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Falta de claridad en los procesos y su conexión entre áreas (Escolares, PMO, Asesor, Academia), para ser más eficientes y alcanzar los KPIs

Tiempo excesivo invertido en plataformas (calificaciones, asistencias, reportes).

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los recursos económicos y tecnológicos son una limitante para lograr una super experiencia

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los recursos económicos y tecnológicos son una limitante para lograr una super experiencia

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Ejemplo 1: Se hacen peticiones por parte del líder (Irma) o del PMO con muy bajo presupuesto.

Ejemplo 2: Campus AGS La empresa trae a su propio proveedor de alimentos y no traen los mismos lineamientos que pide el TEC, lo cual afecta en el momento de evaluarnos en la encuesta de satisfacción.

EXPORTAR PROGRAMAS: El hecho de que un programa se venda en un campus y se desarrolle en otro campus ocasiona una diferencia en costos y existe molestia por parte del PMO/Asesor comercial

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La falta de congruencia entre lo que se ofrece y el resultado final con el cliente

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La falta de congruencia entre lo que se ofrece y el resultado final con el cliente

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No resolver en tiempo y forma las necesidades del cliente 

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No resolver en tiempo y forma las necesidades del cliente 

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Trabajo aislado entre departamentos, sin visión de equipo unificado.

Asesores que hacen cambios sin consultar al PMO o sin incluir a Experiencia.

Decisiones duplicadas o contradictorias en Tec Beyond por falta de coordinación.

No trabajamos como un solo equipo de Educación Continua, sino como departamentos o como células individuales.

Ejemplos:

En un 80% pasa en general en Juárez donde entre el asesor, PMO y experiencia no hay articulación y eso impacta en la experiencia del participante.

En SLP falta conocimiento del asesor que es nuevo para hacer las peticiones en tiempo y forma. Pasa en cada programa que vende. Y eso afecta la experiencia del cliente.

TEC Beyond en cada módulo se duplica información y la misma petición se le hace a varias personas a la vez. Transporte, reservas, impresiones, materiales, traslados.

8 grupos de Beyond y mensajes confusos. (Petición de los 8 grupos por parte de gestoría)

Recibir muchas indicaciones de líder de vinculación, del gestor, del líder células, del director de campus, presidente consejo, responsable de front, personas sobre el mismo tema, pero cada quien quiere que suceda a su manera, previamente y durante TEC Beyond. Y eso entorpece el proceso, en lugar de ayudarlo.

Propuestas:

Llevar la iniciativa de comunicación con asesores y PMO. Primero expresando la petición del involucramiento. Crear un grupo de WA con asesor y PMO para revisar peticiones y cambios. Tomar minuta de las peticiones de asesores y PMO y mandar por correo.

Monitorear la semana con el equipo de los programas de manera presencial.

Limpiar los chats y dejar solo dos el operativo y el estrategico.

Alinear en la comunicación a PMO y regresarla al proceso.

Asignar los roles responsabilidades y actividades claras de todos los actores de Beyond.

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no hablar claro con el cliente desde un inicio, desde la venta. por ejemplo ofrecer un diploma cuando en realidad es una constancia por el numero de horas del programa. al final se han ido molestos por lo que reciben.

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no hablar claro con el cliente desde un inicio, desde la venta. por ejemplo ofrecer un diploma cuando en realidad es una constancia por el numero de horas del programa. al final se han ido molestos por lo que reciben.

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Falta de sincronización entre plataformas, generando retrabajo entre SEA y Cypher y aparte el drive de PMO. Lo mismo 3 veces. Por ejemplo: Asistencia.

90% de las peticiones de insignias digitales esta incompleta o mal capturada en SEA-Cypher-CANVAS y afecta su creación y entrega oportuna. Por ejmplo: La premura de abrir programa los PMO no definen bien.

Formularios en U4O mal llenados que no se reflejan correctamente en SEA. Nombres mal escritos, apellidos repetidos. 20% de cada grupo.

20% de cada grupo de U4P se debe corregir el nombre del participante para elaborar su insginia.

Dominar los procesos de solicitud de insignias digitales para U4P

Que los PMO y Asesores conozcan el tipo de documento y las horas que corresponde a cada uno y sobre todo de las credenciales alternativas.

80% en la demora de la respuesta del coordinador académico, que impacta negativamente en la continuidad del proceso, generando retrasos en la emisión oportuna de las insignias digitales.

Propuestas

Con el nuevo cambio de escolares, que se homologuen los formatos de petición de insignias para U4O y U4P

Así como la creación de infografías de los tipos de insignia

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Que algunas sesiones de un programa se pueden ver aisladas, sin un hilo y se pierde la experiencia del participante

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Errores en formularios: Cuando los formularios no se llenan correctamente con los datos del participante, las insignias digitales se generan con errores. Esto obliga a revisar manualmente los nombres en SEA, lo que consume tiempo y recursos.

Duplicidad de captura: La información de los módulos debe capturarse en múltiples plataformas, lo que incrementa el riesgo de errores y retrabajo. Sería más eficiente centralizar esta información en un solo sistema desde el cual se puedan generar todos los reportes necesarios.

Datos incompletos en SEA: Al aplicar el formulario F1, en ocasiones solo se reflejan parcialmente los registros. Por ejemplo, de 37 participantes, solo aparecen 10 en el sistema, lo que afecta la trazabilidad y seguimiento.

Ser mas eficientes en los tiempos de trabajo. Capturar en un solo lugar la información de los módulos, y que desde una sola plataforma se puedan descargar los reportes que se necesiten.

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Que no lleguen preparados los speakers o que muevan la logística programada

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Omisión de pasos clave en la ejecución de la experiencia como el kick-off.

40% de las veces se omiten los procesos de experiencia en el Kick off dando solo lugar a lo académico y no hay explicación de la encuesta, de la plataforma, lo cual ocasiona problemas con los participantes, afectando KPIs y la percepción del cliente.

20% de los casos, se usa maestros de ceremonia externos no alineados al evento.

Ejemplos:

Cambios en los Protocolos de kick off o cierre de programas Omision del mensaje para aplicación de encuesta y formulario

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70% Solicitudes de materiales o impresiones de último momento.

70% Compras y peticiones extraordinarias no previstas (materiales creativos, artículos de TEC Store,TEUS).

Retrasos en autorizaciones de OC por falta de datos (CECO, OI, presupuesto).

Falta de reportes de las compras por programa en COUPA. (iniciativa)

Retraso en la autorización de las OC de pago a proveedores por el autorizador del CECO.

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Que no se respete el reglamento académico y se tenga que escalar situaciones donde no cumplen para poder entregarles sus documentos, siento que se pierde la veracidad de nuestros cursos y el compromiso con los demás participantes

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Que ocurran eventos TEC VENUES en mi campus y no ser requerida.

Cliente BOSCH realice visitas al campus y cambie sala del evento, solo ha ocurrido una vez, ya que las siguientes me contacto directamente con el responsable de planta para agendar cita y mostrar espacios.

Que los participantes NO contesten formato único y encuesta de satisfacción,

A los participantes o RH se les debería indicar por parte del asesor-PMO que es requisito contestar el FU y no molestarse.

La situación de empresas que tienen acuerdos con Asesor de Ventas para no contestar Formulario único y a experiencia se le contabiliza.

el caso de empresas como GM, BMW, Goodyear

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Desperdicio de material, que se solicite y al final no lo utilicen

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Los programas se venden/prometen "por vender" sin considerar el reglamento, esto provoca que al momento de llevar a cabo nuestros procesos nos veamos apuradas por cumplir expectativas que no "deberían".

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La petición de cambios por parte del Asesor/ PMO no llega en tiempo a experiencia, como cambios de fechas y horarios en los módulos, lo cual puede ocasionar problemas con seguridad, proveedores, planta física, cliente, profesores. Que se detonen las encuestas. Y en algunos casos genera un gasto como el no cancelar un servicio de coffee break. Cargo de Hoteles, aviones.

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Envíos de materiales por empresas de mensajería.

Peticiones de último momento ocasionan que se lleven los materiales a las paqueterías y ocasiona perdida de tiempo cuando se puede enfocar en las actividades propias del rol.

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Hablar inglés, para ser yo la que atienda los programas en inglés.

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Que los PMO no suban en SEA la información bien estructurada con tipo de programa, horas, módulos, fechas, profesores y nombre del programa.

afecta correo de bienvenida, insignias y otros servicios.

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Dar seguimiento al personal de planta física para programas que inician temprano (7 u 8 am).

Gestionar itinerarios de profesores (vuelos y hospedajes) sin valor agregado desde nuestra área.

Realizar limpieza o acomodos en sesiones de Tec Beyond.

Presentar a los profesores al inicio de sesiones, en lugar de que lo haga el coordinador.

Cargar materiales en plataformas como CANVAS y Cypher, tarea que corresponde al profesor o coordinador.

Generar reportes de Qualtrics para CA y profesores, cuando ellos ya tienen acceso directo.

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No existe una compensación económica o no enconómica como contribución a la recompra. PMO y Asesores si lo tienen.

Falta de reconocimiento y valor hacia el área de experiencia sobre los logros y resultados.

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Dar seguimiento al personal de planta física para programas que inician temprano (7 u 8 am). Ejemplo: Se solicita a planta física con un mínimo de 72 hrs de anticipación el apoyo para que un área específica esté limpia y acomodada dos horas antes del inicio del evento; si el área fue utilizada el día anterior y se desocupó después de las 6 pm, no se atiende nuestra solicitud por no contar con personal disponible en ese horario.

Gestionar itinerarios de profesores (vuelos y hospedajes) sin valor agregado desde nuestra área. Ejemplo: Actualmente existe una triangulación de información entre PMO-instructor-EC, lo cual es pérdida de tiempo ya que el instructor puede realizar su propia reservación.

Realizar limpieza o acomodos en sesiones de Tec Beyond. Ejemplo: Cuando el evento termina después de las 6 pm e inicia al siguiente día temprano, instructores, directores, proveedor de alimentos y educación continua tienen que limpiar y acomodar mobiliario.

Presentar a los profesores al inicio de sesiones, en lugar de que lo haga el coordinador. Ejemplo: Los coordinadores no asisten a los programas a presentar a los instructores y no comparten la trayectoria a educación continua para dar una presentación apropiada.

Cargar materiales en plataformas al inicio de sesiones, en lugar de que lo haga el coordinador. Ejemplo: Los coordinadores solicitan a educación continua que cargue el material de los programas en la plataforma (Cypher, Canvas, Teams) del programa.

Generar reportes de Qualtrics para CA y profesores, cuando ellos ya tienen acceso directo. Ejemplo: Al finalizar sesión o programa nos piden les compartamos el ECOA de la misma, siendo que ellos también la pueden consultar.

PACO

Es importante documentar los procesos que corresponden a cada área, desde la presentación del instructor, cargar materiales a plataforma, cuando aplica tiempo extra para atención de limpieza de salas, ...

Generar alianzas con las demás áreas para que la colaboración sea efectiva.

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Falta de claridad en los procesos y su conexión entre áreas (Escolares, PMO, Asesor, Academia) para ser más eficientes y alcanzar los KPIs. Ejemplo: BMW y GM son empresas que piden al Asesor no aplicar formulario único ni encuesta de satisfacción para cerrar la venta, solo que el área que estadísticamente nos mide desconoce de ese acuerdo y termina afectándonos ya que nuestros indicadores quedan en 0%.

Tiempo excesivo invertido en plataformas (calificaciones, asistencias, reportes).

Ejemplo: Para las sesiones atendidas en los programas debemos capturar asistencia y calificaciones en varias plataformas o documentos como SEA, Cypher y hoja de excel del PMO. Es importante que se sincronicen para no invertir tanto tiempo en actividades repetitivas.

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No tenemos sueldos competitivos, las personas de nuevos ingresos a la empresa son mejor remuneradas que las que tenemos mas tiempo.