportadores.

Entretanto, muitas dúvidas ainda envolvem esse documento, como quem é obrigado a emiti-lo, em quais transportes ele é necessário e por quanto tempo armazená-lo. Por isso, neste conteúdo, vamos explorar tudo o que você precisa saber sobre o CTe OS, desde sua criação até como emitir e suas principais funcionalidades. PARA QUE SERVE ???O principal objetivo do CTe é documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal

(Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário)

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O transporte internacional de cargas envolve o planejamento de inúmeras atividades, tais como definição da rota, custo, gestão de riscos e ordenação da documentação. Assim, para que o transporte seja realizado de maneira eficaz e segura, deve-se tomar algumas precauções antes mesmo de o traslado acontecer.

Entretanto, é normal ficar confuso com esse tipo de serviço, afinal, ele implica assumir responsabilidades e entender normas e regras com a finalidade de cumprir os deveres legais e fiscais. Se você quiser saber mais acerca desse assunto, continue lendo este artigo!

Como funciona o transporte internacional de cargas?

O transporte internacional de cargas é a transferência física de mercadorias de um país - o espaço de produção ou venda - a outro, o cliente final. Ele é um serviço gerenciado por um contrato acordado, de forma internacional, entre os dois países envolvidos na relação comercial.

Por efeito, tanto os vendedores quanto os compradores necessitam observar um conjunto de regras e padrões, os quais especificam suas responsabilidades nos processos de exportação e importação. Isso abrange quem deve encarregar-se dos custos do seguro e quem fica responsável pelo frete.

Quais são os principais documentos para realizar esse transporte?

Com o objetivo de cumprir todas as responsabilidades fiscais, é necessário providenciar-se todos os documentos exigidos durante as diversas fases do transporte de carga, desde o envio do produto até o seu recebimento.

Portanto, o transportador é obrigado a levar consigo toda a documentação, visto que, na ausência de uma delas, a empresa poderá sofrer autuações e apreensões por divergências com o fisco.

A intenção é concretizar a cobrança de impostos de cada nação, sobretudo para oficializar de que modo cada governo deverá receber o estabelecido tributo, e também para que a atividade seja realizada de maneira legal e regular.

Além do mais, a burocracia faz-se essencial para a monitoração de entradas e saídas de produtos de acordo com as normas praticadas em determinado país. Confira, logo abaixo, alguns documentos fundamentais para o transporte de cargas internacionais.

CRT - Conhecimento de transporte

O conhecimento de transporte é um documento imprescindível ao transporte internacional de cargas. Sua função é identificar as mercadorias, agrupando as informações relevantes à operação conforme a legislação.

A empresa transportadora é responsável pela emissão deste documento. Nele, constarão os dados sobre o produto, o nome do embarcador e do destinatário, os lugares de saída e de chegada, o ponto de dispensa do veículo e o período em que o objeto foi entregue ao transportador.

Manifesto Internacional de Cargas

Esse é o documento único necessário para apresentar na Alfândega de sorte que as mercadorias possam ser conduzidas. Assim, ao carregá-lo consigo, os produtos que estão em translação são nacionalizados de acordo com o país de destino. Então, se acontecer qualquer tipo de imprevisto, eles serão tratados como objetos nacionais, consoante as normas da nação em que se localizarem.

DTA - Declaração de Trânsito Aduaneiro

Essa declaração é o documento que permite o deslocamento de mercadorias sob controle aduaneiro de um local alfandegado a outro, suspendendo-se os impostos. Dessa maneira, a carga não precisa ser desembaraçada no seu ponto de entrada, quando chega em determinado país. Com a Declaração de Trânsito Aduaneiro, ela pode ser despachada em terminal alfandegário distinto, o que diminui os custos de frete.

Nota Fiscal Eletrônica e auxiliar de NF-e

A NF-e é emitida pelo embarcador da carga à Receita Federal de forma eletrônica. O objetivo dessa documentação é registrar a venda dos produtos e identificar quem é o vendedor e quem é o comprador.

Já o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é a versão impressa da NF-e e deve acompanhar a mercadoria do ponto de partida até o destino final.

Outros documentos

Confira, imediatamente, uma lista de outros documentos indispensáveis para o transporte internacional de cargas:

fatura comercial;

packing list ou romaneio;

licenciamento de importação (para medicamentos ou alimentos);

certificado de origem;

comprovante de embarque;

declaração de importação.

Quais são os desafios enfrentados?

Trabalhar com transporte internacional de cargas é algo desafiador. Planejar operações de importação e exportação é uma tarefa muito difícil, uma vez que um bom planejamento, mesmo que resguardado por todos os meios imagináveis, está sujeito a fatores externos que não podem ser controlados.

Esses fatores são capazes de comprometer os prazos de coleta e de entrega de produtos, o custo do frete e a integridade da carga. Para saber mais a respeito dos desafios presentes nesse tipo de serviço, acompanhe-os, a seguir.

Transporte intermodal

Em muitas situações, as operações de transporte internacional exigem o uso de mais de um modal. Em vista disso, é fundamental elaborar um planejamento perfeito para que as mercadorias sejam bem conduzidas do seu ponto de origem até o seu destino final. Essa é uma atividade complicada porque deve haver transições perfeitas entre os modais, tencionando a otimização da velocidade de entrega e dos custos econômicos do transporte.

Entendimento sobre a cultura de importação/exportação estrangeira

Outra significativa questão relacionada ao transporte internacional é o contato com pessoas do mundo todo, que, na maioria das vezes, possuem visões comerciais totalmente diferentes entre si.

Para impedir o surgimento de problemas, é recomendada a assistência de um agente de carga que entenda bastante sobre a cultura de importação e exportação da nação com a qual estiver negociando, além de conhecer seus tratados de fronteira, tributos e leis reguladoras.

Segurança da carga

Como já mencionado anteriormente, vários fatores externos colocam em risco a segurança dos produtos durante a operação de importação ou exportação. Por exemplo, se o modal marítimo for utilizado, será preciso pensar habilmente na rota, no intuito de evitar caminhos perigosos pelos quais o navio possa ser alvo de piratas.

Enquanto no modal rodoviário, diversos aspectos têm de ser levados em conta no planejamento, como condição das estradas, risco de furto da carga e até greves e protestos, que atrapalharão o caminhão de seguir o trajeto combinado.

Por essas razões, a contratação de um seguro de transporte é muito importante. Essa proteção ampara o embarcador contra qualquer prejuízo financeiro caso aconteça algum incidente com as suas mercadorias e ajuda a preservar a transportadora na hipótese de acidentes que comprometam a segurança dos funcionários ou da carga conduzida.

Diante disso, a Pibernat oferece serviços de planejamento logístico para alavancar os resultados da sua empresa. Com soluções focadas na gestão de transporte internacional, oferecemos as melhores opções em conformidade às suas necessidades. Nossas qualidades são: agilidade nos processos e eficiência operacional, tudo com o propósito de alcançar excelentes resultados.

A logística de transporte internacional de cargas apresenta muitos desafios. Se você precisar de ajuda nesse tipo de serviço, entre em contato com a gente! Ficaremos felizes em ajudar!

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Transporte internacional: descubra aqui como funciona!

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O serviço de transporte internacional de cargas envolve muitos desafios. Para saber mais sobre eles e como superá-los, confira este post!

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Exemplo Conhecimento de Transporte Nacional e Internacional 

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Exemplo Conhecimento de Transporte Nacional e Internacional 

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O romaneio de carga é o documento de embarque que discrimina todas as mercadorias embarcadas ou todos os componentes de uma carga em quantas partes estiver fracionada. O romaneio tem o objetivo de dar a conhecer detalhadamente como a mercadoria está apresentada, a fim de facilitar a identificação e localização de qualquer produto dentro de um lote, além de facilitar a conferência da mercadoria por parte da fiscalização, tanto no embarque como no desembarque

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O romaneio de carga é o documento de embarque que discrimina todas as mercadorias embarcadas ou todos os componentes de uma carga em quantas partes estiver fracionada. O romaneio tem o objetivo de dar a conhecer detalhadamente como a mercadoria está apresentada, a fim de facilitar a identificação e localização de qualquer produto dentro de um lote, além de facilitar a conferência da mercadoria por parte da fiscalização, tanto no embarque como no desembarque.

Não existe um modelo padrão para este documento. Contém comumente os seguintes elementos:

quantidade total de volumes (embalagem);

marcação dos volumes;

identificação dos volumes por ordem numérica; e

espécie de embalagens (caixa, pallet etc) contendo peso líquido, peso bruto, dimensões unitárias e o volume total da carga.

O romaneio é exigível em situações onde é prática corrente sua emissão. A previsão normativa que exige apresentação do documento são as disposições do § único do art. 553 do Regulamento Aduaneiro c/c inc. III do art. 18 da IN SRF nº 680/06, onde se menciona que a declaração de importação será instruída com o romaneio de carga, . quando aplicável

A função básica do romaneio é a identificação de conjuntos de volumes, em regra, mercadorias embaladas. Em situações onde não é prática usual a emissão de tal documento, não há que se falar em instrução da Declaração de Importação com o romaneio e, por conseguinte, tampouco em imposição de multa. Exemplos de situações onde não é prática a emissão do romaneio de carga: granéis e cargas não embaladas que por si só se identificam como automóveis (nº do chassi) ou máquinas e equipamentos de grande porte (nº de série).

A não-apresentação do romaneio de carga (packing-list) na instrução do despacho aduaneiro (em situações em que seja prática corrente sua emissão) enseja a aplicação da multa de R$ 500,00 (quinhentos reais) prevista na alínea "e", inciso VIII do art. 728 do Regulamento Aduaneiro.
LEGISLAÇÃO
Regulamento Aduaneiro.

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O romaneio de carga é o documento de embarque que discrimina todas as mercadorias embarcadas ou todos os componentes de uma carga em quantas partes estiver fracionada.

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Exemplo de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais 

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Exemplo de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais 

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Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

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Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

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Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo Ambiente Autorizador. PARA QUE SERVE ?

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Portal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais - SVRS

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Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização d…

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As listas de separação, também conhecidas como listas de picking, picking lists ou pick lists, são listas usadas pelas empresas com o objetivo de coordenar e organizar a sequência de processos logísticos envolvendo a coleta dos itens no depósito ou armazém que serão destinados para o envio aos clientes.

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A logística é um dos setores mais relevantes dentro das empresas. Afinal, esse departamento envolve as atividades operacionais que envolvem planejar, executar e controlar a movimentação dos produtos e mercadorias. Nesse sentido, é importante entender o que é o processo de picking e a picklist.

De um modo geral, essa atividade consiste na separação e expedição de produtos que foram selecionados pelos clientes e deverão ser enviados. Diante desse cenário logístico, os gestores precisam entender como funciona esse processo e, então, conhecer o que é o picklist.

Trata-se de uma maneira de trazer mais eficiência para a atividade de separação de pedidos e efetividade para a triagem de produtos, de modo que os pedidos podem ser devidamente enviados. Apesar de parecer simples, é um processo complexo que envolve a automação na logística e requer atenção por parte dos colaboradores.

Quer saber mais sobre o assunto? Neste post, você vai conhecer o que é picklist, suas vantagens e as principais estratégias para otimizar essa atividade logística da empresa. Boa leitura!

O que é a lista de separação?

As listas de separação, também conhecidas como listas de picking, picking lists ou pick lists, são listas usadas pelas empresas com o objetivo de coordenar e organizar a sequência de processos logísticos envolvendo a coleta dos itens no depósito ou armazém que serão destinados para o envio aos clientes.

Trata-se de um documento de uso logístico interno de extrema importância para os colaboradores que atuam nesse setor. As picking lists devem conter os dados do pedido do cliente e indicar a localização dos produtos no depósito ou no armazém, de forma que o operador tenha a capacidade de coletar os pedidos corretamente e sem erros.

Além disso, a criação das listas de separação ou picking lists dependem do tipo de picking utilizado e o tipo de equipamento do depósito ou armazém.

A lista de separação é um instrumento muito útil para organizar o processamento de pedidos, como a triagem dos produtos que serão enviados aos clientes. Não é um processo tão fácil assim, pois requer a colaboração de muitos funcionários para concluir o tempo do ciclo do produto no Centro de Distribuição. Como picking é o processo de separação dos pedidos dos clientes, também é utilizada a expressão " order picking " para se referir a esse fenômeno.

Nesse sentido, a picklist serve de auxílio para o operador, uma vez que esse documento contém a listagem de todos os produtos que foram pedidos pelos clientes, bem como o modelo e a quantidade de cada item.

Caso se trate de volumes pequenos, eles serão recolhidos do armazém de forma manual e serão levados até a estação de trabalho para as próximas fases. Por sua vez, caso sejam produtos mais volumosos, pode haver a necessidade de uso de esteiras e máquinas empilhadeiras para agilizar e facilitar a etapa de locomoção das caixas e paletes.

A partir daí, chega a fase de alocação dos produtos na embalagem correspondente e a posterior movimentação para a área de expedição, onde serão concluídos os processos de conferência e preparação dos produtos para o transporte.

Para que serve o picklist e por que é tão importante?

O picklist proporciona mais organização e agilidade para todos os processos logísticos da empresa, principalmente em departamentos em que as operações de separação e preparação dos pedidos é bastante intensa e complexa. Em algumas corporações, esse processo chega a atingir mais de 40% do custo de mão de obra do armazém.

Além disso, os colaboradores costumam gastar boa parte do seu tempo desempenhando as funções de coleta e colocação dos produtos em embalagens apropriadas. Nesse sentido, a picklist aumenta a produtividade do setor e diminui o tempo gasto para concluir determinadas operações.

O picklist pode ser utilizado de modo integrado com outras ferramentas, como é o caso do uso de equipamentos que funcionam como leitores de código de barra e leitura ótica. Desse modo, há uma diminuição do tempo de busca de itens no estoque, além de facilitar toda a etapa de documentação e promovendo maior agilidade nos processos e reduzindo o tempo de coleta, bem como evitando erros na coleta do produto.

De qualquer forma, antes de definir os melhores métodos utilizados no sistema, você deve observar alguns pontos, como o número de operadores disponíveis por pedido, a quantidade de produtos por encomenda, o período de agendamento e o prazo para conclusão de cada operação.

Como otimizar o picklist da logística da empresa?

Confira, a seguir, com mais detalhes, algumas estratégias para usar essa ferramenta no procedimento de separação de pedidos para alinhar os processos e conseguir obter a satisfação aos clientes.

Faça a separação de modo integrado

A partir do momento em que a venda é concluída e o pedido é recebido no estoque, a equipe logística tem a função de coletar e separar o produto. Nesse sentido, a picklist surge para simplificar essa operação e agilizar a tarefa, possibilitando a separação dos itens da lista de modo integrado e de uma vez só.

Assim, não haverá a acumulação de pedidos no momento de sua separação ou despacho, uma vez que todas as fases serão melhor coordenadas de modo mais eficiente e organizado. Como consequência, haverá uma maior margem de tempo para a execução das atividades e até mesmo o aumento da produtividade.

Realize uma conferência adequada de pedidos

A picklist também diminui os erros de separação dos pedidos no momento de expedição dos itens e no despacho, principalmente na fase de conferência. É uma forma de proporcionar um trabalho mais coordenado com rotinas organizadas. Com isso, há menos probabilidade da necessidade de retrabalho, o que acabaria afetando o tempo de conclusão das operações.

Preze pela agilidade e eficiência

A picklist traz mais eficiência para as operações, garantindo a entrega dos produtos em boas condições e conforme o prazo estipulado, reduzindo o tempo de espera e os riscos de atrasos. Isso traz impactos diretos para proporcionar a satisfação dos clientes. Com isso, há grandes chances de encantar os clientes e fazer com que eles fechem negócios com você novamente.

Que informações o picklist deve conter?

As picking lists refletem as informações referentes ao pedido do cliente. Essas ferramentas devem conter os seguintes dados:

número de picking list: a lista de separação deve constar um número único com o intuito de identificar o item e reduzir o risco de duplicidades do pedido, além de facilitar o registro e organizar o histórico de listas;

informações do cliente: facilita a individualização dos pedidos e sua conferência;

ordem de pedido do cliente: deve conter uma numeração específica, a data e o código de barra para escaneamento;

dados sobre os produtos que serão coletados: abrange os números de referência ou SKU (stock keeping unit, ou identificador interno do produto) vinculados ao item, a descrição do produto, a quantidade de unidades de cada SKU que serão coletadas e as informações de localização dos produtos no armazém.

Qual é a relação entre a picklist com o Autocarga?

O picklist não é, por si só, um sistema de separação de pedidos. Na verdade, essa ferramenta apenas agrega informações importantes referentes ao pedido e que são necessárias para o devido procedimento de separação.

Assim, quando se recebe apenas o código, a quantidade e a unidade dos itens, é necessário que um sistema, assim como o GKO FRETE, calcule o peso líquido, peso bruto, quantidade, volume e quantidade de palete, caso o cadastro logístico tenha sido alimentado previamente.

O GKO FRETE possui um módulo chamado Autocarga que faz a triagem dos pedidos que poderão entrar no dia da separação, levando em consideração a data agendada de entrega e o SLA dos transportadores ou de janelas parametrizadas para separação. Nesse sentido, o sistema calcula a data na qual a coleta deverá ser devidamente realizada, bem como os procedimentos referentes ao frete.

Após a execução do Autocarga, o sistema apresenta um picklist do que deve ser separado com os dados necessários de paletes, volumes e orientações específicas que venha a ter para cada pedido eventualmente como necessidade de paletização diferenciada, observações para o separador ou para o entregador.

No caso do Cross Docking, quando o Autocarga executa a simulação para definir os transportadores e veículos que farão o transporte, poderá considerar tanto o trecho direto quanto a possibilidade de parada em um armazém para troca de veículo e transportadores. O Autocarga, ao comparar as opções, irá considerar a que pagará o menor custo de frete. Para isso, basta que as tabelas de preços estejam cadastradas com preços para todos os trechos envolvidos, seja o direito, seja o com redespacho.

O procedimento de preparação e separação dos pedidos de uma distribuidora é uma etapa imprescindível para o correto desenvolvimento do setor logístico. Trata-se de uma forma de dar mais agilidade para os processos e garantir uma entrega eficiente do produto.

Apesar de ser um conceito simples, a prática requer operações de análises e variáveis, conforme o porte da empresa e o tamanho do depósito e os recursos disponíveis.

O que é Cross Docking?

Cross Docking é um método logístico que envolve um sistema de distribuição de produtos. Assim, quando um consumidor compra uma determinada mercadoria, esse item é coletado, separado e enviado ao armazém ou centro de distribuição. No entanto, ela não é mantida no estoque. Na verdade, ela é imediatamente preparada para o embarque da carga e expedição, no intuito de ser entregue ao destinatário final o quando antes.

Trata-se da transferência de produtos a partir do ponto de recebimento diretamente para o ponto de expedição e entrega, fazendo com que a mercadoria se mantenha no estoque pelo mínimo de tempo possível. O cross docking pode ainda ser dividido em algumas modalidades: Cross docking pré-distribuído, Cross docking consolidado e Cross docking híbrido.

Quais são os tipos de picklist?

A etapa de separação de pedidos é dividida em quatro tipos principais: separação discreta, separação por lote, separação em zona e separação em onda. Conheça, a seguir, os principais detalhes de cada uma dessas modalidades.

Separação discreta

A separação discreta é um processo simples e bastante comum dentro do setor logístico. Nessa modalidade, cada operador atende de modo individualizado e acolhe o pedido do produto solicitado, atuando desde o início até o fim.

Esse método diminui o risco de erros e traz mais segurança, uma vez que conta com um único operador responsável pelo pedido. Além disso, existe um documento referente a cada ordem de separação referente à mercadoria escolhida. Por outro lado, trata-se de um procedimento mais lento.

Separação por zona

Nesse modelo, os espaços referentes à armazenagem são divididos por zona. Sendo assim, cada operador fica responsável por uma seção, tendo a função de coletar e organizar as informações do pedido conforme a área de atuação. Caso o pedido esteja finalizado, ele estará pronto para ser despachado.

Caso contrário, deve seguir para os próximos departamentos até a sua conclusão. O pedido sempre é organizado por mais de um funcionário. Por exemplo, um separador tem a função de coletar mercadorias do corredor 1, que será destinada, então, para o corredor 2, e assim por diante.

Separação por lote

Esse é considerado o método mais eficiente e produtivo. O operador incumbido pela separação aguarda a reunião de um número específico de encomendas, para só então iniciar a sua coleta e separação.

O separador determina um grupo de pedidos com a quantidade de cada SKU. Depois da coleta, o colaborador desloca os pedidos até o setor onde então os pedidos individuais serão separados e encaminhados ao destino.

Separação por onda

Nesse tipo, cada operador tem a função de recolher um produto. Para isso, há um cronograma contendo o agendamento da quantidade de requisições por cada turno. A separação dos pedidos segue uma "onda". Isso significa que eles são diferenciados, conforme suas caraterísticas em comum, como mesmo prazo de entrega, transportador, cliente e região.

A gestão logística de uma empresa envolve a elaboração de um picklist adequado. Nesse sentido, o ideal é fazer o investimento em um bom software para logística para atuar na gestão dos processos de separação de mercadorias e fazer entregas rápidas, com segurança e proporcionando a melhor experiência para o cliente.

Quer otimizar as operações logísticas da sua empresa? Entre em contato com a GKO FRETE e conheça as nossas soluções! O GKO FRETE é líder em sistema TMS Embarcador para gestão de fretes contratados junto a transportadores terceirizados. Nosso software gerencia milhares de notas fiscais e embarques todos os anos. Não perca mais tempo e confira mais detalhes no nosso site!

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Conheça algumas estratégias para otimizar o picklist da logística da empresa

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A logística é um dos setores mais relevantes dentro das empresas. Afinal, esse departamento envolve as atividades operacionais que envolvem planejar, executar e controlar a movimentação dos produtos e mercadorias. Nesse sentido, é importante entender o que é o processo de picking e a picklist.

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Ordem de produção é o documento necessário para executar qualquer processo produtivo em uma empresa, cujo objetivo é fazer a categorização, organização e controle da produção ou do estoque da empresa, a fim de permitir uma visão completa da cadeia produtiva para os gestores.

A produção de um item em uma fábrica só é autorizada após a criação da ordem de produção, já que é ela quem traz todas as informações necessárias para iniciar esse processo.

Os objetivos da OP estão ligados a organização do fluxo de trabalho de modo a impulsionar a eficiência operacional, já que ao organizar os processos, a OP simplifica também a administração do estoque e das finanças do negócio.

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iApp - Planejamento e Controle da Produção (PCP)

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Você já se perguntou sobre o que é uma Ordem de produção? A Ordem de Produção, também conhecida como OP, é um comando para a produção de um determinado item, feita por meio de um documento que reúne todas as especificações do item e os detalhes sobre o seu processo de fabricação.

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A ficha técnica é um documento elaborado pelas empresas que registra todos os processos de produção e detalhes dos produtos.

A partir das informações documentadas na ficha, é possível inspecionar se a operação está correndo como planejado, bem como avaliar se o resultado da produção está de acordo com o esperado.

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Conheça o que é a ficha técnica de produtos, veja o que não pode faltar e saiba como fazer para a sua empresa.

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Uma requisição de compra é a solicitação que inicia um processo para comprar ou adquirir itens necessários para uma empresa, como bens ou serviços. Esse processo é um conjunto de etapas pelas quais uma empresa passa para iniciar uma aquisição.

Trata-se de um processo fundamental para qualquer empresa, pois permite a compra no momento certo e interrompe as solicitações de compra desnecessárias antes que elas atravanquem o gerenciamento e atrapalhem a saúde financeira do negócio.

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A requisição de compra é o grande deflagrador do processo de compra. A partir dele, diferentes departamentos da empresa solicitam materiais e serviços necessários para que desempenhem suas funções conforme a estratégia, mantendo a produtividade esperada.

Mas as solicitações de compra costumam representar, em muitos casos, um grande gargalo, por causa da desorganização dos processos e da ineficiência da comunicação entre departamentos. Esse problema, no entanto, tem solução. E a transformação digital da sua equipe de compras é a principal alternativa para alcançá-la.

Ao longo deste artigo, vamos então explicar detalhadamente de que forma você pode garantir mais controle sobre sua requisição de compras. Alguns dos temas abordados são: o que é uma requisição de compras, qual é a diferença entre requisição e pedido de compra e como fazer uma requisição de compra, entre outros. Boa leitura!

O que é uma requisição de compra?

Uma requisição de compra é a solicitação que inicia um processo para comprar ou adquirir itens necessários para uma empresa, como bens ou serviços. Esse processo é um conjunto de etapas pelas quais uma empresa passa para iniciar uma aquisição.

Trata-se de um processo fundamental para qualquer empresa, pois permite a compra no momento certo e interrompe as solicitações de compra desnecessárias antes que elas atravanquem o gerenciamento e atrapalhem a saúde financeira do negócio.

Um processo de compras é muito mais do que a simples aprovação das requisições. Ele também envolve:

Análise de orçamento;

Alinhar as compras com os objetivos do negócio;

Identificar oportunidades de redução de custos;

Avaliar fornecedores ou vendedores;

Obtenção de cotações e negociação.

Quanto mais simplificado e automatizado for o processo de requisição de compra, mais rápido, eficiente e preciso ele será.

Qual é a diferença entre requisição e pedido de compra?

A principal diferença entre uma requisição de compra e um pedido de compra é o objetivo e o destinatário desses dois documentos.

Uma requisição de compra é um documento interno, que serve como uma guia de permissão para todas as compras que demandam aprovação dentro da empresa. Quando um time precisa de novas cadeiras de escritório, por exemplo, ele abre essa requisição.

Já uma ordem de compra é um documento de compra oficial, emitido quando a requisição já foi analisada e aprovada. Ele é enviado aos fornecedores para o cumprimento de uma compra.

Em outras palavras, a requisição de compra pode se transformar um dia em um pedido de compra, se for processada e aprovada. Com a ajuda de uma solução de automação de processos de negócios, esses dois documentos podem ser combinados para funcionar como documentos complementares.

Por exemplo: após a aprovação, o formulário de requisição de compra pode preencher automaticamente o formulário de pedido de compra que é enviado aos fornecedores. O resultado é mais agilidade na obtenção de produtos e serviços, e menos erros no pedido de compra.

Veja a tabela abaixo para entender melhor as diferenças:

Uma requisição interna submetida ao time de Procurement/Suprimentos

Uma ordem de compra externa direcionada aos fornecedores

Inclui todas as informações úteis e relevantes que gestores possam precisar para aprovar (ou negar) a requisição

Inclui somente o que o fornecedor precisa saber para entregar o produto/serviço

Trata-se da consideração sobre a compra

Trata-se da compra em si

A gestão usa esse documento para monitorar o processo de pedidos de compras

A gestão usa esse documento para auditar compras e pagar fornecedores

Como se faz uma solicitação de compra?

Uma solicitação de compra é o pedido que inicia todo o processo de compras. Ele é protocolado por departamentos internos da empresa e avaliado pela equipe que processa essas requisições.

Normalmente essas informações chegam por um ou vários canais - o que não é o ideal. Para que o processo seja eficiente, é importante que as requisições de compra sejam padronizadas e que cheguem por um mesmo canal.

Em muitas empresas esses pedidos são feitos por email e não há um fluxo estruturado para a sua aprovação e eventual transformação em pedido de compra. Nesses casos, informações podem chegar incompletas e isso exige muito "vai e volta" entre requisitantes e analistas/aprovadores até que tudo seja esclarecido.

Pior: essas informações podem sumir em caixas de email caóticas, tornando esse processo pouquíssimo auditável e visível para gestores. Sem falar nos casos em que fichas para solicitação de compras são preenchidas em papéis.

Por isso, o ideal é que essas requisições sejam feitas por formulários digitais, com campos bem definidos. Assim você aumenta as chances de receber pedidos completos e bem fundamentados.

Normalmente os campos presentes em um formulário de solicitação de compra são:

Nome e departamento do requisitante

Data da requisição

Produtos que precisam ser comprados

Descrição dos itens, quantidade e custos

Motivação da compra

Nome jurídico do fornecedor, se possível

Enviadas essas informações, um aprovador responsável pelo departamento solicitante dá o primeiro sinal verde. Em seguida, há que se averiguar se aquele produto/serviço já não está disponível internamente (o que chama-se levantamento de estoque). Depois disso, ele deverá ser processado pelo departamento de compras.

Quando a requisição deve ser feita?

Uma requisição de compra deve ser feita toda vez que sua equipe precisar de um bem ou serviço que esteja indisponível no estoque da empresa. A ideia aqui é que essas compras ajudem sua equipe a alcançar metas e tornar sua operação mais eficiente.

Todas as compras precisam estar norteadas pela estratégia geral da empresa. Desse modo, não se compram itens de escritório caso a empresa adote um modelo de trabalho totalmente remoto, por exemplo.

É preciso também ficar atento aos prazos. É óbvio que existem demandas urgentes, mas é preciso que o time de Compras comunique SLAs com clareza e que eles sejam levados em consideração na hora em que os times abrem uma requisição.

Quem deve fazer as solicitações de compras?

As requisições de compra devem ser feitas por um colaborador da empresa, que atue no time que precisa daquele produto ou serviço. Pode ser um líder ou apenas um profissional da equipe. Essa solicitação deverá ser analisada e aprovada pela equipe de Compras antes que o pedido de compra seja enviado ao fornecedor competente.

Por que você deveria ter um processo de requisição de compras?

Ter um processo de requisição de compras é importante para estruturar todas as atividades ligadas à negociação e compra de bens e serviços que vão gerar valor para a sua empresa. Essa sistematização não só melhora o compliance como também ajuda a controlar melhor os gastos e previne fraude e erros que podem ser trágicos para as finanças da empresa.

Vamos falar de todos esses benefícios detalhadamente a seguir:

Prevenção de fraudes e golpes

De acordo com uma pesquisa global da Association of Certified Fraud Examiners (CFEs), as empresas perdem uma estimativa média de 5% do valor de seus lucros anuais com fraude. O processo de compras é um dos que requerem maior atenção, pois essas compras podem estar superfaturadas e prejudicar o balanço financeiro da empresa.

Nesse sentido, estruturar um processo com etapas bem definidas, atribuições e regras de negócio claras e muita visibilidade é o primeiro passo.

O controle sobre fraudes melhora ainda mais com o sourcing estratégico, uma gestão de suprimentos inteligente voltada para resultados. Outro ponto importante é a adoção de processos digitalizados e automatizados, de forma que todos os registros de compras - das requisições aos pedidos - possam ser centralizados e encontrados facilmente em auditorias.

Maior visibilidade dos gastos

Gastos pouco visíveis podem afetar negativamente uma empresa e esse problema piora conforme as operações escalam.

Por isso é tão importante conferir transparência do processo e toda a sua execução, de forma que outros membros do time e lideranças possam acompanhá-lo, aumentar a colaboração e resolver eventuais problemas antes que seja tarde demais.

Melhor controle sobre as compras

Com um processo estruturado de compras, não só os gastos ficam sob controle mais rígidos. Você consegue ajustar melhor as aquisições à estratégia de negócios da sua empresa, estabelecer prioridades e padronizar o tratamento dispensado a todos os departamentos da organização - além de entender as necessidades de cada um deles.

Com isso, sua empresa pode fazer uma gestão mais inteligente de recursos materiais e humanos, guardar registros úteis dos fornecedores desde o início da jornada de compra e melhorar o controle de qualidade das entregas, além de realizar auditorias com mais facilidade.

Ajuda a estabelecer uma estratégia de compras

Ao sistematizar um processo de compras, criando um fluxo de trabalho organizado, a equipe de compras consegue estabelecer metas e avaliar o resultado do seu trabalho, identificando pontos que precisam de melhoria. Principalmente se esse fluxo de trabalho for montado de forma digital, em um programa que extraia métricas e relatórios em tempo real.

Isso ajuda a estabelecer uma estratégia de compras e acompanhar constantemente o desempenho dessa estratégia - tornando o processo de compras cada dia mais eficiente.

Etapas de um processo de requisição de compras eficiente

Um processo de compras, iniciado com a requisição de compras, normalmente envolve várias partes, que incluem solicitantes, analistas do time de Compras ou Suprimentos, aprovadores, fornecedores e os departamentos de Compras e de Contas a Pagar, que prossegue com os pagamentos pelos produtos e serviços.

Esse processo pode variar de acordo com as necessidades de cada empresa, mas as várias etapas que aparecem no gráfico a seguir (em inglês) podem ser resumidas em três fases:

Requisição

É onde acontecem as solicitações. O ideal é que cada time possa criar sua requisição de compra a partir de um formulário padronizado, dentro de uma plataforma digital.

Nessa fase, é preciso informações relevantes sobre os objetivos da compra, o tipo de produto/serviço solicitado e as suas especificações. Após a coleta de todos os dados solicitados, a requisição de compra será encaminhada para a triagem.

Triagem

Nessa etapa, a requisição de compra segue para os responsáveis pela triagem dos pedidos. Esses profissionais têm uma série de tarefas a realizar enquanto o formulário estiver sob análise, incluindo:

Verificar o estoque para garantir que o item solicitado não esteja disponível

Garantir que está dentro do orçamento

Obter cotação(ões) de fornecedores

Negociação para obter os melhores preços

Concluída essa fase da triagem, são adicionadas informações de cotação ao formulário de requisição, e ele é enviado para aprovação.

Revisão

Se a requisição não for aprovada, essa negativa é justificada pela equipe. Se aprovada, ela se torna oficialmente um pedido de compra, direcionado aos fornecedores. Se você já centralizou e automatizou o processo de solicitação de compra, a plataforma utilizada pode enviar esse pedido de compra ao fornecedor em questão de modo automático.

Assim que o pedido é recebido, ele é inspecionado e quaisquer problemas são resolvidos. Se o pedido for aceito, a fatura da compra ou prestação de serviços é paga de acordo com os termos, e você avalia esse fornecedor.

Mantendo todos os seus registros de compras e pagamentos em um só lugar, as equipes de gerenciamento e finanças podem auditar requisições de compra para aumentar a qualidade das entregas, reduzir custos e otimizar processos de forma geral.

3 dicas para melhorar seu processo de solicitação de compras

Quem não quer melhorar e agilizar o processamento das solicitações de compras? Veja abaixo algumas dicas de como tornar esse processo mais eficiente. Spoiler: elas passam por investir na transformação digital do departamento que analisa e aprova requisições, algo imprescindível atualmente.

1. Centralize as informações

Centralizando todas as solicitações de compra em um só lugar, como dentro de uma plataforma de gestão de processos, você evita erros, informações perdidas e, consequentemente, retrabalho e perda de tempo.

Em plataformas como o Pipefy, você consegue personalizar formulários digitais e compartilhá-los com toda a empresa em portais, para serem preenchidos sempre que for necessário. Quando as informações chegam, elas já estão preenchidas de forma completa, e ficam centralizadas em um único canal. Assim, as informações podem ser vistas mesmo depois de conluídas.

2. Torne os processos mais visíveis

Usando um fluxo de trabalho, você consegue estruturar seu processo de forma compreensível e fácil de repetir. Cada membro do time consegue ter mais visibilidade sobre todas as compras que estão sendo analisadas, em qual etapa está cada uma e quais são os próximos passos.

No Pipefy, por exemplo, você consegue construir seus processos de forma digital, etapa por etapa. Além disso, é possível integrar os formulários de requisição de compras a esse processo digital, de forma que a entrada de uma solicitação já "inicie" todo o fluxo seguinte, evitando erros e lentidão.

Vale mencionar também que, construindo seu processo em um software, você consegue melhorar a visibilidade também para clientes internos, que não precisam mais incomodar o time de compras a todo momento questionando quando a aquisição vai ser liberada.

Esses clientes podem ser notificados automaticamente via email, conforme suas respectivas solicitações avançam rumo à aprovação final. Isso poupa o tempo de todos os envolvidos, além de aumentar a transparência.

3. Automatize tarefas manuais e repetitivas

Automações, é provável que você já saiba, são ações executadas por ferramentas tecnológicas antes atribuídas a pessoas. Como resultado, essas pessoas podem redirecionar seu tempo de trabalho para ações mais elaboradas, que demandem visão estratégica e pensamento criativo.

Se tratando de um processo de compras, as automações são ilimitadas. Algumas mais comuns são: notificações automáticas a requisitantes, alertas a aprovadores, preenchimento automático de pedidos de compra a partir de solicitações aprovadas, envio desses POs aos fornecedores e por aí vai.

Ao assumir tarefas repetitivas e manuais, um software de gestão e automação de processos otimiza o tempo de trabalho da equipe, reduz erros e torna os resultados mais previsíveis.

Na hora de optar por uma plataforma de automação para controlar seu processo de requisição de compras, escolha sempre uma opção que permita manter bastante independência do departamento de TI.

Ou seja: que tenha uma interface intuitiva onde seja fácil configurar automações sem programar - para que elas sejam feitas pelas próprias pessoas que atuam no processo de requisição de compras.

Tenha controle sobre suas requisições de compra com Pipefy

Se você quer usufruir de todos os benefícios de controlar melhor seu processo de requisição de compras, uma plataforma como Pipefy ajuda sua equipe a garantir mais padronização e precisão, poupando o tempo dos profissionais envolvidos com tarefas manuais e repetitivas.

Além de automações muito fáceis de configurar e múltiplas possibilidades de personalizar seu fluxo de trabalho, o Pipefy traz recursos gerenciais como painéis e relatórios customizáveis, facilitando a identificação de problemas e oportunidades de melhoria.

Além disso, integrações conectam o Pipefy a outros aplicativos que você já usa, garantindo uma experiência de processo sem erros.

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Requisição de compra: o que é, importância e como fazer - Pipefy

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A requisição de compra é um documento gerado no início de um processo de compras de serviços ou produtos. Clique e descubra mais!

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O Pedido de Compra é um documento comercial e a primeira oferta emitida por um comprador a um vendedor. No pedido são descritas todas as características da negociação de compra, tais como: material, quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços, local de entrega, tributação, entre outros. Informações essas que irão compor futuramente a nota fiscal.

As características descritas no pedido permitem que os compradores comuniquem clara e explicitamente suas intenções aos vendedores. Eles também auxiliam a gestão de suprimentos da empresa a gerenciar pedidos recebidos e pendentes.

Empresas utilizam o pedido de compra para controlar a compra de produtos e serviços de fornecedores externos e, proporcionam um melhor planejamento de recursos da empresa.

A solução ERP senior X permite a gestão completa do Pedido de Compra, desde o cadastro, onde são informados os itens que compõe o pedido, a forma de pagamento, informações de transporte e valores, além do fechamento, reabilitação e aprovação.

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O Pedido de Compra é um documento comercial e a primeira oferta emitida por um comprador a um vendedor. No pedido são descritas todas as características da negociação de compra, tais como: material, quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços, local de entrega, tributação, entre outros. Informações essas que irão compor futuramente a nota fiscal.

As características descritas no pedido permitem que os compradores comuniquem clara e explicitamente suas intenções aos vendedores. Eles também auxiliam a gestão de suprimentos da empresa a gerenciar pedidos recebidos e pendentes.

Empresas utilizam o pedido de compra para controlar a compra de produtos e serviços de fornecedores externos e, proporcionam um melhor planejamento de recursos da empresa.

A solução ERP senior X permite a gestão completa do Pedido de Compra, desde o cadastro, onde são informados os itens que compõe o pedido, a forma de pagamento, informações de transporte e valores, além do fechamento, reabilitação e aprovação. Veja mais informações abaixo.

Fluxo do processo

O que você pode fazer?

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O Pedido de Compra é um documento comercial e a primeira oferta emitida por um comprador a um vendedor. No pedido são descritas todas as características da negociação de compra, tais como: material, quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços, local de entrega, tributação, entre outros.

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O mapa de cotação é uma ferramenta que permite comparar os preços e condições de fornecedores para um determinado produto ou serviço. É uma tabela que contém as informações coletadas sobre valores, prazos de entrega, formas de pagamento, qualidade, entre outros critérios relevantes para a tomada de decisão. Esse mapa de cotação pode ser criado em uma planilha eletrônica ou em um software específico para esse fim.

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Já ouviu falar de mapa de cotação? Pois bem: sabemos que fazer pesquisas de preço é uma tarefa cotidiana. Basta pensar que todo mundo que vai ao supermercado, que precisa instalar um novo pacote de internet em casa ou que pensa em comprar um carro vai pesquisar quais são as melhores condições existentes antes de fechar negócio. E, ao levantar os preços, organizá-los em uma tabela ou planilha, podemos dizer que esses compradores têm o seu mapa de cotação, onde conseguem verificar as ofertas e identificar aquelas que atendem às suas necessidades e orçamento.

O mesmo acontece no mundo corporativo, em que praticamente tudo é adquirido mediante análise prévia de valores. É importante, no entanto, não confundirmos cotação com orçamento.

Qual a diferença entre cotação e orçamento?

Na linguagem corrente cotidiana, muitas pessoas acabam fazendo confusão ao usar os dois termos. Comumente, são tomadas como sinônimas, embora não sejam. Veja o significado correto de cada uma:

Cotação: É um pedido de preços feito pelo comprador a um ou mais fornecedores, solicitando uma proposta para a aquisição de um determinado produto ou serviço.

Orçamento: É uma estimativa de custos feita pelo vendedor ou prestador de serviços, que apresenta uma proposta de valor para a execução de um projeto ou para a venda de um item.

Com isso claro, voltemos à cotação.

O processo de cotação é fundamental para qualquer tipo de negócio. Especialmente quando falamos da construção civil e de outros setores que demandam a compra de materiais ou serviços. Por esse motivo, neste texto, vamos explicar o que é um mapa de cotação e qual a sua importância para as empresas, além de mostrar o passo a passo de como montar este mapa e quais ferramentas podem ser usadas para isso.

O que é mapa de cotação?

O mapa de cotação é uma ferramenta que permite comparar os preços e condições de fornecedores para um determinado produto ou serviço. É uma tabela que contém as informações coletadas sobre valores, prazos de entrega, formas de pagamento, qualidade, entre outros critérios relevantes para a tomada de decisão. Esse mapa de cotação pode ser criado em uma planilha eletrônica ou em um software específico para esse fim.

Vantagens do mapa de cotação

O mapa de cotação é importante para as empresas porque permite:

Comparar os preços de diferentes fornecedores e escolher a opção mais vantajosa de acordo com as necessidades e objetivos do negócio. Ao ter acesso a informações precisas e atualizadas sobre o mercado, é possível negociar melhores condições com os fornecedores e obter vantagens competitivas em relação aos concorrentes.

Fazer uma análise mais detalhada dos custos envolvidos em cada opção de compra, incluindo transporte, seguros, impostos, entre outros. Com essas informações, pode ser elaborado um orçamento mais preciso e, assim, evitar surpresas desagradáveis no futuro.

Avaliar o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo. Com os dados registrados, as empresas conseguem verificar se os preços e condições negociados estão sendo cumpridos, identificar tendências de mercado e fazer ajustes em sua estratégia de compras.

Tomar decisões em situações de urgência, como a falta de um fornecedor ou o aumento súbito dos preços. Com as informações atualizadas e organizadas, podem ser tomadas decisões rápidas e seguras, sem comprometer a operação ou o caixa.

Na sequência, veremos um passo a passo de como fazer uma cotação corretamente.

Como montar um mapa de cotação?

Já sabemos que realizar uma cotação em uma empresa é um processo importante para avaliar as opções de compra disponíveis e escolher a que melhor atende às necessidades do negócio. Agora, vamos conhecer o passo a passo para fazer isso adequadamente:

1. Identifique o que precisa ser cotado

O primeiro passo é identificar a lista de compras e contratações de produtos, serviços ou matérias-primas. É importante ter clareza sobre as especificações e quantidades necessárias, para que os fornecedores possam apresentar uma proposta precisa.

2. Pesquise os fornecedores

A pesquisa de fornecedores pode ocorrer por meio de indicações de outros empresários, sites especializados ou pela lista de fornecedores da própria empresa. É importante avaliar a credibilidade e a qualidade dos fornecedores, bem como sua capacidade de atender às necessidades do negócio.

3. Solicite as cotações

Após identificar os fornecedores, é preciso entrar em contato com cada um deles e solicitar uma cotação formal. É importante especificar as informações necessárias para que a cotação seja correta, como a quantidade de produto, prazo de entrega, forma de pagamento e demais especificidades que possam influenciar na decisão de compra.

4. Analise as propostas

Quando as propostas começarem a chegar, é hora de analisar cada uma delas com cuidado, comparando preços, prazos, qualidade e outras especificidades que podem influenciar na decisão de compra. É importante avaliar não apenas o valor total da compra, mas também outros custos, como frete e impostos, que podem impactar significativamente o orçamento.

5. Negocie as condições

Depois de avaliar as propostas, é possível iniciar uma negociação com os fornecedores para tentar obter melhores condições de pagamento, descontos ou prazos de entrega mais adequados. É importante lembrar que a negociação deve ser uma via de mão dupla, em que ambos os lados saiam beneficiados.

6. Faça a escolha final

Após a análise das propostas e a negociação das condições, é hora de tomar a decisão final e escolher o fornecedor que melhor atenda às necessidades do negócio. É importante avaliar tanto o preço quanto a qualidade do produto ou serviço, a reputação do fornecedor e a capacidade de cumprir com as demandas da empresa. Com a escolha feita, é possível formalizar a compra e seguir adiante com a operação.

Ferramentas que facilitam a cotação

Existem diversas ferramentas que podem ajudar na montagem de seu mapa de cotação. Veja algumas delas.

Planilhas eletrônicas

Você pode usar programas como Microsoft Excel, Google Sheets e LibreOffice Calc, que disponibilizam recursos para criar tabelas e organizar informações.

Softwares especialistas

Também é possível usar sistemas de gestão de compras e suprimentos, que geralmente incluem modelos prontos e personalizáveis para criar as tabelas.

Modelos de mapa de cotação

Sim, muitos modelos prontos de mapas de cotação estão disponíveis na internet. Basta fazer o download e editá-los de acordo com as suas necessidades.

O que precisa ficar claro é que, independentemente da ferramenta escolhida, o mapa de cotação deve ter todas as informações necessárias para a análise dos orçamentos recebidos, como vimos há pouco.

Conclusão

Seguindo esses passos, sua empresa conquistará diversos benefícios, como redução de custos, aumento da eficiência no processo de compras e melhoria na qualidade dos produtos ou serviços adquiridos. Sem esquecer, claro, que será capaz de escolher fornecedores mais confiáveis e com melhor desempenho, construindo parcerias duradouras e que possam gerar bons resultados a longo prazo.

Leia mais

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Mapa de cotação: Saiba o que é e como fazer o seu! - Sienge

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Muito utilizado na construção civil, mapa de cotação ajuda a economizar tempo e dinheiro. Neste artigo, saiba como montar seu próprio mapa!

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Contrato - Prestação de Serviço, de Fornecimento

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Contrato - Prestação de Serviço, de Fornecimento

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sse contrato nada mais é do que um documento que estabelece e firma um acordo entre a contratante e a prestadora de serviço, e é por meio dele que a contratada irá assumir o compromisso de realizar a tarefa desejada em troca de uma remuneração pré-estabelecida.

Ele é imprescindível para a contratação de uma prestadora, não só por trazer segurança para as partes, mas também como forma de controlar a qualidade do serviço, já que quando for finalizado, é possível analisar o resultado com o que foi estabelecido inicialmente nesse documento.

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A prestação de serviços é um modelo de trabalho que, nos últimos anos, teve um grande crescimento no Brasil. Isso ocorreu principalmente pela diversidade de benefícios que oferece, que vão desde a redução nos custos de operações, até no aumento na produtividade dos funcionários e fazendo com que sua organização cresça no mercado.

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Exemplo de Contrato de Prestação de Serviço de Fornecimento 

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Exemplo de Contrato de Prestação de Serviço de Fornecimento 

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Uma ficha técnica é um documento que fornece informações detalhadas e específicas sobre um produto, serviço ou projeto. Ela é utilizada para descrever as características, especificações, usos e outras informações relevantes sobre o objeto em questão.

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Transforme a gestão da sua franquia com um único sistema

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Uma ficha técnica não deve conter o modo de preparo dos produtos, pois isso a caracterizaria como uma receita. Com isso, o conteúdo da tabela deve ser apenas informações objetivas e técnicas.

Na ficha se encontram especificadas as quantidades de cada ingrediente usado para preparar um produto da franquia, geralmente especificando os preços de cada insumo. Essa ferramenta é tanto operacional, quando utilizada no dia a dia da franquia, quanto gerencial, durante o controle financeiro e planejamento.

Para o que serve uma ficha técnica?

Com uma ficha especificando quais são os insumos que devem conter para certo produto, o estabelecimento determina qual deve ser o padrão de produção a ser seguido. A partir do uso da ferramenta, é possível facilitar o processo de auditorias internas, que buscam fiscalizar como o estabelecimento está controlando a qualidade de seus produtos.

Além disso, consegue-se uma previsão de gastos e compras. Pois com essa utilização, lista-se os insumos necessários e a precificação de cada um, prevendo o possível custo para o estabelecimento. Ainda, os empreendimentos do ramo de alimentação diminuem o desperdício de insumos. Sem o controle de baixas conforme se produz as mercadorias, é provável que haja prejuízo na rentabilidade do empreendimento.

Outras utilidades

A ficha técnica também permite prever seus gastos, ponderá-los diariamente do que deveria e o que foi gasto, controlar a rentabilidade e, mais importante, manter o padrão. Entre as utilidades das fichas técnicas temos:

Garantir a qualidade do produto ou serviço: as fichas técnicas fornecem informações detalhadas sobre as características e especificações do produto ou serviço, o que ajuda a garantir que ele atenda às normas e padrões de qualidade exigidos.

Facilitar a comunicação entre os departamentos: as fichas técnicas são um documento essencial para a comunicação entre os diferentes departamentos de uma empresa. Elas permitem que todos os envolvidos tenham acesso às informações necessárias para o desenvolvimento e produção do produto ou serviço.

Padronizar processos e procedimentos: as fichas técnicas ajudam a padronizar os processos e procedimentos relacionados ao produto ou serviço, o que garante maior eficiência e qualidade.

Atender às necessidades e expectativas dos clientes: as fichas técnicas fornecem informações detalhadas sobre o produto ou serviço, o que ajuda os clientes a entender melhor as suas características e a tomar uma decisão de compra informada.

Gerenciar o estoque: as fichas técnicas também são úteis para gerenciar o estoque de produtos, pois permitem identificar rapidamente as características e quantidades disponíveis de cada produto.

Por fim, um objetivo prático de se utilizar fichas técnicas para franquias de alimentação também é otimizar a rotina operacional. No dia a dia de uma cozinha, produz-se diversos pratos e produtos que precisam seguir um padrão. Para facilitar a assimilação pelos colaboradores, uma ficha técnica lista todos ingredientes de cada produto, otimizando a produção e diminuindo o tempo gasto.

Quais os tipos de ficha técnica?

Embora todas as fichas buscam relatar todas as especificações de um produto específico, existem diversos tipos de ficha técnica, que podem variar de acordo com a finalidade e o objeto em questão.

Dentro do franchising, as fichas técnicas podem variar de acordo com a natureza do negócio, mas geralmente, existem alguns tipos comuns que são amplamente utilizados para padronizar processos e garantir a consistência em todas as unidades da franquia.

Confira quais os tipos e qual utilizar em cada situação.

Ficha técnica operacional

Neste modelo de ficha devem ser incluídas as unidades de medida utilizada de cada insumo e tudo o que envolve a produção de algo. É importante especificar cada etapa do processo produtivo de um produto do seu cardápio. Assim, você evita falhas operacionais que podem resultar em insatisfação dos clientes e perda de qualidade do seu produto.

Ficha técnica gerencial

Ao contrário do modelo operacional, a ficha gerencial busca especificar, principalmente, os custos de cada um dos produtos do cardápio de uma rede. Neste modelo, é necessário detalhar o preço de cada insumo, custo de produção e todos os recursos financeiros necessários para produção deste item.

Uma ficha neste modelo é essencial para manter uma gestão sobre os custos da sua rede. Com a precificação detalhada, é possível definir as despesas fixas que sua rede obtém e, a partir dela, formar o preço de venda de cada produto. Além disso, o detalhamento de custos fornece informações para definição da margem de lucro da rede, entre outros indicadores financeiros.

Quando tratamos de especificidades do franchising, podemos segmentar ainda mais a diversidade de fichas técnicas, como:

Ficha Técnica de Produtos: Este tipo de ficha técnica é comum em franquias que oferecem produtos físicos, como alimentos em restaurantes, produtos de varejo, ou qualquer outro item que demande uma receita ou um processo de fabricação específico. Ela lista todos os ingredientes ou materiais necessários, as quantidades exatas, as etapas de preparo e até mesmo detalhes como o tempo e a temperatura de cozimento, se aplicável.

Ficha Técnica de Serviços: Em franquias de serviços, como salões de beleza, academias ou serviços de manutenção, as fichas técnicas são igualmente importantes. Elas descrevem os passos a serem seguidos para a execução de cada serviço, os equipamentos necessários, a duração estimada e qualquer outra informação relevante para garantir a qualidade e a consistência do serviço prestado.

Ficha Técnica de Montagem ou Instalação: Em franquias que oferecem produtos que precisam ser montados ou instalados, como móveis, equipamentos eletrônicos ou sistemas de segurança, as fichas técnicas detalham o processo de montagem passo a passo. Elas podem incluir diagramas, instruções visuais e até mesmo vídeos para orientar os funcionários na correta execução do trabalho.

Ficha Técnica de Limpeza e Manutenção: Para manter os padrões de limpeza e manutenção em todas as unidades da franquia, as fichas técnicas deste tipo descrevem os procedimentos a serem seguidos para a limpeza de diferentes áreas ou equipamentos. Elas especificam os produtos de limpeza a serem usados, as técnicas adequadas e a frequência recomendada para garantir a higiene e a conservação dos ativos da empresa.

Esses são apenas alguns exemplos de fichas técnicas comumente utilizadas no franchising. Cada franquia pode adaptar esses modelos básicos de acordo com suas necessidades específicas, garantindo assim a padronização e a qualidade em todas as unidades da rede.

O que deve conter em uma ficha técnica?

Como vimos, existem diversos tipos de ficha técnica de acordo com cada modelo de negócio - e com isso teremos muitas variações do que podemos encontrar em cada uma delas. Afinal, a ficha técnica pode se referir a um produto em específico da sua rede ou até mesmo um processo.

No entanto, a ficha mais popular e utilizada no mercado de alimentação é a de um produto. Confira o que deve conter em sua ficha técnica:

Ainda, outras informações podem vir a aparecer conforme a necessidade da documentação, como:

Instruções de uso e manutenção: fornece instruções detalhadas sobre como utilizar e manter o produto de maneira segura e eficiente.

Informações de segurança: inclui avisos e precauções relacionadas à segurança do produto ou serviço.

Informações de garantia: descreve os termos e condições da garantia do produto ou serviço, incluindo os procedimentos para solicitar a garantia.

Informações de composição: descreve os componentes e ingredientes do produto ou serviço.

Informações de saúde e segurança: inclui informações sobre os riscos para a saúde e segurança associados ao uso do produto ou serviço.

Informações de contato: inclui os detalhes de contato da empresa responsável pelo produto ou serviço.

Quais as vantagens da ficha técnica para sua franquia?

Um procedimento importante nas redes de franquias é a utilização de checklists e auditorias. Portanto, com a ficha esclarecendo tecnicamente os ingredientes que devem ser usados para certo produto, o processo de auditores é facilitado.

Assim também funciona com os checklists em redes de alimentação. A listagem de insumos beneficia a checagem para a manutenção da padronização das redes.

Além destas informações, também há outras vantagens fornecidas pela utilização de uma ficha em sua rede, como:

Padronização de produtos

Para produzir determinado prato que uma franquia de alimentação oferece é necessário seguir padrões para garantir a qualidade da rede. Com a entrada de novos colaboradores e treinamentos, é preciso haver uma estruturação do processo de produção destes produtos.

Com a ficha técnica, é possível especificar cada ingrediente, quantidade utilizada, entre outras informações, para que todos sigam tudo como é estabelecido para manutenção da qualidade.

Principalmente quando falamos do sistema de franquias, com diversas unidades precisando seguir padronizadas com a rede, a ficha pode ser replicada para as unidades. Dessa forma, fazendo com que todos os franqueados utilizem os mesmos insumos e mantenham o reconhecimento do seu produto independente da localidade.

Informações para o cálculo do CMV teórico

O Custo de Mercadoria Vendida (CMV) calcula o custo de cada produto que sua rede tem ao produzi-lo. Portanto, com as informações disponibilizadas pela ficha técnica, é possível realizar este cálculo teórico de cada item.

Após um período, com determinada quantia produzida de um produto, basta multiplicar por esta quantia e analisar se o custo é o mesmo que deveria ter, tendo o custo real e a diferença entre teórico e real.

Baixa automática de insumos

Um dos grandes problemas de uma rede é seu inventário e os desvios. Assim, ao vender 1 cachorro quente, por exemplo, e baixar 1 pão e 1 salsicha, durante o inventário e sua devida contagem (que a baixa automática não exclui de você inventariar sua loja), você justamente terá a apuração de desvios (perdas) vendo a diferença do teórico pro real.

Informações para gestão de estoque eficiente

Assim, como resultado do controle da baixa de insumos, é possível prever quais produtos são mais requisitados pelos clientes e, assim, prever quais insumos são necessários ter um estoque maior, para garantir o abastecimento das unidades franqueadas.

Por meio da ficha técnica, garante-se um processo de compras eficiente para abastecimento, gestão de estoque qualificada, e ainda evita desperdício de recursos com insumos acima da quantidade necessária armazenados. A ferramenta fornece informação que possibilita bom gerenciamento por parte dos franqueados em suas unidades.

Possibilidade de realizar o cálculo de rentabilidade

Seguindo um pouco a lógica dos itens anteriores, pense na seguinte situação. Se para fazer 100 cachorros-quente, precisaria de 9 kg de batata palha e, ao final da análise, verificar que foi consumido 9,5 kg de batata palha, conclui-se que houve 0,5 kg de "desperdício" em cima do esperado teórico. Consequentemente, sua rentabilidade não será tão boa quanto a previamente calculada.

Precificação correta

Reforçando novamente, mas importante relembrar, que somente tendo os custos corretos é que é possível chegar no preço final correto. Claro, levando em conta os custos indiretos e a margem de lucro. Afinal, estipular um valor para um produto é algo que vem de uma mistura de fatores. Da matéria-prima utilizada, ao perfil do público consumidor, tudo deve ser sintetizado para que a oferta seja feita de forma justa.

Com a ficha técnica sendo utilizada, é possível calcular o custo de cada produto para prever a margem de lucro correta e poder colocar o preço final do produto adequadamente. Isto garante a lucratividade da franquia, impedindo que os preços sejam menores do que os custos e garantindo que haja retorno financeiro na venda dos produtos.

Exemplo de ficha técnica

Existem diversas formas de aplicar fichas técnicas em um estabelecimento. Antes produzidas manualmente, agora tendem a serem feitas por meio de softwares que possibilitam apenas o preenchimento em estruturas prontas.

Sendo assim, a automatização deste processo por meio da tecnologia permite maior agilidade deste processo que muitas vezes pode ser trabalhoso também. Confira a seguir um exemplo básico de uma ficha técnica:

Utilizando checklists em sua ficha técnica

Sua rede de franquias já utiliza checklists durante os processos de produção? Saiba que eles podem ser um poderoso instrumento de padronização de processos em uma franquia de alimentação. Afinal, por se tratar de um segmento que exige um controle rígido de qualidade, garantir que todas as unidades ofereçam um produto dentro dos padrões estabelecidos pela rede de franquias acaba se tornando fundamental.

Dessa forma, você terá em mãos uma lista de itens previamente estabelecidos que, ao serem verificados durante a execução do processo, atuam contra potenciais falhas de natureza humana, como a falta de memória ou o déficit de atenção.

Então, quando falamos em inspeção de qualidade, podemos mencionar a entrada e saída de insumos, é neste momento que os checklists entram. É possível utilizá-lo como questionário no processo de controle do volume de perdas de insumos e fluxo de baixa em estoque. Assim, os checklists e fichas se tornam aliados na facilitação do processo de auditorias internas, ajudando na manutenção do controle de qualidade da sua rede.

Entre em contato conosco para saber mais sobre o funcionamento desta ferramenta e melhore o controle de qualidade da sua franquia!

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O que é ficha técnica? Como usar em sua franquia (com exemplos)

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Você sabe a importância do uso da ficha técnica para o mercado de franquias? Entenda suas funções e porque utilizá-la em sua rede em 2024. ✅

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 Exemplo de Ficha Técnica de Máquinas e Veículos 

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 Exemplo de Ficha Técnica de Máquinas e Veículos 