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Proceso racional que pretende con el uso óptimo de los recursos, alcanzar el objetivo común de un grupo que conforma una organización.

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"Mejorar la calidad de los servicios de salud, respondiendo a las necesidades de la población mediante una gestión organizada, estratégica y orientada a resultados."

Mejorar la atención al paciente (Planificación operativa)

Optimizar recursos

Alcanzar metas institucionales a largo plazo (Planificación estratégica):

Anticiparse a problemas futuros (Análisis FODA)

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1. RECURSOS: El dinero que tenemos, es siempre una cantidad limitada aún cuando sea muy alta; el recurso humano en las empresas es un número finito de personas; la planta física es un espacio dado que no se puede extender en forma indefinida.

2. PLANIFICAR VS. IMPROVISAR: Hay quienes prefieren la improvisación, porque requiere de poco esfuerzo, es más rápida, informal y, a veces, económica, mientras que la planificación implica recursos, es laboriosa y requiere tiempo, sin embargo, la improvisación tiene importantes desventajas, tales como que puede utilizarse solo en el corto plazo, es reactiva y riesgosa, pues se actúa únicamente cuando ya se han dado los hechos, nunca hay prevención, sus resultados son mínimos, y se ejecuta siempre bajo presión de tiempo.

3. DE LA PLANIFICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES: Las instituciones públicas son las que hacen necesaria la práctica de la planificación, con el fin de que se defina con claridad el rumbo que se desea para ellas, considerando las necesidades de la población (mediante el diagnóstico); se facilite la organización y coordinación del trabajo y por tanto, se logre mejor distribución del tiempo, los recursos y los responsables (a través de la programación); y se dé mayor grado de cumplimiento de las metas, así como facilite el control de las acciones y el uso de los recursos (con el control y la evaluación de los objetivos y metas).

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Para llevar, a cabo el proceso de planificación, es necesario como primer paso, definir como se efectuará; es decir, como debe planificarse el proceso de planificación. Se requiere identificar las tareas que se realizarán, los métodos que se utilizarán, los recursos y los responsables que van a participar. Posteriormente, se tendrán que seguir las tres etapas: la formulación, la implementación y la evaluación. La primera etapa, la de formulación del plan, va desde la búsqueda de la información para elaborar el diagnóstico, hasta la discusión y aprobación del plan. La segunda etapa es la de la implementación y ejecución del plan y la tercera y última, la de control y evaluación, que sirve de realimentación al proceso para los ajustes que correspondan.

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1. Análisis de la situación:

Se evalúa el contexto actual, identificando problemas, recursos y necesidades.

2. Fijación de objetivos:

Se definen metas claras, medibles y alcanzables para orientar las acciones.

3. Diseño de estrategias:

Se eligen los caminos o métodos para alcanzar los objetivos propuestos.

4. Implantar estrategias:

Se ponen en marcha las acciones planificadas según lo definido.

5. Establecer presupuesto:

Se calculan y asignan los recursos financieros necesarios para ejecutar el plan.

6. Control de lo planificado:

Se supervisan los resultados y se ajusta el plan si es necesario para garantizar su cumplimiento.

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Nos encontramos inmersos en plena era digital donde la tecnología y la globalización tienen una gran importancia en el mercado. En este entorno tan competitivo, optimizar las distintas fases del proceso de planificación es indispensable para que las empresas puedan lograr sus principales metas.

Gestionar de forma eficiente la cartera de proyectos e innovación es indispensable para garantizar un alto nivel de competitividad en el mercado actual. Con un buen proceso de planificación, es mucho más sencillo lograrlo y así alcanzar los principales objetivos fijados.

¿Qué es el proceso de planificación?

La planificación es el conjunto de medidas y acciones que toma una empresa para poder alcanzar unos objetivos concretos previamente establecidos. Se trata de un proceso muy importante dentro de la gestión empresarial donde se listan cada uno de los procesos y recursos necesarios para solucionar problemas o conseguir metas de negocio.
Importancia de la planificación
La planificación es una tarea fundamental que debe realizar cualquier empresa que quiera ser competitiva y crecer dentro del mercado actual. Con una buena planificación, la empresa dispone de un camino claro a seguir para poder alcanzar sus principales objetivos, como la captación de clientes, la reducción de costes, el incremento de las ventas o la expansión del negocio, entre otros.

Contar con una buena planificación estratégica facilita que la empresa esté preparada para responder o actuar ante cualquier problema inesperado, o aprovechar las oportunidades y tendencias que presente en el mercado.

Tipos de planificación

Aunque existen diferentes formas de desarrollar una buena planificación, podemos establecer cuatro tipos principales.

Planificación estratégica. Se trata de una planificación empresarial a nivel global que realiza la dirección o gerencia de la empresa con la que se persigue conseguir una serie de objetivos a nivel estratégico.

Planificación táctica. Es un tipo de planificación a corto o medio plazo que establece los pasos a seguir para alcanzar unos objetivos concretos. Este tipo de planificación suele estar combinada con la planificación estratégica para recoger los pasos a seguir para lograr los objetivos.

Planificación operativa. Este tipo de planificación se recoge en programas que se desarrollan con acciones concretas. Destaca por ser una planificación que sirve de guía para alcanzar objetivos a corto plazo que son medibles y cuantificables.

Planificación normativa. Es una planificación que viene marcada por un conjunto de reglas que están establecidas (normalmente en un área o sector concreto).

¿Cómo desarrollar un proceso de planificación?

Lo habitual a la hora de diseñar y desarrollar un buen proceso de planificación es utilizar modernas y sofisticadas herramientas y plataformas que faciliten todo el proceso y que proporcionen distintas formas de acceder a la misma.

En un proceso de planificación hay definida una serie de fases para realizarlo de forma óptima y conseguir así sacar el máximo partido.

Analizar la situación

La primera fase de toda planificación requiere conocer cuál es la situación real, tanto de la propia empresa y de sus procesos internos como del mercado, clientes y competencia.

Ejecutar un buen estudio de mercado o un análisis DAFO de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades son tareas comunes para disponer de datos valiosos para poder conseguir la mejor planificación empresarial.

Definir objetivos

Con información valiosa y fiable, proporcionada en la etapa anterior, se deben establecer cuáles son los objetivos que se quieren conseguir en el proyecto o empresa. Se trata de definir los objetivos principales y secundarios que se quieren alcanzar, bien sean a corto, medio y largo plazo. A la hora de establecer estas metas, es muy importante tener en cuenta cinco factores fundamentales:

Específicos: Deben ser objetivos claros y puntuales de forma que sean entendidos por todos los actores involucrados

Medibles: Deben ser metas cuantificables que se puedan medir para poder llevar un control y seguimiento que permita determinar si se están alcanzando.

Alcanzables: Deben poderse alcanzar con los recursos disponibles por los actores involucrados

Reales. Deben ser objetivos reales que la empresa pueda alcanzar con los recursos que dispone.

Limitados en Tiempo: Deben tener un período temporal definido y concreto.

Desarrollar el plan de acción

En la etapa del plan de acción se deben enumerar cada una de las acciones específicas y concretas que se van a llevar a cabo para alcanzar los objetivos y se deben los tiempos en los que se realizarán.

Diseñar un calendario con el plan de acción ayuda a que los equipos de trabajo puedan desarrollar sus tareas de forma mucho más eficiente.

Detallar recursos necesarios

Para poder llevar a cabo cada una de las acciones enumeradas en el desarrollo del plan de acción, es necesario asignarles los recursos necesarios, tanto materiales como humanos.

Esta fase está muy ligada con la anterior etapa, pues se trata de dotar a cada acción de los recursos necesarios para poder ser desarrollada de forma adecuada. Si en el desarrollo del plan de acción se atienden a aspectos más técnicos y operativos, en esta etapa se establecen los aspectos económicos de la planificación.

Ejecutar el plan

La ejecución de la planificación es el momento en el que se lleva a la realidad todas las acciones y tácticas establecidas para alcanzar los distintos objetivos. Se trata de una etapa crucial donde se lleva a un entorno real todo lo planificado previamente.

La asignación de tareas a los distintos equipos de trabajo y personal es clave para que la ejecución del plan estratégico sea todo un éxito.

Controlar y evaluar

La última fase dentro de la planificación empresarial es el seguimiento y control de todo lo que sucede durante la fase de ejecución. Se debe contar con un buen sistema de monitorización donde se utilicen métricas e indicadores asociados a objetivos concretos para poder verificar que se están alcanzando los objetivos y tomar las mejores decisiones si se detectan desviaciones (utilizando informes visuales o paneles de control, por ejemplo).

Te hemos mostrado las distintas fases del proceso de planificación para que puedas desarrollarlo de forma eficiente y adecuada en tu empresa. En R2M Solution, somos una empresa de ingeniería especializada en la consultoría integral y multidisciplinar, y puedes ponerte en contacto con nosotros para optimizar la mejor planificación estratégica para tu negocio.

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Fases del proceso de planificación - R2M

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Optimizar las distintas fases del proceso de planificación es indispensable para que las empresas puedan lograr sus principales metas.

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1. Normativa o estratégica: identifica las necesidades y problemas de salud prioritarios y fija las grandes orientaciones o fines, concretándolas en un “plan de salud” a 5 ó 10 años. Algunos autores identifican este tipo de planificación con el nivel político.

2. Táctica o estructural: valora los problemas priorizados, fija los objetivos generales y específicos, decide las actividades a realizar para alcanzar los mismos y, sobre todo, aporta y distribuye los recursos necesarios. Este tipo de planificación se asocia con niveles intermedios de la organización, que adaptan las líneas estratégicas ya marcadas a un ámbito territorial concreto, estableciendo “Programas de Salud” más o menos generales y con una duración entre 3 y 5 años.

3. Operativa: este tipo de planificación comprende la organización última y la puesta en marcha de las actividades en tiempo y espacio. Suele ser desarrollado en los niveles más bajos de la organización (centros de salud, hospitales, etc.) y se materializa en programas y protocolos concretos, también denominados “planes de operaciones” por algunos autores.

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1. Momento enunciativo: Misión y Visión

Define quién es la organización (misión) y hacia dónde quiere llegar (visión).

2. Momento de análisis: Diagnóstico

Examina la situación interna y externa para conocer la realidad actual.

3. Momento de síntesis: FODA

Resume el diagnóstico identificando fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.