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La contabilidad es un pilar fundamental en la gestión de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector.

Proporciona información financiera clave que permite a los empresarios tomar decisiones estratégicas fundamentadas, mantener un control preciso de las finanzas y cumplir con las obligaciones legales.

Desde el registro de transacciones hasta la generación de informes financieros, la contabilidad juega un papel crucial en el éxito a largo plazo de una organización.

Si no eres un experto en la materia, te interesa seguir leyendo este artículo para resolver todas tus dudas.

El origen de la contabilidad

La contabilidad financiera surge ante la necesidad de contar los bienes de los que disponían las personas y, más tarde, evoluciona para ofrecer información sobre el estado económico de un negocio.

El primer autor sobre esta temática fue el italiano Luca Pacioli, quien ha sido reconocido como el padre de la contabilidad. Él publicó una importante obra sobre la partida doble e introdujo la contabilidad en Italia.

Con el tiempo surgieron normativas en materia contable con el objetivo de permitir a la hacienda pública realizar un control tributario.

Y así apareció la figura del contador o contable en Escocia en el siglo XIX. Normalmente eran abogados que ofrecían servicios de contabilidad a sus clientes; sin embargo, pasados unos años pasó a ser una profesión organizada. El Instituto de Contadores Colegiados en Inglaterra y Gales se creó en 1880.

Desde sus comienzos hasta hoy, la contabilidad ha vivido una importante evolución que casi siempre ha estado acompañada de innovaciones tecnológicas. Y es que la tecnología ha motivado importantes cambios para hacer los procesos contables más completos, fiables y útiles.

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La contabilidad se define como el proceso de registrar, clasificar, analizar, interpretar y comunicar la información financiera de una empresa.

Por tanto, la contabilidad consiste en registrar todas las operaciones económicas para poder saber de dónde ha venido todo lo que la empresa tiene, dónde ha ido y cuánto queda.

Así, mediante la contabilidad, se registran todas y cada una de las operaciones económicas que realiza una entidad, con el fin de poder obtener toda esa información ordenada y agrupada.

Economipedia, por su parte, define la contabilidad como “la parte de las finanzas que estudia las distintas partidas que reflejan los movimientos económicos y financieros de una empresa o entidad”.

Por lo tanto, como se desprende de la definición, de una forma u otra, todos aquellos que “manejen” fondos pueden llevar su contabilidad: una persona, un grupo, una comunidad de propietarios, una asociación, etc.

Es importante señalar que, de los tipos de contabilidad que existen, las empresas están obligadas a llevar una contabilidad de doble entrada, también conocida como sistema de partida doble.

Esta se basa en que no hay deudor sin acreedor; por lo tanto, en cada asiento contable intervienen, al menos, dos cuentas contables: una por el debe y otra por el haber (pérdidas y ganancias). Y la suma de las partidas registradas en un lado debe coincidir con la suma total del otro.

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Como hemos dicho, la contabilidad consiste en registrar todos los movimientos económicos de una empresa con la finalidad de elaborar los estados contables de esta.

Podríamos decir, entonces, que persigue los siguientes objetivos:

1. Ofrecer una imagen fiel del estado del negocio a personas interesadas en ella, tanto a nivel interno como externo, como socios, bancos acreedores, hacienda, inversores, etc.

2. Servir como base para calcular los impuestos que correspondan. Es decir, cualquiera puede hacer ver que su empresa va muy bien, pero solo los estados contables dirán si eso es cierto o no.

3. Tomar decisiones informadas sobre inversiones, expansión, contratación de personal y otras áreas estratégicas.

4. Llevar registros contables precisos y mantener estados financieros claros para cumplir con las obligaciones fiscales y legales.

5. Evaluar la rentabilidad de la empresa, identificar áreas de mejora y medir el rendimiento financiero a lo largo del tiempo.

La información contable es, por tanto, fundamental para la empresa. Permite:

Conocer cuánto tenemos, cuánto ganamos, cómo lo ganamos, en qué lo gastamos, etc.

Administrar mejor el efectivo, los inventarios, las cuentas, los gastos, los pasivos...

Entender el pasado, el presente y prever el futuro de la empresa.

Tener un conocimiento y control absolutos sobre el negocio.

Mejorar la toma de decisiones e ir un paso por delante.

Todo esto está en la contabilidad. Por lo tanto, podemos decir sin ninguna duda que es la mejor herramienta para la gestión exitosa de un negocio.

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Documentos básicos de la contabilidad empresarial

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Documentos básicos de la contabilidad empresarial

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La contabilidad empresarial se basa en varios documentos fundamentales que permiten registrar, analizar y presentar la información financiera de una empresa de manera clara y organizada.

Estos documentos son esenciales para llevar un control adecuado de las transacciones financieras. Los principales documentos son:

Balance general: es uno de los documentos más importantes de la contabilidad. Muestra la situación financiera de la empresa en un momento específico, presentando sus activos, pasivos y patrimonio neto.

Estado de resultados o Pérdidas y Ganancias: este documento muestra los ingresos generados y los gastos incurridos durante un período específico, generalmente un trimestre o un año. La diferencia entre los ingresos y los gastos determina si la empresa tuvo ganancias o pérdidas durante ese período.

Estado de flujo de efectivo: proporciona información sobre la entrada y salida de efectivo durante un período de tiempo determinado. Se divide en actividades operativas (relacionadas con la actividad principal de la empresa), actividades de inversión (inversiones en activos de largo plazo) y actividades financieras (obtención o pago de financiamiento).

Libro diario: es el registro detallado y cronológico de todas las transacciones financieras de la empresa. Cada transacción se registra con su fecha, descripción, cuentas afectadas, importe y método de pago.

Libro mayor: es un registro que resume y organiza las transacciones del Libro Diario en cuentas individuales. Muestra el saldo de cada cuenta contable al final de un período específico.

Inventario: registra los bienes físicos que posee la empresa, ya sean materias primas, productos en proceso o productos terminados, y muestra su valoración en términos de costos.

Facturas y comprobantes: son documentos que respaldan las transacciones financieras, como compras, ventas, pagos y cobros. Tienen importancia legal y contable y deben conservarse como parte de los registros financieros.