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Desconhecimento externo do campo, abrangência de atuação e oportunidades do IEFP - utentes e entidades empregadoras;

Visão estereotipada do IEFP associada ao subsídio de desemprego / obrigações inerentes;

Interpretação distorcida das medidas ativas de emprego, formação e reabilitação;

Canais de comunicação:

Utilização desajustada, com linguagem técnica / barreiras linguísticas, que dificultam a compreensão;

Feedback de utilizadores (utentes e entidades) muito negativo;

Diferentes modelos de materiais informativos em suporte físico não institucionais;

Utilização diferenciada e não regulada das redes sociais por parte das Unidades Orgânicas Locais;

Impacto reduzido ou nulo das campanhas do IEFP em termos de participação;

Inadequação das campanhas às realidades locais;

Pouca participação do IEFP em eventos locais.

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Desenhar e implementar um plano de comunicação a cinco anos, que consolide a marca do IEFP, que inclua plataformas e iniciativas de comunicação focadas na difusão de conhecimento e melhoria da imagem de marca do IEFP, para o público em geral, tornando mais eficaz a comunicação global e local, a iniciar no último quadrimestre de 2024.

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Consolidação da marca identitária do IEFP;

Reforço da coesão interna e sentido de pertença à marca como alavancadores da comunicação externa harmonizada;

Aproximação do IEFP aos seus públicos;

Dignificação do papel transformador que o IEFP desempenha – "mudamos vidas";

Igualdade de acesso a informação atualizada e harmonizada;

Uniformização da comunicação externa;

Melhoria da imagem interna e externa através de uma maior clareza na comunicação da missão e objetivos do IEFP.

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Um plano de comunicação a 5 anos, focado na comunicação externa, com os seguintes elementos:

Revisão do site IEFP e IEFP online;

Criação de um canal de registo único para a comunicação com os utentes;

Disponibilização de materiais em suporte físico;

Divulgação dos serviços do IEFP nos meios de comunicação online e offline;

Criação de uma campanha publicitária

Criação de equipas de comunicação locais/regionais;

Realização de ações de divulgação em escolas e universidades.

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Promover a revisão do site do IEFP e do IEFP online, tornando-o mais amigável (com um layout apelativo e uniforme, que agregue a lógica Omnicanal e o chat bot, e onde esteja alterada a estrutura de dados (IEFPonline e SIGAE);

Criar um canal de registo único para a comunicação com os utentes (até à conclusão integral do Omnicanal, e para uniformizar a entrada e simplificar o tratamento dos e-mail das várias UO, criação de um procedimento de simplificação através de um “formulário de contacto”, obrigatório em cada contacto de e-mail);

Criar e disponibilizar materiais em suporte físico (de divulgação e informação para todos os públicos, partindo do que já existe e criando ainda novas abordagens - BD's, infografias, etc.);

Divulgar os serviços do IEFP nos meios de comunicação online (nomeadamente redes sociais) e offline (definição de objetivos, meios e estratégia online e offline; criação e divulgação dos materiais; ajustes e otimização de resultados);

Criar equipas de comunicação locais/regionais e promover canais de divulgação à medida da realidade local (por forma a dar mais autonomia às UOL e a adaptar a comunicação às várias realidades, mantendo sempre a imagem uniforme);

Realizar ações de divulgação em escolas e universidades (conhecer as necessidades dos estudantes e aproximar o IEFP deste público);

Criar Campanha Publicitária (inspirada nas estratégias publicitárias mais modernas, com uma narrativa apelativa e atrativa, que apele ao/à utente e que consiga estabelecer com ele/a uma conexão. Com especial destaque em TV - idealmente em horário nobre. Esta campanha funcionará como "alavanca" de todo o plano):

Identificação da equipa de trabalho com representantes do Gabinete comunicação, Centros de Emprego e formação e elementos Laboratório Comunicação;

Definição linhas orientadoras/ideias/público alvo a atingir para campanha publicitária (humana, envolvente) a desenvolver em vídeo e áudio a ser divulgada em TV, rádios e internet;

Preparação concurso público para consulta pública de propostas para Plano de Comunicação;

Avaliação das propostas e seleção e identificação da empresa vencedora;

Brainstorming com a empresa para definição da ideia/mensagem da campanha;

Elaboração de propostas de campanha pela empresa;

Apresentação Guião da campanha;

Aprovação do conceito da campanha;

Elaboração da campanha;

Assegurar a divulgação equilibrada entre meios de comunicação audiovisual, com especial destaque em tv (idealmente no horário nobre) para captar o máximo de pessoas possível;

Definição de indicadores de impacto (KPI) e teste interno;

Lançamento e divulgação;

Monitorização;

Avaliação.

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Conselho Diretivo;

Trabalhadores do IEFP (técnicos das UOL formação e emprego, serviços centrais, delegações, RH, elementos que participaram nos laboratórios de Emprego e Formação e Comunicação);

Equipa de comunicação central e responsáveis de comunicação local;

Equipa de informática;

Utentes;

Entidades Empregadoras;

Agência de comunicação externa responsável por atualização do site, criação de materiais em suporte físico, estratégia e implementação da divulgação e serviços do IEFP online e offline, elaboração de campanha publicitária (contratação pública);

Parceiros estratégicos locais e regionais;

Meios de comunicação locais;

Meios de comunicação social e plataformas online;

Escolas/Agrupamentos de Escolas/Instituições de Ensino Superior (Associações de Estudantes e de Pais, SPO, Diretores; Gabinete de Apoio ao Aluno).

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Recursos humanos (internos e externos);

Recursos financeiros (orçamento que cubra as atividades do plano de comunicação: contratação externa, deslocações, materiais de divulgação online e offline, espaços para eventos);

Recursos técnicos e tecnológicos;

Equipamento informático de design gráfico;

Conhecimento técnico;

Parcerias.

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Constrangimentos orçamentais;

O CD não considerar prioritária a implementação do Plano de comunicação;

Falta de resposta ao concurso público;

Agência contratada falhar em algum ponto do processo;

Constrangimentos técnicos e formais que não foram previamente identificados que podem comprometer o plano;

Falhas tecnológicas;

Resultado final das atividades pode não ir ao encontro dos objetivos delineados e das necessidades identificadas/ conversão das estratégias (campanha publicitária, comunicação local, eventos em escolas e universidades) em números pode não resultar;

Dificuldades em respeitar cronograma;

Dificuldade em uniformizar a comunicação de todas as atividades/nas UOL;

Recursos humanos insuficientes;

Baixa participação da comunidade local nos diagnósticos e dos parceiros na implementação;

Recetividade das atividades nos seus interlocutores (escolas, meios de comunicação...).

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NOTA:

Atividades cíclicas/contínuas (divulgação de redes, materiais físicos, kits de comunicação para UO, eventos com IEE e AE, campanha publicitária), renovam depois da avaliação.

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Recursos humanos externos (contratação pública) que apoiem o desenho e implementação do site (cerca de cem mil euros), a idealização e implementação da campanha publicitária, bem como o desenho e impressão dos novos materiais físicos, diagnósticos e avaliações das estratégias do Plano de Comunicação, formação e consultoria. Idealmente estes serviços seriam prestados pela mesma agência de comunicação;

Materiais de comunicação e de divulgação (outdoors, publicidades pagas, flyers, BD's, infografia impressa, cartazes...);

Equipamento tecnológico e informático;

Tempo/espaço publicitário em meios de comunicação, nomeadamente na TV.

* Avaliar o gasto médio anual dos últimos 5 anos do investimento em comunicação e branding.