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Fomentar herramientas y buenas prácticas de recogida y reflexión de aprendizajes para facilitar la redacción del Youthpass

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Posibilidad de crear/compartir módulos formativos dirigidos a voluntarios o tutores sobre formación específica pero también sobre aspectos complementarios que pueden necesitar: uso de Zoom,   Youthpass, etc. Se contempla la posibilidad de que se realice a través de un canal de Youtube.

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Creación de un documento que incluya una "guía" con los distintos recursos para entidades recién llegadas al mundo del CES: Drive,  Centro de recursos, formaciones, etc.

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Dentro del III Evento de entidades acreditadas del Cuerpo Europeo de Solidaridad llevado a cabo en Vitoria-Gasteiz del 21 al 24 de noviembre 2019 y tomando como base el trabajo realizado en el I Evento de Organizaciones SVE realizado en Alicante en octubre de 2017 y en el II Evento realizado en Santander en noviembre de 2018, hemos actualizado y reorganizado el documento de propuestas de mejora y buenas prácticas del Cuerpo Europeo de Solidaridad.

En ocasión del IV Evento de entidades acreditadas, desarrollado on-line desde Asturias en octubre 2020, se ha digitalizado dicho documento en el “padlet” que estás leyendo.

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La estructura actual del documento es la siguiente:

Continuamos con 4 temas generales y dentro de cada tema varios subtemas con propuestas concretas. Los 4 temas son: PROCESOS, FORMACIÓN, GESTIÓN Y LOGÍSTICA Y SEGUIMIENTO.
Por cada subtema, una columna.

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Estas propuestas están clasificadas según a quienes se dirigen: entidades, Agencia Nacional y Comisión Europea (cuyo interlocutor es la Agencia Nacional). Cada actor se caracteriza por un color diferente:

Entidades en rosa.

ANE en amarillo.

Comisión en azul.

Las propuestas que han sido resueltas o contestadas aparecen en violeta.

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Invitar a que no haya cuota de participación. Valorar “deposito” como compromiso.

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Poner en contacto a los voluntarios del mismo proyecto en los procesos de selección

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Manual de selección de participantes con buenas prácticas ya realizadas por otras organizaciones.

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Priorizar proyectos de inclusión, que reciban mejor valoración y apoyo económico extra.

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Que se exija seguimiento de cumplimiento de mínimos de calidad en la preparación de las personas voluntarias

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Fijación en la guía del programa de  los costes de envío para las organizaciones de apoyo así como una mejor definición de las tareas y responsabilidades que se corresponden a las entidades de apoyo con función de envío.

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Filtrar los voluntarios de manera que aparezcan en el PASS sólo aquellos/as que aún no han aceptado ofertas.

RESPUESTA ANE (2019): Ya existe la opción en la misma base de datos.

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Crear una base de datos de organizaciones implicadas organizada por CCAA o temáticas de los proyectos, para facilitar el contacto entre organizaciones con dudas o preguntas parecidas.

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Apoyar la conexión y difusión de las iniciativas formativas que puedan surgir desde las entidades. Principalmente a las que todavía no tienen esas conexiones

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Tutoriales prácticos y visuales de las diferentes plataformas digitales del programa (que se actualicen). Posibilidad de una formación anual.

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Unificar canales de información y plataformas de trabajo

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Obligatoriedad de un acuerdo de voluntariado (que no sea solo una recomendación) y que sea subido a la Mobility Tool para justificar la obligatoriedad.

RESPUESTA ANE (2018): La existencia de un acuerdo de voluntariado es obligatoria. La Comisión proporciona una plantilla de acuerdo de voluntariado, que estará disponible en sus versiones inglesa y española en la página web del CES de la ANE. La entidad puede ampliar el contenido del acuerdo (2018).

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Dar formación a las personas voluntarias sobre resolución de conflictos y comunicación no violenta.

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Formación sobre resolución de conflictos para asociaciones: cursos específicos y/o sesiones durante las evaluaciones intermedias donde participan tutores/as.

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¿Quién debe pagar los billetes en caso de expulsión y/o por abandono del voluntario?
Participantes 2019: Hay un punto en el acuerdo de actividad, donde se recoge que si el voluntario no cumple con responsabilidades se le puede reclamar parte del importe. Nos gustaría que la ANE lo trasladara y existiera una protección real.

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Facilitar información sobre la formación específica. Dónde están los mínimos y cómo debemos formar a las personas voluntarias.

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Qué los tutores sigan asistiendo a las evaluaciones intermedias.
Además, que se hagan formaciones para tutores/as los fines de semana, en diferentes fechas y en lugares distintos. El formato online también es una opción.

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Comunicación entre la Formación a la Llegada y la Evaluación Intermedia: que exista un feed-back a las entidades sobre lo que ocurra en la Formación a la Llegada y la Evaluación Intermedia. Que el equipo de formación reciba información de relevancia sobre la persona voluntaria.

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Revisar y aclarar la información y contenidos que se facilitan en los eventos del ciclo (temas del piso, OLS, diferencias entre lo que reciben unos voluntarios y otros de proyectos distintos, etc.). Unificar criterios.

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Calendarización previa de los Eventos Anuales y Formaciones para poder organizarse desde las entidades

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Formación específica obligatoria para el personal técnico de las CCAA sobre los entresijos del programa para que estén actualizados y así garantizar la operatividad de los proyectos.

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Formación obligatoria para entidades que quieran acreditarse financiados por TCAs con plazas disponibles para técnicos/as que necesiten reciclarse (preferiblemente a través de las CCAA por cercanía).

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Retomar la formación a la salida a través de la CCAA para homogeneizar criterios, pero que las entidades sigan teniendo la obligación de realizar la formación a la salida propia, realizando un acompañamiento y formación específica sobre el proyecto.

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Reforzar la formación dirigida a entidades y tutores

RESPUESTA ANE (2018): La ANE, en los últimos años, ha hecho un importante esfuerzo para reforzar esta formación. Así, se organizan formaciones para organizaciones recién acreditadas (en los que también pueden participar técnicos recién incorporados a organizaciones experimentadas), formación para personas tutoras en las evaluaciones intermedias y un evento anual para organizaciones con experiencia en el programa. En la práctica, cuesta cubrir las plazas en todos estos eventos. Además, durante el año 2018, se ha hecho un importante esfuerzo por acompañar a las organizaciones en el proceso de transición al CES, mediante la organización de diversos webinars. Una vez que se pongan en marcha las Networking Activities, se reforzará también la formación de los formadores y del resto de actores implicados en el programa.

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Mejorar las convocatorias del ciclo, en tiempo y plazos, asegurando que el voluntario/a participe en el FLL durante el primer mes de su proyecto.

RESPUESTA ANE (2018): por cuestiones logísticas, no siempre es posible que las formaciones a la llegada y las evaluaciones intermedias se adecuen a las fases del proyecto. La ANE intenta ajustar todo lo posible las fechas a las necesidades de los participantes.

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Que los equipos de las FLL varíen y haya mayor apertura a nuevas incorporaciones de personas  formadoras. Estado Pendiente.

Respuesta ANE (2019): Las formaciones a la llegada son responsabilidad de las técnicas de cada comunidad y son ellos los que organizan las mismas. La ANE recoge la propuesta y lo va a compartir en la próxima comisión técnica.

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¿Se puede utilizar OLS en los proyectos IN COUTRY?

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La OLS no es atractiva ni inclusiva (competencia digital, discapacidad visual, auditiva, etc...).  Además, resulta imposible para muchas personas jóvenes hacer ejercicios en los que tengan que grabar su propia voz

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Posibilidad de que exista un Certificado oficial del Idioma dentro de OLS. Consideramos que puede ser un incentivo para que los voluntarios utilicen la OLS.

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Ampliar las lenguas del OLS (catalán por ejemplo)

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Qué la OLS sea opcional y tener la posibilidad de volver al sistema de apoyo económico  para clases presenciales de castellano.

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Eliminar la OLS y volver al concepto de gasto para la formación lingüística pidiendo un certificado / factura / justificante de al menos 20 horas intensivas en un mes o 2 horas a la semana durante todo el proyecto.

RESPUESTA ANE  (2018 y 2019): No está prevista la eliminación de la OLS. La ANE seguirá insistiendo a la Comisión sobre la necesidad de hacer la herramienta más inclusiva, atractiva y didáctica.

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Fomentar desde las Entidades el uso del cuaderno del SVE. (P.ej. establecer un espacio semanal en el que los voluntarios compartan su cuaderno de aprendizaje).

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Extra: Se está haciendo// Hay que seguir manteniendo: 

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Extra: Se está haciendo// Hay que seguir manteniendo: 

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- Establecer una estructura común mínima obligatoria donde se contemple:

· Horarios , tareas , alojamiento, manutención, transporte, etc. El aprendizaje de lengua de trabajo por parte del voluntario/a; aprendizaje y competencias

- Establecer el protocolo en caso de abandono o expulsión del voluntario/a o incumplimiento reiterado de las actividades por parte del voluntario/a. Resolución de crisis

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Retomar encuentro anual de los formadores.

RESPUESTA ANE (2019): Ya se ha propuesto, como máximo el 2021 se volverá a hacer.

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Potenciar participantes de inclusión en el programa

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Motivar proyecto personal. Desarrollo competencias del voluntario.

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Fomentar la difusión y el conocimiento de los grupos de difusión/información que se han creado para compartir documentación/buenas prácticas/noticias de interés (grupo Facebook, Whatsapp, Drive de recursos). Solicitar que los técnicos de comunidad conozcan estos recursos y los faciliten a las entidades.

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Recopilar buenas prácticas en cada CCAA y cuáles pueden ser las buenas prácticas que trasladar a otras Comunidades.

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Facilitar encuentros entre organizaciones cercanas (a nivel de CCAA por ejemplo) para hacer más fluida la comunicación entre organizaciones (preguntas, problemas, cosas puntuales.

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Establecer medidas a tomar ante el incumplimiento de la “carta SVE” de todos los actores incluidas personas voluntarias. Protocolo de comunicación entre las diferentes Agencias Nacionales. Sanciones, no presentación proyectos... estandarizar consecuencias.

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Especificar concepto “Tarea de voluntario/a”

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Desarrollar un protocolo con las entidades de envío, para que desaparezcan las “entidades fantasma”. Por ejemplo si un técnico/a de comunidad tiene 5 quejas de voluntarios/as que haya una incidencia y se valore si no hay cambios continuar con la acreditación; asegurando un procedimiento garantista, con audiencia a todas las partes, para evitar las "denuncias por venganza".

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Proporcionar un feedback más específico y constructivo en la aprobación/denegación de proyectos.

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Publicar los nombres de las personas que intervienen en las evaluaciones de los proyectos.

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Base de datos de recursos disponibles en Europa post-CES .

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Fomentar la difusión y el conocimiento de los grupos de difusión/información que se han creado para compartir documentación/buenas prácticas/noticias de interés a través de la ANE ( grupo Facebook, Whatsapp, Drive de recursos).

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Establecer sistema de valoración para aquellas entidades colaboradoras.

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Relación más cercana y transparencia de la ANE. Recibir información sobre los roles y contactos, para así poder establecer un contacto más directo y cercano.

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Facilitar encuentros entre organizaciones cercanas (a nivel de CCAA por ejemplo) para hacer más fluida la comunicación entre organizaciones (preguntas, problemas, cosas puntuales); empezando por dar a conocer cuáles son las entidades que trabajan en cada ámbito territorial (en la BBDD oficial no se puede filtrar tanto).

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Añadir en la solicitud tablas para la planificación de proyectos: Objetivos, resultados esperados, indicadores, etc,...

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Mejorar el informe de los voluntarios/as.

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Que se reconozca las competencias adquiridas por los tutores con su trabajo a través de una certificación como el Youthpass

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Establecer medidas a adoptar en caso de incumplimiento de la Carta SVE.

RESPUESTA ANE (2018): los técnicos de las CCAA y de la ANE hacen un seguimiento de las incidencias detectadas, en caso de incidencias reiteradas, la ANE suspenderá temporal o definitivamente la acreditación de la entidad afectada.

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Instrucciones sobre CIGNA.

RESPUESTA ANE (2018): se ha difundido un documento en el que se especifican las instrucciones para inscribir a los voluntarios y cómo actuar si hubiera que recurrir al seguro. CIGNA actúa como seguro complementario en el caso de los voluntarios que tengan derecho a una tarjeta sanitaria europea gratuita. En el caso de los voluntarios que no tienen derecho a tarjeta sanitaria europea gratuita, CIGNA es el seguro primario. Desde la ANE se han hecho las gestiones oportunas para que la Comisión sepa en qué casos los jóvenes españoles tiene derecho a la tarjeta sanitaria europea gratuita. Por su parte, las entidades deben asegurarse de que los participantes con derecho a tarjeta sanitaria europea gratuita la tengan.

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Realización de un Directorio con los contactos del personal del INJUVE para conocer a quien debemos dirigirnos.

Lista de contactos ANE. Lista de emails del personal del INJUVE por ámbitos (más que por contactos personales) ejemplo: Mobility Tool, ciclos, visados...

RESPUESTA ANE ( 2018): El contacto con la ANE tiene carácter general, el primer punto de contacto con las entidades debe ser el técnico de la comunidad autónoma correspondiente, que se encargará de derivar la consulta al INJUVE si fuera necesario.

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- Potenciar participantes y proyectos de inclusión:

RESPUESTA ANE (2018): La ANE pretende iniciar un proceso participativo para la elaboración de una Estrategia de Inclusión y Diversidad para el nuevo período de programación 2021-2027.

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Alimentar el “Centro de Recursos” creado por las Organizaciones con los materiales gráficos del INJUVE (logos, maquetaciones, etc,...) o aquellos ya realizados para mejorar la rapidez en la elaboración de carteles, roll-ups,...

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Establecer canales de difusión y comunicación entre asociaciones y técnicos.

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Difusión en centros educativos (Institutos y universidades), que se introduzca el CES como experiencia formativa y vital.

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Alimentar el “Centro de Recursos” creado por las Organizaciones con los materiales gráficos del INJUVE (logos, maquetaciones, etc,...) o aquellos ya realizados para mejorar la rapidez en la elaboración de carteles, roll-ups,...

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Mejorar las herramientas para compartir material entre CCAA.
Establecer canales de difusión y comunicación entre asociaciones y técnicos en cada comunidad.

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Invertir en materiales de difusión más prácticos. Ir más allá de los flyers: carpetas, bolígrafos, etc.

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Materiales eticamente responsables: hacer pedidos del material de difusión a centros Ocupacionales, e incluso a varios de los que ya participan en el programa. Camisetas fair trade, etc

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Campañas de difusión del SVE/CES, en redes sociales, prensa, televisión, radio, etc.

Respuesta ANE (2018): La difusión del CES ha sido una prioridad para la ANE en 2018 y lo seguirá siendo en 2019. Se ha diseñado un plan de comunicación de la ANE, en el marco del cual se han elaborado nuevos materiales de difusión (folleto, infografía, web…)

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Formación de Entidades y Administraciones Públicas anualmente, para estar informados de las novedades de la Guía, la justificación, actualización de datos de contacto.
Realización de una jornada divulgativa anual en cada CCAA sobre los cambios anuales de la Guía del Programa.
Si no existe presupuesto para ello, que la ANE actualice la información de manera clara, unificada y oficial, y que además la difunda. WEBINAR.

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FAQ : http://cuerpoeuropeodesolidaridad.injuve.es/es/preguntas-frecuentes
Actualizar y alimentar esta información

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Mayor rapidez en la notificación de los proyectos aprobados (y no aprobados) para que las entidades tengan margen de maniobra.

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Crear uan webinar sobre manejo de mobility tool.

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Aclarar dudas sobre procesos de certificación/obtención del Sello de Calidad.

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Mayor dotación económica a las entidades para gastos de gestión del proyecto.

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- Guías anuales: cuando salga una nueva versión de la Guía, que se haga un breve resumen que recoja los cambios de ese año.

RESPUESTA ANE: la ANE reitera que es obligación de los solicitantes conocer las normas básicas del programa en el marco del cual se solicita una subvención. Es imprescindible que las entidades conozcan la guía al detalle. No obstante, la ANE se compromete a organizar un webinar cuando se produzcan cambios de calado en la guía del programa, como se hizo a principios de 2019.

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Plantear una partida “extra” de dinero para posibles cambios de voluntario/a durante el proyecto.

RESPUESTA ANE: Posibilidad de cambios del presupuesto ya aprobado: En el caso de que se cambie la vacante del voluntario/a por otra vacante con necesidades específicas de inclusión (referido a las asociaciones de voluntariado de tres años).

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Información contable clara por parte de la ANE de la justificación de los proyectos.

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Comunicación entre entidades competentes en relación a la fiscalidad del dinero recibido en el programa, ejemplo dinero de bolsillo. Agencia Tributaria vs ANE/INJUVE.

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Mobility Tool. Estaría bien que todas las facturas y documentación se realizaran a través de esta herramienta.

Detallar (especificar más) qué gastos son elegibles dentro de un proyecto y, sobre todo los que NO lo son. (RESUELTO EN LA GUÍA)

Disponer de más información sobre fiscalidad. (En la parte C de la guía de usuarias del programa CES se explica los criterios de elegibilidad y otras cuestiones relacionadas con la fiscalidad).

Certificado de registro de ciudadano de la UE: si estás más de 3 meses en un país de la UE debes solicitarlo.

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Contemplar la modificación del desplazamiento por cambio de voluntarios.

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Concretar por parte de la ANE qué se consideran gastos de transporte, ejemplo: UBER, gasolina, peaje...

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Aclarar qué incluye gastos de viaje: si estás todo el día viajando se debería pagar la comida.

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Información previa obligatoria. Especificar condiciones mínimas del alojamiento de los voluntarios.

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Petición conjunta de las entidades gestoras del SVE/CES a las diferentes CCAA para convocar ayudas para el alquiler de pisos para el SVE (En Illes Balears ya se ha hecho).

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Protocolo “buenas prácticas”. (En este caso nos centramos en alojamiento, pero valdría para todos los aspectos).

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Ajustar la manutención al lugar del proyecto.

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El precio de los alquileres en determinadas ciudades es excesivo. Tener este aspecto en cuenta. Contemplar un plus por ciudad. / Dinero para alojamiento proporcional al lugar de residencia de la persona voluntaria.

RESPUESTA DE LA ANE (2019): La ANE coincide en la importancia de esta propuesta y nos comunica que, con mucha probabilidad, será implementada en la próxima edición del programa en 2021-2027.

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Posibilidad de que la ANE envíe comunicación a los distintos Ministerios para que los trámites administrativos de los voluntarios/as sean más ágiles: Interior, Exterior, Seguridad social, Visados,...
Enviar a extranjería listado de voluntarios para facilitar cita/tener en cuenta para la asignación NIE.

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Apartado específico en el NIE para que se pueda registrar como voluntario/a y no como estudiantes.

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Que CIGNA establezca en su condicionado de coberturas lo que cubre y no cubre de forma clara.

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Disponer de las mismas coberturas sanitarias que los Erasmus de la Universidad

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El tema del voluntariado in-country: las personas voluntarias que realizan un proyecto en su país deberían de poder beneficiarse del seguro CIGNA al igual que el resto (agravio comparativo)

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Tarjeta Sanitaria Europea. Guía de procedimiento (registro legal) e información. Equiparación como los Estudiantes Erasmus que se contempla de manera automática.

Respuesta PROCESO DE RESOLUCIÓN: documento de la legislación/normativa, descargado de la Seguridad Social, que le sirve a CIGNA.

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Poner en valor el acuerdo de actividades.

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Actualizar el cuaderno de aprendizaje para el CES y fomentar su uso entre las entidades.

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Promover el uso de actividades de relajación, comunicación positiva, etc para tutores y voluntarios. Incluir educación emocional y recursos para evitar burnout.